Другое · 10 мин
Как настроить график работы сотрудников в 1С
Пошаговая настройка графика работы сотрудников в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: создание графика, шаблоны заполнения, сменные режимы, проверка нормы часов и типичные ошибки.
График работы в 1С — это основа для расчёта зарплаты, табеля и отпускных. Если график настроен неверно, программа неправильно посчитает норму часов, оплату за неполный месяц и доплаты за работу в выходные. Поэтому настройку стоит делать один раз и тщательно, а не исправлять последствия в каждом расчётном периоде.
Механизм графиков есть в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях на базе БСП. Логика везде похожая: создаётся элемент справочника «Графики работы сотрудников», задаётся шаблон чередования рабочих и выходных дней, указываются виды времени и дата отсчёта. Дальше график назначается сотруднику через кадровый документ.
Ниже разобрана настройка на примере 1С:ЗУП 3.1 — самой распространённой конфигурации для кадрового учёта. Отличия для 1С:Бухгалтерии и для сменных графиков приведены отдельно.
Где находится справочник графиков и что нужно подготовить
В 1С:ЗУП 3.1 графики хранятся по пути: Настройка → Графики работы сотрудников. Если раздел «Настройка» недоступен, у текущего пользователя нет прав настройки — понадобится профиль «Настройка и администрирование» или помощь администратора базы. В 1С:Бухгалтерии 8.3 справочник находится в разделе Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Графики работы.
Перед созданием графика соберите исходные данные: режим работы подразделения (пятидневка, сменный режим 2/2, скользящие выходные), время начала и окончания работы, перерывы, длительность сокращённых предпраздничных дней. Если в компании несколько режимов, каждый оформляется отдельным элементом справочника — один график не может содержать два разных расписания.
Создание графика для пятидневной рабочей недели
Нажмите «Создать» в списке графиков и задайте понятное наименование, например «Пятидневка 40 часов (офис)». В поле «Способ заполнения» выберите «По дням недели» — этот вариант подходит для всех режимов, где расписание привязано к конкретным дням недели.
Отметьте галочками рабочие дни (понедельник–пятница) и укажите для каждого дня часы работы. Для стандартной 40-часовой недели — по 8 часов. Если в пятницу день короче, укажите это отдельно. Виды времени подставляются автоматически: «Явка» для рабочих часов, «Выходные дни» для субботы и воскресенья.
Если в компании принято сокращать предпраздничные дни, включите флажок «Учитывать праздничные дни» — тогда программа автоматически уменьшит норму на час в дни, предшествующие праздникам по производственному календарю. Проверьте итоговую недельную норму: она должна совпадать с договорённостью в трудовом договоре (40, 36, 24 часа и т.д.).
- 1Откройте Настройка → Графики работы сотрудников → Создать
- 2Выберите способ заполнения «По дням недели»
- 3Отметьте рабочие дни и укажите часы для каждого
- 4Включите учёт праздничных дней
- 5Запишите график и проверьте норму часов за несколько месяцев
- 6Назначьте график сотрудникам кадровым документом
Настройка сменного графика (2/2, сутки через трое)
Для сменных режимов способ заполнения выбирается «По циклам произвольной длины». В таблице задаётся последовательность дней цикла: например, для графика 2/2 — два рабочих дня по 11 или 12 часов, затем два выходных. Программа будет повторять этот цикл бесконечно, начиная с даты отсчёта.
Поле «Дата отсчёта» критично: именно от неё программа отсчитывает первый день цикла. Если у двух смен сдвинутое расписание, создаются два графика с разными датами отсчёта либо с разным порядком дней в цикле. Ошибка в дате отсчёта на один день приведёт к тому, что рабочие и выходные дни сотрудника «перевернутся».
Для режима «сутки через трое» цикл состоит из четырёх дней: сутки рабочие (обычно 22–24 часа с учётом перерывов) и три выходных. Учтите, что при суммированном учёте рабочего времени дополнительно нужно настроить учётную политику — в ЗУП это делается в настройках расчёта зарплаты и в самом графике через указание нормы.
Назначение графика сотруднику и его изменение
Сам по себе созданный график ни на что не влияет — его нужно связать с сотрудником. При приёме на работу график указывается прямо в документе «Приём на работу» на вкладке «Главное» в поле «График работы». Если поле не видно, проверьте, что в настройках расчёта зарплаты включено использование графиков работы.
Для действующего сотрудника смена графика оформляется документом «Кадровый перевод» (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения): в документе установите флажок изменения графика и выберите новый. Перевод действует с указанной даты, поэтому в месяце перехода норма часов посчитается корректно по двум графикам пропорционально периодам.
Массовый перевод подразделения на новый режим удобнее делать документом «Изменение графика работы списком» (в ЗУП 3.1 доступен из списка графиков по кнопке «Назначить график сотрудникам»). Это исключает ручное создание десятков кадровых переводов.
Проверка нормы часов и контроль результата
После записи графика откройте его и перейдите к таблице заполнения по месяцам. Программа показывает норму дней и часов за каждый месяц. Сверьте эти цифры с производственным календарём для 40-часовой недели — для пятидневки значения должны совпадать.
Второй контроль — расчётный. Создайте тестовый документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц для сотрудника с этим графиком и проверьте колонку «Норма дней/часов». Если сотрудник отработал неполный месяц, убедитесь, что оплата рассчиталась пропорционально фактически отработанному времени относительно нормы по графику.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём для пятидневки
Расхождение на часы или дни — проверьте дату отсчёта и виды времени
Выходные попадают на нужные дни недели или цикла
Сдвиг на день-два — ошибка в дате отсчёта цикла
Оплата пропорциональна отработанным дням
Сумма за полный месяц — график не назначен сотруднику
Особенности настройки в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии механизм проще: графики находятся в разделе Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Графики работы. Доступен ручной ввод нормы времени по месяцам или заполнение по шаблону. Для пятидневки достаточно выбрать типовой вариант заполнения, программа сама проставит дни по производственному календарю.
Ограничение бухгалтерской конфигурации — слабая поддержка сложных сменных режимов и суммированного учёта. Если в компании есть смены, ночные часы или вахтовый метод, для корректного расчёта лучше использовать ЗУП, а в бухгалтерию передавать только сводные данные для проводок.
Сравнение вариантов
Полноценные сменные графики, циклы произвольной длины, суммированный учёт, массовое назначение. Подходит для любых режимов, но требует отдельной конфигурации.
Простые графики для пятидневки и неполного времени. Достаточно для небольших компаний без сменных режимов; сложные циклы настраивать неудобно.
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают не при создании графика, а при сопутствующих действиях: неверная дата отсчёта, редактирование графика задним числом, забытое назначение графика новому сотруднику. Все эти ошибки выявляются на этапе расчёта зарплаты, когда исправлять уже дороже.
Ещё одна распространённая ситуация — попытка настроить индивидуальные отклонения (разовый выходной, перенос смены) через изменение графика. Делать этого не нужно: разовые отклонения оформляются документами «Отсутствие», «Работа сверхурочно» или «Табель», а график должен отражать именно постоянный режим.
Что важно запомнить
Создайте график с правильным способом заполнения и датой отсчёта, назначьте его сотруднику кадровым документом, проверьте норму часов за несколько месяцев. График для уже рассчитанных периодов не редактируйте — создавайте новый и переводите сотрудника с нужной даты.
Частые вопросы
Можно ли настроить график со скользящими выходными?
Да. Используйте способ заполнения «По циклам произвольной длины» и задайте последовательность рабочих и выходных дней в цикле, например 5 рабочих и 2 выходных со сдвигом. Главное — правильно указать дату отсчёта, от которой начнётся первый цикл.
Как настроить график неполного рабочего времени?
Создайте отдельный график с нужным количеством часов в день или с сокращённым числом рабочих дней (например, 4 часа ежедневно или 3 дня по 8 часов). Назначьте его сотруднику, а в кадровом документе укажите долю ставки — тогда оклад в расчёте будет применяться пропорционально.
Почему в табеле у сотрудника неверные выходные?
Наиболее вероятные причины: сотруднику назначен не тот график, в сменном графике ошибочная дата отсчёта, либо табель сформирован до назначения графика. Проверьте кадровые документы сотрудника и дату отсчёта в самом графике, затем перезаполните табель.
Нужно ли пересоздавать график на новый год?
Нет. График действует бессрочно: по дням недели или по циклу он заполняется автоматически на любой период. Достаточно обновить производственный календарь на новый год — тогда праздники и переносы учтутся корректно.
Как учесть работу в ночное время в графике?
В таблице видов времени графика добавьте строку с видом времени «Ночные часы» и укажите количество ночных часов в смене. Тогда при расчёте зарплаты программа автоматически выделит ночное время для начисления доплаты, если она настроена в системе.
Что делать, если график нужно изменить с середины месяца?
Создайте новый график и оформите «Кадровый перевод» с даты начала действия нового режима. Программа рассчитает норму за месяц пропорционально: до даты перевода — по старому графику, после — по новому. Редактировать старый график не нужно.