Другое · 9 мин
Как настроить табель учёта рабочего времени в 1С:ЗУП
Пошаговая настройка табеля учёта рабочего времени в 1С:ЗУП: графики работы, виды времени, автозаполнение, исправления и проверка данных перед расчётом зарплаты.
Табель учёта рабочего времени в 1С:ЗУП формируется автоматически на основе графиков работы сотрудников и кадровых документов — отпусков, больничных, командировок и прогулов. Если эти данные введены корректно, документ «Табель» заполняется одной кнопкой, а задача кадровика сводится к проверке и ручным корректировкам. Основная масса ошибок возникает не в самом табеле, а в настройках графиков и производственного календаря.
Перед началом работы убедитесь, что в программе заведены все сотрудники, оформлены приёмы на работу и назначены графики. Табель в ЗУП не является первичным источником данных — он лишь отражает то, что уже внесено в систему. Поэтому настройка идёт по цепочке: производственный календарь → графики работы → виды времени → документы отклонений → табель.
Ниже разобран каждый шаг с указанием конкретных разделов меню, типовых ошибок и способов проверки результата. Инструкция актуальна для типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1.
Проверка производственного календаря
Производственный календарь — основа всех расчётов рабочего времени. Откройте раздел «Настройка» → «Производственные календари» и убедитесь, что календарь заполнен на нужный год: праздничные дни перенесены, предпраздничные дни сокращены на час. В типовой поставке календарь обновляется автоматически через интернет-сервис, но при автономной работе данные нужно загружать вручную из файла обновления.
Если в организации применяется региональный календарь с дополнительными праздниками, создайте отдельный календарь на его основе и укажите его в графиках работы соответствующих подразделений. Ошибка на этом этапе приведёт к неверной норме часов во всех табелях.
Настройка графиков работы сотрудников
Графики находятся в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Для стандартной пятидневки используйте заполнение по шаблону: укажите длительность рабочего дня, выходные и ссылку на производственный календарь. Программа сама построит расписание на год с учётом праздников и сокращённых дней.
Для сменных графиков (сутки через трое, два через два) создайте шаблон цикла: последовательно укажите рабочие дни с временем начала и окончания смены, перерывы и выходные. Включите учёт ночных и вечерних часов, если они оплачиваются отдельно — для этого в настройках графика должны быть отмечены соответствующие виды времени.
При приёме сотрудника на работу график назначается в документе «Приём на работу». Если график меняется в течение месяца, оформляйте документ «Изменение графика работы списком сотрудников» или «Кадровый перевод» — ручная правка табеля вместо кадрового документа приведёт к расхождениям при расчёте зарплаты.
- 1Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый элемент
- 2Укажите наименование, производственный календарь и способ заполнения (по шаблону или по циклу)
- 3Задайте длительность дней, время начала и окончания, перерывы
- 4Отметьте учёт ночных и вечерних часов при необходимости
- 5Заполните расписание на год кнопкой «Заполнить» и проверьте норму времени
- 6Назначьте график сотрудникам через кадровые документы
Настройка видов времени и обозначений
Буквенные и цифровые коды в табеле (Я, В, ОТ, Б, К и другие) соответствуют видам времени из классификатора. Откройте «Настройка» → «Виды рабочего времени» и проверьте, что нужные коды присутствуют и привязаны к правильным буквенным обозначениям. Типовые виды (явка, отпуск, больничный, командировка) предустановлены, но для специфических ситуаций — например, работы во вредных условиях с особым учётом — может понадобиться свой вид времени.
При создании нового вида времени укажите основное время (рабочее, выходной, отсутствие), буквенный и цифровой код. От этой привязки зависит, как время попадёт в отчёт Т-13 и как будет оплачиваться. Не дублируйте существующие виды с похожими названиями — это усложнит отчётность.
Заполнение табеля и работа с отклонениями
Сам документ находится в разделе «Зарплата» → «Отчётность, справки» → «Табели» либо «Зарплата» → «Табели» в зависимости от настроек интерфейса. Создайте документ, укажите организацию, подразделение и месяц, нажмите «Заполнить». Программа подтянет сотрудников, их графики и все зарегистрированные отклонения: отпуска, больничные, командировки, отсутствия.
Критичное правило: все отсутствия и неявки должны быть введены соответствующими документами до заполнения табеля. Больничный, введённый после формирования табеля, не отразится в нём автоматически — документ нужно перезаполнить. Проверьте журналы «Отпуска», «Больничные листы», «Командировки», «Отсутствия» на полноту за месяц.
Если в организации ведётся суммированный учёт или фактические данные отличаются от плановых, используйте документ «Данные для расчёта зарплаты» с настроенным шаблоном либо документ «Табель» с ручной корректировкой по конкретным дням. Ручные правки в табеле имеют приоритет над автозаполнением.
Печать формы Т-13 и проверка данных
Унифицированная форма выводится через отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе «Кадры» → «Отчёты по кадрам». Укажите период, организацию и при необходимости подразделение. Отчёт строится по тем же данным, что и документ «Табель», поэтому расхождений между ними быть не должно.
Перед подписанием табеля сверьте три величины: норму часов по графику, фактически отработанное время и количество дней отсутствий по каждому виду. Для сводной проверки используйте отчёт «Остатки отпусков и отработанное время» или расчётный листок сотрудника — в нём видно, какое время вошло в расчёт оплаты.
Как проверить результат
Совпадает с нормой производственного календаря по графику сотрудника
Норма отличается — проверьте календарь и график
Все периоды отражены кодами ОТ, Б и подтверждены документами
Есть отсутствия без документов или коды проставлены вручную
Итоги по дням и часам сходятся с данными документа «Табель»
Расхождения — табель заполнен до ввода всех документов
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая проблема — пустой или неполный табель после автозаполнения. Причины: у сотрудника не назначен график в кадровом документе, график не заполнен на нужный период или дата приёма позже начала месяца при неправильно указанном периоде табеля. Проверяйте в указанном порядке.
Вторая группа ошибок — неверная норма времени. Она возникает из-за незаполненного производственного календаря, устаревших переносов праздников или ручного изменения расписания графика без пересчёта нормы. Обновите календарь и перезаполните график, затем перезаполните табель.
Когда стандартного табеля недостаточно
В организациях с разнесёнными подразделениями удобно вводить табели по каждому подразделению отдельно — ответственные лица заполняют только своих сотрудников. Для этого в настройках учётной политики включите ведение табелей по подразделениям.
Если фактическое время фиксируется внешними системами (СКУД, биометрия), настройте загрузку данных через обмен или вводите их документом «Данные для расчёта зарплаты». Полная замена механизма учёта времени требует доработки конфигурации и должна выполняться специалистом с тестированием на копии базы.
Что важно запомнить
Табель в 1С:ЗУП — отражение графиков и кадровых документов, а не самостоятельный источник данных. Настройте календарь и графики, вводите все отклонения документами до заполнения табеля, проверяйте норму часов и форму Т-13 перед расчётом зарплаты.
Частые вопросы
Почему табель не заполняется автоматически?
Чаще всего у сотрудника не назначен график работы в документе приёма или график не заполнен на нужный месяц. Откройте карточку сотрудника, проверьте текущий график, затем сам график — расписание должно быть построено на весь период табеля.
Как отразить в табеле работу в праздничный день?
Введите документ «Работа в выходные и праздничные дни» из раздела «Зарплата» или «Кадры». После его проведения в табеле появится код РВ с указанием часов, а при расчёте зарплаты начислится повышенная оплата или будет предоставлен отгул — в зависимости от настроек документа.
Можно ли вести табель по подразделениям отдельно?
Да. Создайте несколько документов «Табель» с отбором по конкретному подразделению. Ответственный за подразделение заполняет и проверяет только своих сотрудников, а расчётчик затем сводит данные при начислении зарплаты.
Что делать, если больничный пришёл после сдачи табеля?
Введите документ «Больничный лист» фактическим периодом, затем перезаполните табель за соответствующий месяц. Если зарплата уже рассчитана, программа учтёт перерасчёт в следующем периоде либо потребуется отменить и повторить начисление — в зависимости от состояния расчёта.
Как настроить учёт ночных часов?
В графике работы сотрудника включите учёт ночных часов и укажите смены, попадающие в ночной интервал. Дополнительно проверьте, что в настройках расчёта зарплаты задан процент доплаты за ночную работу. Тогда табель покажет ночные часы отдельным кодом, а доплата рассчитается автоматически.
Нужен ли документ «Табель», если зарплата считается и без него?
Для расчёта зарплаты документ не обязателен — программа берёт данные из графиков и документов отклонений напрямую. Табель нужен как отчётная и контрольная форма: по нему сверяют явки, формируют Т-13 и подтверждают фактически отработанное время при проверках.