Настройка сменного графика в 1С:ЗУП

Сменный график в 1С:ЗУП используется, когда сотрудники работают по чередующимся сменам — например, «два через два», «сутки через трое» или в нескольких сменах с плавающими выходными. От правильности его настройки зависит расчёт зарплаты, нормы рабочего времени, доплаты за ночные часы и корректность табеля. Ошибка в графике приводит к неверному расчёту сразу по всем сотрудникам подразделения, поэтому настраивать его нужно аккуратно и с проверкой результата.

Настройка выполняется в несколько этапов: создаются виды рабочего времени и шаблоны смен, собирается цикл графика, график заполняется на нужный период и назначается сотрудникам кадровым документом. Ниже разобран каждый шаг с указанием типичных ошибок и способов проверки.

Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1. В более ранних версиях (2.5) механизм графиков устроен иначе, и описанные действия там не применимы.

Подготовка: виды времени и параметры учёта

Перед созданием графика проверьте, что в программе включён нужный функционал. Откройте «Настройка — Реквизиты и дополнительные сведения» либо «Настройка — Функциональность» (в зависимости от релиза) и убедитесь, что используется учёт рабочего времени с детализацией по видам времени: явка, ночные, вечерние часы.

Если смены захватывают ночной период (обычно с 22:00 до 6:00), убедитесь, что в настройках расчёта зарплаты включена доплата за работу в ночное время и задан её процент. Без этого ночные часы в графике будут учитываться, но доплата не рассчитается.

Также проверьте справочник «Виды рабочего времени»: для стандартных ситуаций достаточно предопределённых видов «Явка», «Ночные часы», «Выходные дни». Создавать собственные виды времени стоит только при нестандартном учёте — например, отдельный учёт часов на вредных работах.

Создание графика и настройка его свойств

Откройте раздел «Настройка» и выберите «Графики работы сотрудников». Создайте новый элемент, задайте понятное название — например, «Сменный график 2/2 по 12 часов, бригада 1». Название важно, когда графиков много: по нему кадровик будет искать нужный при назначении сотрудникам.

Нажмите кнопку «Изменить свойства графика». Откроется форма настройки, где задаётся способ заполнения. Для сменной работы выберите вариант «По циклам произвольной длины (сменный график)» — именно он позволяет задать чередование смен и выходных независимо от календарной недели.

Далее укажите дату отсчёта — день, с которого начинается первый цикл графика. От этой даты программа будет рассчитывать все последующие чередования. Если смены уже работают и известно, какая смена выпадает на конкретное число, дату отсчёта подбирают так, чтобы цикл «встал» на реальное расписание.

В поле «При заполнении учитывать праздничные дни» снимите флаг, если смены работают независимо от праздников — это типично для непрерывных производств. Если по праздникам смены не работают, флаг оставьте, и программа не будет планировать рабочие часы на эти дни.

Настройка шаблонов смен и цикла

В таблице «Расписание работы» каждая строка соответствует одному дню цикла. Для рабочего дня укажите время начала и окончания смены, а также перерывы. Для выходного дня строку заполнять не нужно — достаточно оставить её без расписания.

Например, для графика «2/2 по 12 часов» цикл состоит из четырёх строк: два рабочих дня (например, с 8:00 до 20:00 с перерывом) и два выходных. Для «сутки через трое» — одна рабочая смена и три выходных дня.

Если смена переходит через полночь (например, с 20:00 до 8:00), время окончания указывается на следующие сутки — программа корректно отнесёт часы к нужным датам. Ночные часы определяются автоматически по интервалу, попадающему в ночной период, если в расписании включён соответствующий учёт.

1. 1
   Создайте график в «Настройка — Графики работы сотрудников» и откройте «Изменить свойства графика»
2. 2
   Выберите способ заполнения «По циклам произвольной длины» и задайте дату отсчёта
3. 3
   Добавьте строки цикла: для рабочих дней укажите время начала, окончания и перерывы
4. 4
   Проверьте итоговую длительность цикла и количество рабочих часов за цикл
5. 5
   Нажмите «ОК», затем в форме графика выполните заполнение на нужный год

Заполнение графика и проверка нормы времени

После сохранения свойств вернитесь в форму графика и выполните команду заполнения на требуемый год. Программа разложит цикл по календарю начиная с даты отсчёта. Результат отображается в табличной части по месяцам с количеством рабочих дней и часов.

Обязательно сверьте несколько произвольных недель с реальным расписанием смен. Самая частая проблема — смещение цикла из-за неверной даты отсчёта: часы правильные, но рабочие и выходные дни «уехали» на один день. Такая ошибка обнаруживается только при визуальной сверке, автоматически программа её не покажет.

Обратите внимание на итоговую годовую норму часов. Для сменных графиков с суммированным учётом рабочего времени норма может отличаться от производственного календаря — это допустимо, но переработки и недоработки должны контролироваться за учётный период (месяц, квартал или год), который задаётся в кадровых документах сотрудника.

Контрольные точки

Как проверить результат

Чередование смен в заполненном графике

Норма

Совпадает с реальным расписанием смен на произвольных датах

Тревожный признак

Рабочие дни смещены на один или несколько дней относительно факта

Ночные часы

Норма

В табеле и графике выделяются часы в интервале 22:00–6:00

Тревожный признак

Все часы идут как дневные при смене через полночь

Норма времени за месяц

Норма

Соответствует плановому расписанию без аномальных значений

Тревожный признак

В отдельные месяцы норма резко завышена или равна нулю

Назначение графика сотрудникам

График назначается сотруднику кадровым документом. При приёме на работу график указывается прямо в документе «Приём на работу» в поле «График работы». Для уже работающих сотрудников смену графика оформляют документом «Кадровый перевод» с отметкой изменения графика работы.

Если график меняется у целого подразделения, удобнее использовать документ «Изменение графика работы списком» (в некоторых релизах — через «Кадровый перевод списком»). Это позволяет перевести всех сотрудников одним документом вместо оформления переводов по каждому.

Для временного изменения графика на конкретный период без кадрового перевода используется документ «Индивидуальный график» — он переопределяет основной график на указанный месяц. Это удобно при временных перестановках смен, но злоупотреблять им не стоит: при систематических изменениях правильнее оформлять кадровый перевод.

Типичные ошибки и их последствия

Самая распространённая ошибка — создание сменного графика по шаблону пятидневки с ручной правкой дней. Такой график привязан к календарной неделе и не поддерживает произвольные циклы; при переносе производственного календаря он поведёт себя непредсказуемо. Всегда используйте способ заполнения «по циклам произвольной длины».

Вторая частая ошибка — неверно указанные перерывы. Если перерыв не включён в рабочее время, но не указан в расписании, программа завысит количество рабочих часов, и норма времени окажется больше фактической. Перерывы, не входящие в рабочее время, нужно явно отражать в расписании смены.

Третья проблема — назначение графика без даты начала действия или с неверной датой в кадровом переводе. В результате в месяце перехода норма времени складывается из двух графиков, и расчёт оклада за неполный период может удивить и бухгалтера, и сотрудника.

FAQ

Как настроить график «сутки через трое»?

Создайте график со способом заполнения «по циклам произвольной длины», задайте цикл из четырёх строк: первый день — смена (например, с 8:00 до 8:00 следующих суток с указанием перерывов), три следующих — выходные. Укажите дату отсчёта, совпадающую с началом реальной рабочей смены, и заполните график на год.

Почему в табеле нет ночных часов, хотя смена ночная?

Проверьте три вещи: в расписании смены окончание должно указываться на следующие сутки при переходе через полночь; в настройках расчёта зарплаты должна быть включена доплата за ночные часы; вид времени «Ночные часы» должен присутствовать в справочнике видов времени. Чаще всего проблема именно в неправильно заданном времени окончания смены.

Можно ли изменить график с середины месяца?

Да, через «Кадровый перевод» с датой изменения. Норма времени за месяц перехода будет рассчитана пропорционально по двум графикам. Перед проведением убедитесь, что оба графика заполнены на этот период, иначе часть месяца останется без нормы.

Чем сменный график отличается от индивидуального?

Сменный график — постоянное расписание, назначаемое кадровым документом и действующее до следующего изменения. Индивидуальный график — разовое переопределение на конкретный месяц, после которого сотрудник автоматически возвращается к основному графику. Для постоянных смен используйте сменный график, для временных отклонений — индивидуальный.

Нужен ли суммированный учёт рабочего времени при сменном графике?

Если по сменному графику невозможно соблюсти ежедневную или еженедельную норму рабочего времени, применяется суммированный учёт с учётным периодом. В 1С:ЗУП это отражается в кадровых документах сотрудника и влияет на порядок расчёта переработок. Перед внедрением согласуйте учётный период с кадровой службой — он должен быть закреплён в локальных нормативных актах организации.

Что делать, если после обновления релиза график заполнился иначе?

Сравните заполнение графика до и после обновления по нескольким месяцам. Если расхождения есть, проверьте дату отсчёта и свойства графика — иногда требуется повторное заполнение. Зарплату за прошлые закрытые периоды это не затронет, но текущий период перепроверьте до расчёта.