Как настроить расчет отпуска в 1С:ЗУП

Расчет отпускных в 1С:ЗУП 3.1 в большинстве случаев работает «из коробки»: типовая поставка уже содержит предопределенный вид начисления «Отпуск основной» и алгоритм расчета среднего заработка по правилам постановления № 922. Проблемы начинаются там, где заканчивается типовой сценарий: дополнительные отпуска, отпуск с последующим увольнением, нестандартные графики, премии, которые должны (или не должны) входить в средний заработок.

Настройка сводится к четырем блокам: проверка вида начисления, корректное заполнение кадровых данных сотрудника, правильный учет выплат в базе среднего заработка и контроль результата перед выплатой. Если какой-то из блоков настроен с ошибкой, программа не выдаст предупреждение — она просто посчитает неправильную сумму, и обнаружится это при проверке или жалобе сотрудника.

Материал ориентирован на 1С:ЗУП 3.1 с типовой конфигурацией. Если конфигурация доработана, часть описанных механизмов может быть изменена — в этом случае сначала сверяйтесь с описанием доработок.

Проверка предопределенного вида начисления «Отпуск основной»

Основной вид расчета находится в разделе «Настройка → Начисления». Найдите «Отпуск основной» и откройте карточку. Ключевые параметры, которые должны быть установлены: назначение начисления — «Оплата отпуска», способ выполнения — «По данным кадрового документа», расчет выполняется по среднему заработку.

На вкладке «Средний заработок» проверьте, что начисление включено в базу расчета среднего для отпусков. На вкладке «Налоги и взносы» должно быть указано, что доход облагается НДФЛ (код дохода 2012 для отпускных) и страховыми взносами в полном объеме. Ошибка в коде дохода — частая причина неверных отчетов 6-НДФЛ.

Если в организации используется несколько видов отпусков (учебный, без сохранения, дополнительный), для каждого из них должен существовать отдельный вид начисления. Не используйте один вид начисления для разных типов отпусков — это сломает учет остатков и отчетность.

Настройка учетной политики и графиков работы

Расчет среднего заработка зависит от того, как заполнены графики работы сотрудников. Откройте «Настройка → Графики работы сотрудников» и проверьте, что у каждого графика корректно заполнен календарь: рабочие дни, выходные, праздники. Отпуск в календарных днях считается от среднемесячного числа календарных дней (29,3), но для сотрудников с суммированным учетом или неполным рабочим временем важна правильная норма времени в графике.

В карточке организации («Настройка → Организации», вкладка «Учетная политика») проверьте настройки расчета зарплаты: порядок учета премий в среднем заработке, дату выплаты зарплаты и аванса. Дата выплаты влияет на срок перечисления НДФЛ с отпускных.

Для сотрудников, принятых менее года назад, расчетный период определяется автоматически по дате приема. Если сотрудник принят первым числом месяца, этот месяц входит в расчетный период полностью — программа учитывает это сама, но только при корректно оформленном приеме на работу.

Что входит в базу среднего заработка

База среднего заработка формируется из начислений, у которых на вкладке «Средний заработок» установлен признак включения. В базу входят оклад, тарифная ставка, сдельная оплата, надбавки и премии — при условии, что они предусмотрены системой оплаты труда. Не входят: больничные, отпускные прошлых периодов, командировочные, материальная помощь, социальные выплаты.

Премии — самая проблемная зона. Годовая премия включается в расчет независимо от даты начисления, но пропорционально отработанному времени, если период отработан не полностью. Ежемесячные премии учитываются по одной за каждый показатель за каждый месяц. Проверьте в карточке каждого вида премии вкладку «Средний заработок» — там должно быть указано, как премия учитывается (полностью или пропорционально).

Если в расчетном периоде было повышение окладов по организации или подразделению, средний заработок индексируется. Коэффициент индексации программа рассчитает автоматически, если повышение оформлено документом «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод» с изменением оклада, а не разовым начислением «надбавки».

Оформление документа «Отпуск»

Документ создается в разделе «Кадры → Отпуска» или «Зарплата → Отпуска». Выберите сотрудника, укажите период отпуска — программа автоматически определит количество календарных дней и рассчитает средний дневной заработок. Если у сотрудника есть право на дополнительный отпуск, отметьте соответствующий флаг и укажите дни.

На вкладке «Начислено» видна сумма отпускных с разбивкой по месяцам, если отпуск переходящий. Кнопка с изображением калькулятора рядом со средним заработком открывает подробную расшифровку: расчетный период, начисления по месяцам, отработанные дни, итоговая формула. Эту расшифровку стоит проверять всегда, особенно у новых сотрудников и после отпусков без сохранения зарплаты.

Если отпуск оформляется с выплатой зарплаты за отработанные дни месяца, установите флаг «Рассчитать зарплату за» и укажите месяц. Тогда в одном документе будут и отпускные, и зарплата, и НДФЛ со всей суммы. Это удобно, когда отпуск начинается в середине месяца.

1. 1
   Проверьте вид начисления «Отпуск основной»: назначение, налоги, включение в средний заработок
2. 2
   Убедитесь, что график работы сотрудника заполнен на весь расчетный период
3. 3
   Проверьте, что все премии и надбавки имеют корректные настройки учета в среднем заработке
4. 4
   Создайте документ «Отпуск» (Кадры → Отпуска), укажите сотрудника и период
5. 5
   Откройте расшифровку среднего заработка и сверьте базу и отработанные дни
6. 6
   Проверьте НДФЛ и взносы на соответствующих вкладках документа
7. 7
   Проведите документ и сформируйте расчетный листок сотрудника для финальной сверки

Проверка результата и контрольные точки

После проведения документа сверьте результат по нескольким точкам. Средний дневной заработок не должен быть ниже значения, рассчитанного из МРОТ, если сотрудник отработал норму полностью. Количество дней отпуска должно совпадать с приказом. Сумма НДФЛ — 13% (или по прогрессивной шкале) от начисленного за вычетом вычетов.

Используйте отчет «Расчетный листок» (Зарплата → Отчеты по зарплате) — он покажет отпускные в составе начислений месяца. Для анализа базы среднего заработка удобен отчет «Справка-расчет отпуска» по форме Т-60, доступный из документа «Отпуск» по кнопке «Печать».

Остатки отпусков проверяются отчетом «Остатки отпусков» (Кадры → Отчеты по кадрам). Если остаток отрицательный или явно неверный, проверьте, все ли прошлые отпуска оформлены документами «Отпуск», а не введены ручными операциями, и корректно ли заполнена дата приема сотрудника.

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний дневной заработок

Норма

Сопоставим со среднемесячным доходом сотрудника, деленным на 29,3

Тревожный признак

Сумма в разы меньше или больше ожидаемой — проверяйте базу и исключаемые периоды

Расчетный период

Норма

12 календарных месяцев перед месяцем отпуска (или фактический период работы)

Тревожный признак

В период попали лишние месяцы или пропущены начисления

НДФЛ в документе

Норма

Соответствует ставке с учетом вычетов сотрудника

Тревожный признак

НДФЛ нулевой при положительной сумме или вычеты применены дважды

Типичные ошибки и нестандартные ситуации

Самая частая ошибка — премии начислены видом расчета с неверной настройкой учета в среднем заработке, из-за чего годовая премия попадает в базу целиком или не попадает вовсе. Вторая по распространенности — отпуск без сохранения зарплаты оформлен прогулом или отсутствием, а не специальным видом отсутствия, и дни не исключились из расчетного периода корректно.

Для отпуска с последующим увольнением используйте документ «Увольнение» с флагом предоставления отпуска — программа рассчитает отпускные и компенсацию за неиспользованные дни в одном документе. Не оформляйте это двумя отдельными документами: возможны двойные расчеты дней.

Если сотруднику нужно выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения (за дни сверх 28 календарных), создайте документ «Отпуск» с видом «Компенсация отпуска» или используйте отдельное начисление через «Разовое начисление» — в зависимости от принятой в организации практики. Главное — чтобы вид начисления облагаться НДФЛ и взносами.

Часто задаваемые вопросы

Почему программа считает отпускные меньше, чем оклад за тот же период?

Средний дневной заработок для отпуска считается делением на 29,3 (среднемесячное число календарных дней), а оплата рабочих дней — по норме рабочего времени месяца. В месяцах с большим числом рабочих дней отпускные почти всегда ниже зарплаты за тот же период. Это нормальное следствие методики расчета, а не ошибка настройки.

Как исключить из среднего заработка период болезни сотрудника?

Ничего вручную исключать не нужно: если больничный оформлен документом «Больничный лист», программа автоматически исключит дни болезни и само пособие из расчетного периода. Проверить это можно в расшифровке среднего заработка — в месяце болезни количество учитываемых дней будет меньше 29,3.

Нужно ли настраивать что-то отдельно для дополнительного отпуска за вредность?

Да. Создайте отдельный вид начисления копированием «Отпуск основной», укажите назначение «Дополнительный отпуск» и свяжите его с соответствующим видом отпуска в справочнике. В штатном расписании или карточке должности укажите право на дополнительные дни — тогда остатки будут накапливаться корректно.

Что делать, если отпуск переходит на следующий месяц?

Документ «Отпуск» автоматически разобьет начисление по месяцам — это видно на вкладке «Начислено». НДФЛ и взносы будут учтены по дате выплаты. Никаких дополнительных настроек для переходящих отпусков не требуется, важно только провести документ до выплаты.

Можно ли исправить уже проведенный и выплаченный отпуск?

Да, но не редактированием старого документа «задним числом» без анализа последствий. Если период еще не закрыт, отмените проведение, исправьте и перепроведите. Если зарплата выплачена и отчетность сдана, используйте механизм перерасчетов: программа предложит доначисление или сторно в текущем периоде, а отчетность корректируется уточненными формами.