Другое · 11 мин
Как настроить графики работы в 1С 8.3 ЗУП
Пошаговая настройка графиков работы сотрудников в 1С ЗУП 8.3: пятидневка, сменные графики, суммированный учет, типичные ошибки и проверка результата.
График работы в 1С:ЗУП 8.3 — это основа расчёта заработной платы: от него зависят норма времени, оплата оклада, учёт ночных и вечерних часов, расчёт отпускных и больничных. Если график настроен неверно, программа посчитает неправильную норму часов, и ошибки попадут в расчётные листки сотрудников. Поэтому настройке графиков стоит уделить внимание ещё до начала ведения учёта.
В типовой конфигурации графики хранятся в справочнике «Графики работы сотрудников» (раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников»). Каждый график описывает шаблон рабочих и выходных дней, расписание по часам, порядок учёта ночного времени и способ заполнения календаря. Дальше график назначается сотруднику кадровым документом — приёмом на работу или кадровым переводом.
Ниже разобраны основные сценарии: стандартная пятидневка, сменный график, суммированный учёт рабочего времени, а также массовое изменение графиков и проверка корректности заполнения. Инструкция актуальна для типовой 1С:ЗУП 8.3 ред. 3.1.
Где находится справочник графиков и что в нём проверить перед настройкой
Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников». В типовой поставке уже есть предопределённый график «Пятидневка», который автоматически заполняется по производственному календарю. Перед созданием новых графиков убедитесь, что корректно заполнен сам производственный календарь: раздел «Настройка» → «Производственные календари». Именно из него берутся праздничные дни и переносы выходных.
Проверьте также настройки учётной политики: в разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» на вкладке «Учётная политика» должен быть указан правильный производственный календарь. Если в организации несколько территориальных условий с разными календарями (например, разные регионы), это влияет на норму времени.
Настройка стандартной пятидневки
Создайте новый элемент справочника или откройте предопределённый «Пятидневка». Укажите наименование, например «Пятидневка 40 часов (8-17)». В поле «Способ заполнения» выберите «По дням недели» — программа предложит таблицу из семи строк, где для понедельника–пятницы поставьте 8 часов, а для субботы и воскресенья оставьте 0.
Далее заполните расписание рабочего времени: в таблице «Расписание работы» укажите время начала и окончания, например с 08:00 до 17:00 с обеденным перерывом. Перерывы можно задать отдельной строкой в расписании — тогда программа корректно посчитает фактическую продолжительность рабочего дня. Флаг «Учитывать праздники» должен быть установлен, чтобы праздничные дни по производственному календарю автоматически становились нерабочими.
После заполнения нажмите кнопку обновления календаря графика (или установите флаг «Обновлять автоматически»). Программа сформирует календарь на текущий и следующий годы. Проверьте итоговую норму: для 40-часовой недели она должна совпадать с нормой по производственному календарю.
- 1Откройте «Настройка → Графики работы сотрудников» и создайте новый элемент
- 2Укажите способ заполнения «По дням недели»: Пн–Пт по 8 часов, Сб и Вс — 0
- 3Заполните расписание рабочего времени с учётом обеденного перерыва
- 4Установите флаги «Учитывать праздники» и «Обновлять автоматически»
- 5Запишите график и проверьте норму времени в табеле или отчёте
Настройка сменного графика (два через два, сутки через трое)
Для посменной работы способ заполнения «По дням недели» не подходит — используйте вариант «По циклам произвольной длины». В таблице шаблона задайте последовательность дней цикла: например, для графика «два через два» — 1-й день: 11 часов, 2-й день: 11 часов, 3-й день: выходной (0), 4-й день: выходной (0). Программа будет повторять этот цикл от даты отсчёта.
Обязательно укажите «Дату отсчёта» — день, с которого начинается первый цикл. От неё зависит, на какие календарные даты попадут рабочие смены конкретного сотрудника. Если в организации несколько смен с одинаковым циклом, но со сдвигом, создайте отдельный график для каждой смены с разной датой отсчёта — это правильнее, чем пытаться объединить их в один.
Для графика «сутки через трое» цикл: 1-й день — 24 часа (или 22 часа с вычетом перерывов), затем три выходных. В расписании работы укажите начало смены, например 08:00, и окончание — 08:00 следующего дня. Программа корректно разнесёт часы на две календарные даты, если включён учёт ночного времени.
При сменных графиках почасовая норма почти никогда не совпадает с нормой пятидневки. Это нормально: для таких сотрудников обычно вводят суммированный учёт рабочего времени, а не пытаются «подогнать» цикл под 40 часов в неделю.
Суммированный учёт рабочего времени
Если по условиям труда невозможно соблюсти еженедельную норму, в графике включается суммированный учёт. Установите флаг «Суммированный учёт рабочего времени» и выберите график нормы — обычно это стандартная пятидневка. Программа будет сравнивать фактически отработанные часы с нормой по указанному графику за учётный период (месяц, квартал или год).
Учётный период задаётся в настройках расчёта зарплаты или в самом графике в зависимости от релиза. От корректности этого параметра зависит расчёт переработок: по окончании учётного периода документ «Регистрация переработок» сравнит факт с нормой и выявит сверхурочные часы.
При суммированном учёте оплату обычно назначают по часовому тарифу или по окладу с пересчётом на часовую ставку. Проверьте, какой способ пересчёта месячного оклада в часовую ставку указан в настройках расчёта зарплаты («Настройка» → «Расчёт зарплаты»): по норме графика сотрудника, по норме производственного календаря или по среднему количеству часов в году. Разные варианты дают разную стоимость часа, и это должно соответствовать локальным нормативным актам организации.
Учёт ночных и вечерних часов
Если сотрудники работают ночью (с 22:00 до 06:00) или вечером, в графике установите флаги «Учитывать ночные часы» и «Учитывать вечерние часы». В расписании работы программа автоматически разделит смену на дневную, вечернюю и ночную части. Ночные часы оплачиваются в повышенном размере — процент доплаты задаётся в настройках расчёта зарплаты.
Для смен, переходящих через полночь, проверьте, что расписание задано корректно: начало 08:00, окончание 08:00 следующего дня. Программа отнесёт часы с 22:00 до 06:00 к ночным. В табеле это отразится кодом «Н» с количеством часов, а в расчёте зарплаты появится отдельная строка «Доплата за работу в ночное время», если соответствующее начисление назначено сотруднику в плановом порядке.
Назначение графика сотрудникам и массовое изменение
График назначается кадровым документом. При приёме на работу график указывается на вкладке «Главное» документа «Приём на работу» (или «Приёмы на работу» для списочного документа). Для действующих сотрудников используйте «Кадровый перевод» с флагом изменения графика — там же задаётся дата, с которой действует новый график.
Для массового изменения удобен документ «Кадровые переводы списком» или обработка «Изменение графиков работы списком сотрудников» (в свежих релизах доступна из раздела «Кадры»). Она позволяет перевести подразделение или список сотрудников на новый график одной операцией, что особенно полезно при сезонных изменениях расписания.
Избегайте ручного редактирования календаря графика после назначения его сотрудникам: программа пересчитает норму для всех, кто на нём работает. Если нужно изменить рабочее время одного человека на короткий период (например, индивидуальный график на месяц), используйте документ «Данные для расчёта зарплаты» → «Индивидуальный график» — он переопределяет норму только для этого сотрудника и только на указанный месяц.
Проверка результата: табель, норма времени, расчёт
После настройки проверьте график тремя способами. Первый — откройте сам график и посмотрите заполненный календарь: рабочие и выходные дни должны совпадать с ожидаемым расписанием. Второй — сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» по сотруднику за месяц: коды явок и количество часов должны соответствовать графику. Третий — проверьте норму времени в документе «Начисление зарплаты и взносов»: при полностью отработанном месяце сотрудник на окладе должен получить полный оклад без пропорционального уменьшения.
Если оклад считается не полностью при отсутствии отклонений, почти всегда причина в несовпадении нормы: либо график назначен не с начала месяца, либо в календаре графика есть «лишние» рабочие дни, либо сотруднику назначен не тот график. Начните проверку с даты назначения графика в кадровом документе.
Как проверить результат
Рабочие и выходные дни совпадают с фактическим расписанием, праздники — нерабочие
Праздничные дни рабочие или смены смещены относительно реальности
Для пятидневки совпадает с производственным календарём
Норма отличается без объяснимых причин (неполный месяц, индивидуальный график)
При полном месяце без отсутствий начислен полный оклад
Оклад уменьшен пропорционально при отсутствии невыходов
Коды Я/В и часы соответствуют графику, ночные выделены кодом Н
Пустые дни, неверные часы, ночные не выделяются
Что важно запомнить
График создаётся в справочнике «Графики работы сотрудников», заполняется по дням недели или циклом, назначается кадровым документом. Не редактируйте заполненные графики задним числом, для каждой смены создавайте отдельный график с датой отсчёта, а после настройки проверяйте норму времени через табель и расчёт зарплаты.
Частые вопросы
Почему сотруднику на окладе начислили неполную сумму при полностью отработанном месяце?
Чаще всего график назначен кадровым документом не с первого числа месяца — программа считает норму только с даты назначения. Проверьте дату в «Приёме на работу» или «Кадровом переводе». Вторая причина — в графике есть рабочие дни, которые сотрудник фактически не должен был работать (например, не учтены праздники).
Как настроить график для неполного рабочего времени (0,5 ставки)?
Создайте отдельный график с сокращённым количеством часов (например, Пн–Пт по 4 часа) и назначьте его сотруднику. В кадровом документе также укажите количество ставок 0,5 — тогда оклад будет рассчитываться пропорционально ставке, а норма времени — по сокращённому графику.
Нужно ли создавать новый график на каждый год?
Нет. Если установлен флаг «Обновлять автоматически», календарь графика продлевается сам по мере наступления новых периодов. Достаточно следить за актуальностью производственного календаря, от которого зависят праздники и переносы.
Как учесть работу только в ночное время, например сторожа?
Создайте график с расписанием, полностью попадающим в ночной интервал (например, с 20:00 до 08:00), и включите учёт ночных часов. Программа разделит часы на дневные и ночные автоматически, а доплата за ночные посчитается по проценту, заданному в настройках расчёта зарплаты.
Можно ли одному сотруднику назначить разные графики в разные месяцы?
Да, через последовательные кадровые переводы с изменением графика. Для временных изменений на один месяц удобнее документ «Индивидуальный график» — он не требует кадрового перевода и действует только в указанном месяце.