Другое · 10 мин
Как настроить графики работы в 1С 8.3 Бухгалтерия
Пошаговая настройка графиков работы сотрудников в 1С 8.3 Бухгалтерия: создание графика, заполнение календаря, типичные ошибки и проверка расчёта зарплаты.
График работы в 1С 8.3 Бухгалтерия — это основа для расчёта заработной платы: по нему программа определяет норму рабочего времени, отклонения и отработанные дни сотрудника. Без корректно заполненного графика начисление зарплаты будет происходить с ошибками или не выполнится вовсе.
В конфигурации «Бухгалтерия предприятия 3.0» функционал по графикам работы урезан по сравнению с «Зарплатой и управлением персоналом», но базовые возможности — пятидневка, шестидневка, сменные графики — доступны. Для сложных режимов вроде «сутки через трое» с учётом ночных часов рекомендуется 1С:ЗУП, однако и в Бухгалтерии можно настроить нестандартный график вручную.
Ниже разобрано, где находится справочник графиков, как создать новый график, заполнить производственный календарь, привязать график к сотруднику и проверить, что расчёт зарплаты идёт правильно.
Где находятся графики работы и что нужно проверить перед настройкой
Справочник графиков работы находится по пути: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Графики работы сотрудников. Если раздел «Зарплата и кадры» отображается не полностью, проверьте, что в настройках функциональности (Администрирование → Функциональность) включён учёт зарплаты и кадров.
Перед созданием графиков убедитесь, что в программе заполнен производственный календарь. Графики по шаблону «пятидневка» и «шестидневка» при автозаполнении опираются именно на него. Календарь обновляется автоматически через сервис 1С или вручную в разделе «Администрирование → Производственные календари» (в некоторых релизах — через «Все функции»).
Также проверьте учётную политику по зарплате: в настройках зарплаты (Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Общие настройки) должно быть указано, что учёт ведётся в данной программе, а не во внешней. Иначе часть кадровых документов будет недоступна.
Как создать новый график работы
Откройте список графиков и нажмите «Создать». В карточке графика укажите наименование — понятное, например «Пятидневка 40 часов» или «Смена 2/2 по 12 часов». Наименование будет видно в кадровых документах и отчётах.
Далее задайте способ заполнения. Программа предлагает типовые варианты: пятидневка, шестидневка, а также ручное заполнение. Для стандартного режима достаточно выбрать шаблон и нажать кнопку заполнения — программа проставит рабочие и выходные дни на год по производственному календарю.
Если в организации принята неполная рабочая неделя или сокращённый день, создайте отдельный график и отредактируйте часы вручную. Например, для работника на полставки с 4-часовым днём создаётся график «Пятидневка 20 часов», где в каждый рабочий день проставлено 4 часа.
- 1Откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Графики работы сотрудников
- 2Нажмите «Создать» и введите понятное наименование графика
- 3Выберите шаблон (пятидневка, шестидневка) или ручной режим
- 4Нажмите «Заполнить» для автозаполнения по календарю или проставьте дни вручную
- 5Проверьте итоговую норму часов за месяц и год
- 6Запишите график и привяжите его к сотрудникам
Настройка сменных и нестандартных графиков
Для посменной работы — «два через два», «сутки через трое» — типовой шаблон не подходит, и график заполняется вручную. Откройте таблицу графика и проставьте рабочие часы по дням календаря в соответствии с циклом смен. В 1С:Бухгалтерии нет механизма циклических шаблонов сменности как в ЗУП, поэтому таблицу придётся заполнять на каждый месяц.
При ручном заполнении следите за суммарной нормой часов. При суммированном учёте рабочего времени норма за учётный период (месяц, квартал, год) не должна превышать норму по производственному календарю, иначе разница считается сверхурочными часами и требует повышенной оплаты.
Практический приём — сначала заполнить один полный цикл (например, 4 дня при графике «сутки через трое»), проверить итоговые часы, а затем аккуратно продолжить заполнение до конца года. Ошибка в середине цикла сместит все последующие смены.
Как привязать график к сотруднику
График указывается в документе «Приём на работу» (Зарплата и кадры → Кадровые документы) в момент трудоустройства сотрудника. В табличной части или на вкладке условий труда выберите нужный график из справочника.
Если сотрудник уже работает и график меняется, оформите документ «Кадровый перевод» с даты изменения. Просто исправить график в карточке сотрудника недостаточно и в части релизов невозможно — расчётные документы берут данные из кадровых документов, действующих на дату расчёта.
Для проверки откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке с историей кадровых событий: там должна быть видна строка с актуальным графиком и датой, с которой он применяется.
Если в организации несколько сотрудников работают по одинаковому режиму, создайте один график и привяжите его всем. Не плодите копии «Пятидневка Иванова», «Пятидневка Петрова» — при изменении расписания придётся править каждый график отдельно.
Проверка нормы времени и расчёта зарплаты
После настройки проверьте, как график влияет на расчёт. Создайте документ «Начисление зарплаты» за месяц и посмотрите колонку с отработанными днями и нормой: норма должна совпадать с данными графика за этот месяц.
При окладной системе оплаты сотрудник, отработавший полную норму по своему графику, должен получить полный оклад. Если программа считает оклад пропорционально, хотя сотрудник отработал все дни — значит, норма по графику не совпадает с фактически запланированными днями, и график заполнен с ошибкой.
Дополнительно сверьтесь с отчётом «Табель учёта рабочего времени» (Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате): он формируется на основании графика и кадровых документов. Расхождения в табеле — первый признак проблем с настройкой.
Как проверить результат
Совпадает с итогом графика за месяц
Норма нулевая или не соответствует графику
Начислен полный оклад
Оклад рассчитан пропорционально без причины
Рабочие и выходные дни совпадают с графиком
Пустые дни или неверные часы
Типичные ошибки при настройке графиков
Самая частая проблема — незаполненный производственный календарь. Признак: автозаполнение графика проставляет все дни как рабочие или норма за год явно завышена. Решение — обновить календарь и перезаполнить график.
Вторая ошибка — изменение графика «задним числом» без кадрового документа. Если график отредактирован вручную после того, как зарплата за прошлые периоды уже рассчитана, при перепроведении документов суммы могут измениться. Перед правкой графика за закрытые периоды оцените последствия и при необходимости сделайте копию базы.
Третья типичная ситуация — один график назначен всем сотрудникам, хотя режимы различаются. Тогда у работников с неполным временем норма считается по полному графику, и оклад занижается пропорционально. Для каждого реально отличающегося режима нужен отдельный график.
Ограничения 1С:Бухгалтерии и когда нужна 1С:ЗУП
Бухгалтерия предприятия рассчитана на простые схемы: оклад по дням, несложные графики без детального учёта ночных и вечерних часов. Автоматического учёта переработок при суммированном учёте, сложных циклов смен и раздельной оплаты ночных часов здесь нет или он требует ручных доработок.
Если в организации есть сменные режимы с ночными часами, вахтовый метод, гибкие графики или штат более нескольких десятков человек с разными режимами, целесообразно вести расчёт зарплаты в 1С:ЗУП с выгрузкой проводок в Бухгалтерию. Это штатный сценарий обмена между конфигурациями.
Сравнение вариантов
Подходят для пятидневки, шестидневки, неполного времени и простых смен при небольшом штате; нет автоматического учёта ночных и переработок
Подходит для сменных, вахтовых и суммированных режимов; требует отдельной программы и настройки синхронизации
Часто задаваемые вопросы
Где в 1С 8.3 Бухгалтерия находится производственный календарь?
В большинстве релизов — Администрирование → Производственные календари. Если пункта нет в меню, откройте его через «Все функции» (кнопка с изображением в левом верхнем углу) → Справочники → Производственные календари. При подключённом интернет-сервисе календарь обновляется автоматически.
Можно ли изменить график сотрудника с середины месяца?
Да, через документ «Кадровый перевод» с датой изменения. С этого момента норма будет считаться по новому графику, а за дни до перевода — по старому. Просто править график в справочнике не следует: это изменит расчёт для всех сотрудников и всех периодов, где он использовался.
Почему при начислении зарплаты норма дней равна нулю?
Чаще всего график не заполнен на нужный месяц или сотруднику вообще не назначен график в кадровом документе. Проверьте карточку графика на соответствующий год и историю кадровых событий сотрудника.
Как настроить график для сотрудника на полставки?
Создайте отдельный график с сокращёнными часами (например, 4 часа в день при пятидневке) и назначьте его сотруднику. В кадровом документе при этом указывается количество ставок 0,5 — тогда оклад корректно рассчитается пропорционально ставке, а норма времени будет соответствовать фактическому режиму.
Переносятся ли праздничные дни в график автоматически?
Для графиков, заполненных по шаблону «пятидневка» или «шестидневка», — да, если производственный календарь актуален. Для графиков с ручным заполнением праздники нужно учитывать самостоятельно при простановке смен.
Что делать, если после правки графика изменилась зарплата за прошлые месяцы?
Это ожидаемо: документы начисления берут норму из графика на дату расчёта. Если прошлые периоды закрыты и отчётность сдана, восстановите график в прежнее состояние или ограничьте дату запрета изменения данных, а корректировки оформляйте текущим периодом.
Что важно запомнить
График работы в 1С 8.3 Бухгалтерия создаётся в настройках зарплаты, заполняется по шаблону или вручную и назначается сотруднику кадровым документом. Сначала обновите производственный календарь, затем создавайте графики, а результат проверяйте по норме времени в начислении зарплаты и табелю. Для сложных сменных режимов с ночными часами и суммированным учётом используйте 1С:ЗУП.