Другое · 9 мин
Как настроить график работы в 1С: подробная инструкция
Как настроить график работы сотрудников в 1С: создание графика в ЗУП и УПП, сменные и скользящие графики, заполнение производственного календаря, типичные ошибки.
График работы в 1С — это основа расчёта зарплаты, табеля и отпускных. Если график настроен неверно, программа будет неправильно считать норму времени, переработки и оплату за работу в выходные. Настройка выполняется в справочнике «Графики работы сотрудников» и занимает 10–20 минут, если понимать логику заполнения.
Инструкция ниже ориентирована на конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 3.1), где механизм графиков наиболее развит. В «1С:Бухгалтерии» и «1С:Управление нашей фирмой» действия аналогичны, но набор возможностей уже. В типовой «1С:Бухгалтерии 8» графики хранятся в разделе «Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Графики работы».
Где находится настройка графиков и что подготовить заранее
В ЗУП 3.1 откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Если пункт не виден, проверьте права пользователя: изменять графики может роль «Настройщик зарплаты» или администратор. Перед созданием графика убедитесь, что заполнен производственный календарь на нужный год — от него зависит автоматический перенос предпраздничных дней и расчёт нормы времени.
Подготовьте данные: режим работы (пятидневка, сменный, скользящий), время начала и окончания смен, перерывы, наличие ночных и вечерних часов. Для сменных графиков понадобится цикл чередования — например, «два через два» или «сутки через трое». Чем точнее исходные данные, тем меньше правок потребуется позже.
Создание графика пятидневной рабочей недели
Нажмите «Создать» в списке графиков и задайте понятное наименование, например «Пятидневка 8:00–17:00». В поле «Способ заполнения» выберите «По дням недели» — это стандартный вариант для офисного режима. Отметьте рабочие дни с понедельника по пятницу, субботу и воскресенье оставьте выходными.
В таблице «Расписание работы» укажите время работы: например, с 8:00 до 17:00. Перерыв на обед добавьте отдельной строкой в разделе перерывов — программа вычтет его из оплачиваемого времени. Если нужен сокращённый предпраздничный день, установите флажок «Учитывать праздничные дни» — тогда программа автоматически сократит работу на час в дни, предшествующие праздникам по производственному календарю.
После заполнения нажмите «ОК», затем в форме графика — «Заполнить» или «Заполнить календарь». Программа построит табельный календарь на текущий год. Проверьте итоговую норму часов за месяц: для 40-часовой недели она должна совпадать с нормой производственного календаря.
- 1Откройте Настройка → Графики работы сотрудников → Создать
- 2Укажите наименование и способ заполнения «По дням недели»
- 3Отметьте рабочие дни и задайте время начала и окончания
- 4Добавьте перерывы и включите учёт праздничных дней
- 5Нажмите «Заполнить» и проверьте норму часов по месяцам
- 6Запишите график и назначьте его сотрудникам
Настройка сменного и скользящего графика
Для режимов «два через два», «сутки через трое» и подобных используйте способ заполнения «По циклам произвольной длины». В поле «Длина цикла (дней)» укажите число дней в цикле: для «два через два» — 4, для «сутки через трое» — 4 (сутки работы и трое выходных). Затем заполните таблицу дней цикла: для каждого дня укажите часы работы или оставьте пустым, если день выходной.
Важный параметр — «Дата отсчёта». Это день, с которого начинается первый цикл графика. От неё зависит, какие конкретные календарные дни окажутся рабочими. Если две бригады работают в противофазе, создайте два графика с разными датами отсчёта.
Для смен, переходящих через полночь (например, с 20:00 до 8:00), укажите время окончания следующими сутками — программа корректно разнесёт часы на два календарных дня. Отдельно задайте виды времени: ночные часы (с 22:00 до 6:00) должны попадать в вид времени «Ночные», чтобы кадровый расчёт начислял повышенную оплату.
Назначение графика сотруднику и его смена
График назначается кадровыми документами. При приёме на работу график указывается в документе «Приём на работу» на вкладке с условиями труда. Для действующего сотрудника создайте документ «Кадровый перевод» (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения) и измените в нём график работы с даты вступления изменения в силу.
Для массового перевода подразделения удобен документ «Перемещение подразделений» или групповое изменение через «Кадровый перевод списком», если он доступен в вашей версии. Не назначайте график прямым редактированием карточки сотрудника — история изменений не сохранится, и расчёт за переходный месяц будет некорректным.
Индивидуальные отклонения (разовая смена режима для одного человека на месяц) оформляются документом «Индивидуальный график» в разделе «Зарплата». Он действует только в указанном месяце и не меняет основной график сотрудника.
Проверка результата и контроль нормы времени
После настройки сверьте график с ожиданиями. Откройте карточку графика и посмотрите показатели по месяцам: норма дней и часов. Для пятидневки она должна совпадать с производственным календарём. Для сменных графиков норма может отличаться — это допустимо, но суммарная годовая норма не должна существенно превышать норму по производственному календарю, иначе возникнут переработки.
Сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» за любой месяц (Зарплата → Отчёты по зарплате). Проверьте, что рабочие и выходные дни заполнены согласно графику, ночные часы выделены отдельно, а перерывы не попали в оплачиваемое время.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём для пятидневки
Расхождение без объяснимой причины — проверьте расписание и перерывы
Рабочие и выходные дни соответствуют режиму
Выходные стоят рабочими или наоборот — проверьте дату отсчёта цикла
Выделяются отдельным видом времени
Все часы идут как дневные — задайте виды времени в расписании
Типичные ошибки и их последствия
Самая частая ошибка — незаполненный производственный календарь. График строится, но норма времени искажается, предпраздничные сокращения не применяются. Вторая ошибка — неверная дата отсчёта в циклическом графике: смены «съезжают» на день, сотрудники оказываются в табеле на работе в свои выходные.
Третья группа ошибок связана с видами времени: если не настроить ночные и вечерние часы, доплаты за работу ночью придётся считать вручную. Наконец, редактирование графика задним числом после расчёта зарплаты приводит к расхождениям в норме времени и необходимости полного перерасчёта периода.
Ограничения и альтернативные варианты
В «1С:Бухгалтерии» графики работы используются в основном для расчёта зарплаты по окладу и не поддерживают сложных циклов с несколькими видами времени. Если нужны сменные графики с ночными часами и суммированным учётом, потребуется ЗУП. В «1С:Управление нашей фирмой» графики задаются в разделе «Компания → Графики работы» и применяются также для планирования рабочего времени в сервисном учёте.
Если сотрудник работает по гибкому графику без фиксированных часов, в ЗУП используют график с суммированным учётом рабочего времени и регистрируют фактические часы документами «Данные для расчёта зарплаты». Для разовых работ в выходной день график менять не нужно — оформляется документ «Работа в выходные и праздники».
Сравнение вариантов
Полный набор: циклические графики, ночные часы, суммированный учёт, индивидуальные графики. Подходит для любых режимов
Простые графики по дням недели для расчёта оклада. Сложные сменные режимы не поддерживаются
Графики для зарплаты и планирования работ. Функциональность средняя между Бухгалтерией и ЗУП
Часто задаваемые вопросы
Как изменить график сотруднику с середины месяца?
Создайте документ «Кадровый перевод» с датой изменения и укажите новый график. Программа рассчитает норму времени пропорционально: до даты перевода — по старому графику, после — по новому.
Почему норма часов в графике не совпадает с производственным календарём?
Для сменных графиков это нормально: норма определяется циклом, а не календарём. Для пятидневки проверьте, заполнен ли производственный календарь на нужный год и включён ли учёт праздничных дней в настройках графика.
Как настроить график «сутки через трое»?
Выберите способ заполнения «По циклам произвольной длины», задайте длину цикла 4 дня: первый день — рабочие часы (например, 24 или разбивка с перерывами), остальные три — пустые. Укажите дату отсчёта, соответствующую первой рабочей смене.
Нужно ли перезаполнять график на новый год?
Да. Сначала обновите производственный календарь на новый год, затем откройте каждый график и выполните заполнение на новый период. Без этого расчёт зарплаты в январе будет некорректным.
Можно ли задать разные графики сотрудникам одного подразделения?
Да, график назначается каждому сотруднику индивидуально кадровым документом. Подразделение на график не влияет — важна только запись в кадровых данных конкретного работника.
Что делать, если сотрудник разово работал не по своему графику?
Основной график менять не нужно. Отклонения оформляются отдельными документами: «Работа в выходные и праздники», «Отгул», «Отсутствие» или «Индивидуальный график» на конкретный месяц.
Что важно запомнить
График создаётся в справочнике «Графики работы сотрудников», заполняется по дням недели или циклу и назначается кадровым документом. Действующий график нельзя править задним числом — создавайте новый. Результат проверяется по норме часов и табелю Т-13.