Другое · 12 мин
Как настроить доплату за ночное время в 1С:ЗУП
Разбираем настройку доплаты за работу ночью в 1С:ЗУП 3.1: создание начисления, графики работы, процент доплаты, проверка расчета и типичные ошибки бухгалтеров.
Доплата за работу в ночное время — обязательная гарантия по статье 154 ТК РФ. Ночным считается период с 22:00 до 6:00, и каждый час такой работы оплачивается в повышенном размере. Минимальная доплата установлена постановлением Правительства РФ № 554 — 20% часовой тарифной ставки или оклада за каждый час, но организация вправе установить и больший процент локальным нормативным актом.
В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 эта доплата рассчитывается автоматически, если корректно настроены три вещи: вид начисления, график работы сотрудника с выделением ночных часов и учетная политика по размеру доплаты. Ошибка в любом из этих звеньев приводит к тому, что программа либо не считает доплату вообще, либо считает её неверно — и ошибка вскрывается при проверке или жалобе сотрудника.
Ниже разобран полный цикл настройки: от проверки типового начисления до контроля расчета в документе «Начисление зарплаты и взносов». Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию ЗУП 3.1 без доработок; в сильно измененных конфигурациях названия элементов могут отличаться.
Проверка предопределенного начисления «Доплата за работу в ночное время»
В типовой поставке ЗУП 3.1 вид начисления уже существует. Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите «Доплата за работу в ночное время». Если начисление есть в списке, создавать новое не нужно — достаточно проверить его параметры.
На вкладке «Основное» проверьте формулу. Типовой вариант выглядит так: СтоимостьЧаса ПроцентДоплатыЗаРаботуВНочноеВремя / 100 ВремяВЧасах. Показатель «ВремяВЧасах» здесь заполняется автоматически из табеля по ночным часам — это ключевое отличие от ручных доплат.
На вкладке «Учет времени» должно быть установлено «За работу в ночное время» — именно эта настройка связывает начисление с ночными часами из графика и табеля. Если флажок сбит, программа не поймет, какие часы считать.
Установка процента доплаты в учетной политике
Размер доплаты задается не в самом начислении, а в настройках организации. Перейдите в «Настройка» → «Реквизиты организации» (или «Организации» → карточка организации) → вкладка «Учетная политика и другие настройки» → ссылка «Учетная политика». Найдите поле «Процент доплаты за работу в ночное время».
По умолчанию в типовой конфигурации стоит 20% — минимум по законодательству. Если коллективным договором или локальным актом установлено, например, 30% или 40%, укажите фактическое значение. Программа будет брать процент именно отсюда при каждом расчете.
Если в компании несколько организаций, процент настраивается для каждой отдельно. Это частая причина расхождений: в одной организации доплату посчитали по 20%, в другой — по 35%, и расчетчики не понимают, почему суммы отличаются при одинаковых графиках.
Настройка графика работы с выделением ночных часов
Автоматический расчет доплаты работает только тогда, когда программа знает, какие часы сотрудника — ночные. Эта информация берется из графика работы: «Настройка» → «Графики работы сотрудников».
Откройте график сотрудника и проверьте заполнение расписания. Для смен, захватывающих период с 22:00 до 6:00, время должно быть разбито на интервалы, а ночные часы — отражены в колонке «Ночные часы» или через вид времени «Ночные». Например, смена с 20:00 до 8:00 обычно расписывается как несколько интервалов с выделением 8 ночных часов (с 22:00 до 6:00).
Если график заполнен одной строкой «с 20:00 до 8:00» без разбивки, программа может не выделить ночные часы корректно. Правильный подход — задать интервалы внутри суток с указанием вида времени: дневные часы — «Явка», ночные — «Ночные». Для сменных графиков удобнее заполнять расписание через таблицу по дням цикла.
Что делать, если график стандартный, но ночные часы возникают эпизодически
Если сотрудник работает по пятидневке, но иногда привлекается к ночной работе, вносить ночные часы в основной график не нужно. Такие часы регистрируются документом «Работа сверхурочно» или через индивидуальный график на конкретный месяц, либо отражаются в табеле вручную с видом времени «Ночные». Доплата рассчитается по фактически отмеченным ночным часам.
- 1Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте или откройте нужный график
- 2В свойствах графика укажите способ заполнения «По циклам произвольной длины» или «По дням недели» для сменного режима
- 3В расписании задайте интервалы работы и для каждого интервала укажите виды времени, включая «Ночные» для периода 22:00–06:00
- 4Проверьте итоговое количество ночных часов за месяц в таблице графика
- 5Назначьте график сотрудникам кадровым документом или через «Графики работы сотрудников» в разделе «Кадры»
Назначение доплаты сотруднику
Начисление должно быть назначено сотруднику в плановом порядке, иначе при расчете зарплаты оно не появится. В типовой конфигурации «Доплата за работу в ночное время» назначается автоматически при приеме на работу или кадровом переводе, если в настройках шаблона кадровых документов это предусмотрено, либо добавляется вручную на вкладке «Начисления» документа «Прием на работу» или «Кадровый перевод».
Проверить текущие плановые начисления можно в карточке сотрудника по ссылке «Начисления и удержания» или через отчет «Начисления и удержания по сотрудникам». Если доплаты там нет — добавьте её документом «Изменение плановых начислений» или «Кадровый перевод».
Обратите внимание: доплата назначается без явного указания размера, потому что размер формируется процентом из учетной политики и количеством ночных часов из табеля. Если программа при назначении требует ввести значение показателя — скорее всего, формула начисления была изменена и содержит дополнительный показатель.
Удобно включить доплату за ночные часы в список начислений, назначаемых по умолчанию при приеме на должности со сменными графиками. Тогда при найме нового сотрудника начисление подтянется автоматически, и расчетчик не забудет его назначить.
Проверка расчета в документе начисления зарплаты
После настройки создайте или откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц и заполните его. У сотрудника с ночными часами должна появиться строка «Доплата за работу в ночное время» с количеством часов и суммой.
Кликните по сумме доплаты — программа покажет расшифровку расчета: стоимость часа, процент доплаты, количество ночных часов. Стоимость часа для окладников по умолчанию считается делением оклада на норму часов по графику сотрудника за месяц; способ пересчета оклада в часовую ставку задается в настройках расчета зарплаты («Настройка» → «Расчет зарплаты»).
Сверьте количество ночных часов с табелем: откройте «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Ночные часы в табеле обозначаются кодом «Н». Если в табеле ночных часов нет — проблема в графике или в документах учета времени, а не в начислении.
Как проверить результат
Есть начисление «Доплата за работу в ночное время» с часами и суммой
Строки нет или сумма равна нулю при наличии ночных часов в табеле
Совпадает с количеством часов с кодом «Н» в табеле Т-13
Часы в доплате отличаются от табеля или отсутствуют
Соответствует локальному акту организации (20% или больше)
Применяется 20%, хотя положением об оплате труда установлен больший процент
Оклад делится на норму часов по графику сотрудника за месяц
Используется норма другого графика или среднемесячное число часов без необходимости
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая проблема — доплата не рассчитывается вообще. Причины почти всегда одни и те же: начисление не назначено сотруднику в плановом порядке, в графике не выделены ночные часы, либо в настройках начисления сбит учет времени. Проверяйте эти три точки последовательно.
Вторая типичная ситуация — доплата считается, но сумма меньше ожидаемой. Здесь чаще всего виноват процент в учетной политике (стоит 20 вместо положенных, например, 35) или способ пересчета оклада в часовую ставку. Если в организации принят расчет от среднемесячного количества часов в году, а программа считает от нормы месяца, суммы будут «плясать» от месяца к месяцу.
Третья группа ошибок связана с сотрудниками-совместителями и переводами. Если сотрудник переведен на другой график в середине месяца, проверьте, что ночные часы корректно выделены в обоих графиках — иначе часть часов потеряется при расчете.
Когда типового механизма недостаточно
Типовая доплата покрывает стандартный случай: процент от стоимости часа за каждый ночной час. Но встречаются ситуации, где нужен другой расчет — например, фиксированная сумма за ночную смену, разные проценты для разных категорий персонала или доплата только за часы сверх определенного количества.
Для фиксированной суммы создайте копию типового начисления и измените формулу на ФиксированнаяСумма * ВремяВЧасах с собственным показателем. Для разных процентов по категориям используйте показатель с назначением «Для сотрудника» и задавайте его значение кадровыми документами.
Сложные формулы с условиями требуют аккуратности: проверяйте расчет на тестовом сотруднике до массового применения и фиксируйте методику в положении об оплате труда, чтобы расчет в программе соответствовал документу.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли платить доплату за ночные часы, если сотрудник работает по сменному графику и это его обычный режим?
Да. Доплата положена за сам факт работы в период с 22:00 до 6:00 независимо от того, является ли сменный режим постоянным для сотрудника. Сменный график не отменяет требования статьи 154 ТК РФ — каждый ночной час оплачивается в повышенном размере.
Считается ли доплата за ночные часы при суммированном учете рабочего времени?
Да, при суммированном учете доплата рассчитывается в общем порядке — за каждый час, фактически отработанный ночью. В ЗУП важно, чтобы ночные часы были выделены в графике или табеле; сам факт суммированного учета на расчет доплаты не влияет, он меняет только порядок подсчета переработок.
Как отразить ночные часы, если сотрудник задержался ночью разово по распоряжению руководителя?
Оформите документ «Работа сверхурочно» в разделе «Зарплата» или скорректируйте индивидуальный график сотрудника на этот месяц, указав ночные часы. После этого в табеле появятся часы с кодом «Н», и доплата рассчитается автоматически при начислении зарплаты.
Входит ли доплата за ночное время в расчет среднего заработка и облагается ли НДФЛ?
Доплата за ночные часы — часть заработной платы: она облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке и учитывается при расчете среднего заработка для отпускных, больничных и командировок. В типовой ЗУП эти настройки уже заданы в предопределенном начислении.
Можно ли установить доплату меньше 20%, если сотрудник согласен?
Нет. Минимальный размер доплаты — 20% часовой ставки — установлен на уровне законодательства и не может быть снижен даже по соглашению сторон. Согласие сотрудника или условие трудового договора, ухудшающее его положение по сравнению с законом, не имеет силы.
Почему после обновления конфигурации доплата перестала рассчитываться?
Чаще всего причина не в обновлении, а в том, что начисление ранее было доработано вручную, и обновление вернуло типовые настройки. Проверьте формулу начисления, настройку учета времени и процент в учетной политике. Если начисление сильно изменено под нужды организации, корректнее создавать отдельный вид расчета, который не перезаписывается при обновлении.
Что важно запомнить
Доплата за ночное время в ЗУП 3.1 работает на трех опорах: типовое начисление с правильным учетом времени, процент в учетной политике организации и ночные часы в графике или табеле. Проверяйте расчет по расшифровке в документе начисления зарплаты и сверяйте часы с табелем Т-13 — это закрывает почти все расхождения.