Как настроить больничные в 1С

Расчёт пособий по временной нетрудоспособности — одна из самых чувствительных зон зарплатного учёта: ошибка в настройке приводит к неверным выплатам сотруднику и проблемам с СФР. В типовых конфигурациях 1С больничные рассчитываются автоматически, но только при условии, что корректно заполнены учётные данные: стаж, средний заработок, настройки начислений и обмен электронными больничными.

Ниже разобрана настройка в двух наиболее распространённых конфигурациях — «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия». Логика расчёта в них одинаковая, различаются расположение настроек и степень детализации учёта.

Проверка вида начисления «Больничный»

В типовых конфигурациях начисление для оплаты больничного уже создано, но его стоит проверить, особенно если база дорабатывалась или обновлялась давно. В ЗУП откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите «Больничный». В 1С:Бухгалтерии начисления находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Расчёт зарплаты» → «Начисления».

Убедитесь, что у начисления установлено назначение «Оплата больничного листа», способ расчёта — по среднему заработку, а в настройках налогов и взносов указан правильный вид дохода: пособие за счёт СФР не облагается НДФЛ в части фонда, а три дня за счёт работодателя облагаются НДФЛ, но не облагаются страховыми взносами. В типовой поставке эти параметры уже заданы, и менять их вручную без понимания последствий не следует.

Если в программе используется несколько графиков работы или сотрудник работает по совместительству, проверьте, что начисление доступно для всех нужных позиций штатного расписания — иначе документ просто не даст выбрать сотрудника.

Настройка учётной политики и параметров расчёта

В ЗУП общие параметры расчёта пособий задаются в разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки». Здесь указывается, применяется ли в организации районный коэффициент (он влияет на минимальный размер пособия), а также доля неполного времени для сравнения среднего заработка с МРОТ.

В 1С:Бухгалтерии аналогичные параметры находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Порядок учёта зарплаты». Там же проверяется, что в программе включён учёт больничных, отпусков и исполнительных документов — без этого флага соответствующие документы будут недоступны.

Отдельно проверьте актуальность данных о МРОТ и предельных базах для расчёта пособий: в типовых конфигурациях эти сведения обновляются при установке обновлений. Если обновления давно не устанавливались, программа может считать пособие по устаревшим лимитам — это одна из самых частых причин расхождений с расчётом СФР.

Заполнение страхового стажа сотрудника

Процент оплаты больничного зависит от страхового стажа: до 5 лет — 60% среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80%, от 8 лет — 100%. Если стаж в программе не заполнен, 1С либо посчитает оплату по минимальному проценту, либо вообще не сможет определить долю оплаты.

В ЗУП стаж указывается в карточке сотрудника: откройте сотрудника, перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» (или «Стажи») и заполните страховой стаж на дату начала нетрудоспособности. Стаж можно указать вручную в виде «лет, месяцев, дней» или ввести периоды работы, и программа посчитает его сама. В 1С:Бухгалтерии стаж заполняется в карточке сотрудника на вкладке, связанной с трудовой деятельностью.

Данные о стаже берите из трудовой книжки, сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р) и справок с предыдущих мест работы. Периоды военной службы и некоторые иные периоды также включаются в страховой стаж — их вносят отдельной строкой.

1. 1
   Откройте карточку сотрудника и перейдите к сведениям о трудовой деятельности
2. 2
   Введите периоды работы по трудовой книжке или укажите стаж суммарно на дату начала больничного
3. 3
   Добавьте нестраховые периоды (например, военную службу), если они есть
4. 4
   Сохраните карточку и проверьте, что в документе «Больничный лист» стаж подтянулся автоматически

Настройка обмена электронными больничными с СФР

Больничные листы оформляются в электронном виде, и работодатель обязан получать их из Социального фонда России. В 1С для этого используется встроенный обмен с СФР через 1С-Отчётность или сервис 1СЭДО. В ЗУП настройка выполняется в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность», где подключается обмен электронными больничными (проактивные выплаты).

После настройки обмена сведения об открытых и закрытых электронных больничных загружаются в программу автоматически, и документ «Больничный лист» можно создать прямо из входящего сообщения — номер листка, период и причина нетрудоспособности подставятся без ручного ввода. Это исключает ошибки в реквизитах, из-за которых СФР отклоняет сведения.

Если обмен не настроен, документ можно ввести вручную по номеру электронного больничного, но страхователь всё равно обязан передать в фонд сведения для назначения пособия. Поэтому ручной ввод стоит рассматривать как временный вариант, а не как постоянную схему работы.

После подключения обмена проверьте, что у ответственного пользователя хватает прав: документы обмена с СФР часто «не видны» бухгалтеру по расчёту из-за настроек профиля доступа. Это выглядит как «больничные не приходят», хотя на самом деле проблема в правах, а не в обмене.

Ввод документа «Больничный лист» и расчёт среднего заработка

В ЗУП документ создаётся в разделе «Зарплата» → «Больничные листы» (или «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников»). Укажите сотрудника, номер листка нетрудоспособности, период болезни и причину нетрудоспособности: от неё зависят ограничения по оплате (например, уход за больным ребёнком или пособие по беременности и родам считаются по своим правилам).

Средний заработок для пособия программа считает по начислениям за два предшествующих календарных года. В ЗУП расчёт можно посмотреть и при необходимости дополнить по кнопке с изображением карандаша рядом с полем среднего заработка: туда вносят справки о заработке с предыдущих мест работы, если сотрудник трудоустроен недавно. Без таких справок пособие посчитается только по заработку в вашей организации и может оказаться заниженным.

На вкладке «Оплата» проверьте процент оплаты (он определяется стажем), а на вкладке «Начислено (подробно)» — разбивку суммы: первые три дня за счёт работодателя и остальные дни за счёт СФР. В 1С:Бухгалтерии документ называется аналогично и находится в разделе «Зарплата и кадры», расчёт среднего доступен по ссылке в документе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Процент оплаты в документе

Норма

Соответствует стажу: 60, 80 или 100%

Тревожный признак

Процент занижен при подтверждённом большом стаже — стаж не заполнен в карточке

Средний дневной заработок

Норма

Учитывает справки с прошлых мест работы и не ниже расчёта из МРОТ

Тревожный признак

Пособие посчитано только по текущему месту работы при недавнем трудоустройстве

Разбивка суммы

Норма

Три дня за счёт работодателя, остальное — за счёт СФР

Тревожный признак

Вся сумма повисла на работодателе — проверьте настройки начисления и обмен с СФР

Особые сценарии: совместители, уход за ребёнком, продолжение больничного

Внешние совместители

Для внешнего совместителя документ вводится отдельно по каждому месту работы, где он имеет право на пособие. В документе выбирается соответствующий сотрудник (совместитель), и средний заработок считается только по выплатам этого работодателя. Если сотрудник подал заявление о назначении пособия по одному месту работы, проверьте корректность основания в документе.

Уход за больным членом семьи

При выборе причины нетрудоспособности «Уход за больным ребёнком» или «Уход за больным взрослым членом семьи» программа автоматически применяет ограничения по количеству оплачиваемых дней и особый порядок оплаты: часть дней амбулаторного лечения оплачивается в меньшем проценте. Эти ограничения заданы в типовой конфигурации, но итоговое число оплаченных дней стоит сверить с листком нетрудоспособности.

Продолжение больничного

Если листок нетрудоспособности является продолжением предыдущего, установите в документе флаг продолжения и укажите первичный больничный. Тогда первые три дня за счёт работодателя не считаются заново — они уже оплачены по первичному листку, и весь период продолжения идёт за счёт СФР.

Проверка результата и выплата

После проведения документа сформируйте расчётный листок сотрудника и проверьте, что пособие попало в него отдельными строками: оплата за счёт работодателя и за счёт СФР. Сумма за счёт работодателя должна отразиться в ведомости на выплату вместе с ближайшей зарплатой или авансом — в зависимости от принятых в организации сроков.

Сведения для назначения пособия передаются в СФР автоматически при настроенном обмене — проверьте статус отправки в журнале обмена. Если ответ фонда содержит ошибку, в нём указывается причина: чаще всего это несовпадение СНИЛС, реквизитов листка или данных о заработке.

Для контроля полезно сверить расчёт программы с ручной прикидкой: средний дневной заработок умножается на процент по стажу и на количество дней. Небольшие расхождения в копейках из-за округления допустимы, значимые отличия — повод проверить исходные данные, а не править сумму.

Частые вопросы

Что делать, если в документе «Больничный лист» не выбирается сотрудник?

Проверьте, что сотрудник принят на работу кадровым документом и дата приёма не позже периода больничного. В ЗУП также убедитесь, что начисление «Больничный» доступно для позиции сотрудника и не отключено в настройках расчёта зарплаты.

Как учесть заработок с предыдущего места работы?

В ЗУП откройте расчёт среднего заработка в документе по кнопке-карандашу и добавьте суммы из справки о заработке за два предшествующих года. В 1С:Бухгалтерии данные справки вносятся через карточку сотрудника или непосредственно в форму расчёта среднего в документе.

Облагается ли больничный НДФЛ и взносами?

Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ (в том числе часть за счёт СФР), но не облагается страховыми взносами. В типовых конфигурациях эти настройки предустановлены в виде начисления, менять их не требуется.

Почему программа не делит больничный на «за счёт работодателя» и «за счёт СФР»?

Чаще всего выбрана причина нетрудоспособности, при которой пособие с первого дня платит фонд (например, уход за больным ребёнком, карантин, протезирование). Если причина — заболевание самого сотрудника, а разбивки нет, проверьте типовое начисление и актуальность обновлений конфигурации.

Можно ли исправить уже проведённый больничный?

Да, если период ещё не закрыт: отмените проведение, исправьте данные и проведите документ заново, затем пересчитайте зависимые документы (начисление зарплаты, ведомости). Если пособие уже выплачено и сведения отправлены в СФР, в ЗУП используйте механизм исправления документов прошлого периода, а не ручную правку.

Нужно ли настраивать больничные отдельно в 1С:Бухгалтерии, если зарплата ведётся в ЗУП?

Нет. Если расчёт ведётся в ЗУП, в бухгалтерскую программу передаются только итоговые проводки через синхронизацию. Настройка начислений, стажей и обмена с СФР выполняется один раз — в ЗУП.