Как найти среднесписочную численность в 1С ЗУП 8.3

Среднесписочная численность (ССЧ) — один из самых востребованных показателей кадрового учёта: он нужен для отчётности в ФНС и статистику, для подтверждения права на льготы, спецрежимы и для внутреннего анализа. В 1С:ЗУП 8.3 показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых документов — приёмов, переводов и увольнений, — но только при условии, что учёт ведётся корректно.

Главная сложность для пользователя — не сам расчёт, а поиск нужного отчёта в интерфейсе и понимание, какие данные влияют на итоговую цифру. Программа считает ССЧ по правилам, заложенным в методику Росстата: внешние совместители и работники по договорам ГПХ в показатель не входят, а сотрудники в отпусках по беременности и уходу за ребёнком учитываются особым образом.

Ниже разобрано, где находится отчёт, как его настроить, как проверить результат и что делать, если цифра не сходится с ожиданиями.

Где находится отчёт по среднесписочной численности

Основной инструмент — отчёт «Численность и текучесть кадров». Откройте раздел «Кадры», затем пункт «Кадровые отчёты» и выберите нужный отчёт из списка. Если раздел называется иначе (в зависимости от релиза и настроек интерфейса), воспользуйтесь поиском: нажмите на лупу в правом верхнем углу или сочетание клавиш Ctrl+F и введите «численность».

Альтернативный путь — раздел «Отчёты, справки» → «Статистика персонала». Этот отчёт выводит среднесписочную численность в привязке к формам статистической отчётности и удобен, когда показатель нужен именно для сдачи форм П-4 или сведений в налоговую. В некоторых релизах доступен также отчёт «Среднесписочная численность работников» напрямую.

Если отчёта нет в списке, проверьте права пользователя: кадровые отчёты доступны профилям «Кадровик», «Расчётчик» и «Специалист по персоналу». Пользователю с ограниченными правами администратор должен добавить соответствующую роль через раздел «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
2. 2
   Выберите отчёт «Численность и текучесть кадров»
3. 3
   Укажите период и организацию
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и найдите строку со среднесписочной численностью

Настройка периода и отборов

После открытия отчёта укажите период расчёта. Для сведений в ФНС это, как правило, календарный год, для формы П-4 — отчётный месяц или нарастающий итог. Обратите внимание: ССЧ за год — это не численность на 31 декабря, а среднее арифметическое помесячных показателей, поэтому период должен охватывать весь интервал целиком.

В поле «Организация» выберите нужную организацию. Если в базе ведётся несколько юридических лиц, отчёт без отбора покажет сводную цифру по всем — это частая причина «завышенной» численности. Для обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс, дополнительно установите отбор по подразделению через кнопку «Настройки».

В расширенных настройках (кнопка «Настройки», вкладка «Отбор») можно ограничить расчёт по виду занятости, должности или конкретному сотруднику. Это полезно при сверке: например, чтобы понять, попал ли конкретный работник в расчёт, сформируйте отчёт с отбором по нему.

Как программа считает показатель

Расчёт строится на данных регистра кадровой истории сотрудников. Программа анализирует каждый день периода: кто числился в штате, какой вид занятости указан в приёме на работу, не было ли отсутствий, исключаемых из расчёта. Затем дневные показатели суммируются и делятся на число календарных дней месяца, а месячные значения — на число месяцев в периоде.

В расчёт не включаются внешние совместители и лица, работающие по договорам гражданско-правового характера. Внутренние совместители учитываются как одна единица по основному месту работы. Сотрудники, принятые на неполное рабочее время по соглашению сторон, учитываются пропорционально отработанному времени — это влияет на итог сильнее всего.

Сотрудницы в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребёнком в списочную численность входят, но в среднесписочную по общему правилу не включаются. В ЗУП это обрабатывается автоматически, если отсутствие оформлено корректным документом — например, «Отпуск по уходу за ребёнком», а не произвольным видом отсутствия.

Проверка и сверка результата

Сформированный отчёт показывает численность на начало и конец периода, среднесписочную численность, а также движение кадров — принято и уволено. Сверку удобно начинать с простого контроля: сравните списочную численность на конец периода с отчётом «Списочный состав» или «Штатная расстановка» на ту же дату. Расхождение укажет на проблему в данных.

Для детального разбора сформируйте отчёт «Список работников» с отбором по периоду и проверьте сомнительных сотрудников: не оформлен ли кто-то дважды (дубль физического лица), не завышен ли вид занятости, проведены ли все увольнения. Непроведённый или отменённый документ увольнения оставляет человека в расчёте.

Контрольные точки

Как проверить результат

Списочная численность на конец периода

Норма

Совпадает со штатной расстановкой на ту же дату

Тревожный признак

Есть расхождение — ищите непроведённые увольнения или дубли сотрудников

ССЧ за месяц

Норма

Значение близко к списочной, отличается на доли при неполной занятости

Тревожный признак

ССЧ заметно выше списочной — возможны задвоённые приёмы

Внешние совместители и ГПХ

Норма

Не входят в показатель

Тревожный признак

Входят — проверьте вид договора в приёме на работу

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая причина неверной ССЧ — неоформленные или оформленные задним числом кадровые документы. Если увольнение проведено более поздней датой, чем фактическое, сотрудник «висит» в расчёте лишние дни. Исправляется корректировкой даты документа с последующим перезаполнением отчёта.

Вторая группа ошибок — неверный вид занятости. Если внешнему совместителю в приёме указали «основное место работы», он попадёт в ССЧ и завысит показатель. Проверьте справочник сотрудников: откройте карточку, перейдите по ссылке «Трудовой договор» и сверьте вид занятости.

Третья причина — дубли физических лиц, когда один человек заведён в базу дважды и на каждую запись оформлен приём. Программа посчитает их как двух работников. Найдите дубли через раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей» и объедините записи.

Выгрузка и использование результата

Готовый отчёт можно сохранить в Excel или PDF через кнопку «Ещё» → «Сохранить» либо отправить на печать. Для сведений о среднесписочной численности в ФНС в ЗУП предусмотрен регламентированный отчёт: раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность», форма «Сведения о среднесписочной численности» (актуальность формы зависит от действующего законодательства — сведения подаются в составе расчёта по страховым взносам).

При подключённой 1С-Отчётности показатель в регламентированной форме заполняется автоматически из учётных данных. Перед отправкой сверьте автозаполненное значение с кадровым отчётом за тот же период — они должны совпадать. Если цифры различаются, сначала исправляйте учёт, а не форму.

Если штатного отчёта недостаточно

Стандартные отчёты закрывают большинство задач, но иногда нужна нестандартная расшифровка: ССЧ по категориям персонала, по конкретным подразделениям с иерархией, с выводом списка сотрудников, вошедших в расчёт. В этом случае используйте конструктор «Произвольный отчёт» (раздел «Отчёты, справки») или настройте вариант существующего отчёта через «Настройки» → «Расширенная» и сохраните его под своим именем.

Для регулярной сверки удобно сохранить настроенный вариант отчёта и добавить его в избранное — тогда не придётся каждый раз выставлять отборы и период заново. Сохранение выполняется через «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта».

Перед сдачей отчётности сформируйте ССЧ помесячно и сравните динамику: резкие скачки без реальных приёмов и увольнений почти всегда означают ошибку в кадровых документах, которую проще найти по месяцу-источнику.

Частые вопросы

Почему в отчёте среднесписочная численность дробная?

Это нормально: показатель — среднее арифметическое за период, поэтому почти всегда содержит десятые и сотые доли. Для отчётных форм значение округляется до целых по правилам математического округления, но в аналитических отчётах ЗУП выводится с дробной частью.

Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?

Нет, внешние совместители в ССЧ не включаются — они учитываются по основному месту работы. В ЗУП это контролируется видом занятости в документе приёма: если указано «внешнее совместительство», сотрудник автоматически исключается из расчёта.

Что делать, если отчёт показывает ноль?

Проверьте три вещи: правильно ли указаны период и организация, есть ли в базе проведённые приёмы на работу за этот период и не стоит ли в настройках лишний отбор, отсекающий всех сотрудников. Также убедитесь, что у пользователя есть права на просмотр кадровых данных.

Как посмотреть, какие сотрудники вошли в расчёт?

Штатной расшифровки до списка людей в отчёте «Численность и текучесть кадров» может не быть. Используйте отчёт «Список работников» или «Остатки отпусков и списки сотрудников» с отбором по периоду и подразделению — он покажет состав численности на конкретную дату.

Считается ли ССЧ, если учёт в ЗУП начат не с начала года?

Да, но корректно — только за период с даты начала ведения учёта. Если приёмы внесены в базу позже фактической даты трудоустройства, показатель за прошлые месяцы будет занижен. Для корректной годовой ССЧ исторические кадровые данные нужно внести с реальными датами.

Можно ли получить ССЧ по подразделению?

Да, через настройки отчёта: кнопка «Настройки», вкладка «Отбор», добавьте условие по подразделению. Учтите, что сотрудник, переведённый между подразделениями внутри периода, будет распределён по времени работы в каждом из них.