Другое · 9 мин
Как найти договоры ГПХ в 1С:ЗУП
Где в 1С:ЗУП хранятся договоры ГПХ: журнал документов, справочник договоров, отчёты по подрядчикам, отборы и проверка начислений. Пошаговая инструкция.
Договоры гражданско-правового характера в 1С:ЗУП хранятся не в одном месте, а в нескольких связанных объектах: документы приёма на работу по ГПХ, элементы справочника договоров и начисления по ним. Поэтому простой поиск по названию часто ничего не даёт — нужно знать, в каком разделе программы искать и каким инструментом пользоваться: журналом документов, отчётом или встроенным поиском.
Ниже разобраны основные способы найти договор ГПХ в типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1: через журнал документов, через справочник сотрудников и подрядчиков, через отчёты и через полнотекстовый поиск. Отдельно описано, как проверить, что найденный договор действующий, и что делать, если договор в базе не находится.
Где в 1С:ЗУП хранятся договоры ГПХ
В ЗУП 3.1 работа с подрядчиками оформляется документами «Прием подрядчика» и «Увольнение подрядчика», а сам договор хранится как элемент справочника «Договоры ГПХ» либо фиксируется внутри документа приёма — поведение зависит от настройки учётной политики и версии конфигурации. Начисления по договору отражаются документами «Начисление по договорам ГПХ» или в общем документе начисления зарплаты.
Из-за такой структуры один и тот же договор можно увидеть в трёх местах: в журнале кадровых документов по подрядчикам, в карточке физического лица и в отчётах по начислениям. Если вы ищете конкретный договор по фамилии подрядчика — начинайте с карточки физлица. Если нужен список всех действующих договоров — используйте отчёт или журнал с отбором по периоду.
Способ 1. Журнал документов по подрядчикам
Откройте раздел «Кадры» и найдите журнал «Приемы подрядчиков» (в некоторых настройках интерфейса он называется «Договоры ГПХ» или находится в подменю «Все кадровые документы»). В журнале отображаются все документы приёма и увольнения подрядчиков с датами, фамилиями и организациями.
Чтобы сузить список, используйте быстрый отбор: поле поиска по фамилии, отбор по организации или по периоду. Если журнал большой, откройте настройку списка через «Ещё» → «Настроить список» и добавьте условие по виду операции или по состоянию (действующий/завершённый).
Признак того, что вы нашли нужный документ: в строке указаны физическое лицо, дата приёма и организация, совпадающие с бумажным договором. Двойной щелчок открывает документ, где видны сумма договора, сроки и способ отражения в учёте.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Приемы подрядчиков» (или «Все кадровые документы»)
- 2Установите отбор по периоду и организации
- 3Введите фамилию подрядчика в строку поиска
- 4Откройте найденный документ и сверьте сумму и сроки договора
Способ 2. Через карточку физического лица или сотрудника
Если известна фамилия подрядчика, откройте справочник «Физические лица» (раздел «Настройка» или «Кадры» → «Физические лица») и найдите человека. В карточке физлица по ссылкам навигации доступны связанные документы: приёмы подрядчиков, договоры, начисления. Это удобно, когда у одного человека было несколько договоров в разные периоды.
Альтернатива — справочник «Сотрудники». Подрядчики в ЗУП тоже являются сотрудниками со специальным видом занятости. В списке сотрудников настройте отбор: «Ещё» → «Настроить список» → добавить условие по виду договора или виду занятости «Договор ГПХ». Получите полный реестр подрядчиков с возможностью выгрузки.
Способ 3. Отчёты по договорам ГПХ
Для сводной информации используйте отчёты раздела «Зарплата» или «Отчеты, справки». Типовые варианты: «Договоры ГПХ», «Остатки отпусков и справки» не подходят, а вот универсальный отчёт «Начисления по договорам ГПХ» и отчёты по НДФЛ/взносам позволяют увидеть всех подрядчиков за период с суммами.
Откройте нужный отчёт, укажите период и организацию, при необходимости добавьте группировку по физическим лицам или по договорам. Если типового отчёта с нужным составом полей нет, используйте «Универсальный отчёт» по справочнику «Договоры ГПХ» или по регистру начислений — он позволяет вывести произвольные реквизиты.
Какой способ выбрать
Подходит для поиска конкретного договора по дате или фамилии; не даёт сводных сумм
Удобна, когда известен подрядчик и нужны все его договоры; требует точного написания ФИО
Лучший вариант для реестра всех договоров за период; не показывает непроведённые документы
Быстрый поиск по номеру или фрагменту; работает только если функция включена администратором
Способ 4. Полнотекстовый поиск и поиск по номеру
Если известен номер договора или его фрагмент, используйте строку полнотекстового поиска в верхней части окна программы (иконка лупы). Введите номер или фамилию — программа покажет все объекты, где встречается строка, включая документы приёма подрядчиков и начисления.
Учтите ограничение: полнотекстовый поиск работает, только если он включён администратором и индекс обновляется. Если поиск ничего не находит по заведомо существующим данным, попросите администратора обновить индекс (Администрирование → Обслуживание → Полнотекстовый поиск).
Проверка: действующий договор или завершённый
Найти договор — половина задачи; важно понять его статус. Действующий договор — это тот, по которому есть документ приёма подрядчика и нет документа увольнения, либо срок договора ещё не истёк. Откройте карточку подрядчика: если там указана дата увольнения/окончания, договор завершён.
Дополнительная проверка — отчёт по начислениям за последние месяцы: если по договору продолжают идти начисления, он активен в учёте. Расхождение (договор закрыт документально, но начисления есть) — повод разобраться, не ошибка ли это в учёте.
Как проверить статус договора
Увольнения нет или дата окончания в будущем — договор действует
Есть увольнение, но начисления продолжаются — ошибка учёта
Дата окончания не наступила
Срок истёк, а увольнение не оформлено — нужно закрыть договор
Начисления соответствуют условиям договора
Начислений нет при действующем договоре или наоборот
Частые ошибки и ограничения
Самая распространённая проблема — договор введён как «обычный» приём на работу, а не как приём подрядчика. Тогда в журнале договоров ГПХ его не будет, искать нужно в журнале «Приемы на работу». Проверьте вид договора в карточке сотрудника.
Вторая типичная ситуация — недостаточно прав. Если журналы и отчёты по ГПХ не отображаются в интерфейсе, возможно, у пользователя нет роли кадровика или расчётчика. Обратитесь к администратору для назначения прав, а не пытайтесь обходить ограничение.
Третья ошибка — поиск в неправильной организации. Если в базе ведётся несколько юрлиц, установите отбор по нужной организации или снимите отбор совсем: договор мог быть оформлен на другое юрлицо группы.
FAQ
Почему договор ГПХ не виден в списке сотрудников?
Скорее всего, в списке установлен отбор по виду занятости или по подразделению. Откройте «Ещё» → «Настроить список» и снимите лишние условия. Также проверьте, что документ приёма подрядчика проведён — непроведённые документы не создают запись сотрудника.
Как выгрузить список всех договоров ГПХ в Excel?
Сформируйте отчёт по договорам ГПХ или настройте список сотрудников с отбором по виду договора, затем используйте «Ещё» → «Вывести список» и сохраните табличный документ в формате Excel.
Можно ли найти договор по ИНН или СНИЛС подрядчика?
Напрямую по ИНН/СНИЛС в журналах поиска нет, но можно найти физическое лицо в справочнике «Физические лица» с помощью отбора по этим реквизитам (через настройку списка), а затем открыть связанные договоры из карточки.
Где посмотреть суммы, начисленные по конкретному договору?
Откройте документ приёма подрядчика и перейдите по ссылкам связанных начислений, либо сформируйте отчёт «Расчетный листок» или «Анализ начислений» по сотруднику-подрядчику за нужный период.
Что делать, если договор в базе вообще не найден?
Проверьте другие организации в базе, снимите все отборы, поищите по фамилии через полнотекстовый поиск. Если договора действительно нет, его нужно ввести документом «Прием подрядчика» задним числом — но перед этим убедитесь, что начисления по нему ещё не отражены иначе, чтобы не задвоить учёт.
Отличается ли поиск в ЗУП 3.1 и в более старых версиях?
В редакции 3.1 описанные журналы и отчёты доступны в типовой поставке. В ЗУП 2.5 учёт ГПХ организован иначе (через договоры в карточке сотрудника), и инструкция применима только частично.
Что важно запомнить
Договоры ГПХ в ЗУП ищутся через журнал «Приемы подрядчиков», карточку физлица, отчёты и полнотекстовый поиск. После нахождения проверьте статус договора по увольнению и сроку окончания, а при расхождениях не исправляйте проведённые документы без анализа последствий для НДФЛ и взносов.