Другое · 10 мин
Как начислять зарплату в 1С: Бухгалтерия
Пошаговая инструкция по начислению зарплаты в 1С Бухгалтерия 8.3: настройка учёта, документы, взносы, НДФЛ, выплата и типичные ошибки бухгалтеров.
Начисление заработной платы в 1С:Бухгалтерия 8.3 выполняется через документ «Начисление зарплаты» в разделе «Зарплата и кадры». Программа автоматически рассчитывает оклад по отработанному времени, НДФЛ и страховые взносы, формируя все необходимые проводки. Однако корректный результат возможен только при правильной первоначальной настройке учётной политики, штатного расписания и параметров расчёта.
Важно понимать ограничения конфигурации: 1С:Бухгалтерия рассчитана на небольшие организации и не предназначена для сложных кадровых схем. Если в компании много сотрудников, используются сдельная оплата, сложные графики или районные коэффициенты с особыми условиями, потребуется 1С:Зарплата и управление персоналом. Для типовых ситуаций — оклад, премия, отпускные, больничные — функционала бухгалтерской конфигурации достаточно.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до проверки проводок и выплаты денег. Последовательность важна — пропуск этапов настройки приводит к ошибкам в расчёте налогов и взносов, которые потом сложно отыскать.
Подготовка: настройка параметров учёта зарплаты
До первого начисления откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты». Здесь задаётся способ учёта расходов по оплате труда: по умолчанию используется счёт 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», но для производственных компаний обычно нужен счёт 20. Проверьте, что в учётной политике организации (раздел «Главное» → «Учётная политика») включён расчёт страховых взносов и указан правильный тариф.
В настройках зарплаты также указывается, ведётся ли учёт по подразделениям и сотрудникам. Если организация платит взносы по пониженным тарифам (например, субъект МСП), это отражается в карточке организации в разделе «Главное» → «Реквизиты». Ошибка в тарифе — одна из самых распространённых причин расхождений с налоговой отчётностью.
Заполнение справочников: сотрудники и виды начислений
Каждый сотрудник должен быть заведён в справочнике «Сотрудники» с заполненными данными: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата приёма на работу. Критически важен документ «Приём на работу» — именно в нём указывается оклад, график работы, подразделение и вид начисления. Без приёма на работу сотрудник не попадёт в документ начисления зарплаты.
Виды начислений (оклад, премия, отпускные) настраиваются в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления». Для каждого вида задаётся код дохода для НДФЛ, облагаемость взносами и способ отражения в бухучёте. Типовой оклад уже преднастроен, но премии часто требуют ручной доработки — проверьте, что премия облагается НДФЛ и взносами корректно.
Не забудьте про вычеты НДФЛ. Стандартные вычеты на детей вводятся документом «Заявление на вычеты НДФЛ» в разделе «Зарплата и кадры» → «НДФЛ». Если заявление не введено, программа удержит налог с полной суммы, и сотрудник получит меньше положенного.
Документ «Начисление зарплаты»: создание и заполнение
Основной рабочий документ находится по пути «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → кнопка «Создать» → «Начисление зарплаты». Укажите месяц начисления и дату документа — рекомендуется последний день месяца. Затем нажмите кнопку «Заполнить»: программа автоматически подберёт всех принятых сотрудников и рассчитает оклад пропорционально отработанным дням по производственному календарю.
Если сотрудник отработал неполный месяц (был принят в середине месяца, увольнялся, болел), программа учтёт это автоматически при условии, что соответствующие документы введены: больничный лист, отпуск, увольнение. Отсутствия без документов программа считает отработанным временем — это частая причина переплат.
- 1Проверьте, что все кадровые документы месяца введены: приёмы, увольнения, отпуска, больничные
- 2Создайте документ «Начисление зарплаты» последним числом месяца
- 3Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и суммы
- 4Откройте вкладки «НДФЛ» и «Взносы» — сверьте расчёт налогов
- 5Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
- 6Оформите выплату через «Ведомость на выплату зарплаты»
Расчёт НДФЛ и страховых взносов
Налог на доходы физических лиц рассчитывается на вкладке «НДФЛ» того же документа. Программа применяет ставку 13% (или актуальные прогрессивные ставки при превышении пороговых значений дохода), учитывает стандартные вычеты нарастающим итогом с начала года. Если у сотрудника в предыдущих месяцах был излишне удержанный налог, это отразится автоматически.
Страховые взносы находятся на одноимённой вкладке и рассчитываются по единому тарифу с учётом предельной базы. Для субъектов малого предпринимательства применяется пониженный тариф с выплат сверх МРОТ — программа делит базу автоматически, если в карточке организации указан соответствующий признак. Проверяйте итоговые суммы взносов: при ошибке в настройках тарифа они будут завышены или занижены по всем сотрудникам сразу.
Проверка проводок и отражение в учёте
После проведения документа нажмите кнопку «Дт/Кт», чтобы увидеть сформированные проводки. Типовая картина: Дт 26 (20, 44) — Кт 70 на сумму начисления, Дт 70 — Кт 68.01 на НДФЛ, Дт 26 (20, 44) — Кт 69 на страховые взносы. Если счета затрат распределены неверно, скорректируйте способ отражения в документе «Приём на работу» или в настройках учёта зарплаты.
Для контроля используйте отчёты: «Расчётная ведомость» (раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате») показывает начисления, удержания и долг на конец месяца, а оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 должна сходиться с суммой к выплате. Расхождение между ОСВ и расчётной ведомостью — верный признак ручных операций или ошибок прошлых периодов.
Как проверить результат
Равен сумме начислений в расчётной ведомости
Расхождение — есть ручные проводки или непроведённые документы
Совпадает с суммой удержанного налога из ведомости
Разница указывает на пересортицу платежей или ошибки вычетов
Равен начислено минус удержано минус выплачено
Отрицательное сальдо по сотруднику — признак переплаты
Выплата зарплаты и перечисление налогов
Выплата оформляется документом «Ведомость на выплату зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры»). Выберите способ выплаты — через кассу или на банковские карты, заполните документ автоматически и проведите. Ведомость сама создаст проводку Дт 70 — Кт 50 (51), а при банковской выплате дополнительно потребуется выгрузка платёжного реестра в банк.
Перечисление НДФЛ оформляется отдельными платёжными поручениями в составе единого налогового платежа. Сроки уплаты привязаны к датам удержания налога, поэтому важно, чтобы даты ведомостей в программе совпадали с фактическими датами выплат — от этого зависит корректность отчёта 6-НДФЛ. Не проводите ведомости «задним числом» без реальной выплаты: это искажает налоговый регистр.
Ограничения 1С:Бухгалтерии и когда нужна ЗУП
Бухгалтерская конфигурация не поддерживает полноценное штатное расписание с историей изменений, сложные графики работы, сдельные наряды, районные коэффициенты в отдельных сценариях, воинский учёт и расширенную кадровую отчётность. Если в организации больше нескольких десятков сотрудников или нестандартные системы оплаты труда, ручные корректировки начнут занимать больше времени, чем экономия на лицензии.
Переход на 1С:Зарплата и управление персоналом не мешает ведению бухучёта в 1С:Бухгалтерии — программы синхронизируются, и проводки по зарплате переносятся автоматически. Такой вариант считается стандартной практикой для растущих компаний.
Сравнение вариантов
Подходит для небольших организаций с окладной системой и простыми графиками. Ограничение — нет полноценного кадрового учёта и сложных начислений.
Подходит при численности от нескольких десятков сотрудников, сдельной оплате, сложных графиках. Требует настройки синхронизации и отдельной лицензии.
Частые вопросы
Почему сотрудник не попадает в документ «Начисление зарплаты»?
Чаще всего не введён или не проведён документ «Приём на работу», либо дата приёма позже месяца начисления. Также проверьте, не оформлено ли увольнение более ранней датой. Реже причина — отбор по подразделению в шапке документа начисления.
Как начислить зарплату за неполный месяц?
Ничего дополнительно делать не нужно: программа сама рассчитает оклад пропорционально отработанным дням по производственному календарю, если дата приёма, увольнения или документы отсутствий введены корректно. Проверить расчёт можно, открыв строку сотрудника в документе — там видно норму и факт отработанных дней.
Можно ли исправить начисление после выплаты зарплаты?
Да, но аккуратно. Отмените проведение ведомости на выплату, скорректируйте документ начисления, затем перепроведите ведомость. Если период закрыт отчётностью, исправления делайте текущей датой через сторнирующие документы, иначе придётся сдавать уточнённые 6-НДФЛ и РСВ.
Почему НДФЛ посчитался не со всей суммы начисления?
Проверьте заявление на стандартные вычеты — при их наличии база по налогу уменьшается. Также налог рассчитывается нарастающим итогом с начала года: если в прошлых месяцах был излишне удержанный НДФЛ, программа зачтёт его в текущем расчёте.
Как начислить премию вместе с зарплатой?
Создайте отдельный документ «Начисление зарплаты» с видом «Премия» или добавьте премию в общий документ через кнопку «Добавить», выбрав соответствующее начисление. Убедитесь, что вид премии в справочнике настроен с обложением НДФЛ и взносами, иначе налоги посчитаются неверно.
Что делать, если проводки по зарплате попадают не на тот счёт затрат?
Счёт затрат определяется способом отражения, указанным в документе «Приём на работу» или в настройках учёта зарплаты по умолчанию. Измените способ отражения для сотрудника, затем перепроведите документ начисления — проводки обновятся автоматически.
Что важно запомнить
Корректное начисление зарплаты в 1С:Бухгалтерии держится на трёх опорах: правильные настройки тарифов и учётной политики, полный ввод кадровых документов до расчёта и проверка НДФЛ, взносов и проводок до выплаты. Оформляйте выплату только через ведомости и сверяйте расчётную ведомость с обороткой по счёту 70 каждый месяц.