Как начислять зарплату в 1С Бухгалтерия

Начисление зарплаты в 1С:Бухгалтерия строится по цепочке: приём сотрудника на работу → начисление за месяц → расчёт НДФЛ и страховых взносов → выплата через ведомость. Если пропустить или неверно заполнить хотя бы один этап, программа посчитает налоги с ошибкой, и это вылезет в отчётности уже после сдачи.

Базовый сценарий выполняется в разделе «Зарплата и кадры». Для небольшой организации возможностей конфигурации достаточно: есть документы приёма и увольнения, начисление зарплаты, расчёт взносов, ведомости и регламентированная отчётность. Однако лимиты есть: при большом штате, сложных системах оплаты, суммированном учёте рабочего времени или сдельных нарядах стандартная Бухгалтерия не справляется — нужна 1С:ЗУП.

Ниже разобран полный рабочий цикл начисления зарплаты: от первичной настройки до контроля результата. Инструкция ориентирована на актуальные релизы 1С:Бухгалтерия 8 (редакция 3.0), интерфейс «Такси».

Настройка программы перед первым начислением

До создания первого документа начисления проверьте, что включён функционал зарплаты. Откройте «Главное» → «Функциональность» и на закладке «Сотрудники» убедитесь, что отмечены опции ведения кадрового учёта и расчёта зарплаты. Без этой настройки раздел «Зарплата и кадры» будет неполным.

Далее заполните «Главное» → «Учётная политика»: укажите систему налогообложения и параметры, влияющие на расчёт взносов. В разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» проверьте порядок отражения зарплаты в бухучёте (счета затрат по умолчанию), способы учёта и реквизиты организации для перечисления НДФЛ.

Отдельно заведите график работы сотрудников: «Зарплата и кадры» → «Графики работы сотрудников». Именно по графику программа считает норму дней и часов в месяце. Если график не заполнен, начисление «по окладу» посчитается неверно или не посчитается вовсе. Для стандартной пятидневки график обычно уже есть в поставке, но его стоит сверить с производственным календарём.

Приём сотрудника и кадровые данные

Каждый работник должен быть заведён в справочнике «Сотрудники» и оформлен документом «Приём на работу» (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы»). В документе указываются дата приёма, подразделение, должность, график работы, вид начисления (обычно «Оплата по окладу») и размер оклада.

В карточке сотрудника критично заполнить ФИО, ИНН, СНИЛС, дату рождения и данные для НДФЛ: статус налогового резидента и право на стандартные вычеты. Вычеты на детей вносятся через ссылку «НДФЛ» в карточке сотрудника или документом «Заявление на вычеты НДФЛ». Без заявления программа вычет не применит, даже если дети указаны.

Проверьте также дату выплаты зарплаты в настройках организации — она влияет на дату удержания НДФЛ по правилам учёта. Ошибка в этой дате приводит к расхождениям в 6-НДФЛ.

Документ «Начисление зарплаты»

Основной ежемесячный документ создаётся через «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Начисление зарплаты». Укажите месяц начисления и организацию, затем нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех работающих сотрудников, рассчитает оклад пропорционально отработанным дням по графику, начислит НДФЛ и страховые взносы.

Если сотрудник отработал неполный месяц (больничный, отпуск, приём в середине месяца), программа учтёт это автоматически при условии, что отсутствия оформлены соответствующими документами. Отпускные и больничные в базовой Бухгалтерии рассчитываются отдельными документами «Отпуск» и «Больничный лист» до итогового начисления за месяц.

1. 1
   Оформите все отсутствия: больничные, отпуска, приёмы и увольнения за период
2. 2
   Создайте «Начисление зарплаты», укажите месяц и нажмите «Заполнить»
3. 3
   Проверьте по каждому сотруднику сумму оклада, отработанные дни, НДФЛ и взносы
4. 4
   При необходимости добавьте премии и доплаты вручную строкой в документе
5. 5
   Проведите документ и сверьте итоги с ожидаемой суммой фонда оплаты
6. 6
   Создайте ведомость на выплату и оформите выплату зарплаты

После заполнения откройте строку любого сотрудника двойным щелчком: доступна расшифровка расчёта — база, отработанное время, применённые вычеты, ставка НДФЛ. Это основной способ найти ошибку до проведения документа.

НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ рассчитывается в том же документе «Начисление зарплаты» нарастающим итогом с начала года с учётом вычетов. Программа сама отслеживает превышение базы и применяет ставки по действующей прогрессивной шкале. Вручную править сумму налога не следует: если расчёт не сходится, ищите причину в вычетах, статусе резидента или доходах прошлых месяцев.

Страховые взносы начисляются автоматически при проведении документа — по единому тарифу с учётом предельной базы, а для субъектов малого и среднего предпринимательства — с применением пониженного тарифа к части выплат сверх МРОТ. Условие применения льготы: организация должна быть включена в реестр МСП, и этот признак должен быть указан в карточке организации.

Движения по счетам формируются типовые: Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44 — по способу учёта) — Кт 70 на начисление, Дт 70 — Кт 68.01 на НДФЛ, Дт счёта затрат — Кт 69 на взносы. Счёт затрат задаётся в настройках способа учёта зарплаты либо в подразделении сотрудника.

Выплата зарплаты и удержание НДФЛ

Начисленная зарплата выплачивается документом ведомости: «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (для перечисления на карты) или «Ведомости в кассу». Ведомость заполняется автоматически по кнопке «Заполнить» — суммы к выплате равны начисленному минус НДФЛ и другие удержания.

Для зарплатных проектов создаётся «Ведомость в банк» с указанием зарплатного проекта и лицевых счетов сотрудников; на её основе формируется реестр для банка. При выплате наличными используется ведомость в кассу, после чего на её основании оформляется расходный кассовый ордер.

Факт перечисления денег отражается документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление заработной платы». НДФЛ уплачивается отдельным платежом в составе единого налогового платежа — в программе это оформляется списанием с расчётного счёта с видом «Уплата налога» и последующей операцией по ЕНС.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70

Норма

После выплаты сальдо равно только долгу за последний неполный месяц или нулю

Тревожный признак

Сальдо копится месяцами — выплаты не оформлены или ведомости не проведены

Счёт 68.01 в ОСВ

Норма

Кредитовый оборот равен начисленному НДФЛ, дебетовый — уплаченному

Тревожный признак

Разница без понятной причины — налог удержан, но уплата не отражена

Анализ счёта 69

Норма

Взносы начислены и уплачены, сальдо соответствует сроку уплаты

Тревожный признак

Взносы начислены двойной суммой — возможен повторный документ начисления

Расчётный листок сотрудника

Норма

Начислено минус удержано равно выплаченному

Тревожный признак

Сумма к выплате не совпадает с ведомостью — есть ручные правки

Типичные ошибки и ограничения конфигурации

Чаще всего проблемы возникают из-за незаполненного графика работы, отсутствия заявления на вычеты и ручного изменения сумм в документе начисления. Ручная правка «ломает» связку с регистрами: бухгалтерские проводки будут одни, а данные для 6-НДФЛ — другие.

Вторая группа ошибок — учётные: неверный способ отражения зарплаты в затратах, когда вся зарплата падает на один счёт независимо от подразделения, и неотражённые увольнения, из-за которых программа продолжает предлагать сотрудника к начислению.

Ограничения 1С:Бухгалтерии принципиальны: нет полноценного табельного учёта, нет расчёта по сдельным нарядам, ограничены кадровые отчёты, нет автоматического расчёта среднего заработка в сложных случаях. Если в организации больше нескольких десятков сотрудников или применяются сменные графики, корректное решение — перейти на 1С:ЗУП, а в Бухгалтерии оставить только отражение зарплаты в учёте через синхронизацию.

Контроль и отчётность после начисления

После проведения всех документов месяца сформируйте проверочные отчёты: «Расчётная ведомость» и «Свод начислений» из раздела «Зарплата и кадры», а также расчётные листки по сотрудникам. Сверьте итог начисленного с плановым фондом оплаты труда и с данными прошлого месяца — резкие отклонения без причины означают ошибку ввода.

Для налоговой отчётности используются регламентированные формы: 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам, персонифицированные сведения о физлицах. Перед отправкой запустите встроенную проверку отчёта — она находит несоответствия контрольных соотношений, например разрыв между начисленным и удержанным НДФЛ.

Частые вопросы

Почему программа не заполняет документ «Начисление зарплаты»?

Наиболее вероятные причины: у сотрудников нет действующего документа «Приём на работу», не заполнен график работы на нужный год, или сотрудник уже уволен в этом периоде. Проверьте также, что в документе выбрана правильная организация и месяц начисления, а в приёме на работу указан вид начисления.

Как начислить премию в 1С:Бухгалтерия?

Сначала создайте новый вид начисления «Премия» в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления», указав код дохода для НДФЛ и облагаемость взносами. Затем добавьте сотруднику премию вручную строкой в документе «Начисление зарплаты» либо назначьте её плановой в кадровом документе, если премия ежемесячная.

Можно ли исправить начисление за прошлый месяц?

Можно, но осторожно. Если отчётность за период ещё не сдана, откорректируйте документ и перепроведите последующие начисления. Если отчёты сданы, исправление потребует уточнённых расчётов 6-НДФЛ и РСВ. Перед любыми изменениями закрытого периода сделайте резервную копию базы.

Почему НДФЛ посчитался больше или меньше ожидаемого?

Налог считается нарастающим итогом с начала года, поэтому на сумму влияют доходы прошлых месяцев, применённые вычеты и переход на повышенную ставку при превышении порога базы. Откройте расшифровку НДФЛ в строке сотрудника и проверьте статус резидента, заявления на вычеты и суммарный доход с января.

Как отразить аванс в 1С:Бухгалтерия?

Аванс оформляется ведомостью на выплату без предварительного документа начисления: создаётся ведомость с видом выплаты «Аванс», сумма вводится фиксированно или процентом от оклада. Итоговый расчёт за месяц документом «Начисление зарплаты» учтёт выплаченный аванс при формировании суммы к окончательной выплате.

Когда 1С:Бухгалтерии недостаточно и нужна 1С:ЗУП?

Переход на ЗУП оправдан при сменных и гибких графиках, сдельной оплате, большом штате, необходимости табельного учёта, сложных расчётах среднего заработка и развитой кадровой отчётности. В этом случае зарплата считается в ЗУП, а в Бухгалтерию передаются только сводные проводки через синхронизацию данных.