Как начислять зарплату в 1С 8.3 Бухгалтерия: руководство для чайников

Начисление зарплаты в 1С:Бухгалтерия 8.3 пугает новичков из-за обилия настроек и документов, но на практике весь процесс сводится к понятной цепочке: принять сотрудника, задать ему оклад, создать документ начисления, рассчитать налоги и оформить выплату. Если база настроена правильно, программа большую часть работы делает автоматически — вам остаётся только проверить результат.

Важно понимать, что 1С:Бухгалтерия рассчитана на небольшие организации с простыми схемами оплаты труда. Если у вас сложные графики, сменный учёт, сдельная оплата или десятки видов надбавок, лучше рассмотреть 1С:ЗУП — специализированную программу для расчёта зарплаты. Для окладной схемы и небольшого штата возможностей Бухгалтерии вполне достаточно.

Ниже разобран полный цикл: от первоначальной настройки до выплаты и отчётности. Материал ориентирован на тех, кто делает это впервые, поэтому каждый шаг сопровождается пояснениями, что именно проверить и где чаще всего ошибаются.

Шаг 1. Настройка параметров учёта зарплаты

Прежде чем начислять первую зарплату, нужно один раз настроить программу. Откройте раздел «Администрирование» → «Настройки зарплаты». Здесь указывается, ведётся ли расчёт в самой программе или во внешней программе (например, ЗУП) с последующей выгрузкой. Для самостоятельного расчёта выберите вариант «В этой программе».

Далее проверьте раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Общие настройки»: порядок учёта расходов на оплату труда, способы отражения зарплаты в бухгалтерском учёте (обычно счёт 26 или 44 в зависимости от вида деятельности). Также загляните в «Реквизиты организации» и убедитесь, что заполнены регистрационные данные: ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР — без них отчётность сформировать не получится.

Отдельно проверьте классификаторы: тарифы страховых взносов и ставки НДФЛ программа подтягивает автоматически при обновлении, поэтому критически важно, чтобы релиз конфигурации был актуальным. Расчёт по устаревшим ставкам — одна из самых опасных ошибок, потому что замечают её обычно при сдаче отчётности.

Шаг 2. Приём сотрудников и назначение оклада

Зарплату нельзя начислить «в воздухе» — каждый получатель должен быть оформлен в программе. Перейдите в «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» и создайте документ «Приём на работу». В нём указываются сотрудник (или создаётся новый), подразделение, должность, дата приёма и размер оклада.

Если сотрудника нет в справочнике, программа предложит создать его прямо из документа. Заполните ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС и паспортные данные — эти сведения нужны для расчёта НДФЛ и персонифицированной отчётности. Ошибка в СНИЛС или ИНН приведёт к отказу при сдаче отчётов.

Размер оклада в документе приёма — это база для ежемесячного начисления. Если сотруднику позже повысили зарплату, не редактируйте старый документ: создайте документ «Кадровый перевод» с новой датой и новым окладом. Тогда история изменений сохранится, и расчёт за переходный месяц будет корректным.

Шаг 3. Создание документа «Начисление зарплаты»

Это центральный документ всего процесса. Откройте «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Начисление зарплаты». Укажите месяц начисления и нажмите кнопку «Заполнить» — программа сама подтянет всех принятых сотрудников с их окладами и рассчитает суммы.

После заполнения в табличной части появятся строки по каждому сотруднику: начислено по окладу, удержан НДФЛ, начислены страховые взносы. Перейдя по ссылке на сумму НДФЛ, можно посмотреть детализацию расчёта — применённые вычеты, налоговую базу с начала года. Это удобный способ проверить, не «потерялся» ли стандартный вычет на ребёнка.

Если у сотрудника есть премия или иная доплата, добавьте её вручную через кнопку «Добавить» либо оформите отдельным документом «Начисление зарплаты» с видом начисления «Премия». Виды начислений настраиваются в справочнике «Начисления» — там задаётся, облагается ли сумма НДФЛ и взносами.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Начисление зарплаты»
2. 2
   Укажите месяц начисления и организацию
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и суммы
4. 4
   Откройте детализацию НДФЛ у 1–2 сотрудников и сверьте вычеты
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»

Шаг 4. Проверка НДФЛ и страховых взносов

НДФЛ рассчитывается нарастающим итогом с начала года с учётом налоговых вычетов. Вычеты на детей вводятся через документ «Заявление на вычеты НДФЛ» в разделе «Зарплата и кадры» → «НДФЛ». Если вычет не применился, чаще всего заявление просто не введено или введено с неправильной датой.

Страховые взносы программа считает по действующему тарифу, указанному в учётной политике организации. Проверьте его в разделе «Главное» → «Налоги и отчёты» → вкладка «Страховые взносы». Для малого бизнеса обычно применяется пониженный тариф — если организация имеет на него право, убедитесь, что соответствующая настройка включена, иначе взносы посчитаются по общему тарифу и вы переплатите.

Контрольная точка: проводки документа должны показывать начисление по дебету счёта затрат (26, 44, 20) и кредиту счёта 70, НДФЛ — по кредиту 68.01, взносы — по кредиту счёта 69 с соответствующими субсчетами. Если проводки пустые или счета не те, проблема в способах отражения зарплаты в настройках.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа начисления

Норма

Дт 20/26/44 — Кт 70, НДФЛ на 68.01, взносы на 69

Тревожный признак

Пустые проводки или счёт 70 в дебете

Сумма НДФЛ

Норма

Примерно 13% от базы за минусом вычетов

Тревожный признак

НДФЛ равен нулю у сотрудника без вычетов

Страховые взносы

Норма

Посчитаны по каждому сотруднику отдельно

Тревожный признак

Взносы есть только по части сотрудников — проверьте договоры и статусы

Шаг 5. Выплата зарплаты

Начисление и выплата — два разных документа. После проведения начисления создайте ведомость: «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (при выплате на карты) или «Ведомости в кассу». Нажмите «Заполнить» — программа подставит суммы к выплате, то есть начисленное минус НДФЛ.

На основании ведомости оформляется списание с расчётного счёта или расходный кассовый ордер. При безналичной выплате удобно выгрузить реестр в банк-клиент прямо из ведомости — кнопка «Выгрузить» в документе. Сумма в платёжном документе должна совпадать с итогом ведомости до копейки.

Помните о сроках: НДФЛ с зарплаты перечисляется в бюджет в установленные сроки в составе единого налогового платежа, а уведомление по НДФЛ подаётся в предусмотренном порядке. В 1С это контролируется через раздел «Операции» → «Уведомления об исчисленных суммах налогов» и календарь бухгалтера в разделе «Главное» → «Список задач».

Шаг 6. Отчётность и сверка

После закрытия месяца сформируйте расчётные листки по сотрудникам («Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётные листки») и свод начислений. Эти отчёты позволяют быстро увидеть расхождения: кому начислено больше или меньше ожидаемого, где не применился вычет.

Для сдачи в налоговую используются формы 6-НДФЛ и расчёт по страховым взносам, а также персонифицированные сведения о физлицах. Все они формируются из раздела «Отчёты, справки» → «1С-Отчётность». Перед отправкой программа выполняет встроенную проверку — не игнорируйте её предупреждения, они указывают на реальные ошибки в данных.

Полезная привычка — ежемесячно сверять оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70: на конец месяца после полной выплаты остаток должен быть нулевым либо равным сумме задолженности за последний месяц. «Висящие» остатки по сотрудникам — признак того, что выплата проведена не полностью или есть лишнее начисление.

Частые вопросы по начислению зарплаты в 1С 8.3

Можно ли начислить зарплату за прошлый месяц, если текущий уже закрыт?

Да, документ создаётся нужной датой. Но будьте осторожны: если отчётность за тот период уже сдана, потребуется корректирующая (уточнённая) отчётность. Также может понадобиться повторное закрытие месяца за затронутый период.

Почему программа не рассчитала НДФЛ у сотрудника?

Наиболее частые причины: сотрудник принят не той датой, у него не указан статус налогового резидента в карточке, либо доход уже полностью перекрыт вычетами. Проверьте карточку сотрудника и регистр сведений о статусе налогоплательщика.

Как начислить отпускные или больничный в Бухгалтерии?

Через документы «Отпуск» и «Больничный лист» в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления». Они рассчитываются исходя из среднего заработка, который программа собирает из ранее введённых начислений. Если истории в базе нет, средний заработок придётся указать вручную.

Что делать, если оклад в документе начисления не совпадает с договором?

Проверьте кадровые документы сотрудника: возможно, был оформлен перевод с изменением оклада, либо приём на неполную ставку. Сумма в начислении всегда берётся из последнего кадрового документа на дату начисления, а не вводится вручную.

Обязательно ли обновлять программу перед расчётом?

Формально — нет, но настоятельно рекомендуется. Изменения ставок НДФЛ, взносов и форм отчётности вносятся только через обновления конфигурации. Расчёт на устаревшем релизе выполняйте на свой риск и обязательно сверяйте ставки вручную.

Как исправить ошибку в уже проведённом начислении?

Если период ещё не закрыт, можно отменить проведение документа, исправить и провести заново. Если отчётность сдана, правильнее ввести корректировочный документ текущей датой и подать уточнённую отчётность, а не переписывать прошлый период «задним числом».