Другое · 10 мин
Как начислять зарплату самозанятым в 1С
Как оформить выплаты самозанятому в 1С: договор ГПХ, проверка статуса НПД, документы начисления, проводки, отчетность и типичные ошибки.
Самозанятый — это не сотрудник, а исполнитель по гражданско-правовому договору, который сам платит налог на профессиональный доход (НПД). Поэтому «начислять зарплату» самозанятому в 1С в строгом смысле нельзя: зарплата существует только в рамках трудового договора. Самозанятому оформляют вознаграждение по договору ГПХ, и учет таких выплат ведется совсем иначе, чем расчет с штатными работниками.
Главные отличия: с выплат самозанятому компания не удерживает НДФЛ и не платит страховые взносы, не включает исполнителя в штатное расписание и не обязана вести по нему кадровый учет. Зато обязана проверить статус самозанятого, получить от него чек из приложения «Мой налог» и правильно отразить расходы в учете.
Ошибки в этой области дорого обходятся: если налоговая переквалифицирует договор ГПХ в трудовой, компании доначислят НДФЛ, взносы, пени и штрафы. Ниже разобран порядок работы в типовых конфигурациях 1С: Бухгалтерия 8 и 1С: ЗУП, контрольные точки и типичные ошибки.
Когда можно платить самозанятому, а когда нельзя
Прежде чем настраивать учет в 1С, убедитесь, что сотрудничество вообще законно. Самозанятый не может оказывать услуги своему текущему работодателю, а также бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения — в этом случае выплаты не попадают под НПД, и компания обязана удержать НДФЛ и начислить взносы.
Также НПД не применяется к ряду видов деятельности: перепродаже товаров (кроме собственного производства), работе по агентским договорам, добыче полезных ископаемых и некоторым другим. Есть и ограничение по доходу — при превышении лимита самозанятый теряет право на спецрежим.
Признак риска — если самозанятый фактически работает как штатный сотрудник: соблюдает график, подчиняется внутренним регламентам, получает фиксированную ежемесячную сумму независимо от результата. Такие отношения налоговая и трудовая инспекция могут признать трудовыми независимо от названия договора.
Проверка статуса самозанятого перед начислением
Проверка статуса — обязательный шаг, который нужно выполнять не один раз при заключении договора, а при каждой выплате. Самозанятый может сняться с учета в любой момент, и если вы заплатите человеку без статуса НПД, обязанность налогового агента по НДФЛ и взносам возникнет у компании.
Проверить статус можно двумя способами. Первый — запросить у исполнителя справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД из приложения «Мой налог». Второй — самостоятельно проверить по ИНН через сервис на сайте ФНС, указав ИНН исполнителя и дату, на которую проверяется статус.
Практичный порядок: проверяйте статус на дату выплаты и сохраняйте подтверждение (скриншот или PDF справки) вместе с договором. При проверке налоговой именно эти документы докажут, что вы действовали добросовестно.
- 1Запросите у исполнителя ИНН и справку о постановке на учет НПД
- 2Проверьте статус по ИНН на сайте ФНС на текущую дату
- 3Убедитесь, что исполнитель не был вашим работником последние два года
- 4Сохраните подтверждение статуса вместе с договором
- 5Повторяйте проверку перед каждой выплатой
Как оформить договор с самозанятым
С самозанятым заключают гражданско-правовой договор: договор оказания услуг, подряда или авторский — в зависимости от сути работ. В договоре важно указать, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход, и прописать его обязанность передавать чек из приложения «Мой налог» по каждой выплате.
Избегайте в тексте договора формулировок, характерных для трудовых отношений: «должность», «режим работы», «отпуск», «дисциплинарная ответственность», «ежемесячный оклад». Вместо этого описывайте конкретный результат работ, сроки выполнения и порядок приемки по акту.
Документальное оформление каждой выплаты: акт выполненных работ (или иной документ о результате) плюс чек самозанятого. Чек формируется в приложении «Мой налог» и содержит уникальный номер, по которому его можно проверить. Без чека расходы могут не принять в налоговом учете.
Настройка учета в 1С: Бухгалтерия 8
В 1С: Бухгалтерии самозанятый заводится как контрагент с видом «Физическое лицо». В карточке контрагента укажите ФИО, ИНН и при необходимости другие данные. Самозанятый не должен попадать в справочник «Сотрудники» — это одна из распространенных ошибок, которая приводит к неверным проводкам и попаданию физлица в зарплатную отчетность.
Далее создайте договор с видом «С контрагентом» (оказание услуг или подряд). Само начисление вознаграждения оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги»: указывается контрагент, договор, сумма и счет затрат (например, 26, 44 или другой в зависимости от характера услуг). В проводках формируется задолженность по кредиту счета 76 или 60 в корреспонденции со счетом затрат.
Выплата отражается документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами» или оплатой поставщику — в зависимости от того, как заведен расчет. НДФЛ и взносы при этом не начисляются: проверьте, что в документах нет автоматического расчета налогов по этому физлицу.
Если релиз поддерживает специальный режим
В свежих релизах 1С появляются доработки для учета НПД: отметки о статусе самозанятого, контроль чеков, интеграция с сервисами проверки. После обновления конфигурации проверьте в карточке контрагента и договора наличие соответствующих полей — их заполнение упрощает контроль и формирование отчетности.
Начисление в 1С: ЗУП, если самозанятый заведен там
1С: Зарплата и управление персоналом предназначена для трудовых отношений, но в ней есть механизм договоров ГПХ. Если ваша учетная политика требует отражать выплаты физлицам в ЗУП (например, для свода данных о выплатах), самозанятого заводят через документ «Договор (работы, услуги)», а не через прием на работу.
Ключевой момент: для договора с самозанятым нужно отключить обложение НДФЛ и страховыми взносами. В типовом договоре ГПХ эти налоги начисляются автоматически, поэтому требуется либо специальный вид договора/начисления без налогов, либо ручная корректировка. Если оставить настройки по умолчанию, программа рассчитает НДФЛ и взносы — и вы либо переплатите налоги, либо получите ошибки в отчетности.
Выплата оформляется ведомостью на выплату по договорам ГПХ. После проведения проверьте регистры: по самозанятому не должно быть записей в регистрах учета НДФЛ и взносов. Если записи появились — разбирайтесь с настройками начисления до сдачи отчетности.
Налоги, проводки и отчетность
С выплат самозанятому компания не исчисляет НДФЛ и страховые взносы — налог на свой доход исполнитель платит сам через приложение «Мой налог». Самозанятые не включаются в расчет 6-НДФЛ, расчет по страховым взносам и персонифицированные сведения о физлицах.
В бухгалтерском учете типовая схема проводок: начисление вознаграждения — Дт счета затрат (20, 26, 44) Кт 76 (или 60), выплата — Дт 76 (60) Кт 51. В налоговом учете расходы принимаются при наличии договора, акта и чека самозанятого.
Если компания применяет УСН, выплаты самозанятым учитываются в расходах по общим правилам для оплаты работ и услуг — при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности.
Как проверить результат
Заведен как контрагент-физлицо, в справочнике «Сотрудники» отсутствует
Есть в «Сотрудниках», попадает в штатное расписание
Дт затратного счета — Кт 76/60, без НДФЛ и взносов
Есть проводки по Кт 68.01 или счетам взносов
Самозанятый отсутствует в 6-НДФЛ и РСВ
Физлицо попало в налоговые регистры и отчеты
Есть договор, акт и чек «Мой налог» на каждую сумму
Чек отсутствует или дата чека не соответствует выплате
Частые вопросы
Можно ли платить самозанятому фиксированную сумму каждый месяц?
Формально можно, если сумма привязана к объему выполненных работ или оказанных услуг по акту. Но регулярные одинаковые платежи без привязки к результату — один из признаков, по которым отношения могут признать трудовыми. Безопаснее формировать сумму по фактическому объему и оформлять акт каждый раз.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Приостановите учет расхода до получения чека и запросите его у исполнителя — он может сформировать чек в приложении «Мой налог» задним числом в пределах установленных сроков. В договоре стоит закрепить обязанность передачи чека и ответственность за его отсутствие.
Нужно ли удерживать НДФЛ, если самозанятый утратил статус в середине месяца?
Да, с выплат после даты утраты статуса компания становится налоговым агентом: удерживает НДФЛ и начисляет взносы. Поэтому статус проверяют на дату каждой выплаты, а не только при заключении договора.
Может ли самозанятый работать с компанией, где он был сотрудником?
Только если с момента увольнения прошло более двух лет. Раньше этого срока выплаты от бывшего работодателя не облагаются НПД — с них нужно удерживать НДФЛ и платить взносы.
Какие счета использовать для расчетов с самозанятым в 1С: Бухгалтерии?
Обычно задолженность отражается по кредиту счета 76 (расчеты с разными дебиторами и кредиторами) или 60, в корреспонденции со счетом затрат, соответствующим характеру услуг. Конкретный счет затрат зависит от того, для каких целей приобретаются работы или услуги.
Нужно ли включать самозанятого в отчетность по взносам и 6-НДФЛ?
Нет. Самозанятые не отражаются в 6-НДФЛ, расчете по страховым взносам и персонифицированных сведениях. Если физлицо попало в эти отчеты в 1С — проверяйте, не заведен ли он как сотрудник и не начисляются ли налоги по его договору.
Что важно запомнить
Самозанятому оформляют вознаграждение по договору ГПХ, а не зарплату: без НДФЛ, взносов и кадрового учета. В 1С исполнитель заводится как контрагент-физлицо, начисление идет через акт и расчеты по счету 76/60. Обязательные условия — действующий статус НПД на дату выплаты, чек из «Мой налог» и договор без признаков трудовых отношений.