Как начислять зарплату и аванс в 1С 8.3 Бухгалтерия

Начисление заработной платы в 1С 8.3 Бухгалтерия строится вокруг нескольких документов: аванс за первую половину месяца, окончательный расчет за месяц, удержание НДФЛ и начисление страховых взносов. Программа автоматизирует большинство расчетов, но корректный результат зависит от правильной настройки учетной политики, кадровых документов и графиков работы.

Типовая последовательность выглядит так: сначала оформляются кадровые документы (прием на работу, переводы, отпуска, больничные), затем выплачивается аванс, после закрытия месяца выполняется документ «Начисление зарплаты», и только потом формируются ведомости на выплату и проводки по налогам. Нарушение этой очередности — самая частая причина расхождений в учете.

Важно понимать ограничения конфигурации. 1С:Бухгалтерия рассчитана на организации с относительно простой системой оплаты труда. Если у вас сложные системы премирования, разъездной характер работы, суммированный учет рабочего времени с нестандартными графиками или штат свыше нескольких десятков человек, корректнее рассмотреть 1С:Зарплата и управление персоналом с последующей синхронизацией.

Проверка и настройка учета зарплаты перед началом работы

Прежде чем начислять первую зарплату, откройте раздел «Администрирование» → «Параметры учета» → «Настройки зарплаты». Убедитесь, что учет зарплаты ведется в этой программе, а не во внешней. Если флажок установлен неверно, документы начисления будут недоступны или расчеты пойдут в разрез с фактическим учетом.

Далее проверьте учетную политику организации: раздел «Главное» → «Учетная политика». Здесь задается порядок уплаты страховых взносов, применение пониженных тарифов (если организация имеет на них право) и вид начислений по умолчанию. Ошибка в тарифе взносов приведет к неверным проводкам по всем сотрудникам сразу, а исправлять это придется вручную за каждый месяц.

Отдельно настройте способы учета зарплаты: «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Способы учета зарплаты». Каждому виду начисления сопоставляется счет затрат (20, 25, 26, 44 и другие) и статья затрат. Если у сотрудника не указан способ учета, программа подставит способ по умолчанию, что не всегда соответствует реальному месту работы сотрудника.

Кадровые документы как основа расчета

Начисление зарплаты невозможно без корректных кадровых данных. Для каждого сотрудника должен быть оформлен документ «Прием на работу» (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы»). В нем указываются дата приема, должность, подразделение, график работы, размер оклада и плановые начисления.

График работы — критичный элемент. Именно по нему программа определяет норму рабочего времени и фактически отработанные дни. Если сотруднику назначен график, отличный от стандартной пятидневки, создайте его заранее в справочнике «Графики работы сотрудников» и укажите в приеме на работу.

Все отклонения от графика — отпуска, больничные, командировки, отсутствия — оформляются отдельными документами до начисления зарплаты. Если больничный введен после расчета, суммы задвоятся: программа учтет и отработанные дни, и дни болезни. В этом случае документ начисления нужно пересчитать или отменить и провести заново.

Как выплатить аванс за первую половину месяца

По нормам трудового законодательства зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. В 1С 8.3 Бухгалтерия аванс оформляется не начислением, а сразу выплатой: документом «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через зарплатный проект» из раздела «Зарплата и кадры» → «Ведомости».

В шапке ведомости в поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс». Программа предложит способ расчета суммы: фиксированной суммой, процентом от оклада (плановых начислений) или по фактически отработанному времени за первую половину месяца. Способ по отработанному времени точнее отражает обязательство работодателя, но требует актуальных данных об отсутствиях.

НДФЛ с аванса в типовой конфигурации обычно не удерживается — налог исчисляется при окончательном расчете за месяц. Однако учитывайте действующие правила определения даты получения дохода: при изменениях порядка исчисления НДФЛ проверьте, как ваша версия конфигурации обрабатывает выплату аванса, и при необходимости обновите программу.

1. 1
   Убедитесь, что все приемы на работу и отсутствия за первую половину месяца введены
2. 2
   Создайте документ «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу» с видом выплаты «Аванс»
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте суммы по каждому сотруднику
4. 4
   Проведите ведомость и сформируйте платежные документы или расходный кассовый ордер
5. 5
   Сверьте итоговую сумму ведомости с фактически перечисленной суммой

Начисление зарплаты за месяц

Окончательный расчет выполняется документом «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления»). Создайте документ последним днем месяца или в первые дни следующего, укажите организацию и месяц начисления, затем нажмите «Заполнить». Программа подберет всех работающих сотрудников и рассчитает начисления по плановым видам расчета с учетом отработанного времени.

На вкладке «Начисления» проверьте суммы по каждому сотруднику. Если сотрудник отработал неполный месяц, оклад должен быть рассчитан пропорционально отработанным дням по его графику. Расхождение здесь почти всегда означает неверный график, незаполненный кадровый документ или неправильно указанную дату приема либо увольнения.

На вкладке «НДФЛ» программа исчисляет налог с учетом вычетов, заявленных сотрудником. Проверьте, что вычеты на детей применены только тем, кто подал заявление и документы. На вкладке «Взносы» рассчитываются страховые взносы по установленным тарифам. После проверки проведите документ — он сформирует проводки по счетам 70, 68.01, 69 и счетам затрат.

Контрольные точки

Как проверить результат начисления

Оклад при неполном месяце

Норма

Сумма равна окладу, деленному на норму дней и умноженному на отработанные дни

Тревожный признак

Оклад стоит полный или нулевой — проверьте график и кадровые документы

НДФЛ

Норма

Налог исчислен с учетом вычетов, сумма копеечно совпадает с расчетом нарастающим итогом

Тревожный признак

Вычеты не применены или налог посчитан с аванса дважды

Проводки

Норма

Дт затратного счета — Кт 70 по начислению, Дт 70 — Кт 68.01 по НДФЛ

Тревожный признак

Проводки по счету 70 отсутствуют или счета затрат не соответствуют подразделению

Выплата зарплаты и перечисление налогов

После начисления создайте ведомость на окончательную выплату: в поле «Выплачивать» укажите «Зарплату» и месяц расчета. Программа заполнит суммы за вычетом ранее выплаченного аванса и удержанного НДФЛ. Сверьте колонку «К выплате» с расчетными листками сотрудников перед проведением.

На основании ведомости формируются платежные поручения (при выплате на карты) или расходный кассовый ордер (при выплате наличными). При зарплатном проекте выгрузите реестр в банк штатной обработкой обмена. После выплаты проверьте, что ведомость отмечена как оплаченная — иначе долг перед сотрудниками в отчетах будет завышен.

Перечисление НДФЛ и взносов оформляется отдельными платежными поручениями. Удобно контролировать суммы через отчеты «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов в фонды» из раздела «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате». Сверяйте их с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 68.01 и 69 ежемесячно.

Типичные ошибки и как их избежать

Наиболее распространенная проблема — двойное начисление, когда сотруднику введен и документ отсутствия, и полный оклад. Причина обычно в том, что отпуск или больничный завели после расчета зарплаты. Правило простое: все кадровые документы месяца вводятся до документа «Начисление зарплаты», а при изменениях расчет перезаполняется.

Вторая частая ошибка — выплата аванса без привязки к ведомости, просто платежным поручением. В этом случае программа не видит выплату, и при окончательном расчете сумма к выдаче завышается на размер аванса. Все выплаты сотрудникам должны проходить через ведомости, чтобы регистры взаиморасчетов оставались корректными.

Третья группа ошибок связана с вычетами НДФЛ: вычет применяется, хотя заявление не подано, или не применяется, хотя документы есть. Проверяйте справочник сотрудников: вычеты вводятся документом «Заявление на вычеты НДФЛ», и его период действия должен охватывать расчетный месяц.

Контроль и сверка перед закрытием месяца

Перед закрытием месяца сформируйте расчетную ведомость (Т-51) и свод начислений: «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате». Сверьте итоги с оборотно-сальдовой ведомостью: сальдо по кредиту счета 70 на конец месяца должно равняться сумме невыплаченной зарплаты, а по счету 68.01 — исчисленному, но не перечисленному НДФЛ.

Полезно выстроить постоянный контрольный ритуал: после каждого начисления проверять расчетные листки нескольких сотрудников вручную, после каждой выплаты — состояние ведомостей, а в конце квартала — сверять регистры с данными для отчетности. Это занимает немного времени, но исключает накопление ошибок, которые потом приходится искать за несколько месяцев сразу.

Частые вопросы

Можно ли в 1С 8.3 Бухгалтерия начислять аванс отдельным документом с расчетом по табелю?

В типовой конфигурации аванс оформляется ведомостью на выплату, где сумму можно рассчитать по отработанному времени за первую половину месяца. Отдельного документа «начисление аванса» с проводками нет — обязательство перед сотрудником формируется при окончательном расчете за месяц. Если требуется полноценное начисление аванса с проводками, такая возможность есть в 1С:ЗУП.

Почему программа не заполняет документ «Начисление зарплаты»?

Чаще всего причины такие: сотрудник не принят на работу кадровым документом, дата приема позже месяца начисления, в приеме не указаны плановые начисления или в настройках отключен учет зарплаты в этой программе. Проверьте карточку сотрудника и раздел «Настройки зарплаты».

Как исправить ошибку в уже проведенном начислении зарплаты?

Если период еще открыт, откорректируйте исходные данные (кадровые документы, график), затем перезаполните и перепроведите начисление. Если период закрыт и отчетность сдана, сделайте резервную копию базы и исправляйте последовательно с самого раннего затронутого месяца, контролируя изменения в регистрах НДФЛ и взносов.

Нужно ли удерживать НДФЛ при выплате аванса?

Порядок определения даты получения дохода и удержания налога периодически меняется законодательно. Проверьте, как ваша актуальная версия конфигурации отражает выплату аванса, и при расхождении с действующими правилами обновите программу. При сомнениях сверьте расчет с отчетом «Анализ НДФЛ».

Что делать, если сотруднику выплатили аванс, а он уволился до конца месяца?

При увольнении оформляется документ «Увольнение», который рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск и окончательный расчет с учетом уже выплаченного аванса. Если аванс превысил итоговую сумму, образуется задолженность сотрудника — ее возврат оформляется отдельно, а переплата отражается в учете до погашения.

Можно ли вести зарплату в 1С:ЗУП, а проводки получать в Бухгалтерии?

Да, это стандартная схема для организаций со сложным расчетом. В ЗУП выполняются все начисления и кадровый учет, затем настроенная синхронизация переносит в Бухгалтерию сводные данные для формирования проводок. В настройках Бухгалтерии при этом указывается, что учет зарплаты ведется во внешней программе.