Как начислять НДФЛ в 1С при УСН

Упрощённая система налогообложения освобождает организацию и предпринимателя от уплаты НДФЛ с собственных доходов от бизнеса, но не снимает обязанности налогового агента. Если у вас есть сотрудники или вы выплачиваете доходы физлицам по договорам ГПХ, НДФЛ нужно исчислить, удержать и перечислить в бюджет в общем порядке — независимо от того, работаете вы на УСН «доходы» или «доходы минус расходы».

В 1С (Бухгалтерия 8, Зарплата и управление персоналом, Управление нашей фирмой) расчёт НДФЛ полностью автоматизирован: программа сама применяет ставки, учитывает вычеты и формирует регистры для отчёта 6-НДФЛ. Задача бухгалтера — правильно настроить учётную политику, корректно ввести кадровые данные и контролировать результат перед сдачей отчётности.

Ниже разобран практический порядок работы: от первичной настройки до проверки начисленного налога и исправления типичных ошибок. Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8», но логика расчёта в других решениях 1С аналогична.

Когда при УСН возникает обязанность начислять НДФЛ

Налоговый агент по НДФЛ — это тот, кто выплачивает доход физическому лицу. На упрощёнке вы становитесь агентом в трёх основных ситуациях: начисляете зарплату штатным сотрудникам, выплачиваете вознаграждение по договорам ГПХ физлицам (не ИП) и выплачиваете дивиденды участникам-физлицам (для организаций). Во всех этих случаях налог исчисляется с каждой выплаты, удерживается при фактической выдаче денег и перечисляется в бюджет.

Собственный доход ИП на УСН НДФЛ не облагается — вместо него уплачивается единый налог по упрощёнке. Поэтому в 1С не должно быть документов, начисляющих НДФЛ на доходы самого предпринимателя. Если программа пытается это сделать, значит, доход ошибочно проведён как выплата физлицу, а не как выручка.

Отдельная ситуация — доходы, не связанные с УСН: например, ИП сдал личную квартиру в аренду как обычное физлицо. Такой доход облагается НДФЛ, но он не отражается в учёте ИП в 1С и декларируется самостоятельно по форме 3-НДФЛ.

Первичная настройка учёта НДФЛ в 1С

Перед первым начислением проверьте настройки. В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел «Главное — Настройки — Зарплата и кадры» и убедитесь, что учёт зарплаты ведётся в этой программе, а не во внешней. Затем в разделе «Главное — Учётная политика» на закладке, связанной с зарплатой, проверьте порядок отражения в учёте.

В справочнике «Сотрудники» у каждого работника должны быть заполнены: ИНН, дата рождения, адрес регистрации, статус налогового резидента и данные для вычетов. Именно от этих данных зависит ставка налога и правильность расчёта. Для нерезидентов ставка отличается, и программа берёт её из карточки сотрудника.

Вычеты вводятся документом «Заявление на вычеты по НДФЛ» (раздел «Зарплата и кадры — НДФЛ» или через карточку сотрудника). Стандартные вычеты на детей применяются автоматически с указанного месяца до достижения предельной величины дохода — программа отслеживает лимит сама.

1. 1
   Включите учёт зарплаты в настройках программы: Главное — Настройки — Зарплата и кадры
2. 2
   Заполните учётную политику и порядок отражения зарплаты в учёте
3. 3
   Заведите сотрудников с полными персональными данными (ИНН, статус резидента)
4. 4
   Введите заявления на вычеты НДФЛ по каждому сотруднику, имеющему право
5. 5
   Проверьте график работы и дату выплаты зарплаты в настройках организации

Начисление зарплаты и расчёт НДФЛ

Основной документ — «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры — Все начисления»). Создайте документ, укажите месяц начисления, подразделение и заполните список сотрудников кнопкой «Заполнить». Программа рассчитает оклад по отработанным дням, применит вычеты и вычислит НДФЛ по каждому сотруднику нарастающим итогом с начала года.

Нарастающий итог — ключевой принцип расчёта: налог за текущий месяц определяется как разница между налогом, исчисленным со всего дохода с начала года, и налогом, уже удержанным в предыдущих месяцах. Поэтому при ручном редактировании прошлых периодов текущий расчёт может измениться — это нормальное поведение, а не ошибка.

В документе есть закладка «НДФЛ», где видны дата получения дохода, налоговая база, применённые вычеты и сумма налога по каждому сотруднику. Дата получения дохода по зарплате — последний день месяца начисления; программа проставляет её сама, и менять её вручную не нужно.

Аванс и НДФЛ

С аванса (зарплаты за первую половину месяца) НДФЛ удерживается при выплате. В 1С это оформляется документом «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу» с видом выплаты «Аванс»: программа исчислит налог пропорционально выплачиваемой сумме. Если вы выплачиваете аванс фиксированной суммой без расчёта, налог всё равно должен быть исчислен — проверьте, что ведомость сформировала записи по НДФЛ.

Договоры ГПХ

Вознаграждения подрядчикам-физлицам начисляются документом «Начисление зарплаты» (если подрядчик заведён как сотрудник по ГПД) или специализированными документами в ЗУП. Дата получения дохода по ГПХ — день фактической выплаты, а не конец месяца. Это влияет на сроки уплаты и отражение в 6-НДФЛ, поэтому важно не переносить выплату на другой месяц без изменения документа.

Удержание и уплата налога в бюджет

Удержание происходит в момент выплаты дохода. В 1С при проведении ведомости на выплату программа фиксирует удержанный НДФЛ в регистрах и определяет срок перечисления. Сроки уплаты привязаны к периоду удержания: налог, удержанный с 1-го по 22-е число месяца, перечисляется до 28-го числа; удержанный с 23-го по последнее число — до 5-го числа следующего месяца (для конца декабря действует отдельный срок — последний рабочий день года).

Уплата оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Уплата налога». Выберите налог «НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента», укажите период и КБК. Суммы НДФЛ перечисляются в составе единого налогового платежа на единый налоговый счёт, поэтому важно своевременно представлять уведомления об исчисленных суммах — в 1С они формируются из раздела отчётности.

Проверить, всё ли удержанное перечислено, помогает сверка: сумма НДФЛ по ведомостям за период должна совпадать с суммами уплаты и с данными уведомлений. Расхождения приводят к вопросам при камеральной проверке 6-НДФЛ.

Отчётность: 6-НДФЛ и контрольные соотношения

Расчёт 6-НДФЛ формируется в разделе «Отчёты, справки — 1С-Отчётность». Отчёт заполняется автоматически на основании регистров учёта НДФЛ: раздел 1 показывает удержанные суммы по срокам перечисления, раздел 2 — обобщённые показатели по ставкам с начала года. Приложение со справками о доходах сотрудников включается в годовой расчёт.

Перед отправкой запустите встроенную проверку контрольных соотношений — программа сравнит данные внутри расчёта и с другой отчётностью. Дополнительно полезно сверить 6-НДФЛ с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 68.01: кредитовый оборот — начисленный налог, дебетовый — перечисленный.

Если в течение года исправлялись документы прошлых периодов, сформируйте уточнённый 6-НДФЛ за соответствующий квартал. Регистры пересчитываются при перепроведении документов, поэтому уточнёнка в 1С делается перезаполнением отчёта, а не ручной правкой цифр.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 68.01 за месяц

Норма

Кредитовый оборот равен сумме НДФЛ по документам начисления

Тревожный признак

Сальдо нарастает без перечислений или обороты не сходятся с ведомостями

Закладка «НДФЛ» в документе начисления

Норма

У каждого сотрудника заполнены дата дохода, база и налог

Тревожный признак

Пустые строки, нулевой налог при наличии облагаемого дохода

Отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов»

Норма

Исчисленный, удержанный и перечисленный налог сходятся по периодам

Тревожный признак

Есть «остатки к перечислению» по прошлым срокам уплаты

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — отрицательный или излишне удержанный НДФЛ. Он возникает, когда доход пересчитан задним числом (больничный, отпуск, увольнение), а вычеты остались прежними. В 1С излишне удержанный налог виден в отчёте «Анализ НДФЛ»; его нужно вернуть сотруднику по заявлению документом «Возврат НДФЛ», а не просто скорректировать в следующем начислении.

Вторая группа ошибок — неверная дата получения дохода. Например, премия проведена с датой начисления вместо даты выплаты, из-за чего налог попадает не в тот срок перечисления в 6-НДФЛ. Исправление — перепровести документ с корректной датой и перезаполнить расчёт.

Третья типичная ситуация — сотрудник-нерезидент, у которого в карточке стоит статус резидента. Налог посчитается по неверной ставке, а при смене статуса в течение года потребуется пересчёт с начала года. Статус резидентства проверяйте по фактическим дням пребывания при каждом начислении для сотрудников, часто выезжающих за границу.

Проверка результата и безопасная рутина

Ежемесячный минимум контроля: сверьте итог документа «Начисление зарплаты» с расчётными листками сотрудников, проверьте обороты по 68.01, убедитесь, что ведомости на выплату проведены и НДФЛ удержан, сформируйте уведомление по ЕНП в нужный срок. Такой цикл занимает немного времени и закрывает большинство рисков.

Ежеквартально перед сдачей 6-НДФЛ используйте отчёты раздела «Зарплата и кадры — Отчёты по зарплате»: «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» и «Регистр налогового учёта по НДФЛ». Они показывают, откуда взялась каждая цифра расчёта, и позволяют найти проблемный документ за минуты.

Граница самостоятельной работы: массовые пересчёты за прошлые годы, возвраты налога при смене статуса резидента и исправления после налоговой проверки лучше делать на копии базы или с привлечением специалиста — ошибка в таких операциях затрагивает сразу несколько периодов отчётности.

Частые вопросы

Нужно ли ИП на УСН без работников начислять НДФЛ?

Нет. Собственный доход предпринимателя облагается налогом по УСН, а обязанностей налогового агента без выплат физлицам не возникает. В 1С достаточно оформлять поступления выручки и платить единый налог по упрощёнке.

Почему в 1С НДФЛ посчитался с копейками или на рубль больше?

Налог исчисляется нарастающим итогом с начала года в целых рублях по каждому сотруднику. Из-за округления промежуточных сумм налог за отдельный месяц может отличаться от простого умножения месячной базы на ставку — это корректное поведение, а не сбой.

Как начислить НДФЛ с материальной помощи или подарка сотруднику?

Такие выплаты вводятся документами разовых начислений с соответствующим кодом дохода. Часть выплаты в пределах необлагаемого лимита программа учитывает по коду вычета, налог начислится только на превышение. Главное — выбрать правильный вид начисления, а не проводить всё как премию.

Что делать, если зарплата начислена, но не выплачена?

НДФЛ считается исчисленным в документе начисления, но удерживается только при фактической выплате. В 6-НДФЛ такой налог отражается как исчисленный, а в раздел удержанных сумм попадёт в периоде выплаты. В 1С это происходит автоматически при проведении ведомости.

Можно ли вести зарплату при УСН в отдельной программе, например в ЗУП?

Да, это распространённая практика при численном штате. Расчёт НДФЛ и отчётность ведутся в ЗУП, а в Бухгалтерию синхронизацией переносятся сводные проводки и данные для налогового учёта. Важно настроить обмен и не вводить одни и те же выплаты в обеих программах вручную.

Как исправить ошибку в НДФЛ прошлого квартала?

Найдите документ-источник, исправьте его (или введите корректировку), перепроведите зависимые документы и сформируйте уточнённый 6-НДФЛ за тот квартал. Если налог был недоплачен, сначала доплатите его и пени, затем подавайте уточнение — это снижает риск штрафа.