Другое · 10 мин
Как начислить больничный в 1С:Бухгалтерии
Пошаговое начисление больничного листа в 1С:Бухгалтерии 8.3: создание документа, расчёт за счёт работодателя и ФСС, проверка среднего заработка, НДФЛ и типичные ошибки.
Начисление пособия по временной нетрудоспособности в 1С:Бухгалтерии выполняется документом «Больничный лист». Программа автоматически рассчитывает средний заработок, разделяет сумму на часть за счёт работодателя и часть за счёт ФСС (СФР), удерживает НДФЛ и формирует проводки. Задача бухгалтера — корректно ввести исходные данные и проверить результат перед выплатой.
Механизм одинаков для большинства релизов 1С:Бухгалтерии 8.3, но доступность отдельных функций зависит от настроек учётной политики и того, ведётся ли в базе полный расчёт зарплаты. В базовых версиях и при упрощённом учёте часть операций придётся выполнять вручную или через начисление зарплаты.
Ниже разобраны подготовка программы, пошаговое создание документа, проверка расчёта, отражение в учёте, особенности электронных больничных и типичные ошибки, которые приводят к искажению выплат и отчётности.
Подготовка программы: что проверить до начисления
Перед созданием больничного убедитесь, что в базе включён расчёт заработной платы. Откройте раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты» и проверьте, что выбран вариант учёта зарплаты и кадров в этой программе, а не во внешней. Если зарплата ведётся в 1С:ЗУП, больничный оформляется там, а в бухгалтерию переносятся только проводки синхронизацией.
Проверьте, что сотрудник принят на работу кадровым документом «Приём на работу» и у него заполнены данные для расчёта пособий: страховой стаж, сведения о заработке за расчётные годы, если средний заработок вводится вручную. Без этих данных программа рассчитает пособие исходя из МРОТ, что часто занижает выплату.
Также актуализируйте учётную политику организации: вид страховых взносов, наличие районного коэффициента, льготы. Районный коэффициент напрямую влияет на сравнение среднего заработка с МРОТ, и его отсутствие в настройках — частая причина занижения пособия.
Создание документа «Больничный лист»
Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» и нажмите «Создать» → «Больничный лист». Если организаций несколько, выберите нужную в шапке документа. Укажите месяц начисления — от него зависит, в каком расчётном периоде отразится пособие и НДФЛ.
Заполните поля документа: сотрудник, номер и дата листка нетрудоспособности, период болезни, причина нетрудоспособности (заболевание, травма, уход за ребёнком и т.д.). Причина влияет на порядок оплаты: например, при уходе за больным ребёнком действуют ограничения по количеству оплачиваемых дней, а пособие полностью идёт за счёт ФСС.
Поле «Процент оплаты» программа подставляет по страховому стажу: менее 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, 8 лет и более — 100%. Если стаж в карточке сотрудника не заполнен, программа применит минимальный процент, поэтому проверьте это значение вручную по трудовой книжке или сведениям о трудовой деятельности.
- 1Откройте «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Больничный лист»
- 2Укажите организацию, месяц начисления и сотрудника
- 3Введите номер, дату и период листка нетрудоспособности, выберите причину
- 4Проверьте процент оплаты и средний заработок на закладке «Начислено»
- 5Проведите документ и сверьте проводки и сумму НДФЛ
Проверка расчёта среднего заработка и суммы пособия
На закладке «Начислено» (или по кнопке с суммой среднего заработка) откройте детализацию расчёта. Программа покажет заработок за два предшествующих календарных года, количество учитываемых дней и среднедневной заработок. Если сотрудник работает в организации недавно, добавьте справки о заработке с предыдущих мест работы через кнопку редактирования данных расчёта.
Сравните рассчитанный среднедневной заработок с минимальным, исчисленным из МРОТ. По закону пособие за полный календарный месяц не может быть ниже МРОТ с учётом районного коэффициента. Программа делает это сравнение автоматически, но только если МРОТ в базе актуален — для этого должны быть установлены свежие обновления конфигурации.
Итоговая сумма делится на две части: первые три дня болезни оплачивает работодатель, остальные дни — ФСС (СФР). В документе это видно отдельными строками. Исключение — пособия, полностью финансируемые фондом, например по уходу за больным членом семьи или при карантине.
Как проверить результат
Соответствует справкам о доходах и не ниже расчёта из МРОТ
Программа взяла МРОТ при наличии реального заработка — не введены данные за расчётные годы
3 дня за счёт работодателя, остальное — за счёт ФСС
Вся сумма на работодателе или на ФСС при обычном заболевании
Удержан со всей суммы пособия
Налог не рассчитан или рассчитан частично
Проводки, НДФЛ и страховые взносы
После проведения документа посмотрите проводки через кнопку «Дт/Кт». Типовая картина: пособие за счёт работодателя относится на счёт затрат (20, 25, 26, 44 — по настройкам зарплаты) в корреспонденции со счётом 70, пособие за счёт ФСС — на счёт 69.01. НДФЛ удерживается проводкой Дт 70 Кт 68.01 со всей суммы пособия, включая часть фонда.
Страховые взносы на пособие по временной нетрудоспособности не начисляются. Если в отчёте по взносам сумма больничного попала в облагаемую базу, значит, вид начисления настроен неверно или пособие введено не штатным документом, а произвольным начислением.
Дата фактического получения дохода по больничному для целей НДФЛ — день выплаты. Поэтому пособие попадёт в расчёт 6-НДФЛ того периода, в котором его перечислили сотруднику, даже если начислили раньше. Учитывайте это при сверке отчётности.
Электронные больничные и прямые выплаты
Большинство листков нетрудоспособности оформляется в электронном виде (ЭЛН). В 1С:Бухгалтерии можно загрузить такой больничный напрямую из ФСС/СФР через сервис 1С-Отчётность или встроенный обмен: в документе укажите номер ЭЛН и СНИЛС сотрудника, программа подтянет период, причину и другие данные автоматически.
При прямых выплатах работодатель оплачивает только первые три дня, а остальное сотрудник получает напрямую из фонда. Для этого из программы нужно отправить в фонд реестр сведений или ответ на запрос СФР. Проверьте, что в карточке сотрудника заполнены банковские реквизиты или данные для выплаты — без них фонд не сможет перечислить пособие.
Если обмен с фондом не настроен, документ заполняется вручную по бумажной распечатке ЭЛН, которую приносит сотрудник. Это допустимо, но повышает риск ошибки в периоде и номере листка — сверяйте данные посимвольно.
Особые ситуации и ограничения
Больничный совмещён с отпуском или командировкой
Если период нетрудоспособности попадает на отпуск, введите больничный после документа отпуска — программа предложит продлить или перенести отпуск при соответствующих настройках. В 1С:Бухгалтерии автоматика ограничена: часто приходится вручную корректировать документ «Отпуск» и пересчитывать отпускные.
Нарушение режима и стаж менее 6 месяцев
При отметке о нарушении режима укажите дату нарушения в документе — с этого дня пособие ограничивается МРОТ. Если страховой стаж сотрудника меньше шести месяцев, пособие за полный месяц также не превышает МРОТ; программа применяет ограничение автоматически, но только при корректно заполненном стаже.
Больничный в межрасчётный период
Документ можно провести в любой день месяца, не дожидаясь итогового начисления зарплаты. Выплата оформляется ведомостью с видом операции «Больничные» или вместе с ближайшей выплатой зарплаты — закон требует перечислить пособие в ближайший после назначения день выплаты зарплаты.
Контроль после начисления
После проведения документа сформируйте расчётный листок сотрудника («Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок») и убедитесь, что больничный отражён отдельной строкой, НДФЛ удержан, а долг перед сотрудником увеличился на правильную сумму.
Сверьте обороты по счёту 69.01: сумма пособия за счёт фонда должна уменьшать задолженность по взносам на ВНиМ. При прямых выплатах эта сумма не возмещается, а просто не перечисляется — важно не задвоить расход при заполнении платёжных поручений.
Что важно запомнить
Больничный оформляется штатным документом «Больничный лист», программа сама считает средний заработок и делит пособие между работодателем и фондом. Ключ к правильному расчёту — заполненный стаж, введённые справки о заработке и актуальный МРОТ в базе. Перед выплатой всегда проверяйте детализацию расчёта, проводки и НДФЛ.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если в 1С:Бухгалтерии нет документа «Больничный лист»?
Проверьте настройки: «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты». Если выбран вариант учёта во внешней программе, больничный вводится в 1С:ЗУП. Если документа нет из-за ограничений версии, пособие придётся рассчитать вручную и отразить операцией, но это ухудшает качество отчётности.
Можно ли изменить больничный после выплаты?
Да, но корректно — через исправление документа или сторнирование с вводом нового расчёта. Прямое ручное изменение сумм в проведённом документе прошлого периода нарушит данные НДФЛ и отчётности. После исправления пересдайте уточнённый 6-НДФЛ, если период отчётности закрыт.
Облагается ли больничный страховыми взносами?
Нет, пособие по временной нетрудоспособности освобождено от страховых взносов полностью — и часть работодателя, и часть фонда. Облагается только НДФЛ. Если программа начислила взносы, пособие введено нештатным способом.
Как начислить больничный, если сотрудник работает по совместительству?
Для внутреннего совместительства расчёт ведётся по каждому месту работы с учётом суммарного заработка в пределах лимитов. Для внешнего совместителя пособие начисляется по каждому работодателю, если сотрудник работал у них в расчётных годах. В документе выберите именно то место работы, по которому оформляется листок.
Почему программа посчитала пособие из МРОТ, хотя зарплата высокая?
Чаще всего в базе нет данных о заработке за два расчётных года: сотрудник принят недавно, а справки с прошлых мест работы не введены. Откройте расчёт среднего заработка в документе и добавьте сведения из справок. Также проверьте, что начисления прошлых периодов введены в базу до месяца больничного.
Нужно ли отражать больничный в отчёте ЕФС-1?
Сам факт болезни в ЕФС-1 не отражается — это не кадровое событие. Но если больничный связан с отпуском по беременности и родам или отпуском по уходу за ребёнком, соответствующее событие подаётся в фонд. Данные для расчёта пособий передаются через реестры сведений при прямых выплатах.