Другое · 12 мин
Как начислить зарплату в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по начислению зарплаты в 1С:ЗУП: настройка, документы, НДФЛ и взносы, проверка расчёта, исправление ошибок и типичные проблемы.
Начисление зарплаты в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это регламентная операция, которая выполняется документом «Начисление зарплаты и взносов» один раз в месяц по каждой организации. Документ автоматически рассчитывает плановые начисления сотрудников, удерживает НДФЛ, начисляет страховые взносы и формирует данные для выплаты. Чтобы расчёт прошёл корректно, до него должны быть введены все кадровые документы, отклонения от графика и разовые начисления.
Ошибки в зарплате дорого обходятся: неверный НДФЛ приводит к проблемам с отчётностью 6-НДФЛ, а неправильные взносы — к доначислениям при проверке. Поэтому важно не просто «провести документ», а понимать последовательность: что должно быть введено до расчёта, как проверить результат и что делать, если суммы не сошлись.
Ниже — полный цикл начисления зарплаты в 1С:ЗУП: от подготовительных документов до контроля результата и исправления типичных ошибок. Инструкция актуальна для конфигурации 1С:ЗУП редакции 3.1, интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от релиза.
Подготовка: что должно быть введено до начисления
Документ «Начисление зарплаты и взносов» собирает данные из всей информационной базы за расчётный месяц. Если какие-то события не отражены, программа посчитает зарплату по неполным данным, и потом придётся делать перерасчёт. Поэтому первый шаг — проверить полноту ввода.
Убедитесь, что в базе оформлены: приёмы на работу и увольнения, кадровые переводы с изменением оплаты труда, отпуска, больничные, командировки, прогулы и другие отсутствия. Все эти события влияют на отработанное время и размер начислений. Особое внимание — больничным: если листок нетрудоспособности пришёл после расчёта, его вводят и затем делают перерасчёт.
Также до начисления вводят разовые документы: премии, материальную помощь, разовые начисления и удержания, данные для расчёта аванса (если аванс считается расчётом за первую половину месяца). Проверьте, что у всех сотрудников заполнены графики работы и нет незакрытых периодов в отражении отработанного времени.
Создание документа «Начисление зарплаты и взносов»
Основной документ находится в разделе «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов» (в некоторых настройках — «Зарплата» → «Все начисления»). Создайте новый документ, укажите организацию и месяц начисления. Поле «Дата» обычно ставится последним числом месяца — от него зависит дата получения дохода для НДФЛ по зарплате.
Нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберёт всех сотрудников, работавших в указанном месяце, рассчитает плановые начисления (оклад, надбавки, доплаты), учтёт отработанное время по графикам и отсутствия, рассчитает НДФЛ и страховые взносы. Если нужно начислить зарплату только по подразделению или конкретным сотрудникам, используйте кнопку «Подбор» или заполнение с отбором.
После заполнения не спешите проводить. Откройте нескольких сотрудников двойным щелчком — в форме расчёта видно, какие начисления вошли, сколько дней и часов учтено, какие применены вычеты. Это основной способ поймать ошибку до проведения.
- 1Введите все кадровые документы, отсутствия и разовые начисления за месяц
- 2Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов», укажите организацию и месяц
- 3Нажмите «Заполнить» и дождитесь автоматического расчёта
- 4Проверьте сотрудников выборочно: отработанное время, начисления, НДФЛ, взносы
- 5Проведите документ и сформируйте расчётные листки для контроля
- 6Создайте ведомости на выплату зарплаты
Как программа рассчитывает начисления и отработанное время
Расчёт оплаты по окладу в ЗУП строится на сравнении нормы времени по графику сотрудника и фактически отработанного времени. Если сотрудник отработал месяц полностью, начисляется полный оклад. При отсутствиях (отпуск, больничный, отпуск без сохранения) оплата уменьшается пропорционально отработанным дням или часам — в зависимости от настройки вида расчёта.
Отработанное время программа берёт из графиков работы сотрудников с учётом документов отклонений. Если в компании ведётся табель (документ «Табель» или данные об отработанном времени), приоритет могут иметь введённые вручную данные — это настраивается в параметрах учёта. Проверьте в настройках учётной политики зарплаты, какой способ учёта времени используется: по графикам с отклонениями или по табелю.
Разовые начисления (премии, доплаты) попадают в документ из соответствующих документов месяца. Если премия начислена отдельным документом «Премия», в «Начислении зарплаты» она отобразится отдельной строкой у сотрудника. Удалять или редактировать её прямо в документе начисления не нужно — править следует исходный документ.
Проверка НДФЛ и страховых взносов
На закладке «НДФЛ» документа отображается исчисленный налог по каждому сотруднику с разбивкой по видам дохода и вычетам. Проверьте, что применены стандартные вычеты на детей тем, кому они положены, и что налог посчитан с нарастающим итогом с начала года — ЗУП учитывает доходы и вычеты предыдущих месяцев автоматически.
На закладке «Взносы» видны начисленные страховые взносы по каждому сотруднику. Убедитесь, что применяется правильный тариф: для организаций на общем тарифе, льготных категорий (например, субъекты МСП с пониженными взносами) расчёт отличается. Тариф задаётся в учётной политике организации, и если он настроен неверно, ошибка повторится во всех месяцах.
Для сводной проверки используйте отчёты: «Расчётный листок» (по сотруднику), «Свод начисленной зарплаты», «Анализ НДФЛ», «Анализ взносов в фонды». Сверьте итоговые суммы начислений с прошлым месяцем — резкие отклонения без объяснимых причин (приёмы, увольнения, премии) — повод искать ошибку.
Как проверить результат
Совпадает с графиком за вычетом дней отпуска, больничного и других отсутствий
Полная норма времени при наличии отсутствий или нулевое время у работавшего сотрудника
Налог рассчитан с учётом вычетов, сумма соответствует ставке от облагаемого дохода
НДФЛ с копейками в минус, отсутствие вычетов у тех, кому они положены
Взносы начислены по всем сотрудникам, тариф соответствует учётной политике
По части сотрудников взносы нулевые или тариф отличается от ожидаемого
Сумма начислений близка к прошлым месяцам с учётом кадровых изменений
Резкий скачок или падение итога без объяснимых причин
Частые ошибки и как их исправить
Самая распространённая проблема — сотрудник не попал в документ начисления. Причины: приём на работу оформлен с ошибкой в дате, сотрудник не принят на работу документом вообще, либо у него не назначено плановое начисление. Проверьте карточку сотрудника: в ней должны быть кадровый документ и назначенная оплата труда.
Вторая типичная ситуация — неверное отработанное время. Обычно это следствие отсутствия графика работы у сотрудника, неправильно заполненного графика или не введённого документа отсутствия. Если отпуск оформили «на бумаге», но не внесли в программу, зарплата будет начислена за полный месяц, а НДФЛ и взносы завышены.
Если документ уже проведён, а ошибка обнаружена позже, не редактируйте прошлый документ вручную без необходимости. Для исправлений в ЗУП предусмотрены механизмы: перерасчёты (документ «Перерасчёт зарплаты» создаётся автоматически при изменении данных прошлых периодов), сторнирование (документ «Сторнирование начислений») и перерасчёт в текущем месяце. Прямая правка прошлых периодов ломает отчётность по НДФЛ и взносам.
Выплата зарплаты после начисления
После проведения начисления переходят к выплате. В разделе «Выплаты» создайте ведомость нужного типа: «Ведомость в банк» (для зарплатных проектов), «Ведомость на счета» (перечисление на карты по реквизитам), «Ведомость через кассу» или «Ведомость через раздатчика». Заполните ведомость — программа подставит суммы к выплате за вычетом НДФЛ и удержаний.
Дата ведомости определяет дату фактического получения дохода для удержания НДФЛ. Убедитесь, что в настройках указана правильная дата выплаты, — от неё зависят сроки перечисления налога и строки в отчёте 6-НДФЛ. После проведения ведомости сформируйте платёжные документы на перечисление НДФЛ.
Если сумма к выплате у сотрудника отличается от ожидаемой, проверьте удержания: исполнительные листы, займы, аванс. Аванс, выплаченный документом за первую половину месяца, автоматически зачитывается при окончательном расчёте и уменьшает сумму к выплате.
Перед массовым начислением удобно проверить расчёт на 2–3 сотрудниках с разными ситуациями: полный месяц, отпуск в середине месяца, увольнение. Если по ним всё сошлось с ручным прикидочным расчётом, вероятность системной ошибки мала — останутся только индивидуальные проверки.
Особые сценарии: аванс, перерасчёты, несколько организаций
Расчёт аванса
Аванс в ЗУП можно выплачивать двумя способами: фиксированной суммой или процентом (настраивается в учётной политике) либо расчётом за первую половину месяца документом «Начисление за первую половину месяца». Второй способ точнее: программа считает оплату за фактически отработанные дни с 1 по 15 число и удерживает НДФЛ при выплате.
Перерасчёты прошлых периодов
Если после расчёта месяца внесли забытый больничный или изменили оклад задним числом, программа автоматически создаёт записи в списке «Зарплата» → «Перерасчёты зарплаты». Их нужно обработать: доначисления и сторно попадут в документ начисления текущего месяца отдельными строками. Игнорировать перерасчёты нельзя — долги зависнут в учёте.
Несколько организаций в одной базе
В многофирменной базе начисление делается отдельным документом по каждой организации. Сотрудник, работающий в двух организациях, получит начисления в обоих документах, а НДФЛ будет рассчитан по каждому налоговому агенту отдельно. Следите, чтобы организация в документе соответствовала организации кадровых документов.
Что важно запомнить
Начисление зарплаты в 1С:ЗУП выполняется документом «Начисление зарплаты и взносов» после ввода всех кадровых событий и отсутствий за месяц. Заполнение автоматическое, но результат обязательно проверяют: отработанное время, НДФЛ с вычетами и взносы по правильному тарифу. Ошибки исправляют перерасчётами и сторнированием, а не ручной правкой прошлых документов.
Частые вопросы
Почему сотрудник не попал в документ начисления зарплаты?
Чаще всего причина в отсутствии кадрового документа приёма на работу, неверной дате приёма или отсутствии у сотрудника планового начисления. Откройте карточку сотрудника и проверьте, что приём проведён, дата попадает в расчётный месяц и назначена оплата труда. Также проверьте, не уволен ли сотрудник до начала месяца.
Что делать, если зарплата начислена, а потом пришёл больничный за этот месяц?
Введите документ «Больничный лист» с фактическими датами. Программа автоматически создаст перерасчёт: сторнирует оплату за дни болезни и начислит пособие. Перерасчёт попадёт в документ начисления следующего месяца. Если отчётность за период уже сдана и суммы изменились, потребуется уточнённый расчёт по взносам и 6-НДФЛ.
Можно ли изменить сумму прямо в документе «Начисление зарплаты и взносов»?
Технически программа позволяет редактировать строки, но делать это не рекомендуется: ручная правка разрывает связь с исходными данными, и при следующем перерасчёте суммы могут «откатиться». Правильный путь — изменить исходный документ (премию, кадровый перевод, отсутствие) и перезаполнить начисление.
Как начислить зарплату только по одному подразделению?
В документе «Начисление зарплаты и взносов» заполните поле «Подразделение» до нажатия кнопки «Заполнить» — тогда в документ попадут только сотрудники этого подразделения. Альтернатива — кнопка «Подбор», позволяющая добавить сотрудников вручную по списку.
Почему НДФЛ у сотрудника посчитался без вычета на детей?
Проверьте, введено ли заявление на вычеты (раздел «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты НДФЛ») и не превысил ли доход сотрудника с начала года лимит, после которого вычет перестаёт применяться. Также убедитесь, что в заявлении верно указаны дети и период действия вычета.
Нужно ли начислять зарплату, если все сотрудники были в отпуске весь месяц?
Да, документ всё равно создают и проводят, даже если по итогам месяца начислений нет или они минимальны. Это нужно для корректного расчёта НДФЛ с отпускных, учёта перерасчётов и формирования полной отчётности за период. Пустой месяц без документа может вызвать расхождения при сверке.