Другое · 10 мин
Как начислить зарплату в 1С ЗУП пошагово
Пошаговая инструкция по начислению зарплаты в 1С ЗУП: приём сотрудников, начисления, удержания, расчёт НДФЛ и взносов, ведомости и проверка результатов.
Начисление заработной платы в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это цепочка связанных операций: кадровые документы задают условия оплаты труда, плановые начисления формируют базу расчёта, а итоговый документ «Начисление зарплаты и взносов» собирает всё воедино и рассчитывает НДФЛ со страховыми взносами. Если хотя бы одно звено пропущено, программа либо не рассчитает сотрудника вообще, либо выдаст неверную сумму.
Материал рассчитан на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 8 (ред. 3.1) без существенных доработок. Названия меню в вашей базе могут немного отличаться в зависимости от настроек функциональности, но логика расчёта сохраняется во всех актуальных релизах.
Перед первым расчётом убедитесь, что в программе заполнены учётная политика организации, графики работы сотрудников и справочники начислений. Без этих данных пошаговое начисление превратится в исправление ошибок задним числом.
Подготовительные настройки перед первым расчётом
Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» и проверьте, что заполнены основные данные: ИНН, система налогообложения, реквизиты для отчётности. Затем перейдите в «Настройка» → «Расчёт зарплаты» и убедитесь, что включены нужные виды начислений и удержаний — например, оплата по окладу, премии, районный коэффициент.
Графики работы настраиваются в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Для стандартной пятидневки обычно достаточно предопределённого графика, но если у сотрудников сменный режим или сокращённая неделя, график нужно создать и заполнить вручную. От графика зависит норма времени, а значит — и сумма оклада при неполном отработанном месяце.
Проверьте производственный календарь: раздел «Настройка» → «Производственные календари». Он должен быть заполнен и актуален, иначе норма рабочих дней посчитается неправильно и суммы «поплывут» у всех сотрудников сразу.
Кадровые документы: приём и назначение оплаты
Расчёт зарплаты начинается не с документа начисления, а с кадрового учёта. Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» и создайте документ приёма. Укажите сотрудника, подразделение, должность, дату приёма и график работы.
На вкладке «Оплата труда» назначьте плановые начисления: чаще всего это «Оплата по окладу» с указанием размера. Сюда же добавляют постоянные надбавки, ежемесячные премии фиксированной суммой и районный коэффициент, если он применяется. Именно плановые начисления программа будет автоматически подтягивать при расчёте каждый месяц.
Типичная ошибка — принять сотрудника, но не заполнить вкладку «Оплата труда» или указать оклад нулём. В этом случае при расчёте сотрудник появится в документе с нулевой суммой, и бухгалтер потратит время на поиск причины.
Учёт отработанного времени и отсутствий
По умолчанию ЗУП считает, что сотрудник отработал весь месяц по своему графику. Любые отклонения — отпуск, больничный, командировка, отгул — должны быть введены отдельными документами до итогового начисления. Их находят в разделе «Зарплата» или «Кадры»: «Отпуска», «Больничные листы», «Командировки», «Отсутствия».
Если отсутствие введено после документа «Начисление зарплаты и взносов», программа предложит перерассчитать сотрудника — в документе появится соответствующее сообщение. Игнорировать его нельзя: сумма останется рассчитанной за полный месяц, и возникнет переплата.
Документ «Начисление зарплаты и взносов»
Это центральный документ месячного расчёта. Откройте раздел «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов» и создайте новый документ. Укажите месяц начисления, организацию и, если расчёт ведётся по подразделениям, нужное подразделение.
Нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберёт всех сотрудников, у которых есть действующие плановые начисления, рассчитает оклад по отработанному времени, добавит разовые начисления из других документов, рассчитает НДФЛ и страховые взносы. Если нужно рассчитать одного сотрудника, используйте кнопку «Добавить» или «Подбор».
Документ содержит несколько вкладок: «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы», «Займы». Каждую можно проверить отдельно, кликнув по строке сотрудника. Сумму любого начисления можно посмотреть в разрезе — как применён график, какое отработано время, какой процент или формула использованы.
- 1Проверьте производственный календарь и графики работы
- 2Оформите приёмы, переводы и увольнения месяца
- 3Введите все отсутствия: отпуска, больничные, командировки
- 4Введите разовые начисления и удержания (премии, алименты)
- 5Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» и нажмите «Заполнить»
- 6Проверьте вкладки «Начисления», «НДФЛ», «Взносы» по сотрудникам
- 7Проведите документ и сформируйте расчётные листки
- 8Создайте ведомости на выплату и проведите выплату
Разовые начисления и удержания
Не всё входит в итоговый документ автоматически. Премии по приказу вводятся документом «Премия» (раздел «Зарплата» → «Премии»), материальная помощь — документом «Материальная помощь», разовые начисления — одноимённым документом. Все они подтянутся в «Начисление зарплаты и взносов» при заполнении, если относятся к тому же месяцу.
Удержания по исполнительным листам (алименты и аналогичные) оформляются документом «Исполнительный лист» в разделе «Зарплата» → «Удержания» → «Алименты и другие постоянные удержания». После этого программа будет рассчитывать удержание автоматически каждый месяц с учётом ограничения процента удержания.
Если нужно удержать что-то единоразово (например, за товарный ущерб по соглашению), используйте «Разовое удержание». Помните, что общий размер удержаний из зарплаты ограничен трудовым законодательством, и программа отслеживает эти лимиты, но только при корректно настроенных видах удержаний.
Проверка НДФЛ и страховых взносов
На вкладке «НДФЛ» проверьте, что применены положенные вычеты: стандартные на детей вводятся заявлением в карточке сотрудника (раздел «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты НДФЛ»). Если вычет не применился, чаще всего заявление не введено или введено поздней датой.
Страховые взносы рассчитываются на отдельной вкладке по тарифам, заданным в учётной политике организации. Если сотруднику начислены суммы, а взносы равны нулю — проверьте, не исчерпана ли предельная база и не настроен ли вид начисления как необлагаемый. Нулевые взносы без видимой причины — сигнал проверить настройки до проведения документа.
Как проверить результат
Сумма = оклад / норма дней × отработанные дни
Оклад начислен полностью при наличии отсутствий
Применены вычеты, налог рассчитан нарастающим итогом
Вычеты отсутствуют, сумма налога заметно выше обычной
Взносы рассчитаны по действующему тарифу организации
Взносы равны нулю без оснований
Совпадает с расчётным листком и ведомостью
В ведомости сумма отличается от начисленной за минусом НДФЛ
Выплата зарплаты: ведомости
После проведения начисления создайте ведомость на выплату: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (для зарплатного проекта или перечисления на карты), «Ведомости в кассу» или «Ведомости через раздатчика». Укажите дату выплаты и месяц, нажмите «Заполнить» — программа подставит суммы к выплате за вычетом НДФЛ и удержаний.
Дата ведомости важна: именно она определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ и срок его перечисления. Не ставьте дату «на всякий случай» — она должна совпадать с реальной датой выплаты.
Для аванса используется отдельный документ «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата»), после которого также формируется ведомость. Аванс по отработанному времени корректнее фиксированной суммы: он автоматически учитывает отсутствия в первой половине месяца.
Отчёты для контроля и частые проблемы
После расчёта сформируйте «Расчётные листки» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате») и свод начислений. Расчётный листок показывает состав начислений, удержаний и долгов на начало и конец месяца — это основной документ для ответа на вопросы сотрудников.
Для анализа НДФЛ используйте отчёты «Регистр налогового учёта по НДФЛ» и «Анализ НДФЛ», для взносов — «Анализ взносов в фонды». Если данные в отчётах не сходятся с документом начисления, ищите непроведённые документы, ручные корректировки или документы, введённые задним числом.
Если сотрудник не попал в документ начисления, проверьте по порядку: оформлен ли приём на работу, не уволен ли он раньше начала месяца, назначены ли плановые начисления, совпадает ли организация в документе с организацией приёма.
Что важно запомнить
Зарплата в 1С ЗУП считается автоматически документом «Начисление зарплаты и взносов», но качество расчёта зависит от подготовки: кадровые документы, графики, отсутствия и разовые начисления должны быть введены заранее. Проверяйте НДФЛ, взносы и расчётные листки до выплаты, а дату ведомости ставьте равной реальной дате выплаты.
Частые вопросы
Что делать, если сотрудник не попал в документ начисления?
Проверьте, проведён ли документ приёма на работу, не наступила ли дата увольнения, назначены ли плановые начисления на вкладке «Оплата труда» и совпадает ли организация в документе начисления с организацией, куда принят сотрудник. Чаще всего причина — отсутствие планового начисления.
Как пересчитать зарплату, если больничный введён после расчёта?
Введите больничный лист обычным порядком. В документе «Начисление зарплаты и взносов» появится сообщение о необходимости перерасчёта — нажмите кнопку «Исправить» или создайте документ-исправление через механизм перерасчётов. Программа сторнирует лишние суммы и скорректирует НДФЛ и взносы.
Нужно ли отдельное начисление для аванса?
Да, для выплаты за первую половину месяца используется документ «Начисление за первую половину месяца». Альтернатива — выплата фиксированной суммой ведомостью без начисления, но тогда контроль отработанного времени ложится на расчётчика, и при отсутствиях возможна переплата.
Почему НДФЛ рассчитан с суммы, а вычеты не применились?
Наиболее частая причина — не введено заявление на вычеты (раздел «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты НДФЛ») или вычет прекращён из-за превышения лимита дохода. Также проверьте статус налогоплательщика в карточке сотрудника: для нерезидентов вычеты не применяются.
Можно ли начислить зарплату только части сотрудников?
Да. Создайте отдельный документ «Начисление зарплаты и взносов» по конкретному подразделению или добавьте сотрудников вручную кнопкой «Подбор». Это удобно, когда разные подразделения рассчитывают разные специалисты или нужен внеочередной расчёт отдельного работника.
Где посмотреть долг по зарплате перед сотрудником?
Используйте отчёт «Задолженность по зарплате» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате») или расчётный листок сотрудника — в нём видны долг на начало месяца, начислено, удержано, выплачено и долг на конец. Расхождение долга с ведомостями обычно означает непроведённые документы выплаты.