Как начислить зарплату в 1С:ЗУП и выплатить её сотрудникам

Начисление и выплата зарплаты — ключевая операция в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Корректный результат зависит от последовательности: сначала вводятся кадровые данные и отклонения (отпуска, больничные, отсутствия), затем выполняется начисление за месяц, после чего формируются ведомости на выплату и регистрируется удержанный НДФЛ.

Пропуск любого этапа приводит к ошибкам: неправильному расчёту среднего заработка, заниженному НДФЛ, расхождениям в отчётности. Поэтому важно понимать не только «куда нажать», но и что программа делает на каждом шаге.

Материал описывает работу в типовой конфигурации 1С:ЗУП (редакция 3.1). Названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от релиза, но общая логика сохраняется.

Подготовка: что должно быть настроено до начисления

Перед первым начислением зарплаты проверьте базовые настройки. В разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» должны быть заполнены учётная политика, система налогообложения и параметры расчёта взносов. В карточке организации указывается дата выплаты зарплаты и аванса — от неё зависит автоматическое определение даты получения дохода для НДФЛ.

Убедитесь, что сотрудники приняты на работу документами «Приём на работу» с указанием оклада или тарифной ставки, графика работы и подразделения. Без этих данных программа не сможет рассчитать начисления. Также проверьте графики работы сотрудников — они должны быть заполнены на расчётный месяц, иначе норма времени будет нулевой.

Если применяются районные коэффициенты, северные надбавки, премии или удержания (алименты, займы), они настраиваются заранее: в видах расчёта, шаблонах или документах сотрудника. Вносить их «после начисления» — типичный источник перерасчётов.

Ввод отклонений и разовых начислений за месяц

Все отклонения от графика регистрируются отдельными документами в разделе «Зарплата» или «Кадры». Отпуск оформляется документом «Отпуск», больничный — «Больничный лист», командировка — «Командировка», отсутствие без сохранения оплаты — «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск за свой счёт)». Эти документы сами рассчитывают средний заработок и вытесняют оплату по окладу за дни отсутствия.

Разовые премии вводятся документом «Премия», материальная помощь — «Материальная помощь», разовые начисления и удержания — документами «Разовое начисление» и «Разовое удержание». Постоянные удержания (алименты по исполнительным листам) оформляются документом «Исполнительный лист» в разделе «Зарплата» → «Удержания».

Практическое правило: все документы месяца должны быть проведены до запуска итогового начисления. Если по сотруднику есть непроведённый больничный, итоговое начисление посчитает его дни как отработанные по окладу.

Начисление зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов»

Основной документ находится в разделе «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов». Создайте новый документ, укажите месяц начисления и организацию (при необходимости — подразделение), затем нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически подберёт всех сотрудников, рассчитает оплату по окладу пропорционально отработанному времени, учтёт отклонения, премии, удержания и вычеты по НДФЛ.

На закладке «Начисления» видны все рассчитанные суммы по каждому сотруднику. Закладка «Удержания» показывает НДФЛ и прочие удержания, закладка «Взносы» — страховые взносы по видам. По двойному щелчку на строке сотрудника открывается детализация расчёта — используйте её, чтобы проверить спорные суммы.

Если в месяце был аванс, он удерживается автоматически при выплате, а не в начислении: документ «Начисление за первую половину месяца» формирует аванс, и при окончательной выплате программа вычтет его из суммы к выдаче.

1. 1
   Введите и проведите все отклонения: отпуска, больничные, командировки, прогулы
2. 2
   Введите разовые премии, матпомощь, исполнительные листы
3. 3
   Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов», укажите месяц и нажмите «Заполнить»
4. 4
   Проверьте начисления, НДФЛ и взносы по сотрудникам через детализацию
5. 5
   Проведите документ и сформируйте расчётные листки для контроля
6. 6
   Создайте ведомость на выплату и зарегистрируйте выплату

Проверка расчёта перед выплатой

Не переходите к выплате, не проверив результат. Основной контрольный отчёт — «Расчётные листки» (раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки»). В нём видно: начислено, удержано, долг на начало и конец месяца, сумма к выплате. Сверьте итог с ожиданиями и с данными прошлых месяцев — резкие колебания без причины указывают на ошибку ввода.

Дополнительно используйте «Свод начисленной зарплаты» и «Анализ НДФЛ» — они показывают соответствие налоговой базы и начислений. Если по сотруднику НДФЛ равен нулю при ненулевом доходе, проверьте вычеты и статус налогового резидента в карточке сотрудника.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Сумма к выплате в расчётном листке

Норма

Начислено минус НДФЛ, удержания и аванс; значение положительное или нулевое

Тревожный признак

Отрицательная сумма или долг за организацией без объяснимой причины

НДФЛ по сотруднику

Норма

Примерно 13% (или актуальная ставка) от облагаемой базы за вычетом вычетов

Тревожный признак

Нулевой НДФЛ при доходе или явно завышенная сумма

Отработанное время

Норма

Совпадает с табелем и графиком с учётом отклонений

Тревожный признак

Полная норма дней у сотрудника, который был в отпуске или на больничном

Страховые взносы

Норма

Рассчитаны со всей базы начислений, нет сотрудников с нулевыми взносами при начислениях

Тревожный признак

Взносы отсутствуют по части сотрудников или видов начислений

Выплата зарплаты: ведомости и регистрация НДФЛ

Выплата оформляется ведомостями в разделе «Выплаты». Тип ведомости зависит от способа выплаты: «Ведомость в банк» — для зарплатного проекта, «Ведомость на счета» — для перечисления на произвольные счета сотрудников, «Ведомость в кассу» — для выдачи наличными, «Ведомость через раздатчика» — для выплаты через доверенных лиц.

Создайте ведомость, укажите месяц и дату выплаты, затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников с положительной суммой к выплате. Дата выплаты критична: именно она определяет дату удержания НДФЛ и период, в котором налог попадёт в отчётность. Проведите ведомость — при этом автоматически регистрируется удержанный НДФЛ и факт выплаты.

Для зарплатного проекта после ведомости формируется выгрузка в банк через «Обмен с банками (зарплата)». После подтверждения банка исполнения реестра внесите подтверждение в программу, чтобы закрыть задолженность корректно.

Способы выплаты зарплаты

Ведомость в банк (зарплатный проект)

Подходит при действующем договоре с банком; требует заполненных лицевых счетов и выгрузки реестра

Ведомость на счета

Для перечисления на произвольные карты сотрудников; счёт указывается в карточке сотрудника

Ведомость в кассу

Для наличной выплаты; требует последующего оформления расходного кассового ордера в учёте

Ведомость через раздатчика

Когда деньги выдаёт материально ответственное лицо; редкий сценарий, в основном для обособленных подразделений

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — начисление зарплаты до ввода больничных и отпусков. Программа не запрещает это, но результат будет неверным, а исправление потребует сторнирования и перерасчёта. Второе место занимает неверная дата выплаты в ведомости: НДФЛ попадает не в тот период, и отчётность 6-НДФЛ расходится с фактом.

Также распространены: незаполненный график работы (нулевая норма времени и странные суммы), дублирование сотрудников в справочнике (двойное начисление), ручное редактирование сумм в ведомости без корректировки начисления (расхождение долга). Любые ручные правки — последний инструмент, сначала ищите причину в исходных данных.

Частые вопросы

Как пересчитать зарплату, если после начисления появился больничный?

Введите документ «Больничный лист» тем же месяцем (или следующим, если листок принесён позже). Программа предложит перерасчёт: либо откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» и перезаполните сотрудника, либо используйте документ «Перерасчёты» из раздела «Зарплата». Если зарплата уже выплачена, разница отразится как долг или переплата в следующем расчёте.

Как выплатить зарплату только части сотрудников?

В ведомости укажите подразделение перед заполнением — подберутся только его сотрудники. Либо после заполнения удалите лишние строки вручную, либо используйте кнопку «Подбор» и добавьте нужных сотрудников по одному.

Почему сумма к выплате не совпадает с «начислено минус НДФЛ»?

Из суммы дополнительно вычитаются: выплаченный ранее аванс, удержания по исполнительным листам, займы, профсоюзные взносы и долг за сотрудником. Полную картину показывает расчётный листок — сверяйте по нему, а не по одному документу начисления.

Как выплатить аванс в первой половине месяца?

Создайте документ «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата»), заполните его — программа рассчитает аванс пропорционально отработанному времени. Затем создайте ведомость с видом выплаты «Аванс» и проведите её. При окончательном расчёте аванс будет учтён автоматически.

Что делать, если ведомость проведена с ошибочной датой выплаты?

Если выплата ещё не состоялась, распроведите ведомость, исправьте дату и проведите снова. Если выплата фактически прошла в другой день, отмените проведение и оформите ведомость корректной фактической датой — от этого зависит период удержания НДФЛ. После исправления проверьте отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения дохода».

Можно ли начислить зарплату за прошлый месяц, если он «закрыт»?

Да, но сначала снимите дату запрета изменения данных (раздел «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание»), если она установлена. Учтите, что перерасчёт прошлого периода изменит НДФЛ и взносы, что может потребовать уточнённой отчётности. Работайте с закрытыми периодами только после резервного копирования базы.