Другое · 9 мин
Как начислить зарплату в 1С:Управление нашей фирмой
Пошаговая инструкция по начислению зарплаты в 1С:УНФ: настройка видов начислений, документ «Начисление зарплаты и взносов», расчёт НДФЛ, выплата и типичные ошибки.
В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) расчёт заработной платы ведётся через документ «Начисление зарплаты и взносов», который автоматически считает оклад, премии, НДФЛ и страховые взносы по данным сотрудников. Чтобы документ работал корректно, предварительно нужно принять сотрудников на работу, настроить виды начислений и проверить учётную политику. Без этой подготовки программа посчитает зарплату с ошибками или не подтянет сотрудников в табличную часть.
Механизм расчёта в УНФ проще, чем в 1С:ЗУП, и рассчитан на небольшие компании: здесь нет сложных графиков и массовых кадровых документов, но есть всё необходимое для ежемесячного начисления, удержания НДФЛ и расчёта взносов. Типовой цикл выглядит так: приём сотрудника → начисление зарплаты → выплата → сдача отчётности. Ниже разобран каждый шаг с конкретными действиями в интерфейсе.
Инструкция актуальна для типовой УНФ с включённой подсистемой «Зарплата и кадры». Если раздел в меню отсутствует, проверьте настройки функциональности: раздел «Компания» → «Ещё больше возможностей» → включите опции по зарплате и персоналу.
Подготовка: что настроить до первого начисления
Прежде чем создавать документ начисления, убедитесь, что сотрудники приняты на работу. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Приёмы на работу» и создайте документ для каждого работника: укажите сотрудника, подразделение, должность, дату приёма и размер оплаты (оклад или тарифную ставку). Без документа приёма сотрудник не попадёт в расчёт.
Далее проверьте справочник «Виды начислений и удержаний» (раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки и справочники»). В типовой поставке уже есть предопределённые виды: «Оплата по окладу», «Премия», «Отпускные», «Больничный». Убедитесь, что у нужных начислений корректно заполнены настройки налогообложения: облагается ли начисление НДФЛ и взносами.
Также проверьте учётную запись организации: раздел «Компания» → «Реквизиты организации» → вкладка с настройками зарплаты и налогов. Там указываются тариф страховых взносов и применяемые льготы. Ошибка в этих параметрах приведёт к неверному расчёту взносов по всем сотрудникам сразу.
Создание документа «Начисление зарплаты и взносов»
Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Начисления зарплаты и взносов» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию (если их несколько), месяц начисления и дату документа. Месяц начисления определяет период, за который считается зарплата, и период, в котором отразится НДФЛ.
Нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по всем сотрудникам». Программа подберёт всех принятых сотрудников, рассчитает оклад пропорционально отработанным дням (по производственному календарю и кадровым данным), начислит НДФЛ с учётом вычетов и страховые взносы. Результат отобразится в табличных частях: «Начисления», «Удержания», «Взносы».
Если заполнение нужно по части сотрудников, используйте кнопку «Добавить» и выберите работников вручную — суммы подтянутся автоматически. После проверки нажмите «Провести и закрыть». Документ формирует движения по регистрам расчётов с персоналом, НДФЛ и взносов.
- 1Проверьте, что все сотрудники приняты на работу и у них указан оклад
- 2Откройте «Зарплата и кадры» → «Начисления зарплаты и взносов» → «Создать»
- 3Укажите организацию и месяц начисления
- 4Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по всем сотрудникам»
- 5Проверьте суммы на вкладках «Начисления», «Удержания», «Взносы»
- 6Проведите документ и сверьте итоги с ожидаемыми суммами
Дополнительные начисления: премии, отпускные, больничные
Премия
Разовую премию начисляют тем же документом «Начисление зарплаты и взносов»: добавьте сотрудника, в табличной части «Начисления» добавьте строку с видом начисления «Премия» и укажите сумму. НДФЛ и взносы пересчитаются автоматически с учётом премии. Убедитесь, что у вида начисления «Премия» в справочнике стоит признак обложения НДФЛ и взносами.
Отпускные и больничные
Для отпуска создайте документ «Отпуск» (раздел «Зарплата и кадры»): укажите сотрудника и период отпуска, программа рассчитает средний заработок и сумму отпускных. Больничный оформляется документом «Больничный лист» — сумму пособия можно ввести вручную по данным расчёта ФСС/СФР. Оба документа участвуют в итоговом расчёте месяца: дни отпуска или болезни уменьшат окладную часть пропорционально.
Важно, чтобы периоды отсутствий были оформлены до заполнения документа начисления зарплаты — тогда программа корректно уменьшит отработанное время. Если отпуск оформили после начисления, пересчитайте документ: откройте его и снова нажмите «Заполнить».
Расчёт НДФЛ и страховых взносов
НДФЛ рассчитывается автоматически на вкладке «Удержания» документа. Программа применяет ставку 13% (или повышенную при превышении порога), учитывает стандартные вычеты на детей, если они введены в карточке сотрудника. Чтобы добавить вычет, откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Налог на доходы» → «Стандартные вычеты».
Страховые взносы отображаются на отдельной вкладке «Взносы» и считаются по тарифу, указанному в настройках организации. Для малого бизнеса могут применяться пониженные тарифы — проверьте, что в карточке организации выбран правильный вид тарифа, иначе взносы посчитаются по общему.
Если сумма НДФЛ или взносов выглядит неверно, не редактируйте её вручную без необходимости: ручная правка отключает автоматический пересчёт строки. Сначала проверьте вычеты, тарифы и базу начислений — чаще всего причина именно в них.
Как проверить результат
Соответствует окладу из приёма на работу с учётом отработанных дней
Оклад нулевой или за полный месяц при отсутствиях — проверьте приём и отпуска
Около 13% от начислений с учётом вычетов
НДФЛ нулевой или завышенный — проверьте вычеты и налогообложение видов начислений
Соответствуют тарифу организации от базы начислений
Взносы не считаются — проверьте вид тарифа в карточке организации
Выплата зарплаты
После начисления зарплату нужно выплатить. В УНФ для этого используются документы «Расход из кассы» (выплата наличными) или «Расход со счёта» (перечисление на карту). В обоих документах выберите вид операции «Зарплата сотруднику» или «Зарплата по ведомости», укажите сотрудника или ведомость и месяц — программа подставит сумму к выплате за минусом НДФЛ.
Для выплаты по ведомости сначала создайте документ «Ведомость на выплату зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры»): заполните его по кнопке «Заполнить» — подтянутся все сотрудники с задолженностью за выбранный месяц. Затем на основании ведомости создайте расход со счёта или из кассы одним документом на всю сумму.
Удержание НДФЛ при выплате регистрируется автоматически: дата выплаты становится датой удержания налога, что важно для отчётности 6-НДФЛ. Перечисление НДФЛ в бюджет оформляется отдельным документом «Расход со счёта» с видом операции «Налоги».
Проверка результатов и отчёты
После проведения документов сверьте итоги через отчёты раздела «Зарплата и кадры»: «Расчётный листок» покажет детализацию по каждому сотруднику (начислено, удержано, к выплате), а «Свод начислений и удержаний» — общую картину по организации за месяц. Эти два отчёта достаточны для ежемесячного контроля.
Для проверки расчётов с бюджетом используйте отчёты по НДФЛ и страховым взносам в разделе «Отчёты». Сверьте базу взносов с суммой начислений: расхождения обычно означают, что какой-то вид начисления настроен с неверным признаком обложения.
Если обнаружили ошибку после выплаты, не удаляйте проведённые документы начисления за закрытый период — корректнее создать сторнирующий или корректирующий документ текущей датой, чтобы не нарушить уже сданную отчётность.
Перед первым «боевым» начислением сделайте тестовый расчёт на одном сотруднике в копии базы или в конце месяца с последующей отменой проведения. Так вы проверите оклады, вычеты и тарифы без риска испортить реальные данные.
Частые вопросы
Почему сотрудник не заполняется в документе начисления?
Чаще всего сотрудник не принят на работу документом «Приём на работу» или дата приёма позже месяца начисления. Откройте список приёмов, проверьте дату и организацию в документе — она должна совпадать с организацией в начислении зарплаты.
Можно ли начислить зарплату за неполный месяц?
Да. Если сотрудник принят или уволен в середине месяца, программа автоматически рассчитает оклад пропорционально отработанным дням по производственному календарю. Дополнительно ничего настраивать не нужно — достаточно корректных дат в кадровых документах.
Как начислить аванс в УНФ?
В типовой УНФ аванс обычно оформляется только выплатой: создайте «Расход со счёта» или «Расход из кассы» с видом операции «Зарплата сотруднику» на фиксированную сумму аванса. Отдельного расчёта аванса документом начисления не требуется — окончательный расчёт делается за весь месяц.
Что делать, если НДФЛ посчитался неверно?
Проверьте три вещи: стандартные вычеты в карточке сотрудника, налогообложение видов начислений в справочнике и доход с начала года (ставка может меняться при превышении порога). Исправьте источник ошибки и перезаполните документ — не правьте сумму вручную.
Нужно ли каждый месяц настраивать виды начислений заново?
Нет. Виды начислений настраиваются один раз и используются во всех последующих документах. Перенастройка нужна только при появлении новых типов выплат или изменении правил налогообложения.
Как исправить ошибку в уже проведённом начислении?
Если выплата ещё не прошла, откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Если зарплата уже выплачена и отчётность сдана, создайте корректировку текущим периодом, а не редактируйте старый документ — иначе нарушите данные прошлых отчётов.