Как начислить зарплату и налоги в 1С:ЗУП

Начисление заработной платы в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) выполняется документом «Начисление зарплаты и взносов», который автоматически рассчитывает оклад, надбавки, НДФЛ и страховые взносы. Однако корректный результат возможен только при правильно заполненных кадровых данных, настроенных начислениях и актуальных налоговых параметрах. Если сотрудник принят с ошибкой в дате или у него не назначено плановое начисление, расчёт будет неполным или нулевым.

Типовая схема расчёта выглядит так: кадровые документы (приём, переводы, отпуска, больничные) → ввод разовых начислений и удержаний → документ «Начисление зарплаты и взносов» → проверка расчётных листков и свода → формирование ведомостей на выплату → отражение в учёте и сдача отчётности. Нарушение последовательности — самая частая причина расхождений.

Ниже разобран каждый этап с указанием конкретных разделов программы, условий и способов проверки. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП редакции 3.1; в доработанных конфигурациях названия документов могут отличаться.

Подготовка: что должно быть настроено до первого расчёта

До начисления зарплаты проверьте базовые настройки. В разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» должны быть заполнены ИНН, КПП, регистрация в налоговом органе и данные для взносов. В разделе «Настройка» → «Расчёт зарплаты» задаются параметры: дата выплаты зарплаты, применяемые тарифы взносов, признаки районного коэффициента и северных надбавок.

Учётная политика по зарплате настраивается в карточке организации на вкладке «Учётная политика и другие настройки». Здесь указывается дата выплаты зарплаты и аванса — от этой даты зависит расчётный период удержания НДФЛ и формирование проводок. Ошибка в дате выплаты приводит к неверному отражению НДФЛ в отчётности 6-НДФЛ.

Также проверьте справочник «Начисления» (раздел «Настройка» → «Начисления»): у каждого вида расчёта должны быть заданы формула, порядок обложения НДФЛ и взносами. Типовые начисления (оплата по окладу, премии) уже преднастроены, но при создании собственных видов расчёта код дохода для НДФЛ и вид дохода для взносов нужно указать вручную — от этого зависит правильность налогов.

Ввод кадровых данных и отсутствий перед расчётом

Документ «Начисление зарплаты и взносов» берёт данные из учётной системы: графики работы, отработанное время, отсутствия. Поэтому до расчёта необходимо ввести все кадровые события за месяц: приёмы, увольнения, кадровые переводы, отпуска, больничные, командировки, прогулы.

Отпуска и больничные вводятся отдельными документами из раздела «Зарплата» (или «Кадры» → «Отсутствия»). Эти документы сами рассчитывают средний заработок и пособия. Если больничный введён после начисления зарплаты, при пересчёте месяца программа сторнирует лишние дни по окладу — но только при перезаполнении документа расчёта.

Разовые премии, материальная помощь, разовые удержания (например, по исполнительным листкам) вводятся документами «Премия», «Материальная помощь», «Исполнительный лист» до формирования итогового начисления. Исполнительные листы регистрируются заранее, чтобы удержание алиментов рассчиталось автоматически при начислении зарплаты.

Начисление зарплаты: документ «Начисление зарплаты и взносов»

Основной документ находится в разделе «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов». Создайте новый документ, укажите организацию, месяц начисления и подразделение (если расчёт ведётся по подразделениям). Кнопка «Заполнить» подберёт всех сотрудников, работавших в указанном месяце, и рассчитает начисления, удержания, НДФЛ и взносы одновременно.

На вкладке «Начисления» отображаются оклад, надбавки, премии и отработанное время. На вкладке «Удержания» — исполнительные листы, займы, профсоюзные взносы. Вкладки «НДФЛ» и «Взносы» показывают рассчитанные налоги по каждому сотруднику с детализацией по кодам доходов и видам взносов.

Если нужно начислить зарплату только части сотрудников, используйте кнопку «Подбор» или заполнение по списку. Для перерасчёта отдельного сотрудника после исправления данных выделите строку и нажмите «Подробнее» → «Пересчитать сотрудника» — при этом данные остальных не изменятся.

1. 1
   Введите все кадровые документы, отпуска, больничные и разовые начисления за месяц
2. 2
   Откройте «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов», создайте документ на нужный месяц
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и дождитесь автоматического расчёта
4. 4
   Проверьте вкладки «Начисления», «НДФЛ», «Взносы» по контрольным сотрудникам
5. 5
   Проведите документ и сформируйте расчётные листки для сверки

Как программа считает НДФЛ

НДФЛ рассчитывается нарастающим итогом с начала года по каждому сотруднику. Программа применяет ставки в соответствии с действующей прогрессивной шкалой, учитывает налоговые вычеты (стандартные на детей, имущественные, социальные) и ранее удержанный налог. Вычеты на детей назначаются документом «Заявление на вычеты НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»).

Дата получения дохода для зарплаты определяется как последний день месяца начисления, а удержание налога происходит при выплате — в момент проведения ведомости. Это важно для отчёта 6-НДФЛ: если ведомость проведена другой датой, чем планировалось, налог попадёт не в тот отчётный период.

Типовые проблемы с НДФЛ: излишне удержанный налог из-за дубля сотрудника в справочнике (два элемента на одного человека дробят вычеты и нарастающий итог), неприменённые вычеты из-за отсутствия заявления, отрицательный НДФЛ при перерасчёте прошлых периодов. Проверить расчёт можно отчётом «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» (раздел «Налоги и взносы» → «Отчёты по налогам и взносам»).

Расчёт страховых взносов

Страховые взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование рассчитываются на той же вкладке «Взносы» документа начисления. Программа применяет тариф, заданный в учётной политике организации (общий, пониженный для малого бизнеса, для IT-компаний и т.д.), и учитывает предельную базу — при её превышении ставка меняется автоматически.

Тариф взносов задаётся в разделе «Налоги и взносы» → «Тарифы страховых взносов» или в карточке организации. Если организация в середине года получила право на льготный тариф, изменение нужно зарегистрировать с месяца возникновения права — иначе взносы за прошлые месяцы будут рассчитаны по старому тарифу и потребуют перерасчёта.

Взносы на травматизм (НС и ПЗ) рассчитываются по ставке, указанной в учётной политике, отдельной строкой. Проверить итоги можно отчётом «Анализ взносов в фонды» или «Свод начисленной зарплаты и взносов». Расхождение базы взносов с базой НДФЛ — нормальная ситуация: часть выплат (например, некоторые компенсации) облагается по-разному.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Расчётный листок сотрудника

Норма

Начислено минус удержания и НДФЛ равно сумме к выплате

Тревожный признак

Разница, отрицательный НДФЛ, пустые строки начислений

Отчёт «Свод начислений»

Норма

Итог по взносам соответствует тарифу от базы

Тревожный признак

Взносы вдвое больше или меньше ожидаемых — сбит тариф

Вкладка «НДФЛ» в документе

Норма

Налог равен ставке от облагаемой базы за вычетом вычетов

Тревожный признак

Налог не применил вычеты или удвоился — возможен дубль сотрудника

Выплата зарплаты и удержание НДФЛ

После проведения начисления оформляется выплата: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (для зарплатного проекта), «Ведомости в кассу» или «Ведомости через раздатчика». Документ заполняется кнопкой «Заполнить» — подбираются все сотрудники с задолженностью по выбранной дате выплаты.

Именно проведение ведомости регистрирует факт удержания НДФЛ и формирует данные для 6-НДФЛ. Дата ведомости должна совпадать с фактической датой выплаты — это критично для правильного заполнения отчётности. Если выплата прошла частями в разные дни, оформляется несколько ведомостей.

Аванс в 1С:ЗУП обычно выплачивается без предварительного начисления — ведомостью с вариантом выплаты «Аванс», сумма рассчитывается как процент от оклада или за фактически отработанное время (настройка в учётной политике). Окончательный расчёт за месяц учтёт выплаченный аванс автоматически.

Перед массовым расчётом удобно сначала проверить одного «контрольного» сотрудника: создать документ, заполнить только его и сверить оклад, НДФЛ и взносы с ручным расчётом. Если цифры сходятся — заполняйте документ полностью. Это быстрее, чем искать ошибку в таблице на сотни строк.

Отражение в бухгалтерском учёте и проверка результатов

Для передачи данных в бухгалтерскую программу используется документ «Отражение зарплаты в бухучёте» (раздел «Зарплата»). Он формирует проводки по начислениям, НДФЛ и взносам в разрезе подразделений и статей затрат. Способы отражения задаются в справочнике «Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учёте».

Итоговая сверка месяца выполняется по отчётам: «Свод начисленной зарплаты и взносов» показывает общую картину, «Расчётные листки» — детализацию по сотрудникам, «Анализ ФОТ» — динамику фонда оплаты труда. Сумма к выплате из свода должна совпадать с общей суммой ведомостей за месяц.

Типичные расхождения: ведомость проведена до доначисления (часть суммы «зависла» как долг), сотрудник уволен, но не рассчитан окончательно, разовое начисление введено после проведения основного документа. Долг по зарплате на конец месяца виден в отчёте «Задолженность по зарплате».

Частые вопросы

Почему сотрудник не попадает в документ «Начисление зарплаты и взносов»?

Проверьте три вещи: оформлен ли приём на работу в этом месяце или раньше, не уволен ли сотрудник до начала месяца расчёта, назначено ли ему плановое начисление. Также сотрудник не попадёт в документ, если месяц уже закрыт другим проведённым документом начисления по тому же подразделению.

Как пересчитать зарплату за прошлый месяц?

Исправления прошлых периодов вносятся документом «Сторнирование начислений» или перерасчётом в текущем документе начисления — программа автоматически предложит доначислить или сторнировать суммы, если изменились исходные данные. Не редактируйте задним числом проведённые документы прошлых периодов после сдачи отчётности — это нарушит данные регистров.

Почему НДФЛ получился отрицательным или нулевым?

Отрицательный НДФЛ возникает при перерасчётах, когда доход уменьшился, а налог уже был удержан, — излишне удержанная сумма подлежит возврату или зачёту. Нулевой налог возможен, если вычеты превышают доход (например, несколько детей при неполном месяце работы). Проверьте регистрацию вычетов и историю расчётов отчётом «Анализ НДФЛ».

Нужно ли начислять взносы и НДФЛ с аванса?

При выплате аванса без документа начисления НДФЛ удерживается с суммы аванса по действующим правилам — программа делает это автоматически при проведении ведомости. Страховые взносы с аванса не начисляются: база для взносов формируется только при начислении зарплаты за месяц.

Где посмотреть, почему программа так рассчитала конкретную сумму?

В документе начисления выделите сотрудника и откройте «Подробнее» → «Комментарий расчёта» — программа покажет формулу и показатели. Для НДФЛ и взносов используйте печатные формы «Расчётный листок» и отчёты «Анализ НДФЛ», «Анализ взносов» с расшифровкой по месяцам.

Что делать, если после расчёта обнаружен неучтённый больничный?

Введите документ «Больничный лист» тем же месяцем, затем откройте «Начисление зарплаты и взносов» и пересчитайте сотрудника кнопкой «Пересчитать сотрудника». Если зарплата уже выплачена, разница отразится как долг или переплата и будет учтена при следующей выплате, а НДФЛ скорректируется автоматически.