Другое · 12 мин
Как начислить заработную плату в 1С
Пошаговая инструкция по начислению заработной платы в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка, документы, расчёт НДФЛ и взносов, проверка результата и типичные ошибки.
Начисление заработной платы в 1С — это не одна кнопка, а цепочка действий: приём сотрудника, назначение плановых начислений, учёт отработанного времени, расчёт аванса, итоговое начисление за месяц, удержание НДФЛ и расчёт страховых взносов. Если хотя бы один шаг пропущен или настроен неверно, программа посчитает зарплату с ошибкой, и найти её позже будет сложнее, чем настроить всё правильно с самого начала.
Основная рабочая конфигурация для расчёта зарплаты — «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). Упрощённый расчёт возможен и в «1С:Бухгалтерии», но там нет полноценного кадрового учёта, графиков работы и сложных начислений. Ниже разобран общий порядок, который подходит для обеих программ, с акцентом на ЗУП как наиболее распространённый вариант.
Перед первым начислением убедитесь, что в базе заполнены учётная политика организации, реквизиты для уплаты налогов, штатное расписание (если оно ведётся) и данные сотрудников. Начисление зарплаты «на пустой» базе приведёт к тому, что программа не сможет рассчитать ни оклад, ни взносы.
Подготовка: что должно быть настроено до первого начисления
Расчёт зарплаты опирается на справочники и настройки учётной политики. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» и проверьте, что указаны данные для налоговой отчётности, а в разделе «Учётная политика» выбраны параметры расчёта взносов и порядок учёта зарплаты в бухучёте.
Далее проверьте справочник «Начисления» (раздел «Настройка» → «Начисления»). Типовые виды расчёта — оплата по окладу, премия, оплата отпуска — уже есть в программе. Если у вас есть особые доплаты (за вредность, за ночные смены, районный коэффициент), убедитесь, что соответствующие начисления созданы и у них правильно настроены налогообложение и формула расчёта.
Отдельно настройте графики работы сотрудников (раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников»). Именно по графику программа определяет норму рабочего времени и считает оплату при неполном месяце. Стандартный график — пятидневная рабочая неделя по производственному календарю.
Приём сотрудника и назначение плановых начислений
Расчёт зарплаты невозможен без кадрового документа. Создайте документ «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»), укажите сотрудника, подразделение, должность, дату приёма и график работы.
На вкладке «Оплата труда» назначьте плановые начисления: оплату по окладу с размером оклада, премии и доплаты, если они предусмотрены. Плановое начисление действует с даты приёма и автоматически подхватывается при расчёте зарплаты каждый месяц. Если сотруднику меняется оклад, изменение оформляется документом «Изменение оплаты труда», а не редактированием старого приёма.
Также в карточке сотрудника проверьте данные для НДФЛ: статус налогового резидента, право на стандартные вычеты на детей, уведомления о вычетах. Вычеты вводятся через раздел «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты НДФЛ».
Учёт отработанного времени и отсутствий
Программа считает зарплату исходя из отработанного времени. Если сотрудник работал полный месяц без отклонений, отдельные документы не нужны — время подтянется из графика. Но любые отклонения должны быть зарегистрированы документами: отпуск, больничный, командировка, прогул, отпуск без сохранения зарплаты.
Каждое отсутствие оформляется своим документом в разделе «Зарплата» или «Кадры»: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)». Эти документы сами рассчитывают оплату отсутствия (отпускные, пособие) и одновременно уменьшают отработанное время при расчёте оклада за месяц.
Если в организации ведутся табели вручную или время отличается от графика (сверхурочные, работа в выходные), используйте документы «Табель» или «Данные для расчёта зарплаты» с соответствующими шаблонами. Сверхурочные и работа в праздники регистрируются отдельными документами, чтобы оплата начислилась в повышенном размере.
Расчёт и выплата аванса
Аванс — зарплата за первую половину месяца. В ЗУП есть два подхода: выплата аванса фиксированной суммой или процентом от оклада, либо расчёт за фактически отработанное время в первой половине месяца. Способ задаётся в настройках учётной политики или в карточке сотрудника.
Для расчётного аванса создайте документ «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата»). Программа рассчитает оплату по окладу за отработанные дни с 1 по 15 число и удержит НДФЛ с этой суммы. Затем создаётся ведомость на выплату: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» — в зависимости от способа выплаты.
Если аванс платится фиксированной суммой без расчёта, документ начисления не создаётся — только ведомость на выплату. В этом случае НДФЛ с аванса отдельно не исчисляется, а налог рассчитывается при итоговом начислении за месяц.
Как выбрать способ выплаты аванса
Итоговое начисление зарплаты за месяц
Основной документ — «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов»). Создайте документ, укажите месяц начисления, организацию и при необходимости подразделение, затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников с действующими плановыми начислениями.
По каждому сотруднику автоматически рассчитываются: оплата по окладу пропорционально отработанному времени, премии и доплаты, НДФЛ с учётом вычетов и ранее удержанного налога, страховые взносы. На вкладках документа можно посмотреть детализацию: «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы», «Займы».
Проверьте результат до проведения: откройте строку сотрудника и сверьте отработанные дни, сумму оклада, размер НДФЛ. Кнопка «Показать подробности расчёта» (или расшифровка по двойному щелчку) покажет формулу и исходные данные. Если сумма выглядит неверно, не проводите документ — сначала найдите причину.
- 1Зарегистрируйте все отсутствия и отклонения за месяц: отпуска, больничные, командировки
- 2Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц
- 3Нажмите «Заполнить» и дождитесь автоматического расчёта всех сотрудников
- 4Проверьте отработанное время, начисления, НДФЛ и взносы по каждой строке
- 5Проведите документ и сформируйте расчётные листки для контроля
- 6Создайте ведомость на выплату и отразите выплату зарплаты
Проверка результата: расчётные листки и отчёты
После проведения документа сформируйте расчётные листки (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок»). В листке видно всю структуру: начислено, удержано, долг на начало и конец месяца, сумма к выплате. Расчётный листок — основной инструмент проверки и ответа на вопросы сотрудников.
Для контроля по организации в целом используйте отчёты «Расчётная ведомость Т-51», «Свод начислений и удержаний», «Анализ ФОТ». Сверьте итоговую сумму к выплате с ведомостью на выплату — они должны совпадать с учётом долгов прошлых периодов.
Отдельно проверьте НДФЛ: отчёт «Анализ НДФЛ по сотрудникам» покажет исчисленный, удержанный и перечисленный налог. Расхождение между исчисленным и удержанным обычно означает, что выплата проведена неправильной датой или ведомость не проведена.
Как проверить правильность расчёта
Совпадает с табелем и учитывает все отсутствия
Дни отпуска или больничного посчитаны как рабочие
Равна начисленному минус НДФЛ и долги, совпадает с ведомостью
Отрицательная сумма или расхождение с ведомостью
Учтены вычеты, налог считается нарастающим итогом
Вычеты не применились или налог посчитан дважды за один доход
Взносы заполнены на вкладке документа и в отчёте «Анализ взносов»
Вкладка взносов пустая или суммы нулевые при ненулевых начислениях
Выплата зарплаты и отражение в учёте
После начисления создайте ведомость на выплату: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или в кассу). Нажмите «Заполнить» — программа подтянет суммы к выплате по результатам начисления за месяц. Проверьте дату выплаты: от неё зависит момент удержания НДФЛ и срок его перечисления в бюджет.
Для выплаты на зарплатные карты используется зарплатный проект: в ведомости указывается банк и лицевые счета сотрудников, а из программы выгружается реестр для банка. Если зарплатного проекта нет, выплата оформляется через кассу или перечислением на карты по реестру вручную.
В ЗУП после выплаты формируется документ «Отражение зарплаты в бухучёте», который передаёт проводки в «1С:Бухгалтерию». Проверьте, что способы отражения (счета затрат) настроены для подразделений и сотрудников — иначе вся зарплата попадёт на счёт по умолчанию.
Начисление зарплаты в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» порядок похожий, но проще. Сотрудники заводятся в справочнике «Сотрудники», приём на работу оформляется кадровым документом (в типовых настройках с полным кадровым учётом) или просто заполнением карточки. Начисление выполняется документом «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры»).
При заполнении документа программа рассчитывает оклад по дням, НДФЛ и взносы. Проводки формируются сразу тем же документом — отдельного отражения в бухучёте не требуется. Выплата оформляется ведомостью и банковской или кассовой операцией.
Ограничение этого варианта: нет сложных графиков, автоматического учёта отсутствий и среднего заработка по всем случаям. Если в организации есть сменные графики, частые командировки, суммированный учёт времени — корректнее работать в ЗУП с обменом данными с бухгалтерией.
Где начислять зарплату
Подходит для любого штата, сложных графиков, отпусков, больничных, кадрового учёта. Требует обмена с бухгалтерской программой
Подходит для небольших организаций с простой структурой оплаты: оклад, премия, стандартная пятидневка. Всё в одной базе, но ограниченный кадровый функционал
Частые вопросы
Почему при заполнении документа сотрудник не попал в список?
Чаще всего причина в отсутствии действующего планового начисления или в том, что сотрудник принят позже начала месяца начисления либо уже уволен. Проверьте дату приёма, наличие начисления на вкладке «Оплата труда» в приёме на работу и то, что документ приёма проведён.
Как начислить зарплату, если сотрудник отработал неполный месяц?
Ничего дополнительно делать не нужно: программа сама рассчитает оплату пропорционально отработанным дням по формуле «оклад / норма дней × отработанные дни». Главное — чтобы приём на работу, увольнение или отсутствия были оформлены документами с правильными датами.
Что делать, если зарплата уже начислена, а потом пришёл больничный за этот месяц?
Введите документ «Больничный лист» текущим периодом с датами прошлого месяца. Программа предложит выполнить перерасчёт: сторнирует оплату по окладу за дни болезни и начислит пособие. Перерасчёт попадёт в документ начисления текущего месяца автоматически.
Можно ли исправить суммы в документе начисления вручную?
Технически можно, но делать это не рекомендуется: ручные правки разрывают связь между начислениями, НДФЛ и взносами, что приводит к ошибкам в отчётности. Правильный путь — найти причину неверного расчёта (начисление, график, кадровый документ), исправить её и перезаполнить документ.
Как проверить, что НДФЛ рассчитан правильно?
Сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ по сотрудникам» или «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику». Проверьте, что применены положенные вычеты, налог считается нарастающим итогом с начала года, а исчисленная сумма соответствует облагаемому доходу за вычетом вычетов по действующей ставке.
Нужно ли начислять взносы отдельным документом?
Нет. Страховые взносы рассчитываются автоматически в том же документе «Начисление зарплаты и взносов» на отдельной вкладке. Отдельный документ потребуется только для особых случаев, например доначисления взносов по итогам проверки.
Что важно запомнить
Зарплата в 1С начисляется документом «Начисление зарплаты и взносов» после оформления приёмов, плановых начислений и всех отсутствий за месяц. Программа сама считает оклад, НДФЛ и взносы; задача пользователя — проверить результат по расчётным листкам и отчётам до выплаты, а ошибки исправлять через первичные документы, а не ручной правкой сумм.