Как начислить заработную плату в 1С:ЗУП

Начисление заработной платы в 1С:ЗУП (конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом») выполняется одним итоговым документом «Начисление зарплаты и взносов», но корректность результата зависит от того, что было введено в программу до него: приёмы на работу, графики, отсутствия, разовые начисления и удержания. Если исходные данные в порядке, расчёт занимает несколько минут и выполняется автоматически.

Основной принцип работы в ЗУП — каждое событие оформляется отдельным кадровым или расчётным документом, а итоговый документ лишь собирает их вместе и рассчитывает суммы, НДФЛ и страховые взносы. Поэтому ошибки чаще всего кроются не в самом документе начисления, а в отсутствующих или неверных первичных данных.

Ниже разобран полный цикл: от подготовительных настроек до проверки результата и исправления ошибок. Инструкция ориентирована на актуальные релизы 1С:ЗУП 3.1; в более ранних версиях названия разделов могут отличаться.

Подготовка: что должно быть настроено до расчёта

До первого начисления зарплаты проверьте базовые настройки. В разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» должны быть заполнены данные организации, а в учётной политике — параметры расчёта: дата выплаты зарплаты, применяемые льготы, тариф взносов. Без корректной учётной политики программа может неверно рассчитать взносы или аванс.

Убедитесь, что все сотрудники оформлены документом «Приём на работу» с указанием подразделения, должности, графика работы и плановых начислений (оклад, надбавки). Именно плановые начисления из кадрового документа попадут в расчёт. График работы сотрудника определяет норму времени — от неё зависит расчёт при неполном отработанном месяце.

Также проверьте производственный календарь (раздел «Настройка» → «Производственные календари»): он должен быть заполнен на расчётный год. Незаполненный календарь приводит к неверной норме дней и часов, а значит — к неправильной сумме оклада при отклонениях.

Ввод событий месяца: отсутствия, премии, удержания

Все отклонения от обычной работы должны быть зарегистрированы документами до итогового начисления. Отпуска оформляются документом «Отпуск», больничные — «Больничный лист», командировки — «Командировка», прогулы и отсутствия — «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)». Эти документы находятся в разделе «Зарплата» или «Кадры».

Разовые начисления вводятся отдельными документами: «Премия», «Разовое начисление», «Материальная помощь», «Простой, отстранение от работы». Разовые удержания — документами «Удержание в счёт расчётов по прочим операциям», «Исполнительный лист» и другими из раздела «Зарплата».

Если сотруднику менялись условия оплаты в течение месяца (перевод, изменение оклада), это оформляется кадровым переводом или документом «Изменение оплаты труда». Программа сама разобьёт расчёт на периоды «до» и «после».

1. 1
   Введите все кадровые документы месяца: приёмы, увольнения, переводы
2. 2
   Зарегистрируйте отсутствия: отпуска, больничные, командировки
3. 3
   Введите разовые начисления и удержания: премии, исполнительные листы
4. 4
   Проверьте табель (отчёт «Табель учёта рабочего времени Т-13»)
5. 5
   Создайте и заполните документ «Начисление зарплаты и взносов»

Создание документа «Начисление зарплаты и взносов»

Перейдите в раздел «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов» и создайте новый документ. Укажите месяц начисления и организацию. Если зарплату считают по подразделениям разные расчётчики, можно заполнить поле «Подразделение» — тогда в документ попадут только сотрудники этого подразделения.

Нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберёт всех работающих сотрудников, рассчитает плановые начисления с учётом отработанного времени, подтянет разовые начисления и удержания, рассчитает НДФЛ и страховые взносы. Если нужно добавить сотрудника вручную, используйте кнопку «Добавить» или «Подбор».

Документ содержит несколько вкладок: «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы», «Сотрудники». На каждой вкладке можно детально посмотреть, из чего сложилась сумма. По кнопке «Показать подробности расчёта» (или двойному щелчку по строке) открывается расшифровка: норма дней, отработано, расчётная база.

Расчёт аванса (первой половины месяца)

Аванс начисляется отдельным документом «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата»). Он рассчитывает сумму за фактически отработанные дни с 1 по 15 число. Если в организации аванс выплачивается фиксированной суммой или процентом, это настраивается в учётной политике, и тогда документ начисления аванса не нужен — выплата оформляется сразу ведомостью.

Проверка расчёта перед проведением

Не проводите документ, не проверив ключевые цифры. Сформируйте расчётный листок по нескольким сотрудникам (раздел «Зарплата» → «Отчёты» → «Расчётный листок») и сверьте: оклад соответствует штатному расписанию, отработанное время совпадает с табелем, удержания (алименты, займы) применены в полном объёме.

Проверьте НДФЛ: налог должен считаться нарастающим итогом с учётом вычетов. Если у сотрудника есть дети, а вычет не применился, проверьте, введено ли заявление на вычеты (раздел «Налоги и взносы» → «Заявление на вычеты НДФЛ»). Отрицательный НДФЛ или нулевой налог при большом доходе — признак дублирования вычетов или ошибки в датах.

Сверьте итоги по взносам на вкладке «Взносы»: база и тариф должны соответствовать применяемой льготе организации. Для сводной проверки удобны отчёты «Свод начисленной зарплаты» и «Анализ взносов».

Контрольные точки

Как проверить результат

Оклад и отработанное время в расчётном листке

Норма

Сумма соответствует окладу и табелю

Тревожный признак

Оклад двойной/нулевой, время не совпадает с Т-13

НДФЛ на вкладке «НДФЛ»

Норма

Налог рассчитан с учётом вычетов, без минуса

Тревожный признак

Отрицательный налог, вычеты не применились

Итог по сотруднику «К выплате»

Норма

Начислено минус НДФЛ и удержания

Тревожный признак

Сумма к выплате больше начисленного

Выплата зарплаты и отражение в учёте

После проведения начисления оформляется выплата: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (для зарплатного проекта), «Ведомости в кассу» или «Ведомости через раздатчика». В ведомости укажите дату выплаты — от неё зависит дата фактического получения дохода для НДФЛ. Кнопка «Заполнить» подтянет суммы к выплате автоматически.

Передача данных в бухгалтерию выполняется документом «Отражение зарплаты в бухучёте» (раздел «Зарплата»). Он формируется после начисления и группирует суммы по способам отражения — счетам затрат. При синхронизации с 1С:Бухгалтерией этот документ выгружается туда автоматически и создаёт проводки.

После выплаты проверьте отсутствие долгов: отчёт «Задолженность по зарплате» должен показывать нулевую задолженность на конец месяца, если всё выплачено полностью. Остаток долга без причины — сигнал, что какая-то ведомость не проведена или сумма в ней отличается от начисленной.

Типичные ошибки и их исправление

Частая ситуация — сотрудник не попал в документ начисления. Причины: приём на работу не проведён, дата приёма в другом месяце, сотрудник уволен до конца месяца и рассчитан документом «Увольнение». Проверьте кадровые документы и при необходимости добавьте сотрудника вручную.

Вторая типичная проблема — оклад рассчитан не полностью, хотя сотрудник работал весь месяц. Обычно виноват незарегистрированный документ отсутствия или, наоборот, лишний документ «Отсутствие», перекрывающий часть периода. Также проверьте график работы сотрудника: если он не заполнен, норма времени берётся неверно.

Если после расчёта обнаружилась ошибка в уже проведённом месяце, не редактируйте прошлый документ «вживую»: используйте механизм доначисления — создайте новый документ «Начисление зарплаты и взносов» текущим месяцем с флагом исправления прошлого периода (кнопка «Исправить» в форме документа). Программа создаст документ-сторно и корректный перерасчёт, что правильно отразится в отчётности.

Частые вопросы

Как начислить зарплату только одному сотруднику, а не всем?

Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов», не нажимайте «Заполнить», а добавьте нужного сотрудника кнопкой «Добавить» или «Подбор» — расчёт выполнится только по нему. Альтернатива — при заполнении указать подразделение сотрудника, тогда подберутся только работники этого подразделения.

Почему в документе не рассчитались взносы?

Чаще всего не заполнена учётная политика организации (вид тарифа) или месяц начисления указан неверно. Проверьте раздел «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки». Также взносы не считаются, если доход сотрудника относится к необлагаемым видам начислений.

Как исправить ошибку в уже выплаченной зарплате?

Откройте ошибочный документ и нажмите «Исправить» — программа создаст документ-исправление текущим месяцем, который сторнирует неверные суммы и начислит правильные. Разницу доплатите отдельной ведомостью. Редактировать прошлый документ напрямую не рекомендуется из-за влияния на отчётность по НДФЛ и взносам.

Чем отличается «Начисление за первую половину месяца» от обычного начисления?

Этот документ рассчитывает только оплату за отработанные дни с 1 по 15 число и не рассчитывает взносы; НДФЛ с аванса учитывается при выплате. Итоговый документ «Начисление зарплаты и взносов» закрывает весь месяц: полный расчёт начислений, удержаний, налога и взносов.

Можно ли считать зарплату по нескольким организациям в одной базе?

Да, ЗУП поддерживает многофирменный учёт. В каждом документе начисления указывается конкретная организация, и расчёт выполняется раздельно. Убедитесь, что у каждой организации заполнены реквизиты и учётная политика — настройки тарифов взносов и дат выплат ведутся по каждой организации отдельно.