Как начислить выходное пособие за 2 месяца в 1С

Выходное пособие при сокращении штата или ликвидации организации выплачивается в размере среднего месячного заработка, а за второй месяц — если сотрудник не трудоустроился. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) обе выплаты можно начислить сразу, в момент увольнения, либо вторую часть — отдельным документом позже. От выбранного сценария зависит, какие документы создавать и как программа рассчитает сумму.

Ключевой момент: пособие считается не в календарных месяцах, а в рабочих днях (или часах при суммированном учёте) по графику сотрудника. Поэтому «два месяца» в программе — это количество рабочих дней за два месячных периода, следующих за датой увольнения, умноженное на среднедневной заработок. Ошибки чаще всего возникают именно из-за неверного графика работы или неправильно настроенного вида начисления.

Ниже разобран полный цикл: проверка настроек, создание вида начисления, оформление увольнения, начисление второго пособия отдельно, налогообложение и контроль результата. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8.3 в типовой конфигурации; в «1С:Бухгалтерии 8» механика похожа, но часть расчётов выполняется вручную.

Что проверить перед начислением

Перед расчётом убедитесь, что в базе корректно заполнены три вещи: график работы сотрудника, данные для расчёта среднего заработка и настройки учётной политики по зарплате. График должен быть заполнен на период после увольнения — именно из него программа берёт количество рабочих дней для пособия. Если график не продлён, количество дней пособия будет нулевым или заниженным.

Средний заработок рассчитывается из начислений за 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Проверьте, что за этот период в базе есть начисления и отработанное время. Если сотрудник принят недавно и расчётного периода не хватает, программа возьмёт фактически отработанные дни — это нормально, но сумму стоит перепроверить вручную.

Настройка вида начисления «Выходное пособие»

В типовой ЗУП вид начисления для пособия обычно уже есть, но если его нет или он настроен неверно, создайте новый: раздел «Настройка» — «Начисления» — «Создать». Укажите наименование «Выходное пособие», назначение — «Прочие начисления и выплаты», способ выполнения — «По отдельному документу», вид документа — «Увольнение» или «Разовое начисление» в зависимости от сценария.

Критически важна закладка «Налоги, взносы, учёт». Выходное пособие в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера) не облагается НДФЛ и страховыми взносами. В типовой конфигурации для этого используется соответствующий код дохода по НДФЛ и вид дохода по взносам «не облагается». Если пособие превышает лимит, сумма превышения облагается — для этого заводят отдельный облагаемый вид начисления.

Начисление пособия документом «Увольнение»

Основной сценарий — начислить оба пособия сразу при увольнении. Создайте документ «Кадры» — «Все кадровые документы» — «Увольнение» (или «Увольнение списком» для массового сокращения). Заполните сотрудника, дату увольнения и основание — например, пункт 1 или 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.

Перейдите на вкладку «Условия увольнения». Здесь находятся поля «Выходное пособие» и «Сохраняемый средний заработок на период трудоустройства». Чтобы начислить пособие сразу за два месяца, в поле выходного пособия укажите суммарное количество рабочих дней за оба месяца. Программа подскажет количество дней по графику — нажмите на ссылку с числом дней и при необходимости скорректируйте период.

После заполнения нажмите «Провести». Программа рассчитает среднедневной заработок и умножит его на указанное количество дней. Расчёт можно посмотреть по кнопке печати «Расчёт среднего заработка» — там видны начисления расчётного периода, отработанные дни и итоговый среднедневной показатель.

1. 1
   Проверьте график работы сотрудника на два месяца после даты увольнения
2. 2
   Создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание по ТК РФ
3. 3
   На вкладке «Условия увольнения» в поле «Выходное пособие» задайте суммарное число рабочих дней за два месяца
4. 4
   Проверьте расчёт среднего заработка через печатную форму документа
5. 5
   Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату вместе с окончательным расчётом

Вариант: второе пособие отдельным документом

Часто первое пособие выплачивают в день увольнения, а за второй месяц — только после подтверждения, что сотрудник не трудоустроился (по трудовой книжке или сведениям о трудовой деятельности). В этом случае в документе «Увольнение» указывают дни только первого месяца, а вторую выплату оформляют позже.

Для второй выплаты создайте документ «Зарплата» — «Все начисления» — «Разовое начисление» (в некоторых релизах — «Простои, отсутствия» или отдельный документ сохраняемого заработка). Укажите бывшего сотрудника, вид начисления «Выходное пособие» (или «Сохраняемый заработок на время трудоустройства»), количество рабочих дней второго месяца и период. Средний заработок программа возьмёт из документа увольнения либо пересчитает — зависит от настроек вида начисления.

Два сценария выплаты

Оба месяца в документе «Увольнение»

Подходит, когда решение о выплате за второй месяц принято сразу. Один документ, один расчёт среднего, минимум операций

Второй месяц отдельным начислением

Подходит, когда выплата за второй месяц зависит от факта трудоустройства. Требует повторного документа и контроля даты выплаты

НДФЛ, взносы и отражение в учёте

Пособие в пределах лимита не включается в базу по НДФЛ и взносам, поэтому в регистрах учёта оно отражается с необлагаемым кодом. Проверьте в отчёте «Анализ НДФЛ» или в карточке сотрудника, что сумма пособия не попала в облагаемый доход. Если попала — проблема в коде дохода вида начисления.

Для бухгалтерского учёта пособие обычно относится на счета затрат по настройке «Способы отражения зарплаты в учёте». При синхронизации с 1С:Бухгалтерией проверьте, что для вида начисления задан способ отражения, иначе документ «Отражение зарплаты в бухучёте» не заполнится по этой строке или потребует ручной корректировки.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документов сверьте три цифры: среднедневной заработок, количество дней пособия и итоговую сумму. Среднедневной заработок должен совпадать с расчётом по формуле «сумма выплат расчётного периода / отработанные дни». Количество дней — с производственным календарём по графику сотрудника за два месяца после увольнения. Итог — произведение первого на второе.

Ошибки чаще всего выглядят так: пособие равно нулю (не заполнен график после увольнения), сумма занижена (указаны дни только одного месяца), сумма обложена НДФЛ (неверный код дохода), средний заработок не совпадает с ручным расчётом (в расчётный период попали исключаемые выплаты или не хватает данных за прошлые месяцы после миграции).

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество дней пособия

Норма

Совпадает с рабочими днями по графику за 2 месяца

Тревожный признак

Ноль или явно не соответствует календарю

Среднедневной заработок

Норма

Равен выплатам расчётного периода, делённым на отработанные дни

Тревожный признак

Расхождение с ручным расчётом без объяснимой причины

НДФЛ по пособию

Норма

Налог с суммы пособия не удержан

Тревожный признак

В расчётном листке НДФЛ начислен на пособие

Ведомость на выплату

Норма

Пособие входит в ведомость вместе с окончательным расчётом

Тревожный признак

Строка пособия отсутствует или сумма отличается от документа

Ответы на частые вопросы

Как начислить пособие, если сотруднику установлен суммированный учёт рабочего времени?

При суммированном учёте пособие считается в часах: в документе «Увольнение» указывается количество рабочих часов по графику сотрудника за оплачиваемый период, а средний заработок рассчитывается как среднечасовой. Проверьте, что в графике заполнены именно часы, иначе количество будет нулевым.

Можно ли начислить пособие в 1С:Бухгалтерии 8 без ЗУП?

Да, но часть расчёта выполняется вручную. Создайте вид начисления с необлагаемым кодом дохода, самостоятельно рассчитайте среднедневной заработок и количество рабочих дней за два месяца, затем введите итоговую сумму в документе «Начисление зарплаты» или отдельным начислением. Автоматического расчёта среднего за период трудоустройства там нет.

Что делать, если в документе «Увольнение» нет поля для выходного пособия?

Проверьте настройку «Настройка — Расчёт зарплаты»: должен быть включён признак учёта выходных пособий (в ряде релизов — «Выплачиваются выходные пособия и сохраняемый заработок»). После включения на вкладке «Условия увольнения» появятся поля для дней пособия и сохраняемого заработка.

Нужно ли выплачивать пособие за второй месяц, если сотрудник устроился на работу в середине месяца?

За второй месяц сохраняемый заработок выплачивается пропорционально периоду нетрудоустройства: оплачиваются рабочие дни с начала месяца до дня трудоустройства. В 1С это оформляется отдельным начислением с указанием фактического количества рабочих дней, а не полного месяца.

Как исправить ошибочно начисленное пособие?

Если документ ещё не выплачен, отмените проведение «Увольнения» или разового начисления, исправьте данные и проведите заново. Если выплата прошла и сумма была завышена, оформите сторнирующее начисление и скорректируйте отчётность по НДФЛ и взносам уточнёнными расчётами за соответствующий период.