Как начислить выходное пособие при увольнении в 1С:ЗУП

Выходное пособие при увольнении — одна из тех выплат, где ошибка в настройке приводит сразу к нескольким проблемам: неверный расчет НДФЛ и взносов, некорректная средняя заработная плата, расхождения в отчетности 6-НДФЛ и РСВ. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) пособие начисляется штатными механизмами, но только при условии, что вид расчета настроен правильно, а документ увольнения заполнен корректно.

В типовой конфигурации ЗУП 3.1 выходное пособие рассчитывается автоматически в документе «Увольнение» или «Увольнение списком» — программа сама определяет средний заработок и количество оплачиваемых дней (или часов). Задача пользователя — проверить настройки, указать правильное количество дней компенсации и контрольно сверить результат.

Ниже разобран полный цикл: от проверки вида расчета до проведения документа, налогообложения и типовых ошибок, которые чаще всего встречаются на практике.

Когда положено выходное пособие и как это влияет на расчет

Основание выплаты определяет размер пособия и порядок налогообложения. По Трудовому кодексу пособие в размере среднего месячного заработка выплачивается при ликвидации организации и сокращении штата, двухнедельный заработок — при призыве на военную службу, отказе от перевода, признании работника нетрудоспособным и в ряде других случаев. Кроме того, пособие может быть предусмотрено трудовым или коллективным договором в повышенном размере или по основаниям, не названным в ТК (например, при увольнении по соглашению сторон).

От основания зависит, какой вариант пособия выбирать в документе увольнения и как оно будет облагаться налогами. Пособия в пределах трехкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера) не облагаются НДФЛ и страховыми взносами; сумма превышения облагается в общем порядке. В ЗУП это реализовано через специальные настройки вида расчета, поэтому вручную «разбивать» пособие на облагаемую и необлагаемую части не требуется — если настройки корректны.

Проверка настроек вида расчета «Выходное пособие»

Перед начислением откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите вид расчета «Выходное пособие» (в типовой поставке он предопределенный). Проверьте ключевые параметры: назначение начисления — «Выходное пособие», расчет выполняется «По среднему заработку», начисление выполняется документом «Увольнение».

На вкладке «Налоги, взносы, учет» убедитесь, что для НДФЛ выбран код дохода 2014 с пометкой обложения только суммы превышения трехкратного заработка, а для страховых взносов — аналогичный вид дохода с частичным обложением. Если в вашей базе вид расчета был создан вручную или скопирован с ошибками, вся сумма пособия может ошибочно попасть в облагаемую базу — это приведет к излишнему удержанию НДФЛ и искажению отчетности.

Также проверьте, что в настройках учетной политики организации не отключены компенсации при увольнении, а в графике работы сотрудника корректно заполнены рабочие дни — от них зависит расчет количества оплачиваемых дней пособия.

Начисление пособия документом «Увольнение»

Основной сценарий: создайте документ «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Увольнение» (или «Зарплата» → «Увольнения»). Заполните сотрудника, дату увольнения и основание — от основания программа подставит рекомендуемый состав компенсаций.

На вкладке «Компенсации/Удержания» (в некоторых релизах — «Компенсации») в поле «Выходное пособие» укажите количество дней или часов, за которые выплачивается пособие. Для месячного пособия это количество рабочих дней по графику сотрудника в месяце, следующем за датой увольнения. Программа автоматически рассчитает средний заработок за расчетный период (12 месяцев, предшествующих увольнению) и сумму пособия.

Если пособие выплачивается за сохранение заработка на период трудоустройства (второй и третий месяц), в типовой ЗУП эти суммы оформляются позже отдельными документами — например, «Премия» с видом расчета на основе среднего заработка или «Разовое начисление», в зависимости от настройки базы. Проверьте, какой порядок принят в вашей конфигурации, и зафиксируйте его во внутреннем регламенте расчетчиков.

1. 1
   Проверьте вид расчета «Выходное пособие» в разделе «Настройка» → «Начисления»: обложение НДФЛ и взносами только сверх нормы
2. 2
   Создайте документ «Увольнение», укажите сотрудника, дату и основание увольнения
3. 3
   На вкладке «Компенсации» введите количество дней (часов) выходного пособия по графику сотрудника
4. 4
   Проверьте автоматически рассчитанный средний заработок: расшифровка открывается по кнопке с «карандашом» рядом с суммой
5. 5
   Убедитесь, что сумма превышения трехкратного заработка (если есть) выделена отдельно и обложена НДФЛ и взносами
6. 6
   Проведите документ и сформируйте расчетный листок сотрудника для контроля

Как программа считает средний заработок и что проверить

Средний заработок для выходного пособия рассчитывается по тем же правилам, что и для командировок: заработок за 12 предшествующих месяцев делится на фактически отработанные дни (часы), результат умножается на количество дней пособия. В документе увольнения рядом с полем суммы есть ссылка-расшифровка — откройте ее и проверьте состав расчетного периода и учтенные начисления.

Типичная проблема — сотрудник отработал меньше года, и в расчет попадают месяцы работы у предыдущего работодателя или, наоборот, не попадают нужные премии. Премии учитываются по особым правилам (годовые — пропорционально), и если премия начислена уже после увольнения, но за период до него, может потребоваться перерасчет среднего. В ЗУП для этого предусмотрен механизм доначисления — не редактируйте проведенное увольнение вручную, используйте документы-исправления.

Контрольные точки

Как проверить результат расчета

Средний дневной заработок в расшифровке

Норма

Совпадает с ручным расчетом: выплаты за 12 месяцев / отработанные дни

Тревожный признак

В расчет попали отпускные, больничные или суммы в двойном размере

Количество дней пособия

Норма

Равно рабочим дням по графику сотрудника в оплачиваемом периоде

Тревожный признак

Подставлены календарные дни или дни по общему производственному календарю при индивидуальном графике

НДФЛ в документе увольнения

Норма

С пособия налог не удержан, если сумма в пределах трехкратного заработка

Тревожный признак

НДФЛ удержан со всей суммы пособия

Строка в расчетном листке

Норма

Пособие показано отдельной строкой с видом расчета «Выходное пособие»

Тревожный признак

Пособие вошло в состав оклада или премии

Налогообложение: НДФЛ, взносы и отражение в отчетности

Пособие в пределах трехкратного (для северян — шестикратного) среднего месячного заработка не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Превышение облагается и налогом, и взносами. В ЗУП программа сама сравнивает выплаченную сумму с лимитом, если вид расчета настроен корректно: в документе увольнения при больших суммах появляется отдельная строка облагаемого превышения.

В 6-НДФЛ необлагаемая часть пособия отражается как доход с вычетом, облагаемая часть — в полном объеме. В РСВ необлагаемые суммы показываются в составе выплат, не облагаемых взносами. Если после проведения увольнения в отчете видны суммы, которых там быть не должно (или наоборот), первым делом проверяйте настройки вида расчета, а не отчет — отчеты собираются из регистров, заполненных документом.

Особые сценарии: списочное увольнение, соглашение сторон, северные надбавки

Сокращение штата списком сотрудников

При массовом сокращении используйте документ «Увольнение списком»: программа создает увольнения по всем выбранным сотрудникам с единым основанием и автоматически рассчитывает пособие каждому по его среднему заработку. После проведения обязательно сверьте итоговые суммы по каждому сотруднику — при списочной обработке ошибка в графике одного сотрудника легко пропускается.

Пособие по соглашению сторон

Если пособие предусмотрено локальным актом или соглашением, а не ТК напрямую, используется тот же механизм, но основание увольнения — пункт 1 статьи 77 ТК. Необлагаемый лимит (трехкратный заработок) применяется и в этом случае. Размер пособия при этом может быть произвольным — введите нужное количество дней или скорректируйте сумму через отдельный вид расчета, если пособие задано фиксированной суммой, а не через средний заработок.

Работники Крайнего Севера

Для северян необлагаемый лимит увеличен до шестикратного среднего заработка. В ЗУП признак «северного» работника определяется по подразделению/территориальным условиям в кадровых данных. Если лимит применился трехкратный вместо шестикратного — проверьте, заполнены ли территориальные условия в карточке подразделения или сотрудника.

Выплата пособия и контроль после проведения

Пособие выплачивается в день увольнения вместе с окончательным расчетом. Ведомость на выплату формируется стандартно: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или кассу), при заполнении по документу увольнения сумма пособия попадет в ведомость вместе с зарплатой и компенсацией отпуска. Убедитесь, что дата ведомости соответствует дате увольнения — от нее зависит срок перечисления НДФЛ и дата фактического получения дохода.

После выплаты сформируйте расчетный листок сотрудника и проверьте: пособие отражено отдельной строкой, НДФЛ удержан корректно, задолженность организации закрыта. Дополнительно полезно сформировать «Справку о заработке» для сотрудника — в ЗУП она формируется из документа увольнения или отдельным документом «Исходящая справка о заработке» для пособий.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если в документе увольнения нет поля «Выходное пособие»?

Проверьте, что в настройках состава начислений («Настройка» → «Расчет зарплаты» → ссылка настройки состава начислений и удержаний) включены компенсационные выплаты при увольнении. Также убедитесь, что вид расчета «Выходное пособие» не помечен как неиспользуемый и доступен для организации.

Как начислить пособие фиксированной суммой, а не по среднему заработку?

Создайте копию вида расчета «Выходное пособие», измените способ расчета на «Фиксированной суммой», сохранив настройки налогообложения (код дохода 2014 и частичное обложение взносами). Начислите его документом «Разовое начисление» в месяце увольнения.

Нужно ли пересчитывать пособие, если после увольнения начислили премию за прошлый период?

Да, если премия относится к расчетному периоду среднего заработка. В ЗУП используйте механизм доначисления: введите премию с периодом до увольнения, затем создайте документ-исправление увольнения или доначисление — программа пересчитает средний заработок и разницу по пособию.

Облагается ли пособие взносами на травматизм?

По общему правилу выходное пособие в пределах трехкратного (шестикратного для северян) заработка не облагается и взносами на страхование от несчастных случаев. Сумма превышения лимита облагается в общем порядке. Конкретное поведение в базе определяется настройкой вида дохода по взносам в виде расчета.

Как оформить пособие за второй месяц после сокращения?

Отдельным документом после того, как бывший работник подтвердил отсутствие трудоустройства. В ЗУП обычно используют разовое начисление с видом расчета по среднему заработку, настроенным аналогично выходному пособию. Не начисляйте эту сумму заранее в документе увольнения — право на нее еще не подтверждено.

Почему программа обложила НДФЛ все пособие целиком?

Наиболее вероятная причина — в виде расчета указан код дохода НДФЛ, облагаемый полностью (например, 2000), вместо кода 2014 с особым порядком. Исправьте настройку вида расчета, затем перепроведите документ увольнения и проверьте перерасчет налога в ведомости на выплату.