Как начислить пособие на погребение в 1С

Пособие на погребение — это материальная помощь, которую организация выплачивает за счет собственных средств родственникам умершего сотрудника либо при смерти члена семьи работника, если это предусмотрено коллективным договором или локальным актом. Отдельно существует социальное пособие на погребение, которое возмещает СФР (бывший ФСС) — его начисление и оформление имеют свои особенности. В 1С:ЗУП 3.1 обе ситуации отражаются через разные механизмы, и важно не перепутать их, чтобы не исказить расчет НДФЛ и страховых взносов.

Ключевая особенность выплаты — налоговый режим. Пособие на погребение, выплачиваемое в связи со смертью работника или члена его семьи, не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах, установленных законодательством, а социальное пособие от СФР не облагается вовсе. Если в программе выбран неправильный вид начисления или у него неверно настроено налогообложение, в отчетах 6-НДФЛ и РСВ появятся лишние суммы, что приведет к требованиям из налоговой.

Ниже разобран практический порядок действий: от создания вида начисления до проверки отражения в учете. Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, но общая логика применима и к другим конфигурациям с расчетом зарплаты.

Разберитесь, какое именно пособие вы начисляете

Прежде чем открывать программу, определите источник выплаты. Вариантов три. Первый — социальное пособие на погребение за счет СФР: его получает лицо, оплатившее похороны умершего застрахованного работника, и работодатель лишь перечисляет средства фонда. Второй — материальная помощь родственникам умершего сотрудника за счет средств организации. Третий — материальная помощь самому работнику в связи со смертью члена его семьи.

От источника зависят документальное оформление и налоги. Выплата за счет СФР полностью освобождена от НДФЛ и взносов. Материальная помощь от организации в связи со смертью работника или члена семьи работника также не облагается НДФЛ и взносами при наличии подтверждающих документов (свидетельство о смерти, документы о родстве). Формулировка основания в приказе и в виде начисления должна соответствовать реальной ситуации — иначе налоговая льгота может быть оспорена.

Маршрут решения

Как выбрать порядок оформления

Пособие возмещает СФР по заявлению лица, оплатившего похороныОформите выплату социального пособия, передайте сведения в СФР, в налогообложении сумму не включайте

Организация помогает родственникам умершего сотрудника из своих средствИспользуйте документ «Материальная помощь» с видом начисления без НДФЛ и взносов

Помощь выплачивается работающему сотруднику в связи со смертью родственникаНачислите материальную помощь сотруднику с кодом льготы по НДФЛ для смерти члена семьи

Подготовьте документы-основания

Без комплекта документов начисление делать нельзя: льгота по НДФЛ и взносам действует только при подтверждении факта смерти и степени родства. Минимальный набор — заявление получателя, копия свидетельства о смерти (или справка из ЗАГСа), документы, подтверждающие родство, если выплата связана со смертью члена семьи. Для социального пособия СФР дополнительно потребуется справка о смерти установленной формы и документы об оплате похоронных услуг.

На основании заявления издайте приказ руководителя о выплате. В приказе укажите получателя, основание, сумму и источник средств. Именно формулировка из приказа затем переносится в назначение платежа и в комментарий документа начисления в 1С — это упрощает проверки и пояснения при выверке.

Создайте или проверьте вид начисления

Откройте раздел «Настройка — Начисления» и найдите подходящий вид. В типовой поставке ЗУП 3.1 обычно есть предопределенные варианты материальной помощи, но для пособия на погребение удобнее завести отдельный вид начисления, чтобы контролировать его в отчетах. Скопируйте типовой вид «Материальная помощь» и переименуйте, например, в «Пособие на погребение (материальная помощь)».

Проверьте ключевые настройки. На вкладке налогов и взносов для НДФЛ укажите, что доход не облагается (либо выберите соответствующий код вычета, если ваша методология ведет учет через код дохода с полным вычетом). Страховые взносы — «Не облагается» с указанием основания: материальная помощь в связи со смертью члена семьи. В настройках отражения в бухучете задайте способ отражения — обычно счет 91.02 «Прочие расходы», так как выплата не связана с трудовыми обязанностями.

Начислите пособие документом

Стандартный путь — журнал «Зарплата» (или «Все начисления»), документ «Материальная помощь». Создайте документ, выберите сотрудника (или внешнее лицо, если выплата родственнику умершего оформляется через подразделение с ручной корректировкой), укажите созданный вид начисления и сумму. Дата выплаты в документе определяет период отражения дохода — для целей отчетности ориентируйтесь на фактическую дату перечисления денег.

Если выплата идет не сотруднику, а родственнику умершего, который в базе не числится, типовой документ «Материальная помощь» может не позволить выбрать такое лицо. В этом случае практикуют два варианта: завести физическое лицо без трудового договора и провести выплату через него, либо отразить операцию только в бухгалтерском учете (в 1С:Бухгалтерии — операцией вручную и выплатой через кассу или банк), не затрагивая зарплатный контур. Выбор зависит от того, нужна ли сумма в отчетности по НДФЛ как необлагаемый доход.

1. 1
   Соберите заявление, свидетельство о смерти и документы о родстве, издайте приказ
2. 2
   Проверьте или создайте вид начисления с отключенными НДФЛ и взносами
3. 3
   Создайте документ «Материальная помощь», укажите сотрудника, вид начисления и сумму
4. 4
   Проверьте дату выплаты и проведите документ
5. 5
   Сформируйте ведомость на выплату и перечислите деньги
6. 6
   Проверьте отражение в 6-НДФЛ, РСВ и синхронизации с бухучетом

Оформите выплату и проверьте налоги

После проведения начисления создайте ведомость — в банк, кассу или через зарплатный проект, в зависимости от способа выплаты. В назначении платежа укажите основание: «материальная помощь в связи со смертью по приказу №…». Это важно для банка и для последующих пояснений при запросах.

Сразу после выплаты проверьте регистры. Сформируйте расчетный листок или отчет «Анализ НДФЛ»: суммы пособия не должно быть в облагаемой базе. В отчете по страховым взносам начисление должно фигурировать только как необлагаемое (если методология предусматривает его показ) или отсутствовать вовсе. Если сумма попала в облагаемую базу — возвращайтесь к настройкам вида начисления, ошибка именно там.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Пособие показано отдельной строкой, НДФЛ с него не удержан

Тревожный признак

С суммы удержан НДФЛ — неверный код дохода у вида начисления

Отчет по страховым взносам

Норма

Сумма не входит в базу для взносов

Тревожный признак

Сумма увеличила облагаемую базу — неверна настройка взносов

Отражение в бухучете

Норма

Проводка Дт 91.02 Кт 70 (или 73/76 по методологии учета)

Тревожный признак

Проводка на счета затрат 20/25/26/44 — неверный способ отражения

Особые случаи: пособие от СФР и смерть самого сотрудника

Социальное пособие за счет СФР

Если организация выплачивает социальное пособие на погребение, возмещаемое фондом, сумма в расчет зарплаты не включается вовсе. В ЗУП такие выплаты обычно отражают вне зарплатного контура или через специализированные механизмы взаимодействия с СФР (при прямых выплатах функцию выполняет сам фонд). Главное — не проводить эту сумму как доход работника: она не является объектом по НДФЛ и взносам и не должна появляться в 6-НДФЛ.

Выплата при смерти работника

При смерти сотрудника сначала проводится окончательный расчет: зарплата, компенсация отпуска — с прекращением трудового договора. Пособие на погребение родственникам оформляется отдельно от окончательного расчета, иначе суммы смешаются в ведомостях и отчетах. Не забудьте, что зарплата умершего, выплачиваемая родственникам, имеет собственный налоговый режим, отличный от пособия на погребение.

Отражение в бухгалтерском учете и отчетности

При синхронизации ЗУП с 1С:Бухгалтерией документ «Отражение зарплаты в бухучете» перенесет пособие по способу отражения, заданному в виде начисления. Типовая проводка — Дт 91.02 Кт 70 (для сотрудников) или Кт 76 (для сторонних получателей, если выплата шла через физлицо без договора). В налоговом учете по налогу на прибыль такие выплаты обычно не уменьшают базу — уточните позицию в учетной политике организации.

В отчетности контролируйте три формы: 6-НДФЛ (пособие не должно попасть в облагаемые доходы), РСВ (сумма не входит в базу по взносам) и персонифицированные сведения. Если после синхронизации в бухгалтерии сумма «повисла» на другом счете, исправляйте способ отражения в ЗУП и перезаполняйте документ отражения — ручные правки проводок в бухгалтерии создают расхождения при следующей синхронизации.

Удобно завести отдельный шаблон приказа и отдельный вид начисления именно под пособие на погребение, даже если такие выплаты случаются редко. Когда ситуация возникает, времени на разбор настроек обычно нет, а готовый вид начисления с правильными налогами исключает ошибку в спешке.

Частые вопросы

Облагается ли пособие на погребение НДФЛ, если его платит организация из своих средств?

Нет, если выплата связана со смертью работника или члена его семьи и подтверждена документами (свидетельство о смерти, документы о родстве). Лимит в 4000 рублей для обычной материальной помощи здесь не применяется — льгота действует на всю сумму. Без подтверждающих документов сумма облагается на общих основаниях.

Как выплатить пособие родственнику, который не является сотрудником?

Два рабочих варианта: завести физическое лицо в ЗУП без трудового договора и провести выплату через документ материальной помощи, либо отразить операцию только в бухгалтерском контуре — начислением вручную и выплатой через кассу или банк. Первый вариант удобнее, если сумма должна попасть в регистры учета доходов как необлагаемая.

Нужно ли показывать пособие на погребение в 6-НДФЛ?

Доходы, полностью освобожденные от НДФЛ, в расчет обычно не включаются. Однако методологии различаются: если в вашей настройке используется код дохода с полным вычетом, сумма может отражаться в справочных целях. Главный контрольный признак — пособие не должно увеличивать налоговую базу и исчисленный налог.

Что делать, если с пособия ошибочно удержали НДФЛ?

Исправьте настройку вида начисления (код дохода и обложение взносами), затем сторнируйте налог документом корректировки или пересчитайте НДФЛ в следующем расчете. Излишне удержанную сумму верните получателю или зачтите при следующих выплатах, а уточненный 6-НДФЛ сдайте за соответствующий период.

Можно ли учесть пособие на погребение в расходах по налогу на прибыль?

Материальная помощь, не связанная с выполнением трудовых обязанностей, как правило, не уменьшает базу по налогу на прибыль. Поэтому в настройках отражения такие суммы выводят на 91.02 без принятия в налоговом учете. Окончательную позицию закрепите в учетной политике организации.