Другое · 10 мин
Как начислить суточные в 1С
Как начислить суточные в 1С: ЗУП и Бухгалтерия. Настройка видов начислений, документ «Командировка», нормы НДФЛ и взносов, проверка расчёта.
Суточные — это компенсация дополнительных расходов сотрудника в командировке: питания, бытовых нужд и прочих трат, не требующих подтверждения документами. В программах 1С суточные начисляются через кадровые документы командировки, а не через обычные виды начислений, поэтому у начинающих бухгалтеров часто возникает вопрос, где именно вводить суммы.
Способ отражения зависит от конфигурации. В «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) используется документ «Командировка» с автоматическим расчётом среднего заработка и суточных. В «1С:Бухгалтерия» суточные обычно проводят через авансовый отчёт и ручные операции, поскольку полноценного расчёта зарплаты там нет.
Перед начислением важно определить сумму суточных: она устанавливается локальным нормативным актом организации (положением о командировках или приказом руководителя). Норма влияет только на налогообложение: с сумм сверх установленного лимита удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы. Сам размер суточных законодательно не ограничен.
Что подготовить перед начислением суточных
До ввода документа проверьте три вещи: наличие приказа о направлении в командировку, утверждённый в организации размер суточных и корректность кадровых данных сотрудника. Без приказа и локального акта с нормой суточных налоговая может оспорить как расходы, так и необлагаемый лимит.
Уточните количество дней командировки: день выезда и день возвращения считаются днями командировки. Для однодневных командировок по России суточные по общему правилу не выплачиваются, для загранкомандировок действуют особые правила пересчёта при пересечении границы.
Также проверьте, что в учётной политике и настройках программы заданы правильные параметры налогообложения командировочных выплат. Если вид начисления для сверхнормативных суточных настроен с ошибкой, программа либо не удержит НДФЛ, либо обложит налогом всю сумму.
Начисление суточных в 1С:ЗУП через документ «Командировка»
Основной сценарий в ЗУП — документ «Командировка». Он одновременно регистрирует отсутствие сотрудника, рассчитывает оплату по среднему заработку и начисляет суточные. Документ находится в разделе «Кадры» → «Командировки» или «Зарплата» → «Командировки» в зависимости от версии интерфейса.
Создайте новый документ, выберите сотрудника и укажите даты начала и окончания командировки. Программа автоматически определит количество дней и рассчитает оплату по среднему заработку за рабочие дни, попадающие на период поездки.
Для начисления суточных перейдите на вкладку или в поле, где указываются суточные (в типовых версиях — поле «Суточные» с суммой за день). Введите размер суточных за один день согласно локальному акту — программа умножит его на количество дней командировки.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Командировки» и создайте новый документ
- 2Выберите сотрудника и задайте даты начала и окончания командировки
- 3Проверьте автоматически рассчитанную оплату по среднему заработку
- 4Укажите размер суточных за день и проверьте итоговую сумму
- 5Проведите документ и откройте расчётный листок сотрудника для контроля
- 6Проверьте НДФЛ и взносы: облагаться должна только сверхнормативная часть
Если суточные выплачены авансом до поездки
На практике суточные чаще всего выдают сотруднику до отъезда через кассу или на карту как подотчётную сумму. В этом случае в ЗУП документ «Командировка» всё равно заполняется для расчёта и учёта, а выплата оформляется ведомостью на выплату подотчётных сумм или отражается в бухгалтерском учёте через счёт 71.
После возвращения сотрудник сдаёт авансовый отчёт. Если фактические дни командировки изменились (поездка продлена или сокращена), скорректируйте документ «Командировка» до закрытия месяца — сумма суточных пересчитается автоматически.
Настройка вида начисления для суточных
В типовой ЗУП предусмотрены предопределённые начисления: «Оплата командировки» (средний заработок) и начисление для суточных сверх норм. Если в вашей базе суточные сверх лимита не облагаются налогом, проверьте настройки вида расчёта в разделе «Настройка» → «Начисления».
Для сверхнормативных суточных в карточке начисления на вкладке «Налоги, взносы, учет» должно быть указано: облагается НДФЛ (соответствующий код дохода), облагается страховыми взносами. Суточные в пределах нормы в базу по НДФЛ и взносам не включаются.
Если организация выплачивает суточные отдельной суммой, а не в составе командировочного документа, можно создать разовое начисление через документ «Разовое начисление» (Зарплата → Разовые начисления), выбрав соответствующий вид расчёта. Это удобно для доначислений и разовых компенсаций.
Суточные в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» нет полноценного расчёта зарплаты по командировкам, поэтому суточные отражаются в учёте вручную. Типовая схема: выдача аванса сотруднику (Дт 71 — Кт 50/51), затем списание по авансовому отчёту после возвращения.
Документ «Авансовый отчёт» находится в разделе «Покупки» или «Банк и касса» в зависимости от версии. На вкладке «Оплата» или через ручные проводки укажите сумму суточных с отнесением на счёт затрат (26, 44, 20 и другие — по назначению поездки). Суточные в пределах норм включаются в расходы, уменьшающие налог на прибыль или базу по УСН.
Если суточные превышают необлагаемый лимит, разницу нужно начислить как доход сотрудника с удержанием НДФЛ и взносов. В конфигурациях с элементарным учётом зарплаты это делается документом «Начисление зарплаты» с ручным добавлением строки, в упрощённых — операцией, введённой вручную.
Где начислять суточные
Полноценный расчёт: средний заработок, суточные, НДФЛ и взносы автоматически. Подходит, если зарплата ведётся в ЗУП
Авансовый отчёт и ручные проводки. Подходит для небольших организаций, но требует ручного контроля налогов
Расчёт в ЗУП, проводки переносятся автоматически. Оптимально при большом числе командировок
Проверка расчёта и типичные ошибки
После проведения документов сверьте результат по трём точкам: расчётный листок сотрудника, отчёт по НДФЛ и оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71. Сумма суточных в листке должна совпадать с приказом, а необлагаемая часть — не попадать в базу по НДФЛ.
Проверьте, что средний заработок за дни командировки рассчитан только за рабочие дни по графику сотрудника, а суточные — за все календарные дни поездки, включая выходные и дни в пути. Это принципиально разные базы, и их смешение — частая причина ошибок.
Как проверить результат
Суточные и оплата по среднему показаны отдельными строками, суммы совпадают с приказом
Суточные отсутствуют или включены в средний заработок
В базу попала только сумма сверх лимита
Облагается вся сумма суточных или не облагается сверхнормативная часть
После авансового отчёта задолженность по сотруднику закрыта
Висит остаток — отчёт не проведён или суммы не совпадают
Особые ситуации и ограничения
Для загранкомандировок суточные могут выплачиваться в валюте. В ЗУП сумма пересчитывается в рубли по курсу на дату, установленную правилами учёта, а день пересечения границы определяет, по какой норме (российской или заграничной) считать суточные. Эти даты фиксируйте по отметкам в загранпаспорте или билетам.
Если сотрудник в командировке работал в выходной или праздничный день, за этот день положена не оплата по среднему, а двойная оплата или одинарная с отгулом — по выбору сотрудника. В ЗУП это оформляется отдельным документом «Работа сверхурочно» или «Оплата праздничных и выходных дней», а не редактированием командировки.
Больничный во время командировки прерывает начисление среднего заработка за дни болезни: вместо него начисляется пособие. Суточные за этот период при этом обычно сохраняются, если сотрудник не прерывал поездку, — порядок закрепите в локальном акте и отразите в программе через документ «Отсутствие (болезнь)».
Что важно запомнить
Суточные в ЗУП начисляйте документом «Командировка», в Бухгалтерии — через авансовый отчёт. Контролируйте три вещи: правильное количество дней, налогообложение сверхнормативной части и закрытие расчётов по счёту 71 после авансового отчёта.
Частые вопросы
Можно ли начислить суточные в ЗУП без документа «Командировка»?
Да, через документ «Разовое начисление» с подходящим видом расчёта. Но тогда оплату по среднему заработку и отсутствие придётся регистрировать отдельно, поэтому для полноценной командировки удобнее типовой документ «Командировка», который делает всё сразу.
Облагаются ли суточные НДФЛ и взносами?
Суточные в пределах лимита, установленного Налоговым кодексом, не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами. Сумма превышения облагается и налогом, и взносами. Лимиты различаются для командировок по России и за границу, актуальные значения проверяйте в действующей редакции НК РФ.
Как начислить суточные за однодневную командировку?
По командировкам в пределах России суточные за однодневную поездку по общему правилу не выплачиваются, хотя организация вправе предусмотреть компенсацию в локальном акте — тогда она облагается НДФЛ и взносами. При однодневной загранкомандировке суточные выплачиваются в уменьшенном размере от заграничной нормы.
Что делать, если командировку продлили после начисления?
Не создавайте новый документ. Исправьте даты в исходном документе «Командировка» до закрытия месяца — программа пересчитает средний заработок и суточные. Если месяц уже закрыт и зарплата выплачена, используйте механизм доначисления прошлого периода.
Как отразить суточные в расходах по налогу на прибыль?
Суточные включаются в состав командировочных расходов полностью в размере, установленном локальным актом организации, — нормированию для налога на прибыль они не подлежат. Лимит из НК РФ касается только НДФЛ и взносов. В 1С:Бухгалтерии расходы списываются авансовым отчётом на соответствующий счёт затрат.