Другое · 9 мин
Как начислить пособие на погребение в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по начислению пособия на погребение в 1С:ЗУП: настройка вида начисления, документы, отражение в учёте, НДФЛ, взносы и типичные ошибки.
Пособие на погребение — выплата, которую работодатель производит в связи со смертью работника или члена его семьи. В 1С:Зарплата и управление персоналом такая выплата оформляется отдельным видом начисления, и от корректности его настройки зависит правильность расчёта НДФЛ, страховых взносов и отражения в отчётности.
Типовая конфигурация не всегда содержит готовый предопределённый вид начисления «Пособие на погребение», поэтому бухгалтеру часто приходится создавать его вручную или проверять настройки существующего. Ниже разобран полный цикл: от проверки основания выплаты до контроля проводок и отчётов.
Важно различать две ситуации: социальное пособие на погребение, которое возмещает СФР, и материальную помощь на погребение, которую организация платит за свой счёт. Они по-разному настраиваются в программе и по-разному облагаются налогами, и смешивать их нельзя.
Определите вид выплаты и основание
Прежде чем открывать программу, установите, какая именно выплата производится. Социальное пособие на погребение выплачивается на основании справки о смерти и заявления получателя; его размер устанавливается законодательно и ежегодно индексируется. Эта сумма возмещается работодателю из средств СФР.
Материальная помощь на погребение — добровольная выплата работодателя сверх социального пособия. Она оформляется приказом руководителя и может выплачиваться как работнику в связи со смертью члена семьи, так и родственникам умершего работника.
Для налогового учёта различие принципиально: социальное пособие не облагается НДФЛ и взносами полностью, а материальная помощь имеет необлагаемый лимит, зависящий от категории получателя и обстоятельств. Проверьте актуальные нормы НК РФ перед настройкой, так как лимиты и коды доходов периодически уточняются.
Создайте или проверьте вид начисления
Перейдите в раздел «Настройка — Начисления» и найдите существующий вид начисления для пособия на погребение. В свежих релизах ЗУП он может присутствовать, но часто требуется создать новый кнопкой «Создать».
Заполните ключевые параметры: назначение начисления — «Прочие начисления и выплаты», способ выполнения — «По отдельному документу». На закладке «Налоги, взносы, учет» укажите код дохода по НДФЛ и вид дохода по страховым взносам, соответствующие выбранному типу выплаты. Для социального пособия это полностью необлагаемые категории, для материальной помощи — коды с применением вычета-лимита.
На закладке «Учет» задайте способ отражения в бухгалтерском учёте: для социального пособия — за счёт средств СФР, для материальной помощи — за счёт прибыли или расходов организации согласно учётной политике. Сохраните вид начисления и убедитесь, что он не включён в расчёт среднего заработка и базу районных коэффициентов, если это не требуется.
- 1Откройте «Настройка — Начисления» и создайте новый вид или откройте существующий
- 2Задайте назначение «Прочие начисления и выплаты», выполнение «По отдельному документу»
- 3На закладке налогов укажите код НДФЛ и вид дохода по взносам
- 4Настройте способ отражения в бухучёте (СФР или расходы организации)
- 5Сохраните и проверьте, что начисление не входит в базу среднего заработка
Начислите пособие документом
Для разовой выплаты используйте документ «Разовое начисление» (раздел «Зарплата» или «Все начисления»). Создайте документ, укажите месяц начисления, подразделение и вид начисления «Пособие на погребение».
Подберите получателя по кнопке «Подбор» и введите сумму вручную — программа не рассчитает её автоматически, так как размер определяется документами-основаниями. Если выплата производится родственнику умершего работника, а не штатному сотруднику, проверьте, что получатель заведён в базе корректно: в отдельных случаях требуется оформление как физического лица с выплатой через документы для внешних лиц.
Проведите документ и сформируйте расчётный листок получателя. В нём должна отразиться сумма пособия, применённый вычет по НДФЛ (если это материальная помощь) и отсутствие начисленных взносов для необлагаемой части.
Случай смерти работника: дополнительные действия
Если пособие связано со смертью самого работника, перед выплатой оформите кадровое прекращение трудового договора. В ЗУП используется документ «Увольнение» с соответствующим основанием прекращения договора.
При увольнении программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и заработную плату, причитающиеся умершему. Эти суммы выплачиваются членам семьи в установленном порядке. Пособие на погребение начисляется отдельным документом, как описано выше, и не смешивается с окончательным расчётом.
Проверьте, что в документе увольнения корректно указана дата смерти и основание: от этого зависят записи в кадровых отчётах и сведениях для СФР. Ошибка в дате приведёт к лишним начислениям зарплаты за дни после смерти работника.
Выплата и отражение в учёте
Выплату оформите документом «Ведомость» нужного типа (в кассу, на счета, через раздатчика) по виду выплаты «Прочие выплаты» или по межрасчётному принципу — настройка зависит от порядка, принятого в организации. Убедитесь, что в ведомости подтянулась именно сумма пособия.
После синхронизации с 1С:Бухгалтерией проверьте проводки. Социальное пособие должно отразиться по дебету счёта расчётов с СФР, материальная помощь — по счетам затрат или нераспределённой прибыли в соответствии с настроенным способом отражения.
Если пособие возмещается фондом, подготовьте документы для возмещения расходов: заявление и подтверждающие документы по требованиям СФР. В ЗУП поддерживается формирование реестров и заявлений на возмещение, если ведётся соответствующий учёт.
Как проверить результат
Сумма пособия видна отдельной строкой, вычет по НДФЛ применён корректно
Пособие слилось с зарплатой или НДФЛ удержан с необлагаемой суммы
Доход отражён с правильным кодом и вычетом
Код дохода отсутствует или соответствует обычной премии
Дебет счёта СФР для соцпособия или счетов затрат для матпомощи
Пособие прошло по счёту расчётов по оплате труда как обычная зарплата
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — использование неподходящего вида начисления с неверным кодом дохода. Внешне сумма в расчётном листке выглядит правильно, но в 6-НДФЛ выплата попадает не в те строки, и расхождение вскрывается при камеральной проверке.
Вторая типичная проблема — начисление пособия в документе «Начисление зарплаты и взносов» вместо разового документа. Это затрудняет контроль и может привести к двойному включению суммы в базу среднего заработка.
Третья ошибка — забытый лимит по материальной помощи. Если выплата превышает необлагаемый размер, превышение должно облагаться НДФЛ и взносами. Программа сделает это автоматически только при правильно настроенном коде дохода с вычетом.
Проверка отчётности и FAQ
После всех операций сформируйте контрольные отчёты: расчётный листок, свод начислений, отчёт по НДФЛ и анализ взносов. Все суммы должны сойтись между собой, а коды доходов — соответствовать типу выплаты. Только после этого передавайте данные в бухгалтерию и сдавайте отчётность.
Что важно запомнить
Различайте социальное пособие СФР и материальную помощь работодателя, настройте отдельный вид начисления с верными кодами дохода, начисляйте разовым документом и проверяйте результат в расчётном листке, НДФЛ-отчётах и проводках.
Каким документом в ЗУП начисляется пособие на погребение?
Обычно используется «Разовое начисление» с выбранным видом начисления «Пособие на погребение». Сумма вводится вручную на основании справки о смерти и заявления получателя.
Облагается ли пособие на погребение НДФЛ и взносами?
Социальное пособие на погребение полностью не облагается. Материальная помощь работодателя не облагается в пределах установленного лимита; превышение облагается НДФЛ и взносами. Проверяйте актуальные нормы НК РФ.
Что делать, если вида начисления «Пособие на погребение» нет в программе?
Создайте его вручную в разделе «Настройка — Начисления»: назначение «Прочие начисления и выплаты», выполнение «По отдельному документу», затем настройте налоги, взносы и отражение в учёте.
Как выплатить пособие родственнику умершего работника?
Сначала оформите увольнение работника по соответствующему основанию, затем зарегистрируйте получателя в справочнике физических лиц и начислите пособие разовым документом с выплатой через ведомость.
Как отразить возмещение пособия из СФР?
Настройте способ отражения в учёте за счёт средств СФР, после выплаты сформируйте заявление и реестр на возмещение расходов по требованиям фонда и передайте их вместе с подтверждающими документами.
Пособие попало в базу среднего заработка — как исправить?
Откройте вид начисления и проверьте настройки включения в базу среднего заработка. После исправления настройки пересчитайте затронутые документы, где средний заработок уже был рассчитан.