Как начислить пени за задержку зарплаты в 1С:ЗУП

Задержка зарплаты обязывает работодателя выплатить сотрудникам денежную компенсацию по статье 236 Трудового кодекса РФ — независимо от того, есть ли в задержке вина компании. Компенсация рассчитывается как не менее 1/150 действующей ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченных сумм за каждый календарный день просрочки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты и по день фактического расчета включительно.

В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этой операции предусмотрен штатный механизм — программа сама определяет сумму задолженности, количество дней просрочки и применяет актуальную ключевую ставку. Однако механизм нужно сначала включить в настройках и правильно оформить документ, иначе расчет будет неверным или не выполнится вовсе.

Ниже разобран полный порядок действий: от включения функциональности до проверки результата, а также типичные ошибки, из-за которых компенсация считается неправильно.

Что нужно знать перед начислением компенсации

Компенсация начисляется на сумму, фактически не выплаченную в срок, — то есть на «чистую» сумму к выдаче после удержания НДФЛ, а не на начисленную зарплату. Если работодатель перечислил зарплату частично, компенсация считается только от невыплаченного остатка.

Точкой отсчета просрочки является день, следующий за установленной датой выплаты зарплаты (она фиксируется в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре). Последний день просрочки — день фактического погашения задолженности включительно. Выходные и праздничные дни в расчет входят.

Размер компенсации по умолчанию — 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день. Локальным нормативным актом или трудовым договором может быть установлен более высокий размер, но не ниже законодательного минимума. В ЗУП можно задать повышенный процент, если в организации принят такой порядок.

Включение функциональности в настройках ЗУП

По умолчанию документ компенсации может быть скрыт. Чтобы он стал доступен, откройте раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты» и в параметрах расчета найдите флаг, связанный с учетом задержки выплаты зарплаты (в типовых конфигурациях он называется «Регистрировать задержку зарплаты» или располагается в блоке настроек выплат). Установите флаг и сохраните настройки.

После включения настройки в разделе «Зарплата» появится журнал документов «Компенсация за задержку зарплаты». Если документ не появился, проверьте состав интерфейса: иногда нужно обновить настройки навигации раздела или перезапустить сеанс.

Дополнительно проверьте, что в учетной политике организации корректно заполнены даты выплаты зарплаты и аванса — именно от них программа определяет начало просрочки. Эти сведения хранятся в карточке организации на закладке «Учетная политика и другие настройки».

Пошаговое начисление компенсации

Основной сценарий: зарплата за месяц начислена, но выплачена позже установленного срока. Документ компенсации создается после того, как задолженность фактически погашена (или в день погашения), потому что для расчета нужна дата фактической выплаты.

1. 1
   Убедитесь, что зарплата за период начислена и задолженность по сотрудникам отражена в учете (отчет «Задолженность по зарплате»).
2. 2
   Откройте «Зарплата» → «Компенсация за задержку зарплаты» и создайте новый документ.
3. 3
   Укажите месяц начисления компенсации, организацию и дату фактической выплаты задержанной зарплаты.
4. 4
   Нажмите «Заполнить» — программа подберет сотрудников с непогашенной задолженностью и рассчитает суммы.
5. 5
   Проверьте количество дней просрочки, базу расчета и примененную ставку в табличной части.
6. 6
   Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату компенсации.

При заполнении документа программа автоматически определяет невыплаченные суммы по каждому сотруднику, считает дни просрочки от даты, следующей за плановой датой выплаты, до указанной даты фактической выплаты, и применяет ключевую ставку, действовавшую в период просрочки. Если ставка менялась внутри периода задержки, расчет выполняется по каждому отрезку отдельно.

Компенсация выплачивается через обычную ведомость (в банк, через кассу или на зарплатный проект) — после проведения документа суммы доступны для подбора в ведомость. Можно выплатить компенсацию отдельным платежом или вместе с ближайшей зарплатой.

Настройка повышенного процента и особые сценарии

Если в коллективном договоре или ЛНА организации установлен размер компенсации выше законодательного минимума (например, 1/100 ставки или фиксированный процент), это нужно отразить в настройках. В типовой ЗУП коэффициент задается в настройках расчета зарплаты или непосредственно в документе — в зависимости от релиза. Проверьте, какой процент подставляет программа, до проведения документа.

Компенсация при задержке отпускных или расчета при увольнении

Статья 236 ТК РФ распространяется не только на зарплату, но и на отпускные, расчет при увольнении и иные выплаты. В ЗУП механизм компенсации ориентирован в первую очередь на задержку зарплаты. Для просроченных отпускных или увольнительных проверьте, попадает ли задолженность в автоматическое заполнение документа; при необходимости сумму можно скорректировать вручную в табличной части, но такую правку следует документально обосновать.

Задержка затронула только часть сотрудников

Если задержали выплату по конкретному подразделению или нескольким сотрудникам (например, из-за технического сбоя реестра), документ можно заполнить вручную по кнопке «Подбор» и добавить только нужных работников. Программа рассчитает компенсацию по каждому из них исходя из его индивидуальной задолженности.

Проверка результата расчета

После проведения документа обязательно сверьте расчет вручную хотя бы по одному сотруднику. Формула: сумма задолженности × (ключевая ставка / 150) × количество дней просрочки. Например, при задолженности 50 000 руб., ставке 16% и просрочке 10 дней: 50 000 × (0,16 / 150) × 10 = 533,33 руб.

Контрольные отчеты: «Расчетный листок» сотрудника (компенсация должна отображаться отдельной строкой начисления), «Свод начислений и удержаний» и «Анализ ФОТ». В расчетном листке видно, что сумма попала в начисления месяца и будет выплачена через ведомость.

Контрольные точки

Как проверить результат

Дни просрочки в документе

Норма

Считаются со дня после плановой даты выплаты по день фактической выплаты включительно

Тревожный признак

Программа считает от даты выплаты или пропускает последний день

База расчета

Норма

Берется сумма к выплате после удержания НДФЛ

Тревожный признак

В расчет попала начисленная сумма до удержания налога

Отражение в расчетном листке

Норма

Компенсация видна отдельной строкой начисления

Тревожный признак

Суммы нет в листке — документ не проведен или не заполнен

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — документ заполняется пустым. Причины: задолженность уже погашена ведомостью ранее и программа не видит просрочку, не указана дата фактической выплаты, либо в учетной политике не заданы даты выплаты зарплаты. Проверьте эти три пункта в первую очередь.

Вторая типовая ошибка — неверная база расчета из-за непроведенных или исправленных задним числом начислений. Если после выплаты зарплаты делались сторнирования или перерасчеты, сумма задолженности изменится, и документ компенсации нужно перезаполнить и перепровести.

Учтите ограничение: типовой механизм рассчитан на стандартную ситуацию задержки. Нестандартные случаи — например, частичные выплаты в несколько дат по одному сотруднику — могут потребовать ручной корректировки табличной части или нескольких документов. Перед массовым начислением протестируйте расчет на 2–3 сотрудниках.

Часто задаваемые вопросы

Облагается ли компенсация за задержку зарплаты НДФЛ?

Компенсация в размере законодательного минимума (1/150 ключевой ставки) освобождается от НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ. Если организация выплачивает компенсацию в повышенном размере, превышение над минимумом облагается налогом. Настройку налогообложения проверяйте в виде начисления.

Почему документ «Компенсация за задержку зарплаты» заполняется пустым?

Наиболее вероятные причины: задолженность уже закрыта ведомостью до создания документа, не указана дата фактической выплаты, в карточке организации не заполнены даты выплаты зарплаты, либо не включена настройка регистрации задержки зарплаты в параметрах расчета.

Можно ли выплатить компенсацию вместе с зарплатой, а не отдельной ведомостью?

Да. После проведения документа компенсации суммы доступны для подбора в любую ведомость. Вы можете выплатить компенсацию отдельным платежом или включить ее в ближайшую ведомость на выплату зарплаты — на расчет это не влияет.

Как учесть, что ключевая ставка менялась в период просрочки?

Типовой механизм ЗУП применяет ставку, действовавшую в каждом отрезке периода просрочки, если сведения о ставках актуальны в программе. Проверьте, что конфигурация обновлена и данные о ключевой ставке загружены корректно, затем сверьте расчет вручную по одному сотруднику.

Нужно ли начислять компенсацию, если задержали только аванс?

Да. Обязанность выплатить компенсацию возникает при нарушении срока любой выплаты, причитающейся работнику, включая зарплату за первую половину месяца. Порядок оформления в ЗУП тот же: важно, чтобы даты выплаты аванса были заданы в настройках организации.

Что делать, если задержка была несколько месяцев назад, а компенсацию не начислили?

Компенсацию можно начислить за прошлый период: создайте документ текущей датой, укажите месяц начисления и фактическую дату погашения задолженности. Учтите, что выплата попадет в отчетность текущего периода, а при значительной давности корректность базы расчета нужно сверить с архивными данными.