Другое · 9 мин
Как начислить отпускные в 1С: пошаговая инструкция
Как начислить отпускные в 1С: создание документа «Отпуск», расчёт среднего заработка, проверка НДФЛ и взносов, исправление ошибок и типичные проблемы.
Начисление отпускных в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) выполняется документом «Отпуск», который одновременно регистрирует отсутствие сотрудника, рассчитывает средний заработок, удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы. Если конфигурация настроена корректно, вся операция занимает несколько минут: нужно указать сотрудника, период отпуска и проверить автоматический расчёт.
Главное условие корректного расчёта — актуальные кадровые данные и полная база начислений за расчётный период (12 месяцев, предшествующих отпуску). Если сотрудник принят недавно или зарплата за прошлые месяцы вводилась начальными остатками, средний заработок может посчитаться неверно, и это нужно проверить до выплаты.
Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек до выплаты и отражения в учёте, а также типовые ошибки, из-за которых отпускные приходится пересчитывать вручную.
Проверка настроек перед первым начислением
Перед тем как начислять отпускные, убедитесь, что в настройках учёта включены нужные виды расчёта. Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» и проверьте, что в списке начислений присутствуют «Отпуск основной» и, при необходимости, «Отпуск дополнительный». В типовой поставке они созданы автоматически, но в доработанных базах их могли отключить или переименовать.
Также проверьте учётную политику: «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика». Там задаётся дата выплаты отпускных и порядок учёта НДФЛ. Отпускные по закону должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска — эту дату программа подставит в ведомость, но контролировать её должен расчётчик.
Отдельно проверьте график работы сотрудника: от него зависит, как программа учтёт дни отсутствия и рабочее время в месяце отпуска. График указывается в кадровом документе приёма или перевода. Если график не заполнен, расчёт зарплаты за неполный месяц будет некорректным.
Создание документа «Отпуск»
Основной сценарий: откройте раздел «Зарплата» → «Отсутствия» (или «Кадры» → «Отпуска») и создайте новый документ «Отпуск». Заполните поля: организация, сотрудник, дата документа и период отпуска — даты начала и окончания. Программа автоматически определит количество календарных дней и вид отпуска.
Если отпуск состоит из основной и дополнительной части, включите соответствующие флажки и укажите периоды по каждой части. Для отпуска без сохранения оплаты используется отдельный вид — он не начисляет отпускные, но регистрирует отсутствие и влияет на расчёт зарплаты за месяц.
После заполнения периода нажмите кнопку с зелёным карандашом рядом с полем «Средний заработок» — откроется форма детализации расчёта. Здесь видно, какие начисления и дни вошли в расчётный период. Если какой-то месяц пуст, хотя сотрудник работал, значит, зарплата за него не начислена или не проведена.
- 1Откройте «Зарплата» → «Отсутствия» → «Создать» → «Отпуск»
- 2Укажите сотрудника, даты начала и окончания отпуска
- 3Проверьте средний заработок через кнопку с зелёным карандашом
- 4Проверьте вкладки с НДФЛ и взносами
- 5Проведите документ и сформируйте расчётный листок или записку-расчёт Т-60
Как программа считает средний заработок
Среднедневной заработок для отпускных определяется как сумма учитываемых выплат за расчётный период, делённая на количество учитываемых календарных дней. Для полностью отработанного месяца берётся среднемесячное число календарных дней 29,3; для неполного месяца дни пересчитываются пропорционально отработанному времени.
В базу входят начисления за труд: оклад, премии (по правилам учёта премий), надбавки. Не входят больничные, прошлые отпускные, командировочные по среднему и материальная помощь — программа исключает их автоматически по настройке вида расчёта. Если в базе есть нестандартные начисления, проверьте их назначение: в карточке вида расчёта должно быть указано, учитывается ли он в среднем заработке.
Если сотрудник работает меньше года, расчётный период — фактически отработанные месяцы. Если сотрудник уходит в отпуск в том же месяце, в котором принят, средний считается по фактически начисленному заработку или по окладу — программа обработает этот случай, но результат стоит перепроверить вручную.
Как проверить результат
Близок к среднему месячному доходу, делённому на 29,3
Заметно ниже или нулевой — значит, не хватает данных за расчётный период
12 месяцев, все месяцы заполнены начислениями
Пустые месяцы при фактически работавшем сотруднике
Исчислен с суммы отпускных по действующей ставке
НДФЛ нулевой при наличии налогооблагаемой базы
НДФЛ, взносы и выплата отпускных
Документ «Отпуск» сразу исчисляет НДФЛ и начисляет страховые взносы — они видны на соответствующих вкладках. НДФЛ с отпускных удерживается при выплате, а срок перечисления в бюджет — последний день месяца выплаты (для обычного НДФЛ; по срокам уплаты сверяйтесь с актуальными нормами, они периодически меняются).
Выплата оформляется ведомостью: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или в кассу). В поле «Выплачивать» выберите «Отпуска» — программа подберёт незакрытые документы отпусков. Проверьте дату выплаты: именно она определит дату фактического получения дохода для НДФЛ.
Если отпуск приходится на два месяца (переходящий), программа корректно распределит суммы по периодам для бухгалтерского учёта, но НДФЛ исчислит целиком при выплате. Это нормальное поведение, а не ошибка.
Отражение в бухгалтерском учёте и синхронизация
Если у вас связка «1С:ЗУП + 1С:Бухгалтерия», после начисления отпускных выполните синхронизацию данных. В ЗУП проверьте документ «Отражение зарплаты в бухучёте» за месяц начисления: отпускные должны попасть на нужные счета затрат с верными статьями. Основной отпуск обычно относится на те же счета, что и зарплата сотрудника; резерв на отпуска, если он формируется, отражается отдельно.
В бухгалтерской программе после загрузки проверьте проводки: дебет счёта затрат (20, 25, 26, 44) и кредит 70 для начисления, дебет 70 и кредит 68.01 для НДФЛ, кредит 69 для взносов. Несоответствие счетов обычно означает, что в ЗУП не настроены способы отражения для подразделения или сотрудника.
Перед массовыми отпусками (летний сезон) удобно сначала начислить зарплату за предыдущий месяц, иначе в расчётный период попадёт неполная база и средний заработок у всех сотрудников окажется заниженным.
Типичные ошибки и их исправление
Чаще всего проблемы возникают из-за незаполненного расчётного периода: зарплата прошлых месяцев введена не документами, а переносом данных, и средний заработок считается неправильно. Решение — ввести недостающие начисления или скорректировать базу вручную в форме расчёта среднего заработка, зафиксировав причину в комментарии.
Вторая частая ситуация — отпуск оформлен после того, как зарплата за месяц уже рассчитана. Тогда программа предложит сторнировать лишние дни или пересчитать зарплату. Не игнорируйте эти предупреждения: иначе получите двойную оплату одних и тех же дней.
Если отпуск нужно отменить или изменить, не удаляйте проведённый документ, по которому уже была выплата. Используйте документ «Сторнирование начислений» или исправление документа — так сохранится корректная история для НДФЛ и отчётности.
Частые вопросы
Почему документ «Отпуск» не рассчитывает сумму?
Обычно причина в отсутствии данных за расчётный период: зарплата не начислена или сотрудник принят недавно. Откройте форму расчёта среднего заработка (кнопка с зелёным карандашом) и посмотрите, какие месяцы пустые. Также проверьте, что у вида расчёта «Отпуск основной» включён расчёт по среднему заработку.
Как оформить отпуск с последующим увольнением?
Создайте документ «Увольнение» и включите в нём опцию предоставления отпуска с последующим увольнением — программа рассчитает и отпускные, и компенсацию, и окончательный расчёт одним документом. Отдельный документ «Отпуск» в этом случае создавать не нужно.
Можно ли начислить отпускные за прошлый период?
Да, документ можно создать задним числом, но программа покажет предупреждение о необходимости перерасчёта. Если по тому периоду уже сдана отчётность, потребуется корректировка НДФЛ и уточнённые расчёты — оцените последствия до проведения.
Как распечатать записку-расчёт о предоставлении отпуска?
В проведённом документе «Отпуск» нажмите «Печать» и выберите форму Т-60 или упрощённый расчёт среднего заработка. Форма Т-60 унифицированная, но её применение необязательно — можно использовать собственную форму, утверждённую в учётной политике.
Что делать, если отпускные выплачены, а сотрудник заболел перед отпуском?
Оформите больничный лист в программе, затем скорректируйте отпуск: перенесите дни на другой период документом-исправлением или продлите отпуск по согласованию с сотрудником. Переплата по отпускным зачтётся при следующих начислениях либо сторнируется.
Что важно запомнить
Отпускные начисляются документом «Отпуск»: укажите сотрудника и даты, проверьте средний заработок и НДФЛ до проведения. Выплата оформляется отдельной ведомостью не позднее чем за три дня до начала отпуска. Ошибки исправляйте сторнированием, а не удалением документов.