Как начислить отпускные в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

Начисление отпускных в 1С 8.3 Бухгалтерия выполняется документом «Отпуск» в разделе зарплаты и кадров. Программа автоматически рассчитывает средний дневной заработок, сумму отпускных, удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы — но только при условии, что в базе корректно ведется учет: заведены сотрудники, оформлены приемы на работу и начислена зарплата за расчетный период.

Главная особенность: документ «Отпуск» доступен только в конфигурациях с полным кадровым учетом. Если у вас настроен упрощенный учет (без кадровых документов), отпускные придется начислять вручную через «Операции, введенные вручную» или через документ «Начисление зарплаты» с ручным добавлением начисления. Ниже рассмотрены оба варианта.

Перед началом работы убедитесь, что в программе установлена актуальная релизная версия — формулы расчета среднего заработка и ставки взносов периодически меняются законодательно, и устаревшая конфигурация может считать неправильно.

Проверка настроек и подготовительные данные

Прежде чем создавать документ, проверьте три вещи. Во-первых, сотрудник должен быть принят на работу кадровым документом «Прием на работу» — без него у программы нет данных о дате начала работы и графике. Во-вторых, за расчетный период (по общему правилу — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска) должна быть начислена и проведена зарплата. В-третьих, в учетной записи сотрудника должны быть заполнены данные для НДФЛ (статус налогового резидента, вычеты).

Также проверьте функциональность программы: раздел «Администрирование» — «Параметры учета» — «Настройки зарплаты». Там должен быть включен учет зарплаты и кадров в данной программе (а не во внешней, например в 1С:ЗУП). Если зарплата ведется во внешней программе, документа «Отпуск» в Бухгалтерии не будет — это нормально, начисление делается в ЗУП, а в Бухгалтерию попадают только проводки при синхронизации.

Создание документа «Отпуск»

Откройте раздел «Зарплата и кадры» — «Все начисления». Нажмите кнопку «Создать» и выберите из списка вид документа «Отпуск». Если в списке его нет — вернитесь к проверке настроек функциональности из предыдущего раздела.

В шапке документа заполните обязательные поля:

• Организация — если в базе несколько юридических лиц, выберите нужное;
• Сотрудник — выберите работника из справочника;
• Период отпуска — даты начала и окончания отпуска; программа сама посчитает количество календарных дней;
• Дата выплаты — дата фактической выплаты отпускных; от нее зависит период удержания НДФЛ.

Обратите внимание на поле «Месяц начисления» — это месяц, в котором отпускные будут отражены в учете и попадут в расчетные листки. Обычно это текущий месяц, даже если сам отпуск начинается в следующем.

Если отпуск захватывает два месяца (например, с 25 июля по 7 августа), программа корректно разделит суммы по месяцам для целей расчета, но начислит всё одним документом. Это нормально и не требует ручного дробления.

Как программа рассчитывает средний заработок

После заполнения периода отпуска программа автоматически рассчитывает средний дневной заработок. Логика стандартная: сумма учитываемых выплат за расчетный период делится на количество учитываемых календарных дней. Полностью отработанный месяц считается как 29,3 дня; в неполностью отработанных месяцах дни пересчитываются пропорционально.

Чтобы увидеть детали расчета, нажмите на сумму среднего заработка в документе — откроется форма с расшифровкой по месяцам: какие начисления вошли в базу, сколько дней учтено, какие периоды исключены (больничные, прошлые отпуска, командировки). Эту форму можно распечатать как приложение к расчету.

Если сумма среднего заработка выглядит неправдоподобно, откройте расшифровку и сверьте состав выплат. Частая причина расхождений — премии или разовые начисления, которые проведены документами, не участвующими в расчете среднего, либо наоборот, учтены дважды.

Начисление суммы, НДФЛ и взносов

После расчета среднего заработка программа заполняет табличную часть документа: сумма отпускных, исчисленный НДФЛ и сумма к выплате. НДФЛ рассчитывается с учетом положенных сотруднику вычетов (на детей и других), если они зарегистрированы в программе.

Страховые взносы на отпускные начисляются не в этом документе, а при проведении общего документа «Начисление зарплаты и взносов» за месяц — либо отдельной операцией в зависимости от настроек. Проверьте после закрытия месяца, что взносы с отпускных попали в базу: это видно в отчете «Анализ взносов в фонды» или карточке сотрудника.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» — «Все начисления» — «Создать» — «Отпуск»
2. 2
   Заполните организацию, сотрудника, период отпуска и дату выплаты
3. 3
   Проверьте расчет среднего заработка через расшифровку (клик по сумме)
4. 4
   Убедитесь, что НДФЛ рассчитан с учетом вычетов
5. 5
   Нажмите «Провести и закрыть»
6. 6
   Сформируйте ведомость на выплату отпускных
7. 7
   После закрытия месяца проверьте начисление взносов и проводки

Проведите документ кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть». После этого сумма появится в расчетном листке сотрудника, в регистрах по НДФЛ и в данных для выплаты.

Выплата отпускных и проводки

Выплата оформляется документом «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость на счета» — в зависимости от способа выплаты зарплаты в вашей организации. Быстрый способ: из документа «Отпуск» нажать кнопку «Выплатить» — программа сама создаст ведомость с нужной суммой.

Важно: по закону отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Дата в ведомости должна соответствовать фактической выплате — от нее зависит срок перечисления НДФЛ и корректность отчетности 6-НДФЛ.

Проводки документ формирует автоматически по настройкам учета зарплаты: обычно это дебет счета затрат (20, 25, 26, 44 — в зависимости от подразделения и должности) и кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». НДФЛ отражается по кредиту 68.01. Проверить проводки можно кнопкой «Дт/Кт» в проведенном документе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Отпускные отображаются отдельной строкой с корректной суммой

Тревожный признак

Суммы нет или она задвоена

Кнопка «Дт/Кт» в документе

Норма

Проводки Дт счета затрат — Кт 70, НДФЛ на 68.01

Тревожный признак

Проводки отсутствуют или счета не соответствуют учетной политике

Отчет «Расчеты с сотрудниками»

Норма

Задолженность по отпускным закрыта после выплаты

Тревожный признак

Сумма висит как долг после фактической выплаты

Расшифровка среднего заработка

Норма

В базу вошли только учитываемые выплаты за 12 месяцев

Тревожный признак

В расчете пусто или есть посторонние периоды

Если документа «Отпуск» нет: ручное начисление

В конфигурациях с упрощенным кадровым учетом документ «Отпуск» может отсутствовать. В этом случае есть два рабочих варианта.

Первый — начислить отпускные через документ «Начисление зарплаты»: добавьте сотрудника в табличную часть, затем вручную добавьте вид начисления «Отпуск основной» (создайте его в справочнике начислений, если отсутствует) и впишите рассчитанную сумму. Средний заработок придется посчитать самостоятельно — например, по данным расчетных листков за 12 месяцев.

Второй вариант — операция, введенная вручную (раздел «Операции» — «Операции, введенные вручную»). Этот способ формирует только бухгалтерские проводки и не попадает в регистры по НДФЛ и взносам, поэтому для отпускных он подходит плохо: придется отдельно отражать налоги. Используйте его только как временную меру и с пониманием последствий для отчетности.

Частые вопросы по начислению отпускных

Почему в документе «Отпуск» пустой расчет среднего заработка?

Чаще всего причина в отсутствии проведенных начислений зарплаты за расчетный период. Проверьте, что зарплата за прошлые месяцы начислена и проведена именно в этой базе. Если учет начался недавно, введите начальные остатки по зарплате или рассчитайте сумму вручную.

Можно ли начислить отпускные вместе с зарплатой одним документом?

Да. В документе «Начисление зарплаты» можно добавить сотруднику вид начисления «Отпуск основной» с указанием периода отпуска. Но отдельный документ «Отпуск» удобнее: он корректно обрабатывает дату выплаты для НДФЛ и позволяет быстро сформировать ведомость на выплату.

Как исправить ошибку в уже проведенном отпуске?

Если месяц еще не закрыт, отмените проведение документа, исправьте данные и проведите заново. Если отчетность уже сдана, используйте документ «Отмена отпуска» или сторнирующую операцию, затем создайте новый документ с правильными данными. После исправлений проверьте необходимость уточненного 6-НДФЛ.

Нужно ли начислять отпускные до закрытия месяца?

Да, и это важно. Отпускные должны быть начислены и выплачены до начала отпуска, не дожидаясь общего расчета зарплаты за месяц. Именно поэтому документ «Отпуск» существует отдельно от «Начисления зарплаты».

Отпуск приходится на два месяца — как отразить в учете?

Программа начислит всю сумму одним документом, но в расчете среднего и в отчетности корректно учтет дни каждого месяца. Дополнительных действий не требуется — достаточно указать полный период отпуска в одном документе.