Как начислить отпуск за свой счет в 1С ЗУП

Отпуск за свой счет (без сохранения заработной платы) в 1С ЗУП оформляется кадровым документом, который одновременно регистрирует отсутствие сотрудника и исключает дни отпуска из оплачиваемого времени. Если документ не ввести или ввести с ошибкой, программа посчитает сотруднику зарплату за дни, которые он фактически не работал, и придется делать сторнирование.

Порядок действий зависит от версии конфигурации: в ЗУП 3.1 используется документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» или «Отпуск без сохранения оплаты» из раздела «Кадры», а в более старых версиях — «Невыходы в организациях». Ниже разобран основной сценарий для актуальной редакции ЗУП 3.1, настройки видов отсутствий и контроль расчета.

Что проверить перед оформлением отпуска

Перед вводом документа убедитесь, что у сотрудника есть действующее кадровое назначение (прием на работу) на даты отпуска. Если в период отпуска действует кадровый перевод или увольнение, программа может отказаться проводить документ или разобьет отсутствие некорректно.

Также проверьте, что в настройках учетной политики и графика работы сотрудника нет ошибок: отпуск за свой счет считается в календарных днях, но влияние на оплату зависит от графика — за рабочие дни по графику сотрудник не получит начислений, выходные дни внутри отпуска на расчет не влияют.

Если отпуск оформляется задним числом после того, как зарплата за месяц уже рассчитана и выплачена, потребуется перерасчет. В этом случае сначала введите документ отсутствия, затем проверьте документ «Начисление зарплаты и взносов» — программа предложит исправить расчет.

Оформление документа «Отсутствие» в ЗУП 3.1

Основной рабочий инструмент — документ, регистрирующий отсутствие сотрудника. Он находится в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (в некоторых настройках интерфейса — «Кадры» → «Отсутствия»). Создайте новый документ кнопкой «Создать» и выберите тип «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)».

Заполните поля документа: организацию, сотрудника, месяц начисления (месяц, в расчете которого отразится отсутствие), дату начала и дату окончания отпуска. В поле «Вид отсутствия» выберите значение «Отпуск без сохранения заработной платы» — это предопределенный вид расчета, который не начисляет оплату, но фиксирует отсутствие в табеле с условным обозначением.

Если отпуск приходится на несколько месяцев (например, с 28 января по 5 февраля), программа автоматически распределит дни между месяцами при условии, что в документе включен соответствующий режим. Проверьте, что период указан верно: дата окончания — это последний день отпуска включительно.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)»
3. 3
   Укажите организацию, сотрудника и месяц начисления
4. 4
   Выберите вид отсутствия «Отпуск без сохранения заработной платы»
5. 5
   Задайте даты начала и окончания отпуска
6. 6
   Проведите документ и проверьте табель и расчет зарплаты

Виды отпусков за свой счет и их различия

В ЗУП 3.1 предусмотрено несколько предопределенных видов отсутствий без оплаты, и выбор влияет на отражение в табеле и кадровом учете. Основные варианты: «Отпуск без сохранения заработной платы» (общий случай по заявлению сотрудника), «Отпуск без сохранения зарплаты по обстоятельствам» (для случаев, когда работодатель обязан предоставить отпуск по ТК РФ), «Отпуск для обучения/сдачи экзаменов без оплаты» и «Отпуск по уходу за ребенком без оплаты».

Различие важно для отчетности: в табеле разные виды отсутствий отображаются разными буквенными кодами (например, «ДО» для обязательного отпуска без оплаты и «ОЗ» для отпуска по соглашению сторон). Если выбрать неправильный вид, внешний эффект для зарплаты будет одинаковым (оплаты нет), но кадровая статистика и отчеты по видам отпусков исказятся.

Если предопределенного вида не хватает, можно создать собственный вид расчета в разделе «Настройка» → «Начисления», скопировав типовой «Отпуск без сохранения заработной платы» и изменив наименование и код для табеля. Формулу менять не нужно — начисление должно оставаться нулевым.

Сравнение вариантов

Отпуск без сохранения заработной платы

Стандартный случай по заявлению сотрудника по согласованию с работодателем. Подходит для большинства ситуаций.

Отпуск без оплаты по обстоятельствам (обязательный)

Для случаев, когда ТК РФ обязывает предоставить отпуск: участникам ВОВ, пенсионерам по возрасту, инвалидам, при рождении ребенка, свадьбе, смерти близких. Отражается отдельным кодом в табеле.

Учебный отпуск без оплаты

Для сдачи экзаменов, вступительных испытаний и других учебных целей без сохранения заработка. Не путать с оплачиваемым учебным отпуском.

Как отпуск за свой счет влияет на расчет зарплаты

Сам вид начисления «Отпуск без сохранения заработной платы» имеет нулевой результат — оплата за дни отпуска не начисляется. Но главный эффект — вытеснение: дни отпуска исключаются из отработанного времени, и оклад (или тарифная ставка) сотрудника рассчитывается пропорционально фактически отработанным дням.

Пример логики расчета: сотрудник с окладом 60 000 руб. при норме 20 рабочих дней в месяце берет 5 рабочих дней за свой счет. Программа рассчитает оплату за 15 дней: 60 000 / 20 × 15 = 45 000 руб. Дни отпуска без оплаты никак не оплачиваются и не включаются в базу.

В документе «Начисление зарплаты и взносов» на вкладке «Начисления» вы увидите строку с окладом, где отработанное время уменьшено на дни отпуска. Если отсутствие введено после расчета, программа покажет необходимость перерасчета — используйте механизм «Исправить» или пересчитайте документ заново.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка оклада в расчете зарплаты

Норма

Отработанное время уменьшено на рабочие дни отпуска, сумма пересчитана пропорционально

Тревожный признак

Оклад начислен полностью — документ отсутствия не проведен или вид отсутствия не вытесняет начисления

Табель учета рабочего времени

Норма

Дни отпуска отмечены кодом «ОЗ», «ДО» или «УД» в зависимости от вида

Тревожный признак

Дни отмечены как явка или отсутствуют вовсе

Расчетный листок сотрудника

Норма

Отсутствует оплата за дни отпуска, видно строку отсутствия без суммы

Тревожный признак

Есть начисление за дни отпуска или двойное отражение периода

Влияние на стаж, средний заработок и отчетность

Отпуска без сохранения зарплаты влияют не только на текущий расчет. По нормам трудового законодательства отпуска за свой счет продолжительностью свыше установленного лимита за рабочий год не включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В ЗУП этот учет ведется автоматически: программа накапливает дни отпусков без оплаты и при расчете остатков отпусков сдвигает рабочий год, если превышен допустимый порог.

Проверить влияние на стаж можно в карточке сотрудника: «Кадры» → сотрудник → ссылка «Отсутствия» или отчет «Остатки отпусков» и справка «Остатки отпусков» из раздела «Кадры» → «Отчеты, справки». Если рабочий год сдвинулся некорректно, проверьте виды отсутствий — у пользовательских видов расчета должна быть правильно настроена вкладка с параметрами учета стажа.

В отчетности по взносам и НДФЛ отпуск за свой счет дополнительных записей не создает — базы просто уменьшаются на сумму неначисленной зарплаты. Но в статистических формах и отчетах по численности дни отсутствия учитываются, поэтому важно, чтобы документ был проведен в правильном месяце.

Типичные ошибки и спорные ситуации

Самая частая ошибка — ввод отсутствия через документ «Прогул, отсутствие» или через разовое начисление вместо штатного документа отпуска без оплаты. В результате в табеле появляется неправильный код, а в кадровом учете отсутствие не классифицируется как отпуск, что искажает статистику и стаж.

Вторая распространенная проблема — пересечение с другими отсутствиями. Если на дни отпуска за свой счет уже введен больничный или командировка, программа откажется проводить документ или потребует скорректировать период. Отпуск без оплаты прерывается больничным: дни болезни оплачиваются, а отпуск на эти дни фактически приостанавливается.

Третья ошибка — оформление одним документом отпуска для совместителя и основного места работы. В ЗУП каждый вид занятости учитывается отдельно: для внутреннего совместителя нужен собственный документ отсутствия по его назначению.

Особые сценарии: длительный отпуск и несколько сотрудников

Отпуск на весь месяц и дольше

Если сотрудник уходит за свой счет на целый месяц, документ оформляется так же, но при расчете зарплаты у сотрудника просто не будет начислений. Документ «Начисление зарплаты и взносов» по такому сотруднику может не создать строку вовсе — это нормально. Убедитесь, что постоянные удержания (например, алименты) при нулевой базе обработаны корректно.

При отпуске длиннее месяца вводите документ на весь период целиком — программа сама распределит дни по месяцам при расчете. Дробить на отдельные документы по месяцам не требуется, но месяц начисления в шапке укажите первый из затронутых.

Массовое оформление

Если за свой счет уходит группа сотрудников (например, при простое по соглашению), используйте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» с табличной частью «Сотрудники» — в него можно подобрать список сотрудников с одинаковым периодом и видом отсутствия. Это быстрее и снижает риск расхождений в датах.

Перед расчетом зарплаты полезно сверить все введенные отсутствия отчетом «Отсутствия сотрудников» из раздела «Кадры» → «Отчеты, справки». Это занимает пару минут и позволяет поймать непроведенные или дублирующиеся документы до того, как они попадут в расчет.

Проверка результата и закрытие месяца

После проведения документа выполните три контрольные проверки. Первая — табель: отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» из раздела «Зарплата» → «Отчеты, справки» должен показать дни отпуска с правильным кодом. Вторая — расчетный листок сотрудника: отработанное время уменьшено, оплаты за дни отпуска нет.

Третья проверка — остатки отпусков и стаж: справка «Остатки отпусков» покажет, как отпуск без оплаты повлиял на рабочий год. Если все три точки сходятся, оформление завершено корректно.

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск за свой счет на часть дня или несколько часов?

Штатный документ отсутствия работает с целыми днями. Для отсутствия на несколько часов используйте вид расчета с учетом времени в часах (например, «Отсутствие с согласия администрации») или донастройте собственный вид начисления. В большинстве случаев краткосрочные отсутствия оформляют как отпуск без оплаты на целый день — так проще для табеля и стажа.

Что делать, если отпуск за свой счет пересекается с больничным?

Введите больничный лист штатным документом «Больничный лист» — программа автоматически скорректирует пересекающиеся дни. Дни болезни оплачиваются по правилам пособий, отпуск без оплаты на эти дни не действует. После окончания больничного отпуск за свой счет продолжается, если сотрудник не вышел на работу.

Как отменить ошибочно введенный отпуск за свой счет?

Если зарплата еще не рассчитана, просто отмените проведение документа или удалите его. Если расчет уже выполнен, после отмены документа пересчитайте «Начисление зарплаты и взносов» — программа доначислит оплату за дни, которые ошибочно считались отпуском. Не редактируйте проведенный документ задним числом после выплаты без анализа последствий для отчетности.

Уменьшает ли отпуск за свой счет ежегодный оплачиваемый отпуск?

Сам по себе — нет, но дни отпуска без оплаты сверх установленного законом лимита за рабочий год исключаются из стажа, дающего право на ежегодный отпуск, и рабочий год сдвигается. ЗУП отслеживает это автоматически — проверить можно в справке «Остатки отпусков»: там видно новое окончание рабочего года.

Нужен ли отдельный приказ, если документ в ЗУП уже введен?

Документ в ЗУП — это учетная регистрация, а не замена кадрового приказа. Основанием для отпуска без оплаты служит заявление сотрудника и решение работодателя. В документе «Отсутствие» можно распечатать форму приказа (например, Т-6 или произвольную форму организации) через кнопку «Печать».