Как начислить отпуск в 1С 8: пошаговая инструкция

Начисление отпуска в 1С 8 выполняется документом «Отпуск» в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) версии 3.1. Документ одновременно регистрирует отсутствие сотрудника в табеле и рассчитывает отпускные исходя из среднего заработка за расчётный период. Если ведёте учёт в «1С:Бухгалтерии 8», механизм похожий, но возможности ограничены — полноценный расчёт среднего заработка и компенсаций удобнее выполнять в ЗУП.

Главное условие корректного расчёта — заполненная база: приёмы на работу, начисления зарплаты за предыдущие месяцы, актуальный график работы сотрудника. Если сотрудник работает давно, а учёт в программе начали недавно, средний заработок придётся вводить вручную или дозаполнять историю.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки данных до выплаты отпускных и отражения в отчётности, а также типичные ошибки и способы их исправления.

Подготовка: что проверить перед начислением отпуска

Перед созданием документа убедитесь, что по сотруднику введены все начисления за расчётный период — по умолчанию это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска. Непроведённая зарплата за прошлый месяц исказит средний заработок, и отпускные будут занижены.

Проверьте кадровые данные: дату приёма, график работы, наличие отсутствий (больничные, отпуска без сохранения, командировки). Эти периоды исключаются из расчёта среднего заработка, и программа учитывает их только при наличии соответствующих документов в базе.

Также убедитесь, что в настройках учётной политики организации выбран способ отражения отпускных в учёте и что вид начисления «Отпуск основной» присутствует в списке начислений. В типовой ЗУП он предустановлен, но при переносе данных или доработках его могли изменить.

Создание документа «Отпуск» в 1С 8.3 ЗУП

Откройте раздел «Зарплата» — «Отпуска» (или «Кадры» — «Все отсутствия сотрудников») и нажмите «Создать» — «Отпуск». Заполните шапку документа: организацию, дату документа, сотрудника и период отпуска — даты начала и окончания. Программа автоматически посчитает количество календарных дней.

После заполнения периода расчёт выполняется автоматически: в табличной части появится средний дневной заработок и сумма отпускных. Если расчётный период отработан не полностью, программа учтёт фактически отработанное время по данным базы.

Если сотруднику положены дополнительные отпуска (за вредные условия, ненормированный день), их можно оформить в этом же документе на вкладке «Дополнительные отпуска» — суммы сложатся в общий расчёт.

1. 1
   Откройте «Зарплата» — «Отпуска», нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и даты отпуска
3. 3
   Проверьте автоматически рассчитанный средний заработок по ссылке-кнопке с суммой
4. 4
   При необходимости поставьте флажок «Рассчитать зарплату за месяц», если отпуск переходит на следующий месяц
5. 5
   Проведите документ и распечатайте записку-расчёт Т-60
6. 6
   Сформируйте ведомость на выплату отпускных

Как программа считает средний заработок и отпускные

Средний дневной заработок для отпуска определяется делением начислений за расчётный период на количество учитываемых календарных дней. За полностью отработанный месяц берётся среднемесячное число календарных дней — 29,3. За неполный месяц количество дней пересчитывается пропорционально отработанному времени.

В базу среднего заработка включаются зарплата, премии и надбавки, предусмотренные системой оплаты труда. Не включаются больничные, отпускные прошлых периодов, командировочные средние и материальная помощь — программа отбирает виды расчёта по их назначению, заданному в настройках начислений.

Детали расчёта доступны по кнопке с суммой среднего заработка в документе: откроется форма с разбивкой по месяцам, где каждую цифру можно проверить и при необходимости скорректировать вручную. Ручная правка фиксируется в документе и будет видна при последующих перерасчётах.

НДФЛ, взносы и выплата отпускных

Документ «Отпуск» сразу рассчитывает НДФЛ и страховые взносы — они видны на соответствующих вкладках. НДФЛ с отпускных удерживается в момент выплаты, а перечисляется в бюджет в общие сроки, установленные для налога. Дата фактического получения дохода по отпускным — день выплаты, поэтому важно, чтобы ведомость на выплату имела корректную дату.

Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Для выплаты создайте ведомость («Зарплата» — «Ведомости в банк/кассу»): при заполнении по кнопке «Заполнить» программа подтянет долг по отпускным, если документ «Отпуск» проведён. В типовой ЗУП есть и упрощённый вариант — выплата прямо из документа «Отпуск» по кнопке «Выплатить».

После выплаты проверьте, что сумма в ведомости совпадает с суммой к выплате в документе «Отпуск», а статус ведомости отражает фактическую оплату. Расхождения обычно возникают из-за авансов, удержаний или ранее излишне выплаченных сумм.

Переходящий отпуск и отражение в учёте

Если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, документ «Отпуск» оформляется один раз, но в учёте суммы распределяются по месяцам. В ЗУП это происходит автоматически при проведении: в регистрах начисления разбиваются по периодам, что корректно отражается в отчётах по страховым взносам.

Особое внимание уделите НДФЛ при переходящем отпуске: налог исчисляется с полной суммы в момент выплаты, а в расчёте 6-НДФЛ отпускные попадают в раздел по дате выплаты. Если выплата пришлась на конец квартала, сверьте попадание сумм в нужный отчётный период.

При синхронизации ЗУП с «1С:Бухгалтерией» проводки по отпускным формируются после переноса данных документом «Отражение зарплаты в бухучёте». Убедитесь, что способы отражения настроены, иначе суммы попадут на счёт по умолчанию.

Исправление и отмена начисленного отпуска

Если отпуск нужно перенести или отменить до выплаты, достаточно отменить проведение документа «Отпуск» и изменить его или удалить. Если ведомость на выплату уже создана, сначала отмените её проведение — программа не даст изменить документ, по которому есть связанные выплаты.

Если отпускные уже выплачены, а период изменился (сотрудник заболел во время отпуска, отпуск прервали), используйте механизм исправлений: в ЗУП документ-исправление создаётся по ссылке «Исправить» в форме исходного документа. Программа сторнирует старый расчёт и выполнит новый, разница отразится в ближайшей выплате.

Не редактируйте проведённый документ «Отпуск» вручную после выплаты и сдачи отчётности — это приведёт к расхождениям в учёте НДФЛ и взносов. Все изменения после выплаты делайте только через документы-исправления.

Проверка результата и отчёты

После проведения документа сформируйте расчётный листок сотрудника («Зарплата» — «Отчёты по зарплате» — «Расчётный листок»): в нём должны отображаться отпускные, удержанный НДФЛ и сумма к выплате. Сверьте её с ведомостью.

Для проверки среднего заработка используйте печатную форму «Расчёт среднего заработка» из документа «Отпуск» — она показывает помесячную базу и количество учтённых дней. Для кадрового учёта сформируйте записку-расчёт по форме Т-60 или приказ по форме Т-6.

Итоговый контроль — отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» за месяц: отпускные должны попасть в начисления, НДФЛ — в удержания, а выплата — в оплаченные суммы. Любое расхождение между этими тремя блоками указывает на незавершённый этап.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма отпускных в документе

Норма

Совпадает с расчётом среднего заработка за 12 месяцев

Тревожный признак

Сумма резко ниже обычной зарплаты без видимой причины

Ведомость на выплату

Норма

Сумма к выплате равна отпускным за минусом НДФЛ

Тревожный признак

Ведомость пустая или сумма отличается

Расчётный листок

Норма

Отпускные, НДФЛ и выплата отражены

Тревожный признак

Отпускные есть, а выплаты нет — ведомость не проведена

НДФЛ в отчётности

Норма

Налог с отпускных попал в период выплаты

Тревожный признак

НДФЛ отражён в месяце начисления, а не выплаты

Начисление отпуска в 1С:Бухгалтерии 8

Если зарплату ведёте в «1С:Бухгалтерии 8», а не в ЗУП, документ «Отпуск» находится в разделе «Зарплата и кадры» — «Отпуска». Функциональность уже: расчёт среднего заработка выполняется, но по упрощённой схеме, а для сложных случаев (суммированный учёт, допотпуска, компенсации при увольнении с несколькими видами расчёта) возможностей может не хватить.

После проведения документа отпускные попадают в начисление зарплаты за месяц, а выплата оформляется ведомостью. Проводки формируются сразу в той же базе, что удобно для небольших организаций без отдельного расчётчика.

Где начислять отпуск

1С:ЗУП 8.3

Полный расчёт среднего заработка, допотпуска, компенсации, исправления. Подходит организациям с кадровым учётом и сложными случаями

1С:Бухгалтерия 8

Базовое начисление отпускных и проводки в одной программе. Подходит небольшим организациям с простыми ситуациями

Ручной расчёт

Только как временная мера при пустой базе: сумму вводят вручную, но риск ошибки в НДФЛ и отчётности высокий

Часто задаваемые вопросы

Почему в документе «Отпуск» средний заработок равен нулю?

Чаще всего в базе нет начислений за расчётный период: сотрудник принят недавно или зарплата за прошлые месяцы не проведена. Откройте форму расчёта среднего заработка в документе и посмотрите таблицу по месяцам — пустые строки покажут, каких данных не хватает. При новом сотруднике программа должна рассчитать средний из оклада, если это предусмотрено настройками.

Как начислить компенсацию отпуска при увольнении?

Компенсация рассчитывается не документом «Отпуск», а в документе «Увольнение»: на вкладке «Компенсации отпуска» программа сама определит количество неиспользованных дней по остаткам и рассчитает сумму по среднему заработку. Отдельный документ «Отпуск» в этом случае создавать не нужно.

Можно ли начислить отпуск задним числом?

Технически можно, но если период уже закрыт выплатами и отчётностью, корректнее использовать документ-исправление или оформить отпуск текущей датой с фактическим периодом отсутствия. Задним числом без исправлений стоит оформлять только в ещё не закрытом месяце.

Что делать, если сотрудник заболел во время отпуска?

Оформите больничный обычным документом «Больничный лист». Затем отпуск либо продлевается на дни болезни, либо переносится — для переноса создайте исправление исходного документа «Отпуск» с новым периодом, программа пересчитает суммы и сторнирует пересекающиеся дни.

Нужно ли отдельно начислять зарплату за месяц, в котором был отпуск?

Да. Документ «Отпуск» начисляет только отпускные. Зарплата за отработанные дни месяца рассчитывается документом «Начисление зарплаты и взносов» в конце месяца — программа автоматически исключит дни отпуска из отработанного времени по табелю.

Как распечатать приказ на отпуск из 1С?

В форме документа «Отпуск» нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму: приказ по форме Т-6, записка-расчёт Т-60 или расчёт среднего заработка. Состав печатных форм зависит от настроек конфигурации, при необходимости подключаются внешние печатные формы.