Как начислить натуральный доход в 1С:ЗУП

Натуральный доход — это оплата труда или иные блага, выданные сотруднику в неденежной форме: продукты, товары собственного производства, питание, подарки, оплата обучения или аренды жилья за счёт работодателя. В 1С:ЗУП такие выплаты оформляются отдельно от обычной зарплаты, потому что с них нужно удержать НДФЛ, начислить страховые взносы, но при этом деньги сотруднику на руки не выдаются — «выдавать» нечего.

Типичная ошибка бухгалтера — провести натуральную выплату обычным начислением зарплаты. В результате программа пытается выплатить сумму через ведомость, искажается задолженность перед сотрудником, а НДФЛ считается с неверной датой получения дохода. Правильный путь — специальные документы «Операция учета НДФЛ», «Доход в натуральной форме» или настроенный вид начисления с признаком натурального дохода.

Ниже разобраны оба рабочих способа: через документ «Доход в натуральной форме» (для разовых выплат) и через настраиваемый вид начисления (для регулярных, например ежемесячной оплаты питания). Также показано, как проверить удержание НДФЛ и что делать, если удержать налог не из чего.

Что считается натуральным доходом и когда его отражать

К натуральному доходу относятся блага, полученные сотрудником в неденежной форме, стоимость которых можно оценить в деньгах: выдача продукции, оплата работодателем питания, жилья, обучения, проездных, подарки дороже необлагаемого лимита. Ключевой признак — работник получает экономическую выгоду, а организация обязана исчислить с неё НДФЛ как налоговый агент.

Не всё, что выдаётся «натурой», является доходом. Спецодежда, молоко за вредные условия труда по установленным нормам, обязательные медосмотры — это обеспечение условий труда, а не выгода сотрудника. Прежде чем заводить начисление, убедитесь, что выплата действительно образует доход, иначе вы зря начислите налоги и усложните отчётность.

Важно помнить и об ограничении: оплата труда в неденежной форме по Трудовому кодексу не может превышать 20% от начисленной месячной зарплаты и допускается только по письменному заявлению работника. Это требование относится именно к оплате труда; подарки и оплата благ в интересах сотрудника регулируются иначе, но проверить экономический смысл выплаты всё равно стоит.

Подготовка: настройка вида начисления для натурального дохода

Если натуральная выплата носит регулярный характер (например, ежемесячная компенсация питания или аренды жилья), удобнее создать отдельный вид начисления. Откройте «Настройка → Начисления» и создайте новое начисление. В поле «Назначение начисления» укажите «Доход в натуральной форме» — именно этот признак говорит программе, что сумму не нужно включать в ведомости на выплату.

На вкладке «Налоги, взносы, учет» проверьте код дохода по НДФЛ (чаще используется код 2530 «Оплата труда в натуральной форме» либо иной подходящий код в зависимости от сути выплаты) и обложение страховыми взносами. Для подарков и материальных благ налоговая база может отличаться, поэтому сверьте настройки с методологией вашей учётной политики.

После сохранения начисление можно назначать сотруднику в плановом порядке (документом «Изменение оплаты труда») или начислять разово через «Премия» / «Разовое начисление» — в зависимости от того, как организован учёт. Плановое назначение удобно, когда сумма фиксирована и повторяется каждый месяц.

1. 1
   Откройте «Настройка → Начисления» и создайте новый вид начисления
2. 2
   В поле «Назначение начисления» выберите «Доход в натуральной форме»
3. 3
   Укажите код дохода по НДФЛ и порядок обложения взносами
4. 4
   Назначьте начисление сотруднику или используйте его в разовом документе
5. 5
   Проверьте расчётный листок: сумма видна, но в выплату не попадает

Разовая выплата: документ «Доход в натуральной форме»

Для единичных случаев — подарок к юбилею, выдача продукции, оплата путёвки — предназначен документ «Доход в натуральной форме». Он находится в разделе «Зарплата → Все начисления» (в некоторых релизах — «Зарплата → Доходы в натуральной форме»). Создайте документ, выберите сотрудника, укажите дату получения дохода и сумму денежной оценки блага.

Дата получения дохода принципиальна: для натуральной формы это день фактической передачи товара или оплаты услуги, а не последний день месяца, как для зарплаты. От этой даты зависит, в каком периоде доход попадёт в 6-НДФЛ и когда наступает обязанность удержать налог. Проверьте, что документ датирован реальной датой передачи, а не «концом месяца по привычке».

При проведении документ исчисляет НДФЛ автоматически. Сам налог в этот момент только рассчитывается — удержан он будет из ближайшей денежной выплаты сотруднику (аванса или зарплаты) через документ «Ведомость». Страховые взносы на сумму натурального дохода начислятся при окончательном расчёте зарплаты за месяц документом «Начисление зарплаты и взносов».

Как удерживается НДФЛ с натурального дохода

Удержать НДФЛ можно только из денежных выплат тому же сотруднику, при этом удерживаемая сумма налога не должна превышать 50% выплачиваемой суммы. В 1С:ЗУП это происходит автоматически: при заполнении ведомости на аванс или зарплату программа подхватывает исчисленный с натурального дохода налог и добавляет его к удержанию.

Проблема возникает, когда денежных выплат нет или они малы — например, подарок вручён уволенному сотруднику или декретнице без дохода. В этом случае налог остаётся неудержанным, и по итогам года организация обязана сообщить о невозможности удержания в налоговый орган (в составе годовой отчётности). В программе такой налог виден в отчётах по НДФЛ как неудержанный.

Не пытайтесь «удержать» налог проводкой вручную или через произвольное удержание — это исказит регистры учёта НДФЛ и приведёт к расхождениям между расчётными листками, 6-НДФЛ и справками о доходах. Все движения по налогу должны формироваться штатными документами начисления и выплаты.

Проверка результата: расчётный листок и отчёты

После проведения документов откройте расчётный листок сотрудника («Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок»). Натуральный доход должен отображаться отдельной строкой в составе начисленного, но не увеличивать сумму «к выплате». НДФЛ по нему попадёт в общую сумму удержанного налога.

Для контроля налога используйте отчёты «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» и «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику». Проверьте три момента: доход зарегистрирован с правильной датой получения, налог исчислен по верной ставке, удержание отразилось в периоде ближайшей выплаты. Расхождение дат — самая частая причина ошибок в 6-НДФЛ.

Страховые взносы проверяйте после проведения «Начисление зарплаты и взносов» за месяц: база по взносам сотрудника должна увеличиться на сумму натурального дохода. Если взносы не начислились — вернитесь к настройке вида начисления или проверьте, попал ли доход в месяц расчёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок

Норма

Натуральный доход виден в начислениях, сумма к выплате не увеличена

Тревожный признак

Сумма попала в «к выплате» или в ведомость

НДФЛ

Норма

Налог исчислен с датой фактической передачи дохода и удержан при следующей выплате

Тревожный признак

Дата дохода — конец месяца, налог завис неудержанным

Взносы

Норма

База взносов за месяц выросла на сумму натурального дохода

Тревожный признак

Взносы не изменились после расчёта месяца

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего натуральный доход ошибочно проводят обычным начислением с назначением «Повременная оплата» или «Премия». Программа тогда ждёт выплаты этой суммы, формирует задолженность, и кассир пытается выдать сотруднику деньги, которых он не получал. Исправление требует сторнирования и перепроведения выплат — проще сразу использовать правильный документ.

Вторая распространённая ошибка — неверная дата получения дохода. Бухгалтер ставит дату документа «для удобства», а не дату фактической передачи, и доход попадает не в тот раздел 6-НДФЛ. Третья ошибка — забытая оценка: сумма должна отражать рыночную стоимость блага (обычно с НДС), а не себестоимость или произвольную цифру.

FAQ

Можно ли выдать зарплату полностью продуктами?

Нет. Оплата труда в неденежной форме допускается только по письменному заявлению работника и не может превышать 20% от начисленной месячной зарплаты. Остальное должно быть выплачено деньгами.

Что делать, если налог с натурального дохода удержать не из чего?

Если денежных выплат до конца года не предвидится, налог остаётся неудержанным. Организация отражает его в годовой отчётности как налог, не удержанный налоговым агентом, и дальше с этой суммой разбирается налоговый орган совместно с налогоплательщиком.

Нужно ли начислять страховые взносы на подарок сотруднику?

Зависит от оформления. Подарки по гражданско-правовому договору дарения, как правило, взносами не облагаются, а выплаты в рамках трудовых отношений — облагаются. В 1С:ЗУП это определяется настройкой вида начисления, поэтому важно корректно выбрать порядок обложения при его создании.

Почему сумма натурального дохода попала в ведомость на выплату?

Значит, выплата оформлена обычным начислением без признака «Доход в натуральной форме». Отмените проведение ошибочного документа, создайте вместо него «Доход в натуральной форме» и перезаполните ведомость.

Какой суммой оценивать натуральный доход?

Рыночной стоимостью переданного блага на дату передачи, как правило, с учётом НДС. Себестоимость продукции или произвольная оценка занижают налоговую базу и создают риск доначислений при проверке.

Где посмотреть, удержан ли НДФЛ с натурального дохода?

Используйте отчёты «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» и «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» в разделе «Налоги и взносы». В них видно, когда налог исчислен и в какой выплате удержан.