Другое · 10 мин
Как начислить налоги по зарплате в 1С
Как начислить НДФЛ и страховые взносы по зарплате в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка учета, расчет, проверка, отчеты и типичные ошибки.
Начисление налогов по зарплате в 1С сводится к корректной настройке учетной политики, правильному вводу начислений и запуску документа, который автоматически рассчитает НДФЛ и страховые взносы. В типовых конфигурациях — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия — расчет выполняется по актуальным ставкам, но результат напрямую зависит от того, как заведены сотрудники, виды начислений и реквизиты организации.
Основная ошибка начинающих пользователей — попытка начислить налоги «вручную» проводками. В типовых решениях этого делать не нужно: программа сама исчисляет НДФЛ с учетом вычетов и взносы с учетом базы, а бухгалтеру остается проверить результат и сформировать отчетность. Ручные операции допустимы только для исправлений и в особых ситуациях, и каждая такая правка должна быть осознанной.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки программы до проверки расчета и сдачи отчетности, а также типичные ошибки, из-за которых налоги считаются неверно.
Подготовьте программу к расчету налогов
До первого начисления проверьте настройки, от которых зависит расчет. В 1С:ЗУП откройте раздел «Настройка» — «Реквизиты организации» и убедитесь, что заполнены ИНН, КПП, регистрация в налоговом органе и в Социальном фонде России. В учетной политике организации (раздел «Настройка» — «Учетная политика») должен быть указан применяемый тариф страховых взносов: общеустановленный, пониженный для МСП или льготный для конкретной отрасли.
В 1С:Бухгалтерии аналогичные параметры задаются в разделе «Главное» — «Настройки налогов и отчетов», вкладка «Страховые взносы». Там же проверьте дату начала применения тарифа: если организация стала субъектом МСП в середине года, программа должна применять пониженный тариф с правильного месяца.
Отдельно проверьте график работы сотрудников и производственный календарь. Неверный календарь не влияет на ставки налогов, но искажает базу начислений, а значит — и сумму налогов косвенно.
Настройте виды начислений и удержаний
Каждый вид начисления в 1С имеет настройки налогообложения, и именно они определяют, попадет ли сумма в базу по НДФЛ и взносам. Откройте «Настройка» — «Начисления» и проверьте ключевые виды: оклад, премии, отпускные, больничные, материальную помощь. У каждого начисления на вкладке «Налоги, взносы, учет» указано, облагается ли оно НДФЛ (и кодом дохода) и страховыми взносами.
Типичная проблема — пользовательские начисления, созданные копированием без проверки настроек. Например, премия, у которой не заполнен код дохода по НДФЛ, может попасть в отчетность с ошибкой или не попасть вовсе. Перед расчетом убедитесь, что все начисления, которые вы планируете использовать, имеют корректные коды доходов и вид дохода по взносам.
Удержания (алименты, займы, профсоюзные взносы) настраиваются отдельно и влияют только на сумму к выплате — на НДФЛ и взносы они не влияют, поскольку удерживаются из уже обложенного дохода.
Заведите сотрудников и вычеты
НДФЛ рассчитывается с учетом налогового статуса сотрудника и положенных ему вычетов. В карточке сотрудника (в ЗУП — «Кадры» — «Сотрудники») проверьте гражданство и статус налогового резидента: для нерезидентов применяются иные ставки, и программа учитывает это автоматически, если статус указан верно.
Стандартные вычеты на детей вводятся документом «Заявление на вычеты НДФЛ» (в ЗУП — раздел «Налоги и взносы»). Укажите количество детей, дату начала применения и при необходимости — признак единственного родителя. Если заявление не введено, программа рассчитает НДФЛ без вычетов, и сотрудник получит завышенный налог, который придется пересчитывать.
Для сотрудников, принятых в середине года, введите сведения о доходах с предыдущего места работы, если сотрудник претендует на вычеты: вычеты предоставляются до достижения лимита дохода, и без данных о прежних доходах программа может применить вычет сверх положенного.
Начислите зарплату, НДФЛ и взносы
Основной документ расчета в 1С:ЗУП — «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). Создайте документ, укажите месяц начисления, подразделение и заполните список сотрудников кнопкой «Заполнить» — программа подтянет всех, кому положены плановые начисления, и рассчитает суммы по отработанному времени.
На вкладке «НДФЛ» документа отображается исчисленный налог по каждому сотруднику с разбивкой по ставкам и вычетам. На вкладке «Взносы» — начисленные страховые взносы по видам (пенсионные, медицинские, социальные, травматизм). Все цифры программа считает сама в момент проведения документа.
В 1С:Бухгалтерии используется документ «Зарплата и кадры» — «Все начисления» — «Начисление зарплаты». Механика аналогична: заполнение списком, автоматический расчет НДФЛ и взносов, проведение. Проводки формируются при проведении документа в соответствии с настройками способов учета зарплаты.
- 1Проверьте настройки учетной политики и тариф взносов
- 2Введите отсутствия и разовые начисления (отпуска, больничные, премии)
- 3Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» и заполните его
- 4Проверьте вкладки НДФЛ и Взносы по спорным сотрудникам
- 5Проведите документ и сформируйте расчетные листки и свод
- 6Сверьте итоги с отчетами по налогам и взносам
Проверьте результат расчета
После проведения документа сформируйте «Расчетный листок» по нескольким сотрудникам: в нем видно, как из начисленного дохода получилась сумма НДФЛ и итог к выплате. Сверьте примененные вычеты и ставку налога — расхождения почти всегда означают ошибку в данных сотрудника, а не сбой программы.
Для контроля взносов используйте отчеты «Анализ взносов в фонды» (ЗУП) или «Анализ взносов» (Бухгалтерия). Отчет показывает базу и начисленные взносы по каждому сотруднику и виду взноса. Сопоставьте базу с начислениями: если какая-то выплата не попала в базу, хотя должна была, проверьте настройку ее вида начисления.
Итоговый «Свод начисленной зарплаты» сверьте с данными прошлых месяцев: резкие отклонения при неизменном штате — повод найти причину до сдачи отчетности, а не после.
Как проверить результат
Совпадает с расчетом: доход × применимая ставка
Налог меньше или больше без видимой причины
Применены до достижения лимита дохода
Вычет применяется при превышении лимита или не применяется вовсе
Включает все облагаемые выплаты месяца
Часть начислений выпала из базы без основания
Сформируйте отчетность и платежи
После проверки расчета подготовьте регламентированную отчетность: расчет по страховым взносам, форму 6-НДФЛ, персонифицированные сведения о физических лицах и форму ЕФС-1 в СФР. Все они формируются в разделе «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность» на основе уже проведенных документов начисления.
Уплата НДФЛ и взносов оформляется через платежные поручения с учетом действующего порядка уплаты, включая единый налоговый платеж и уведомления об исчисленных суммах, если они требуются. Сроки уплаты и сдачи отчетности периодически меняются — сверяйте их с актуальным законодательством, а не с памятью или прошлогодними привычками.
Ведомости на выплату зарплаты («Ведомость в банк», «Ведомость в кассу») создаются после начисления и автоматически удерживают исчисленный НДФЛ: именно выплата фиксирует дату удержания налога, что важно для корректного заполнения 6-НДФЛ.
Особые ситуации: перерасчеты и исправления
Если ошибка обнаружена после выплаты, не редактируйте проведенный документ прошлого периода напрямую. В ЗУП для этого предусмотрены документы «Перерасчет зарплаты» и механизм доначисления: программа сторнирует неверные суммы и доначислит правильные текущим периодом, что корректно отразится в уточненной отчетности.
При обнаружении излишне удержанного НДФЛ оформляется возврат налога сотруднику через документ «Возврат НДФЛ», а излишне начисленные взносы корректируются уточненным расчетом. Каждая такая операция должна иметь документальное основание — заявление сотрудника или приказ.
Что важно запомнить
Налоги по зарплате в 1С считаются автоматически при условии верных настроек: учетной политики, видов начислений, данных сотрудников и вычетов. Расчет выполняется документом начисления зарплаты, результат проверяется расчетными листками и аналитическими отчетами, а ошибки исправляются специальными документами перерасчета, а не ручной правкой.
Частые вопросы
Можно ли начислить налоги по зарплате в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?
Да, в 1С:Бухгалтерии есть встроенный блок зарплаты: документ «Начисление зарплаты» рассчитывает НДФЛ и взносы, формирует проводки и отчетность. Однако при сложных кадровых процессах — графиках сменности, большом штате, сложных системах премирования — функциональности Бухгалтерии может не хватить, и тогда используют ЗУП с синхронизацией данных в бухгалтерскую программу.
Почему программа не применила вычет на ребенка?
Чаще всего не введен документ «Заявление на вычеты НДФЛ» или в нем указана неверная дата начала применения. Также вычет прекращается при достижении доходом установленного лимита — проверьте нарастающий доход сотрудника с начала года. Если сотрудник принят в середине года, убедитесь, что введены сведения о доходах с прежнего места работы.
Что делать, если НДФЛ посчитался по неверной ставке?
Проверьте статус налогового резидента в карточке сотрудника — от него зависит применяемая ставка. Если статус верен, убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза: изменения ставок и порогов попадают в программу через обновления. После исправления данных сделайте перерасчет документом исправления, а не ручной правкой.
Нужно ли вручную делать проводки по налогам с зарплаты?
Нет, в типовых конфигурациях проводки по начислению, НДФЛ и взносам формируются автоматически при проведении документов. Ручные операции требуются только в нестандартных ситуациях, и перед их вводом стоит убедиться, что задача действительно не решается штатными документами.
Как исправить ошибку в начислении прошлого месяца?
Не отменяйте и не редактируйте документ закрытого периода, по которому уже сдана отчетность. Используйте документы перерасчета и исправления текущим периодом: программа сторнирует неверные суммы и отразит корректные, после чего сдается уточненная отчетность за искаженный период.
Где посмотреть, какая сумма налогов начислена за месяц в целом?
Используйте отчеты «Свод начисленной зарплаты» для общей картины, «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» — для детализации по видам налогов и сотрудникам. В 1С:Бухгалтерии дополнительно доступны оборотно-сальдовые ведомости по счетам 68 и 69 в разрезе видов платежей.