Другое · 9 мин
Как начислить материальную помощь в 1С Бухгалтерия 8.3
Пошаговая инструкция: как начислить материальную помощь в 1С Бухгалтерия 8.3, настроить вид начисления, НДФЛ, взносы и проверить проводки.
Материальная помощь — выплата сотруднику, не связанная с выполнением трудовых обязанностей: к отпуску, при рождении ребёнка, в связи со смертью родственника, на лечение и в других ситуациях. В 1С:Бухгалтерии 8.3 она оформляется через отдельный вид начисления, и от того, как вы его настроите, зависит правильность расчёта НДФЛ, страховых взносов и отражения в отчётности.
Главная сложность в том, что разные виды материальной помощи облагаются налогами по-разному. Одни суммы полностью освобождены от НДФЛ и взносов, другие — в пределах лимита, третьи облагаются на общих основаниях. Поэтому перед начислением нужно определить тип выплаты и только потом создавать начисление в программе.
Статья ориентирована на редакцию 3.0 типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 с включённым учётом зарплаты. Если в вашей базе расчёт зарплаты ведётся во внешней программе (например, 1С:ЗУП), а в бухгалтерию только выгружаются проводки, порядок действий будет другим — начисление создаётся на стороне зарплатной программы.
Определяем вид материальной помощи и налоговый режим
До настройки программы ответьте на три вопроса: кому выплачивается помощь, по какому основанию и в какой сумме. От ответов зависит код дохода по НДФЛ и облагаемость страховыми взносами.
Типовые ситуации: помощь к отпуску или на лечение обычно облагается НДФЛ и взносами сверх необлагаемого лимита; помощь при рождении ребёнка освобождается в пределах установленной суммы при соблюдении условия о сроке выплаты; помощь в связи со смертью члена семьи, как правило, не облагается полностью. Точные лимиты и условия периодически меняются — сверяйтесь с действующими нормами НК РФ на дату выплаты.
Если вы сомневаетесь в классификации выплаты, безопаснее выбрать облагаемый вариант: занижение налоговой базы приведёт к доначислениям и штрафам при проверке, а переплату всегда можно скорректировать.
Есть ли документ-основание и как сформулирована причина выплаты
Превышает ли выплата необлагаемый НДФЛ лимит для данного вида помощи
Для уволенных и членов семьи правила обложения взносами отличаются
Создаём вид начисления «Материальная помощь»
Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Расчёт зарплаты» → «Начисления». Нажмите «Создать» и заполните карточку начисления.
Укажите наименование, например «Материальная помощь к отпуску». В поле «Код дохода НДФЛ» выберите код, соответствующий виду помощи: для частично облагаемой помощи обычно используется код 2760 с вычетом 503, для помощи при рождении ребёнка — код 2762, для не облагаемой в связи со смертью — 2790. В поле «Страховые взносы» установите соответствующий тип дохода: «Материальная помощь, частично облагаемая» или «Материальная помощь, полностью не облагаемая».
В разделе «Отражение в бухучёте» задайте способ отражения. Если счёт затрат не указан в начислении, программа возьмёт его из настроек учёта зарплаты организации или сотрудника. Для помощи, выплачиваемой за счёт прибыли, часто создают отдельный способ отражения с счётом 91.02 либо 84 — выбор зависит от учётной политики и источника выплаты.
- 1Откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления → Создать
- 2Заполните наименование и код дохода НДФЛ с кодом вычета
- 3Укажите вид дохода по страховым взносам
- 4Настройте способ отражения в бухучёте при необходимости
- 5Запишите и проверьте начисление на тестовом сотруднике
Начисляем помощь документом «Начисление зарплаты»
В типовой 1С:Бухгалтерии разовые выплаты вводятся через общий документ «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Начисление зарплаты»). Создайте документ текущим месяцем, добавьте сотрудника, затем в табличной части «Начисления» удалите или оставьте оклад в зависимости от ситуации: если начисляете только помощь, строку с окладом нужно убрать, а вместо неё добавить строку с видом начисления «Материальная помощь» и суммой.
Программа автоматически рассчитает НДФЛ на вкладке «НДФЛ» и взносы на вкладке «Взносы». Если помощь частично облагается, вы увидите, что налог посчитан только с суммы сверх вычета. Проверьте цифры до проведения документа — исправлять ошибку после выплаты сложнее.
Если помощь выплачивается нескольким сотрудникам одновременно (например, всем к отпуску по графику), удобнее создавать отдельный документ на каждого сотрудника в месяце фактической выплаты — так корректно определится дата получения дохода для НДФЛ.
Проводки и отражение в бухучёте
После проведения документа сформируйте проводки (кнопка «Дт/Кт»). Типовая картина: Дт счёта затрат (или 91.02 / 84) — Кт 70 на сумму помощи; Дт 70 — Кт 68.01 на удержанный НДФЛ; Дт счёта затрат — Кт 69 на взносы, если выплата облагается.
Обратите внимание: материальная помощь, не связанная с оплатой труда, по правилам бухучёта обычно относится к прочим расходам, а не к расходам на оплату труда. В налоговом учёте по налогу на прибыль такие выплаты, как правило, не уменьшают базу — в программе это контролируется настройкой статьи затрат и способа отражения.
Выплата и удержание НДФЛ
Выплату оформляют ведомостью (раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» / «в кассу») или через документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции по выплате зарплаты. Сумма к выплате определяется как начисленная помощь минус удержанный НДФЛ.
Датой фактического получения дохода по материальной помощи считается день выплаты. НДФЛ перечисляется в бюджет в стандартные сроки после удержания. Проверьте, что в ведомости сумма «К выплате» совпадает с расчётом по документу начисления.
Проверяем результат и регистры
После начисления и выплаты сформируйте расчётный листок сотрудника («Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок»): помощь должна отображаться отдельной строкой с верной суммой НДФЛ. Затем проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 и справку 2-НДФЛ / расчёт 6-НДФЛ за период — выплата должна попасть в отчётность с правильным кодом дохода и вычета.
Для взносов сверьтесь с расчётом по страховым взносам: необлагаемая часть помощи показывается в составе сумм, не подлежащих обложению. Расхождение между учётом НДФЛ и взносов по одной и той же выплате — нормальная ситуация, так как лимиты и правила у них различаются, но оно должно объясняться настройками кода дохода.
Как проверить результат
Помощь отдельной строкой, НДФЛ соответствует выбранному коду
НДФЛ с полной суммы при необлагаемом виде помощи
Кт 70 на сумму помощи, НДФЛ на 68.01, взносы по настройке
Помощь проведена как оплата труда на счёт затрат
Верный код дохода и вычета, сумма в нужном периоде
Выплата отсутствует или отражена с чужим кодом
Частые ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — начисление помощи «произвольной» операцией вручную через документ «Операция». Такая выплата не попадёт в регистры учёта НДФЛ и взносов, и отчётность будет неверной. Все выплаты физлицам, подлежащие отражению в 6-НДФЛ, должны проходить через зарплатные документы.
Вторая типичная ошибка — использование одного вида начисления для разных видов помощи. Если по одному коду 2760 провести и помощь к отпуску, и помощь при рождении ребёнка, вычеты и лимиты применятся неправильно. Создавайте отдельное начисление под каждый налоговый режим.
Что важно запомнить
Материальную помощь в 1С:Бухгалтерии начисляют через отдельный вид начисления и документ «Начисление зарплаты». Результат определяется кодом дохода НДФЛ и настройкой взносов. После проведения проверьте расчётный листок, проводки и попадание выплаты в 6-НДФЛ.
Ответы на частые вопросы
Можно ли начислить материальную помощь бывшему сотруднику в 1С:Бухгалтерии?
Да. Уволенный сотрудник остаётся в справочнике, и на него можно создать документ «Начисление зарплаты» с видом начисления «Материальная помощь». Учтите, что выплаты после расторжения трудового договора, как правило, не облагаются страховыми взносами, а НДФЛ зависит от основания выплаты — настройте вид начисления соответствующим образом.
Что делать, если начисление «Материальная помощь» не отображается в списке?
Проверьте, что в настройках функциональности («Главное» → «Функциональность») включён учёт зарплаты и кадров. Затем откройте «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления» и создайте вид начисления вручную — в некоторых базах он отсутствует в предопределённом списке.
Как исправить ошибочно начисленную помощь?
Если документ не выплачен, отмените его проведение, исправьте и проведите заново. Если выплата уже прошла, оформите сторнирование начисления (в типовой конфигурации — через документ «Сторнирование начислений» или корректировочный документ в зависимости от релиза) и при необходимости сдайте уточнённый 6-НДФЛ.
Почему программа не считает взносы с материальной помощи?
Проверьте поле «Страховые взносы» в карточке начисления. Если выбран вид дохода «полностью не облагаемая», взносы не начислятся. Для частично облагаемой помощи взносы считаются только с суммы сверх лимита — при маленькой выплате база по взносам может быть нулевой, и это нормально.
Нужно ли включать материальную помощь в средний заработок?
Нет, выплаты социального характера, к которым относится материальная помощь, не учитываются при расчёте среднего заработка для отпускных и больничных. В типовой конфигурации это контролируется настройкой вида начисления — убедитесь, что начисление не помечено как входящее в базу среднего заработка.