Другое · 11 мин
Как начислить и выплатить зарплату в 1С
Пошаговая инструкция по начислению и выплате зарплаты в 1С:ЗУП: документы, НДФЛ, взносы, ведомости, проверка расчёта и типичные ошибки бухгалтера.
Начисление и выплата заработной платы в 1С — это регламентная операция, которая выполняется каждый месяц по одному и тому же алгоритму: сначала вводятся кадровые данные и отработанное время, затем рассчитывается зарплата с НДФЛ и страховыми взносами, после чего формируются ведомости на выплату. Ошибка на любом этапе приводит к расхождениям в отчётности, штрафам и претензиям сотрудников, поэтому порядок действий важно соблюдать строго.
Основной инструмент для расчёта зарплаты — конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). В 1С:Бухгалтерии тоже есть блок зарплаты, но он подходит только для простых случаев: оклад, небольшой штат, без сложных начислений. Ниже разобран полный цикл — от подготовки данных до выплаты и проверки результата — с акцентом на типовые документы и контрольные точки.
Подготовка: что должно быть настроено до первого расчёта
Прежде чем начислять зарплату, убедитесь, что в программе корректно заполнены базовые данные. В карточке организации должны быть указаны учётная политика, реквизиты для уплаты налогов, а в настройках учёта зарплаты — дата выплаты зарплаты и аванса, способ отражения в учёте, применяемые тарифы страховых взносов. Неверная дата выплаты — частая причина ошибок в отчёте 6-НДФЛ, потому что именно от неё зависит дата фактического получения дохода.
Проверьте справочник сотрудников: у каждого должны быть заполнены ИНН, СНИЛС, данные о вычетах на детей, статус налогового резидента. Кадровые документы — приём на работу, переводы, отпуска, больничные, увольнения — должны быть введены до расчёта. Если сотрудник устроился в середине месяца, а приказ о приёме не проведён, программа просто не включит его в начисление.
Отдельно проверьте графики работы сотрудников. От графика зависит расчёт оклада за неполный месяц: программа делит оклад на норму дней по графику и умножает на фактически отработанные дни. Если график не заполнен или не совпадает с реальным режимом работы, сумма начисления будет неверной.
Контроль перед расчётом
Все приёмы, переводы, отпуска и больничные проведены до начисления
Документы введены после расчёта — начисление будет неполным
Указана фактическая дата по трудовому договору
Дата не заполнена — 6-НДФЛ сформируется с ошибками
Соответствует реальному режиму сотрудника
График пустой или чужой — оклад за неполный месяц посчитается неверно
Ввод отработанного времени и отклонений
База для расчёта — фактически отработанное время. В ЗУП есть два подхода: расчёт по графику (когда отсутствия оформляются отдельными документами-отклонениями) и ведение табеля документом «Табель учёта рабочего времени». Для большинства организаций достаточно первого способа: программа считает, что сотрудник отработал всё по графику, кроме периодов, закрытых документами «Больничный лист», «Отпуск», «Командировка», «Отсутствие».
Если в месяце были отклонения, введите их до начисления зарплаты. Больничные и отпуска сами пересчитают время и начисления. Если опоздания или неявки фиксируются табелём, используйте документ «Табель» — он имеет приоритет над графиком. Смешивать оба подхода в одном месяце по одному сотруднику не стоит: возможны двойные удержания времени.
Разовые начисления — премии, доплаты, материальную помощь — вводят отдельными документами: «Премия», «Разовое начисление», «Материальная помощь». Их тоже нужно провести до итогового расчёта, чтобы они попали в базу НДФЛ и взносов в нужном месяце.
Начисление зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов»
Итоговый расчёт за месяц выполняется одним документом: раздел «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов» (в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Все начисления»). Создайте документ, укажите месяц начисления и организацию, нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, у которых есть плановые начисления, и рассчитает суммы по каждому.
Документ автоматически считает четыре блока: начисления (оклад, премии, доплаты), удержания (алименты, займы), НДФЛ с учётом вычетов и страховые взносы. Каждый блок доступен на отдельной вкладке, где можно детализировать расчёт по конкретному сотруднику. Если по сотруднику сумма выглядит странно, откройте его строку и проверьте, какое время взято в расчёт и какие начисления вошли.
После проверки проведите документ. С этого момента суммы считаются начисленными, и по ним формируются расчётные листки, проводки и регистры для отчётности. Если после проведения обнаружилась ошибка — не редактируйте документ задним числом без необходимости: сначала отмените связанные ведомости на выплату, иначе получите расхождение между начисленным и выплаченным.
- 1Проведите все кадровые документы и документы отклонений за месяц
- 2Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов», укажите месяц и организацию
- 3Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников — все ли попали в расчёт
- 4Проверьте вкладки «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы» по спорным сотрудникам
- 5Проведите документ и сформируйте расчётные листки для контроля
Проверка НДФЛ и страховых взносов
НДФЛ рассчитывается нарастающим итогом с начала года с учётом стандартных, социальных и имущественных вычетов. Проверьте вкладку «НДФЛ» в документе начисления: у сотрудников с детьми должны применяться вычеты, у нерезидентов — повышенная ставка. Если вычет не применился, чаще всего не заполнено заявление на вычет в карточке сотрудника или неверно указаны данные ребёнка.
Страховые взносы считаются на вкладке «Взносы» по тарифу, указанному в учётной политике организации. Если организация применяет пониженный тариф (например, субъект МСП), убедитесь, что льгота включена в настройках — иначе взносы посчитаются по общему тарифу, и в отчётности возникнет переплата.
Быстрый способ проверки — отчёт «Анализ взносов в фонды» и «Полный свод начислений, удержаний и выплат» (раздел «Отчёты, справки»). Свод показывает по каждому сотруднику всю цепочку: начислено → удержано → к выплате. Сверьте итоговую сумму к выплате с тем, что планируете перечислить.
Выплата зарплаты: ведомости и способы перечисления
Выплата оформляется документами ведомостей: «Ведомость в банк» (зарплатный проект), «Ведомость на счета» (перечисление на карты разных банков), «Ведомость в кассу» (наличная выплата) или «Ведомость через раздатчика». Выбор зависит от того, как организация платит сотрудникам. Ведомости находятся в разделе «Выплаты» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» (в Бухгалтерии).
Создайте ведомость, укажите дату выплаты — она должна совпадать с фактической датой перечисления денег, потому что по ней определяется срок перечисления НДФЛ. Нажмите «Заполнить»: программа подберёт сотрудников с задолженностью по зарплате и рассчитает суммы к выплате (начисленное минус НДФЛ и удержания). Если выплачиваете аванс, в поле «Выплачивать» выберите «Аванс» — тогда сумма считается по установленному проценту или фиксированно.
Для зарплатного проекта из ведомости формируется файл реестра для банка (кнопка обмена с банком или выгрузка). Для кассовой выплаты печатается расчётно-платёжная ведомость по форме Т-49 или платёжная Т-53. После фактической выплаты проведите ведомость — только тогда задолженность перед сотрудниками закроется.
Способы выплаты зарплаты
Подходит при договоре с банком: выгружается реестр, деньги зачисляются автоматически. Ограничение — все сотрудники должны иметь карты этого банка
Перечисление на карты любых банков по реквизитам сотрудников. Требует отдельных платёжных поручений или выгрузки в клиент-банк
Наличная выплата. Обязательна печать ведомости Т-53 и контроль депонирования невыданных сумм
Проводки, отражение в учёте и уплата налогов
В ЗУП после выплаты формируется документ «Отражение зарплаты в бухучёте» — он группирует начисления по подразделениям и способам отражения (счетам затрат) и при синхронизации передаётся в 1С:Бухгалтерию. Проверьте, что способы отражения заданы: для администрации обычно счёт 26, для производства — 20, для торгового персонала — 44. Если способ не указан, суммы попадут в распределение по умолчанию, и себестоимость исказится.
В 1С:Бухгалтерии проводки по зарплате формируются автоматически при проведении начисления: Дт 20 (26, 44) — Кт 70 на сумму начислений, Дт 70 — Кт 68.01 на НДФЛ, Дт 20 (26, 44) — Кт 69 на взносы. Выплата отражается проводкой Дт 70 — Кт 50 (51) на основании ведомости и банковской выписки или кассового документа.
НДФЛ перечисляется в бюджет единым налоговым платежом в установленные сроки — по удержаниям за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего. Взносы уплачиваются ежемесячно. В программе уплата оформляется платёжными поручениями, после чего в отчётах «Анализ НДФЛ» и по взносам не должно оставаться непогашенных сумм.
Проверка результата и расчётные листки
Финальный контроль — обязательный этап. Сформируйте отчёт «Расчётные листки» (раздел «Отчёты, справки») и раздайте сотрудникам: по закону работодатель обязан извещать каждого работника о составе начислений. В листке видно, из чего сложилась сумма: оклад, премии, удержания, НДФЛ, выплаченный аванс и итог к выплате.
Сверьте три контрольные суммы: итог начислений по документу, итог ведомостей к выплате и фактическое списание с расчётного счёта или из кассы. Они должны сходиться с учётом НДФЛ и удержаний. Расхождение даже в копейках означает, что где-то ведомость не проведена, сотрудник выплачен дважды или начисление скорректировано после выплаты.
Для сверки в целом по месяцу используйте «Свод начисленной зарплаты» и оборотно-сальдовую ведомость по счетам 70 и 69 в бухгалтерской программе. Сальдо по 70-му счёту на конец месяца должно равняться невыплаченной задолженности — если зарплата выплачена полностью, остатка быть не должно.
Что важно запомнить
Цикл зарплаты в 1С: кадровые документы и отклонения → «Начисление зарплаты и взносов» → проверка НДФЛ и взносов → ведомости на выплату → отражение в учёте и уплата налогов. Каждый этап завершается сверкой: расчётные листки, свод начислений и сальдо по счёту 70 должны сходиться.
Частые вопросы
Можно ли начислять зарплату в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?
Да, если штат небольшой и начисления простые: оклад, премия, больничный. В Бухгалтерии есть документы «Начисление зарплаты» и ведомости. Но сложные графики, совместительство, многочисленные удержания и кадровый учёт в полном объёме удобнее вести в ЗУП с последующей синхронизацией.
Как выплатить аванс в 1С?
Создайте ведомость нужного вида, в поле «Выплачивать» выберите «Аванс». Программа рассчитает сумму по установленному способу — фиксированной суммой или процентом от оклада. При окончательном расчёте за месяц аванс автоматически зачтётся, и к выплате останется разница за минусом НДФЛ.
Что делать, если сотрудник не попал в документ начисления?
Проверьте, проведён ли приказ о приёме на работу и попадает ли дата приёма в расчётный месяц. Также убедитесь, что сотрудник не уволен раньше периода и у него назначено плановое начисление. После исправления кадровых данных перезаполните документ начисления.
Как исправить ошибку в уже начисленной зарплате?
Если выплата ещё не проведена — отмените проведение начисления, исправьте исходные данные и пересчитайте. Если зарплата выплачена, используйте документ «Сторнирование начислений» или введите перерасчёт в текущем месяце. Прямое редактирование прошлых периодов после сдачи отчётности приведёт к необходимости подавать уточнённые формы.
Почему сумма к выплате не совпадает с начисленной?
Это нормально: к выплате идёт начисленное минус НДФЛ и удержания (алименты, займы) минус ранее выплаченный аванс. Откройте расчётный листок сотрудника — там видна вся цепочка. Если расхождение не объясняется налогом и удержаниями, проверьте, не выплачивалась ли сумма ранее другой ведомостью.
Нужно ли каждый месяц вводить оклады вручную?
Нет. Оклад задаётся один раз как плановое начисление в приказе о приёме или кадровом переводе. Документ «Начисление зарплаты и взносов» при заполнении подтягивает его автоматически с учётом отработанного времени. Вручную вводятся только разовые начисления и изменения условий оплаты.