Другое · 11 мин
Как начислить и выплатить зарплату умершему сотруднику в 1С:ЗУП
Как в 1С:ЗУП начислить и выплатить зарплату умершего сотрудника: прекращение трудового договора, НДФЛ и взносы, выплата наследникам, проверка отчётов.
Смерть сотрудника — ситуация, при которой работодатель обязан рассчитать все причитающиеся суммы: зарплату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск и иные выплаты. Деньги передаются не самому работнику, а членам его семьи или наследникам, и от этого зависят особенности налогообложения и отражения операции в 1С:ЗУП.
Ключевая особенность: суммы, выплачиваемые наследникам в связи со смертью работника, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Это прямо влияет на настройку видов начислений в программе — стандартные начисления по умолчанию облагаются налогом, и без корректировки программа исчислит НДФЛ ошибочно.
В 1С:ЗУП процедура состоит из нескольких этапов: оформление прекращения трудового договора, начисление окончательного расчёта с правильными налоговыми настройками, выплата денег получателю и проверка отчётности. Ниже разобран каждый шаг с указанием документов, типовых ошибок и способов проверки результата.
Какие документы нужны до начала работы в программе
Основание для прекращения трудового договора — свидетельство о смерти (или решение суда о признании работника умершим). Без этого документа увольнение оформлять нельзя: запись в трудовой книжке и приказ делаются только после получения подтверждения смерти.
Для выплаты денег потребуется заявление от члена семьи умершего (супруг, дети, родители и другие лицо, совместно проживавшее с работником) с приложением документа, подтверждающего родство, и паспорта заявителя. Если никто из членов семьи не обратился, суммы включаются в состав наследства и выплачиваются наследникам по свидетельству о праве на наследство — это может произойти через несколько месяцев.
Срок обращения членов семьи за выплатой — четыре месяца со дня смерти работника. Работодатель обязан выдать деньги не позднее недели со дня подачи соответствующих документов. Эти сроки стоит контролировать, так как просрочка создаёт риск претензий.
Оформление прекращения трудового договора
В разделе «Кадры» создайте документ «Увольнение» (или «Увольнение списком», если таких случаев несколько). В поле основания выберите пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ — прекращение трудового договора вследствие смерти работника. Дата увольнения — дата смерти, указанная в свидетельстве.
Если сотрудник числился в отпуске, на больничном или в командировке на дату смерти, трудовой договор всё равно прекращается датой смерти — общее правило о запрете увольнения в период нетрудоспособности здесь не действует, так как инициатива работодателя отсутствует.
Проверьте, что в документе корректно заполнились данные для электронной трудовой книжки: сведения о прекращении трудового договора по этому основанию подаются в СФР в составе формы ЕФС-1 (подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Начисление зарплаты и компенсации отпуска
На вкладке начислений документа «Увольнение» программа автоматически рассчитает зарплату за отработанные дни месяца и компенсацию за неиспользованный отпуск. Проблема в том, что стандартные виды начислений настроены как облагаемые НДФЛ и взносами, а выплаты наследникам от налогов освобождаются.
Практическое решение — создать копии нужных видов начислений (раздел «Настройка» — «Начисления») с особыми параметрами: в настройках НДФЛ указать, что доход не облагается, а в настройках страховых взносов выбрать вариант «Не облагается». Затем в документе «Увольнение» подменить стандартные начисления этими копиями по кнопке подбора или исправить начисления вручную.
Альтернативный подход — оставить стандартные начисления, а НДФЛ и взносы скорректировать отдельно. Этот путь трудоёмок и чреват ошибками в отчётности 6-НДФЛ и РСВ, поэтому чаще применяют именно отдельные необлагаемые виды расчёта.
Сравнение вариантов
Надёжный способ: налог не исчисляется вовсе, отчёты формируются чисто. Требует однократной настройки видов расчёта.
Быстро в моменте, но повышает риск ошибок в 6-НДФЛ и персучёте; корректировки придётся отслеживать вручную.
Подходит, если увольнение уже проведено без расчёта; используйте необлагаемый вид начисления и проверьте компенсацию отпуска отдельно.
НДФЛ и страховые взносы: что облагается, а что нет
Не облагаются НДФЛ суммы, выплачиваемые наследникам умершего работника: зарплата, компенсация отпуска, премии, причитавшиеся на дату смерти. Это следует из норм Налогового кодекса о доходах, получаемых в порядке наследования.
Страховые взносы на эти суммы также не начисляются: после смерти работника трудовые отношения прекращены, а выплата производится члену семьи, который застрахованным лицом не является.
Обратите внимание на исключение: если часть сумм была выплачена работнику при жизни (например, аванс за месяц смерти), НДФЛ с этих сумм должен быть исчислен и удержан в обычном порядке — налоговый статус определяется моментом выплаты. Разделите в учёте то, что выплачено при жизни, и то, что передаётся наследникам.
Выплата денег члену семьи или наследнику
В 1С:ЗУП ведомости на выплату формируются на сотрудника, а не на третье лицо. На практике применяют два подхода. Первый — оформить ведомость «В банк» или «В кассу» на умершего сотрудника, а фактическую выдачу денег заявителю зафиксировать в расходном кассовом ордере или платёжном поручении с указанием получателя в первичных документах.
Второй подход — завести получателя как физическое лицо и оформить выплату через документы, поддерживающие выплаты третьим лицам, если это предусмотрено вашей версией конфигурации и учётной политикой. Такой вариант удобен при безналичной выплате на счёт наследника.
В любом случае храните в деле: заявление получателя, копию свидетельства о смерти, документ о родстве или свидетельство о праве на наследство, копию паспорта получателя. При проверке именно этот комплект подтверждает правомерность выплаты и необложения налогом.
- 1Получите свидетельство о смерти и заявление члена семьи с подтверждающими документами
- 2Создайте документ «Увольнение» с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, дата — день смерти
- 3Настройте или выберите виды начислений, не облагаемые НДФЛ и взносами, и подставьте их в расчёт
- 4Проверьте расчётный листок: НДФЛ и взносы по выплатам наследникам должны быть нулевыми
- 5Сформируйте ведомость на выплату и выдайте деньги получателю, зафиксировав его данные в первичных документах
- 6Проверьте отчёты 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1 на корректность отражения операции
Проверка результата и отчётность
Сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц смерти: в нём должны быть начисления, нулевые НДФЛ и взносы по необлагаемым суммам и отражённая выплата. Если НДФЛ всё же исчислен — проверьте настройки вида начисления, чаще всего ошибка именно там.
В отчёте 6-НДФЛ необлагаемые выплаты наследникам не должны попадать в облагаемую базу. Если вы использовали необлагаемые виды начислений, программа исключит их автоматически; при ручных корректировках сверьте приложение и расчётную часть отчёта отдельно.
В персонифицированных сведениях и РСВ умерший сотрудник отражается с суммами, начисленными до даты смерти и облагаемыми в обычном порядке (если такие были). Суммы, выплаченные наследникам, в базу по взносам не включаются. Также не забудьте про подраздел 1.1 формы ЕФС-1 со сведениями о прекращении трудового договора.
Как проверить результат
Начисления есть, НДФЛ и взносы по выплатам наследникам равны нулю
Исчислен НДФЛ или взносы — проверьте настройки видов начислений
Выплаты наследникам не увеличивают облагаемый доход
Суммы попали в базу — нужна корректировка начислений
Подаётся сведение о прекращении договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
Сведения не отправлены или указано неверное основание
Заявление, свидетельство о смерти, документ о родстве или наследстве, паспорт получателя
Выплата без подтверждения права получателя
Типичные ошибки и сложные ситуации
Самая частая ошибка — начисление окончательного расчёта стандартными облагаемыми видами расчёта с последующей «ручной» правкой налога. Это приводит к расхождениям между учётом НДФЛ и отчётностью, которые всплывают при сверке с ФНС.
Вторая типичная ситуация — дебиторская задолженность за умершим (не возвращён аванс, есть недостача). Взыскать её с наследников через зарплатный контур нельзя: удержания из выплат, передаваемых наследникам, ограничены, а споры решаются в гражданском порядке. Отразите задолженность в учёте, но не удерживайте её автоматически из окончательного расчёта без правовой оценки.
Третий случай — сотрудник умер, а зарплата за прошлый месяц ещё не была выплачена. Эти суммы также переходят к наследникам и не облагаются НДФЛ в части, не выплаченной при жизни. Проверьте ведомости прошлого периода и при необходимости скорректируйте их статус, чтобы не осталось «висеть» невыплаченная задолженность перед сотрудником.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации отпуска, выплачиваемой наследникам?
Нет. Компенсация за неиспользованный отпуск, не полученная работником ко дню смерти и выплачиваемая наследникам, НДФЛ не облагается. В 1С:ЗУП для этого используют вид начисления с настройкой «не облагается НДФЛ».
Кто имеет право получить зарплату умершего в первую очередь?
Члены семьи, совместно проживавшие с работником, а также нетрудоспособные иждивенцы — независимо от совместного проживания. Если таких лиц нет или они не обратились в установленный срок, суммы включаются в наследственную массу и выплачиваются наследникам по свидетельству о праве на наследство.
Что делать, если увольнение уже провели со стандартными начислениями и НДФЛ исчислен?
Создайте сторнирующий или исправительный документ: отмените проведение исходного увольнения, замените виды начислений на необлагаемые и проведите заново. Затем проверьте регистры по НДФЛ и при необходимости сформируйте уточнённый 6-НДФЛ.
Облагаются ли взносами суммы, начисленные за дни, отработанные до смерти?
Если суммы начислены за период, когда трудовые отношения действовали, но выплачены уже наследникам, на практике их не включают в базу по взносам, поскольку получатель не является застрахованным лицом. В программе это обеспечивается настройкой вида начисления «не облагается взносами».
Как отразить выплату, если наследник появился через полгода?
Начисление остаётся в периоде смерти, а выплата оформляется ведомостью текущей датой на основании свидетельства о праве на наследство. Задолженность перед умершим до момента выплаты числится в учёте как депонированная или невостребованная — в зависимости от принятого порядка учёта.
Что важно запомнить
Основание увольнения — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, дата — день смерти по свидетельству. Выплаты наследникам не облагаются НДФЛ и взносами, поэтому используйте отдельные необлагаемые виды начислений. Деньги выдавайте только при наличии заявления и подтверждающих документов, а результат проверяйте по расчётному листку, 6-НДФЛ и ЕФС-1.