Другое · 9 мин
Как начислить ГПХ в 1С ЗУП
Как начислить оплату по договору ГПХ в 1С ЗУП: прием подрядчика, документы начисления, НДФЛ и страховые взносы, отражение в отчетности.
Начисление оплаты по договору гражданско-правового характера (ГПХ) в 1С:ЗУП отличается от начисления зарплаты штатному сотруднику: у подрядчика нет трудового договора, по-другому считаются взносы, а оплата привязана к акту выполненных работ, а не к табелю. Ошибки здесь типичны: сотрудника заводят как обычного работника, начисление отражают не тем документом, а взносы на травматизм начисляют лишний раз или, наоборот, не начисляют, хотя договор это предусматривает.
Ниже разобран полный цикл: от регистрации физического лица до проверки расчета взносов и отражения в отчетности. Инструкция ориентирована на 1С:Зарплату и управление персоналом 3.1 — в других редакциях названия документов могут отличаться, но логика сохраняется.
Как зарегистрировать подрядчика в программе
Первый шаг — завести физическое лицо и сам договор. В разделе Кадры → Договоры подряда (в некоторых релизах — «Договоры ГПХ») создайте новый документ. Если человек уже есть в базе как сотрудник или бывший работник, выберите его в поле «Сотрудник» — дублировать физлицо нельзя, иначе отчетность по НДФЛ и взносам раздвоится.
В документе укажите организацию, подразделение, даты начала и окончания договора, сумму и способ отражения в учете (счет затрат). Поле «Способ отражения» важно для бухгалтерии: именно по нему программа сформирует проводки при синхронизации с 1С:Бухгалтерией.
Если в вашей версии ЗУП договоры ГПХ оформляются через прием на работу, проверьте, что в поле «Вид договора» выбран вариант «Договор подряда» или «Договор ГПХ», а не трудовой договор. Это определяет всю дальнейшую логику расчетов.
Каким документом начислять оплату по договору
Основной документ для оплаты работ по ГПХ — «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» в разделе Зарплата. Если документа нет в списке, проверьте настройки состава начислений: раздел Настройка → Расчет зарплаты, там должна быть включена возможность учета договоров ГПХ.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Начисления по договорам (в т.ч. авторским)» и создайте документ
- 2Укажите месяц начисления, организацию и дату выплаты дохода
- 3Добавьте сотрудника-подрядчика — программа подтянет действующий договор подряда
- 4Проверьте или скорректируйте сумму, вид расчета и дату фактического получения дохода
- 5Проведите документ и проверьте закладки с НДФЛ и взносами
Дата выплаты дохода в документе критична: именно на нее определяется дата фактического получения дохода для НДФЛ и период отражения в 6-НДФЛ. Если акт подписан в одном месяце, а деньги перечислены в другом, ориентируйтесь на дату выплаты.
Если начислений по договору несколько
По одному договору может быть несколько этапов и несколько актов. В этом случае создавайте отдельный документ «Начисление по договорам» на каждый этап с корректной датой выплаты. Не объединяйте этапы одним документом с одной датой — это исказит отчетность по НДФЛ.
Как считаются НДФЛ и страховые взносы по ГПХ
С доходов по договору ГПХ удерживается НДФЛ по стандартной ставке, как с зарплаты. Страховые взносы начисляются только на обязательное пенсионное и медицинское страхование. Взносы на случай временной нетрудоспособности (ВНиМ) по договорам ГПХ не начисляются — поэтому подрядчик не имеет права на больничный за счет ФСС по этому договору.
Взносы на травматизм (НС и ПЗ) начисляются только если это прямо предусмотрено условиями договора. В документе «Договор подряда» есть соответствующий флаг — проверьте его до начисления. Программа берет настройку именно оттуда.
Закладка «НДФЛ» в документе начисления: сумма исчислена на дату выплаты
Закладка «Взносы» — есть строки пенсионного и медицинского страхования
Строки соцстрахования по нетрудоспособности быть не должно
Проверьте флаг в документе «Договор подряда»
Стандартные налоговые вычеты по НДФЛ подрядчику положены, если он подал заявление и у него нет основного места работы, где вычеты уже предоставляются. Вычеты регистрируются в карточке сотрудника на закладке «Налог на доходы».
Выплата и отражение в учете
Выплата оформляется стандартной ведомостью: Выплаты → Ведомость в банк (или в кассу, на счета). В поле «Выплачивать» выберите «Доходы по договорам ГПХ» или аналогичный вариант — тогда в ведомость попадут именно подрядчики, а не штатные сотрудники. После проведения ведомости НДФЛ считается удержанным и перечисляется в бюджет по общим правилам.
При синхронизации с 1С:Бухгалтерией данные переносятся документом «Отражение зарплаты в бухучете». Проверьте, что для начислений по ГПХ указан корректный способ отражения — обычно это счет затрат по виду работ (20, 25, 26, 44 и т.п.), а не счет учета расчетов с персоналом по зарплате.
Частая ситуация: подрядчик одновременно является штатным сотрудником той же организации. Это допустимо, но доходы по трудовому и гражданско-правовому договорам должны начисляться разными документами и по разным основаниям. Смешивать оплату труда и вознаграждение по ГПХ одним начислением нельзя — это повод для претензий при проверке.
Типичные ошибки при начислении ГПХ
Отдельно стоит упомянуть начисление «в промежутке»: если акт подписан и оплачен в середине месяца, не ждите общего расчета зарплаты. Документ «Начисление по договорам» самостоятельный, его можно провести в любой день с корректной датой выплаты.
Как проверить результат и отчетность
После начисления и выплаты проверьте три вещи: расчетный листок подрядчика, регистры по взносам и аналитические отчеты. Удобно использовать отчет «Анализ взносов в фонды» и «Полный свод начислений, удержаний и выплат» — в них доходы по ГПХ видны отдельной группой.
Контрольные точки
Есть начисление по договору, НДФЛ, нет взносов ВНиМ
Начислены больничные взносы или доход отражен как зарплата
Доход и НДФЛ попали в период по дате выплаты
Суммы в другом квартале или отсутствуют
Подрядчик в подразделе по пенсионным и медицинским взносам
База по ВНиМ заполнена по договору ГПХ
Тип выплаты — доходы по договорам ГПХ
Подрядчик попал в зарплатную ведомость
Если отчетность уже сдана, а ошибка обнаружилась позже, исправление делается через сторно начисления (документ «Сторно начислений» или отмена и перерасчет исходного документа) с последующей подачей уточненных расчетов. Не правьте прошлые периоды «вручную» проводками в бухгалтерии без корректировки в ЗУП — базы разъедутся.
Что важно запомнить
Подрядчик оформляется документом «Договор подряда», оплата начисляется документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» с корректной датой выплаты. НДФЛ удерживается полностью, взносы — только ОПС и ОМС, травматизм — по условиям договора. Перед сдачей отчетности сверьте расчетный листок, 6-НДФЛ и РСВ.
Частые вопросы
Можно ли начислить оплату по ГПХ вместе с зарплатой одним документом?
Нет. Для договоров ГПХ предназначен отдельный документ «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)». Документ «Начисление зарплаты и взносов» работает только с трудовыми договорами и не подберет подрядчика.
Что делать, если подрядчик — уже штатный сотрудник организации?
Заводите договор подряда на то же физическое лицо, не создавая дубликат в справочнике. Начисления по трудовому договору и по ГПХ оформляются разными документами, в отчетности доходы учитываются по своим основаниям.
Почему программа не начисляет взносы по договору ГПХ?
Чаще всего дата начисления выходит за рамки срока действия договора либо договор не проведен. Проверьте даты в документе «Договор подряда» и месяц начисления в документе оплаты — они должны пересекаться.
Нужно ли подрядчику предоставлять вычеты по НДФЛ?
Да, если он подал заявление и не получает вычеты у другого налогового агента. Вычеты вносятся в карточку сотрудника на закладке «Налог на доходы» и применяются автоматически при начислении.
Как отразить аванс по договору ГПХ?
Аванс по ГПХ оформляется тем же документом «Начисление по договорам» с датой фактической выплаты аванса, поскольку НДФЛ с таких доходов считается на дату выплаты. Окончательный расчет по акту проводится отдельным документом за вычетом ранее выплаченного.