Другое · 10 мин
Как начислить больничный в 1С 8.3
Пошаговая инструкция по начислению больничного листа в 1С 8.3 ЗУП: создание документа, расчёт среднего заработка, электронные больничные и проверка начислений.
Начисление пособия по временной нетрудоспособности в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 выполняется документом «Больничный лист». Программа автоматически рассчитывает средний заработок за два предшествующих календарных года, применяет процент оплаты в зависимости от стажа и делит сумму между работодателем и СФР. Бухгалтеру остаётся корректно ввести исходные данные и проверить результат.
Инструкция ориентирована на конфигурацию 1С:ЗУП 8.3, где расчёт больничных наиболее полно автоматизирован. В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ тоже есть, но часть проверок и отчётности по взносам удобнее вести в ЗУП. Ниже разобраны оба сценария, работа с электронными больничными и типовые ошибки расчёта.
Подготовка: что проверить перед начислением
До создания документа убедитесь, что в программе заполнены данные, влияющие на расчёт. В карточке сотрудника должен быть указан страховой стаж для оплаты больничных — он вводится в карточке физического лица по ссылке «Трудовая деятельность» или «Страховой стаж». Если стаж не заполнен, программа может применить минимальный процент оплаты или не рассчитать его вовсе.
Проверьте, что за два предшествующих года в базе есть начисления сотрудника. Если сотрудник принят недавно и справка о заработке с предыдущего места работы есть на руках, введите её через документ «Справка для расчёта пособий» (раздел «Зарплата» — «См. также» или «Кадры» — «Все кадровые документы» в зависимости от релиза). Без этих данных средний заработок будет занижен, а пособие рассчитано исходя из МРОТ.
Также убедитесь, что в настройках учётной политики организации корректно указаны параметры расчёта пособий и что программа обновлена до актуального релиза — лимиты базы по взносам и значения МРОТ подтягиваются с обновлениями.
Создание документа «Больничный лист»
Откройте раздел «Зарплата» и выберите «Больничные листы», либо перейдите через «Кадры» — «Все кадровые документы» и создайте новый документ. В шапке укажите организацию, сотрудника и месяц начисления — от него зависит, в каком расчётном периоде выплата попадёт в ведомость.
Введите номер листка нетрудоспособности и период болезни. Для бумажного больничного данные переносятся из документа вручную: причина нетрудоспособности, даты, режим нарушения при наличии отметки. Для электронного больничного (ЭЛН) достаточно указать номер — остальное загрузится из СФР при настроенном обмене.
На закладке «Оплата» программа показывает рассчитанный процент оплаты по стажу и ограничения пособия. На закладке «Начислено (подробно)» видна разбивка: сумма за счёт работодателя (первые три дня при заболевании самого сотрудника) и сумма за счёт СФР.
- 1Откройте «Зарплата» — «Больничные листы» и нажмите «Создать»
- 2Выберите сотрудника и укажите месяц начисления
- 3Введите номер ЭЛН или данные бумажного листка: причину, период, даты
- 4Проверьте на закладке «Оплата» процент по стажу и средний заработок
- 5Нажмите «Провести» и сверьте итоговую сумму с расчётом на закладке «Начислено (подробно)»
Как программа считает средний заработок
Средний дневной заработок определяется делением суммы облагаемых взносами выплат за два предшествующих календарных года на 730 дней. Программа делает это автоматически, а расшифровку можно посмотреть по кнопке с изображением калькулятора рядом с полем «Средний заработок» в документе.
В расчёт включаются только выплаты, облагаемые взносами на ВНиМ. Отпускные, премии, зарплата входят; больничные и пособия — нет. Если заработок за период превышает предельную базу по взносам соответствующего года, программа обрезает его до лимита.
Если средний заработок ниже расчёта из МРОТ или стаж сотрудника менее шести месяцев, пособие исчисляется исходя из МРОТ с учётом районного коэффициента. Программа применяет это правило сама, но проверить, какой вариант сработал, стоит — особенно у вновь принятых сотрудников.
Как проверить корректность расчёта
Совпадает с суммой облагаемых выплат за 2 года, делённой на 730
Заработок равен нулю или не учитывает справку с прошлого места работы
Соответствует страховому стажу: 60, 80 или 100 процентов
Применён минимальный процент при подтверждённом длительном стаже
Часть работодателя и часть СФР заполнены корректно
Вся сумма отнесена на одного источника
Работа с электронными больничными (ЭЛН)
Бумажные листки нетрудоспособности практически вытеснены электронными: медучреждение формирует ЭЛН, а работодатель получает его номер от сотрудника. В 1С обмен с СФР настраивается через сервис 1С-Отчётность или встроенный обмен ЭЛН — после настройки документ «Больничный лист» заполняется по номеру одной кнопкой «Получить из СФР».
По проактивному механизму СФР сам направляет сведения об открытии и закрытии больничного. Программа может создать документ автоматически или предложить его создать при получении извещения. Бухгалтеру остаётся проверить данные, дополнить сведения для расчёта (заявление о замене лет, данные о совместительстве) и отправить ответные сведения в фонд.
Оплата, удержание НДФЛ и отражение в учёте
Пособие по нетрудоспособности облагается НДФЛ полностью — и часть работодателя, и часть СФР. Программа исчисляет налог при проведении документа; убедитесь, что дата выплаты в ведомости совпадает с фактической, поскольку от неё зависит срок перечисления налога.
Страховыми взносами пособие не облагается. В бухгалтерском учёте при синхронизации с 1С:Бухгалтерией документ формирует проводки: часть за счёт работодателя относится на счета затрат, часть СФР — на расчёты с фондом. Способ отражения задаётся в настройках зарплатной учётной политики.
Выплата производится вместе с ближайшей зарплатой или авансом через стандартную ведомость. В ведомости сумма больничного отразится отдельной строкой или вместе с остальными начислениями — в зависимости от настроек.
Особые сценарии
Больничный по уходу за ребёнком или членом семьи
При указании причины нетрудоспособности «уход за больным членом семьи» программа применяет особые правила: пособие полностью финансируется СФР, а процент и длительность оплачиваемого периода зависят от возраста ребёнка и формы лечения. Введите данные о том, за кем осуществлялся уход, в соответствующих полях документа.
Продолжение больничного
Если листок является продолжением предыдущего, установите флаг «Продолжение листка» и выберите первичный документ. Программа учтёт уже оплаченные дни при определении трёхдневного периода за счёт работодателя.
Нарушение режима и стационар
Отметка о нарушении режима вводится в документе датой, с которой пособие ограничивается. Для стационарного лечения укажите период нахождения в стационаре — от него зависит порядок расчёта при уходе за ребёнком.
Проверка результата и отчётность
После проведения сформируйте расчётный листок сотрудника — пособие должно отображаться отдельной строкой с указанием источника финансирования. Дополнительно используйте отчёт «Анализ ФОТ» или «Расчётный листок» с детализацией по видам начислений.
Сверьте данные с СФР: отправленные сведения для назначения пособия должны совпадать с документом в базе. При обнаружении расхождений после отправки создайте корректирующий документ и переотправьте сведения, а не правьте закрытый период без крайней необходимости.
Что важно запомнить
Больничный начисляется документом «Больничный лист»: программа сама считает средний заработок, процент по стажу и делит сумму между работодателем и СФР. Ключевые условия корректного расчёта — заполненный страховой стаж, справки о заработке, актуальный релиз программы и правильно настроенный обмен ЭЛН. Перед выплатой сверьте расчёт в расчётном листке и совпадение сведений с отправленными в СФР.
Частые вопросы
Можно ли начислить больничный в 1С:Бухгалтерии 8.3, если нет ЗУП?
Да, в 1С:Бухгалтерии 8.3 есть одноимённый документ «Больничный лист» в разделе «Зарплата и кадры». Он рассчитывает пособие по тем же правилам, но возможности по обмену ЭЛН и кадровому учёту там ограничены. При большом штате и частых больничных удобнее вести расчёт в ЗУП с последующей синхронизацией.
Почему программа рассчитала пособие из МРОТ, хотя у сотрудника был хороший заработок?
Наиболее частая причина — отсутствие в базе данных о заработке за расчётные два года. Если сотрудник работал в другой организации, введите справку о заработке документом «Справка для расчёта пособий» и пересчитайте больничный. Вторая причина — страховой стаж менее шести месяцев, тогда ограничение по МРОТ применяется по закону.
Как исправить ошибку в уже проведённом больничном?
Если период ещё не закрыт, откройте документ, внесите изменения и перепроведите его. Если зарплата за месяц выплачена и отчётность сдана, используйте механизм сторнирования: в ЗУП документ «Сторнирование начислений» отменяет неверные суммы, после чего создаётся корректный больничный. Не забудьте переотправить сведения в СФР.
Кто оплачивает первые три дня больничного и как это видно в программе?
При заболевании или травме самого сотрудника первые три дня оплачивает работодатель, остальные — СФР. В документе на закладке «Начислено (подробно)» суммы показаны раздельно по источникам финансирования. При уходе за ребёнком, карантине и ряде других причин пособие полностью идёт за счёт СФР с первого дня.
Что делать, если ЭЛН не загружается из СФР?
Проверьте настройки обмена: действующий сертификат, подключение к 1С-Отчётности, корректность реквизитов организации. Убедитесь, что СНИЛС сотрудника в базе совпадает с данными фонда. Если обмен временно недоступен, больничный можно ввести вручную по данным, которые сотрудник получил в личном кабинете, а сведения отправить после восстановления связи.
Нужно ли начислять больничный, если сотрудник принёс его после увольнения?
Если нетрудоспособность наступила в течение 30 календарных дней после увольнения, бывший работодатель обязан оплатить больничный в размере 60 процентов среднего заработка независимо от стажа. В 1С документ создаётся в обычном порядке на уволенного сотрудника — программа применит соответствующее ограничение процента.