Как менять штатное расписание в 1С

Штатное расписание в 1С:ЗУП — это не просто справочник должностей, а основа кадрового учёта: от него зависят приёмы на работу, переводы, начисления и отчётность. Любые изменения — добавление позиции, изменение оклада, сокращение ставки — нужно проводить специальными документами, а не редактировать «вживую», иначе потеряется история и сломаются кадровые приказы.

В типовых конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) для этого предусмотрены документы «Изменение штатного расписания» и «Индексация штатного расписания». Ниже разобрано, как включить ведение штатного расписания, какие документы использовать в разных ситуациях, как проверить результат и каких ошибок стоит избегать.

Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1, но общая логика применима и к 1С:КАМИН, и к «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения» — отличаются в основном названия пунктов меню.

Включение и настройка ведения штатного расписания

Прежде чем что-то менять, убедитесь, что в программе включено ведение штатного расписания. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → либо сразу перейдите в «Настройка» → «Кадровый учёт» (в зависимости от релиза путь может называться «Настройка» → «Организационная структура»). Установите флажок «Ведется штатное расписание».

Дополнительно доступны опции, которые влияют на дальнейшую работу: «Ведется история изменений штатного расписания», «Автоматическая проверка штатного расписания на соответствие кадровым приказам», «Используются разряды и тарифы». Если история включена, программа хранит все версии расписания по датам — это критично для корректных отчётов за прошлые периоды.

Если штатное расписание в программе раньше не велось, а сотрудники уже приняты, потребуется начальное заполнение: создайте документ «Утверждение штатного расписания» и внесите текущие позиции с датой, соответствующей реальному приказу. Расхождения с уже оформленными приёмами программа покажет при проверке.

Документ «Изменение штатного расписания»: основной инструмент

Этот документ используется для любых точечных правок: добавления новой позиции, изменения оклада или надбавок, изменения количества ставок, закрытия позиции. Найдите его через «Кадры» → «Штатное расписание» → ссылка «Изменения штатного расписания» → кнопка «Создать».

Заполните шапку документа: организацию, подразделение (если изменение касается одного подразделения), дату документа и дату, с которой изменения вступают в силу. Именно дата вступления в силу определяет, с какого момента новая версия позиции будет действовать в кадровых документах и начислениях.

На вкладке «Позиции» подберите нужные строки расписания. Для каждой позиции можно изменить оклад/тариф, надбавки, количество ставок, график работы. Чтобы закрыть позицию, установите флажок «Закрыта» (или укажите ноль ставок — в зависимости от настройки учёта). Чтобы добавить новую позицию, нажмите «Добавить» и заполните должность, подразделение и условия оплаты.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» и создайте документ
2. 2
   Укажите организацию и дату вступления изменений в силу
3. 3
   На вкладке «Позиции» подберите нужную позицию и измените оклад, надбавки или число ставок
4. 4
   Проверьте итоговый фонд оплаты труда в документе
5. 5
   Проведите документ и сформируйте отчёт «Штатное расписание» на дату изменения

Индексация штатного расписания: массовое повышение окладов

Когда оклады повышаются сразу по всем позициям или по целому подразделению, вручную править каждую строку долго и рискованно. Для этого предназначен документ «Индексация штатного расписания» — он находится там же, в разделе «Кадры» → «Штатное расписание».

В документе укажите коэффициент индексации либо заполните новые оклады таблично — программа умеет загружать значения и пересчитывать их на процент. Документ создаёт новые версии всех выбранных позиций с указанной даты. Обратите внимание: индексация штатного расписания сама по себе не меняет заработок сотрудников — для пересчёта начислений персонала используется отдельный документ «Изменение плановых начислений» с видом «Индексация заработка».

Типовая ошибка — провести индексацию расписания и забыть про индексацию заработка сотрудников. В результате в отчётах по штатному расписанию оклады новые, а начисляется старая сумма. Проверяйте оба документа парой.

Изменение расписания и уже принятые сотрудники

Изменение позиции штатного расписания не изменяет автоматически условия труда конкретных сотрудников. Если вы повысили оклад по позиции, на которой работают люди, для каждого из них нужно оформить кадровый перевод или документ «Изменение оплаты труда» (в 3.1 — «Изменение плановых начислений»). Это соответствует и логике трудового законодательства: условия трудового договора меняются приказом и соглашением с работником.

При закрытии позиции, на которой числятся сотрудники, программа выдаст предупреждение или не даст провести документ (зависит от настройки проверки соответствия). Сначала оформите переводы или увольнения, и только потом закрывайте позицию.

Удобный контрольный приём — отчёт «Соответствие штатному расписанию» (или «Штатная расстановка»): он показывает занятые и свободные ставки, а также расхождения между плановыми начислениями сотрудников и условиями позиции.

Проверка результата и полезные отчёты

После проведения изменений обязательно убедитесь, что всё отразилось корректно. Основной инструмент — отчёт «Штатное расписание» («Кадры» → «Отчёты по кадрам»): сформируйте его на дату до изменения и на дату после. В первом случае должны быть старые условия, во втором — новые. Если на обе даты видны новые условия, скорее всего, позицию отредактировали напрямую, минуя документ.

Дополнительно полезны отчёты: «Штатная расстановка» (занятость ставок), «Изменения штатного расписания» (журнал всех правок с датами), «Остатки отпусков» здесь ни при чём, а вот «Анализ ФОТ» поможет увидеть, как изменение окладов повлияло на плановый фонд оплаты труда.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расписание» на дату до изменения

Норма

Показывает старые оклады и ставки

Тревожный признак

Показывает новые условия — позиция отредактирована напрямую

Отчёт на дату после изменения

Норма

Новые условия, верное число ставок

Тревожный признак

Изменений нет — документ не проведён или неверна дата вступления в силу

Начисления сотрудников на изменённой позиции

Норма

Оформлено изменение плановых начислений

Тревожный признак

Оклад в расписании новый, а начисляется старый

Отчёт «Штатная расстановка»

Норма

Нет отрицательных остатков ставок

Тревожный признак

Занято больше ставок, чем предусмотрено

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — неверная дата вступления изменений в силу. Если поставить дату «задним числом» в уже закрытый расчётный период, начисления за прошлый месяц могут пересчитаться, и появятся долги или переплаты. Изменения, влияющие на оплату, оформляйте с даты начала нового расчётного периода, а прошлые периоды корректируйте осознанно, понимая последствия.

Вторая группа ошибок — работа в нескольких организациях. Штатное расписание ведётся по каждой организации отдельно; документ изменения одной организации не затрагивает другую. Если в базе обособленные подразделения выделены на отдельный баланс, проверяйте поле «Организация» в каждом документе.

Третья ошибка — дублирование позиций. Вместо изменения существующей позиции пользователь создаёт новую с той же должностью и подразделением. В итоге в отчётах две строки, ставки раздваиваются, а история разрывается. Перед добавлением новой позиции проверьте справочник на наличие существующей.

Особые сценарии

Изменение в середине месяца

Если оклад по позиции меняется не с 1-го числа, 1С:ЗУП корректно рассчитает оплату пропорционально отработанному времени при условии, что изменение плановых начислений сотрудника оформлено с той же датой. Проверьте результат в документе «Начисление зарплаты и взносов» — сумма должна состоять из двух частей: по старому и новому окладу.

Временное изменение (например, на период замещения)

Для временных увеличений ставок или надбавок не закрывайте и не пересоздавайте позицию. Используйте изменение с указанием периода действия, если это поддерживается настройкой, либо оформите два документа: изменение на дату начала и обратное изменение на дату окончания. Так история останется прозрачной.

Массовая загрузка изменений

Если правок много (реорганизация структуры, переименование десятков должностей), заполняйте табличную часть документа подбором, а не вручную построчно. Часть типовых отчётов и обработок позволяет выгрузить позиции в таблицу и загрузить обратно; при использовании нестандартных обработок предварительно сделайте резервную копию базы.

Перед крупными изменениями штатного расписания (реорганизация, массовая индексация) сделайте архивную копию информационной базы и сначала отработайте сценарий на копии. Откатить проведённые кадровые документы в рабочей базе значительно сложнее, чем восстановить копию.

Частые вопросы

Можно ли удалить позицию штатного расписания совсем?

Удалить позицию, на которую есть ссылки в кадровых документах, нельзя — программа не даст этого сделать. Правильный способ «убрать» позицию — закрыть её документом «Изменение штатного расписания» с указанием даты закрытия. Закрытая позиция перестанет предлагаться при подборе, но сохранится в истории.

Почему после изменения оклада в расписании сотруднику начисляется старая сумма?

Потому что штатное расписание и плановые начисления сотрудников — разные механизмы. Документ изменения расписания меняет условия позиции, а для изменения заработка конкретного работника нужен документ «Изменение плановых начислений» или кадровый перевод с той же датой.

Как посмотреть, кто и когда изменил штатное расписание?

Используйте отчёт «Изменения штатного расписания» — он показывает все документы изменений с датами и авторами. Дополнительно доступен стандартный журнал документов «Изменения штатного расписания» в разделе «Кадры», где видны ответственные пользователи.

Что делать, если изменение провели с ошибочной датой?

Если документ ещё не повлиял на расчёты, распроведите его, исправьте дату и проведите заново. Если период уже рассчитан, отмена документа вызовет пересчёт начислений — оцените последствия и при необходимости оформите корректирующий документ вместо отмены.

Можно ли вести разные штатные расписания по подразделениям одной организации?

Штатное расписание в 1С:ЗУП единое по организации, но каждая позиция привязана к подразделению. Отчёт «Штатное расписание» можно сформировать с отбором по подразделению — фактически это и будут раздельные формы по структурным единицам.

Нужно ли менять штатное расписание при временном увеличении нагрузки сотрудника?

Нет. Разовое повышение оплаты, совмещение или временное замещение оформляются кадровыми документами по сотруднику (совмещение, перевод на период замещения), а не изменением штатного расписания. Расписание меняют только при постоянных изменениях структуры или условий оплаты позиции.