Как изменить штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП

Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3 — это регистр, от которого зависят кадровые документы, начисления и отчётность. Менять его нужно не вручную в справочнике, а специальными документами: только так программа сохранит историю изменений и корректно пересчитает плановые начисления сотрудников.

Перед началом работы убедитесь, что в настройках учётной политики включено ведение штатного расписания. Проверьте путь: Настройка → Реквизиты организации → закладка «Штатное расписание». Там должен быть установлен флаг «Ведется штатное расписание», а также выбран вариант — с историей изменений или без неё.

Если история изменений отключена, правки вносятся напрямую в позиции, и восстановить прежнее состояние будет невозможно. Рекомендуемый режим — с ведением истории: он позволяет оформлять изменения нужной датой, отменять их и строить отчёты за любой период.

Проверка настроек перед изменением

Откройте Настройка → Организации, выберите нужную организацию и перейдите на закладку «Штатное расписание». Здесь задаются три ключевых параметра: сам факт ведения штатного расписания, ведение истории и автоматическая проверка соответствия штатной расстановке.

Опция «Автоматически проверять на соответствие штатному расписанию» блокирует приём сотрудника, если свободных ставок нет. Это удобно для контроля, но при массовых изменениях может мешать: документы не проведутся, пока вы не добавите позиции. На время реорганизации штатки флаг можно временно снять.

Как внести изменения документом «Изменение штатного расписания»

Основной инструмент — документ Кадры → Изменения штатного расписания → Изменение штатного расписания. Создайте новый документ, укажите организацию, дату вступления изменений в силу и подразделение, если правки касаются одного подразделения.

В табличной части «Позиции» добавьте строки и заполните поля: позиция штатного расписания, количество ставок, оклад или тариф, надбавки. Чтобы изменить существующую позицию, выберите её из списка — программа подтянет текущие условия, и вы отредактируете только нужные реквизиты.

Для закрытия позиции отметьте её действие как «Закрыта» (или снимите флаг использования, в зависимости от версии конфигурации). Закрытая позиция перестанет быть доступной для приёма и кадровых переводов с указанной даты.

1. 1
   Откройте Кадры → Изменения штатного расписания → Изменение штатного расписания
2. 2
   Укажите организацию и дату вступления изменений в силу
3. 3
   Добавьте или выберите позиции и скорректируйте ставки, оклады, надбавки
4. 4
   Проведите документ и проверьте его движения
5. 5
   Обновите плановые начисления сотрудников, занимающих изменённые позиции

Индексация окладов по штатному расписанию

Если нужно пропорционально повысить оклады по всему предприятию или отдельным подразделениям, используйте документ Зарплата → Индексация штатного расписания. Он работает быстрее ручного редактирования: вы задаёте коэффициент индексации, а программа пересчитывает оклады и зависимые начисления по всем выбранным позициям.

Документ позволяет округлять результат — например, до рублей или десятков рублей. Обратите внимание: индексируются только те начисления, у которых в настройках стоит признак зависимости от оклада. Надбавки с фиксированной суммой останутся без изменений.

После проведения индексации программа предложит автоматически создать документы «Изменение условий оплаты труда» для сотрудников, занимающих затронутые позиции. Соглашайтесь — иначе новые оклады не попадут в расчёт зарплаты.

Сравнение вариантов

Изменение штатного расписания

Подходит для точечных правок: новые позиции, закрытие ставок, изменение отдельных окладов. Требует ручного заполнения каждой строки.

Индексация штатного расписания

Подходит для массового повышения окладов на коэффициент. Не умеет добавлять и закрывать позиции.

Прямая правка справочника позиций

Допустима только при отключённой истории изменений. Теряется дата изменения и возможность отмены — использовать не рекомендуется.

Обновление плановых начислений сотрудников

Изменение штатного расписания само по себе не меняет начисления уже принятых сотрудников. Их плановые начисления хранятся в кадровых документах, поэтому после правки штатки нужно синхронизировать данные.

Есть два способа. Первый — автоматический: при проведении изменения или индексации программа выводит вопрос «Изменить начисления сотрудников?» и формирует документы «Изменение условий оплаты труда» по списку затронутых работников. Второй — ручной: создайте документ Зарплата → Изменение оплаты сотрудников, подберите сотрудников и обновите их начисления по данным штатного расписания кнопкой «Изменить по штатному расписанию».

Проверьте, чтобы дата изменения начислений совпадала с датой изменения штатного расписания. Расхождение дат приведёт к тому, что в месяце перехода зарплата посчитается по старым условиям или будет пересчитана некорректно.

Проверка результата и отчёты

После внесения изменений откройте отчёт Кадры → Штатное расписание (или «Штатная расстановка») и установите дату, на которую вступили изменения. Сверьте: новые позиции присутствуют, закрытые исчезли, оклады соответствуют документу.

Дополнительно сформируйте отчёт «Соответствие штатному расписанию» — он покажет расхождения между плановыми начислениями сотрудников и актуальными условиями позиций. Пустой отчёт означает, что синхронизация выполнена полностью.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расписание» на дату изменения

Норма

Позиции, ставки и оклады совпадают с документом

Тревожный признак

Старые значения или отсутствуют новые позиции — документ не проведён или дата неверна

Отчёт «Соответствие штатному расписанию»

Норма

Нет расхождений по сотрудникам

Тревожный признак

Есть строки с отличиями — не обновлены плановые начисления

Расчёт зарплаты за месяц изменения

Норма

Начисления по новым окладам с даты вступления в силу

Тревожный признак

Старые суммы или ошибки при расчёте

Частые вопросы

Можно ли изменить штатное расписание без документа, прямо в справочнике?

Технически — да, если в настройках отключена история изменений. Но тогда теряется дата правки, невозможно отменить изменение и построить корректные отчёты за прошлые периоды. Рекомендуемый способ — документы «Изменение штатного расписания» и «Индексация штатного расписания».

Почему после изменения оклада в штатке зарплата считается по-старому?

Плановые начисления сотрудника хранятся в его кадровых документах, а не в штатном расписании. Нужно создать документ «Изменение условий оплаты труда» или согласиться на автоматическое обновление, которое предлагает программа при проведении изменения штатки.

Как закрыть позицию, если на ней есть сотрудники?

Сначала переведите или увольте сотрудников, занимающих позицию, затем проведите изменение штатного расписания с закрытием позиции. Если закрыть её раньше, кадровые документы будут выдавать предупреждения о несоответствии штатному расписанию.

Можно ли внести изменения будущей датой?

Да, укажите в документе дату вступления изменений в силу позже текущей. Позиции начнут действовать с этой даты, а отчёты на более ранние даты покажут прежнее состояние. Это удобно для плановых реорганизаций.

Что делать, если документ из прошлого периода нужно отменить?

Отмените проведение документа «Изменение штатного расписания» — позиции вернутся в прежнее состояние. Но если после него были проведены расчёты зарплаты и изменения начислений, их потребуется пересчитать вручную, поэтому сначала сделайте копию базы.