Как изменить совместительство на основное место работы в 1С

Перевод сотрудника с совместительства на основное место работы — частая кадровая операция, которая в 1С:ЗУП вызывает вопросы даже у опытных расчётчиков. Сложность в том, что юридически существуют два разных сценария: перевод в рамках действующего трудового договора и увольнение с последующим приёмом на работу. Каждый из них по-разному отражается в программе и по-разному влияет на расчёт среднего заработка, стаж и отчётность.

Ошибка на этом этапе приводит к некорректному расчёту отпускных, больничных, неправильному заполнению отчётов ЕФС-1 и персонифицированных сведений. Поэтому перед выполнением операции важно определить, какой именно документ лежит в основе кадрового решения, и только потом отражать его в базе.

Ниже разобраны оба сценария на примере типовой 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1), даны пошаговые действия, способы проверки результата и разбор типичных ошибок. Материал применим и к внутреннему, и к внешнему совместительству, с оговорками, которые указаны отдельно.

Определите юридическую основу перевода

Прежде чем открывать программу, уточните у кадровика, как оформлен переход. Трудовой кодекс допускает два варианта. Первый — дополнительное соглашение к действующему трудовому договору, по которому работа по совместительству становится основной. Второй — расторжение договора о совместительстве и заключение нового договора уже как на основное место работы.

От этого решения зависит всё дальнейшее: набор документов в 1С, сохранность среднего заработка, расчёт стажа для отпуска и больничных. Кадровый перевод сохраняет непрерывность договора, а пара «увольнение — приём» создаёт новый трудовой договор с нуля.

Сравнение вариантов

Кадровый перевод (допсоглашение)

Подходит, когда трудовой договор не расторгается. Сохраняется история начислений и средний заработок по текущему договору. Ограничение: требует корректного оформления допсоглашения.

Увольнение и новый приём

Подходит, когда старый договор расторгается. Расчёт среднего начинается заново по новому договору. Ограничение: нужно полностью рассчитать сотрудника при увольнении, включая компенсацию отпуска.

Если сотрудник работал по внешнему совместительству в другой организации, а теперь переходит к вам на основное место, вариант только один: приём на работу новым сотрудником с предоставлением сведений о трудовой деятельности. Перевод тут невозможен, потому что договор был заключён с другим работодателем.

Сценарий 1: перевод через кадровый перевод

Если оформлено дополнительное соглашение, используйте документ «Кадровый перевод». Он находится в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Кадровые переводы». Этот документ меняет условия трудового договора без его расторжения.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Кадровый перевод».
2. 2
   Укажите сотрудника (выбирайте именно позицию совместителя) и дату перевода.
3. 3
   В поле «Вид занятости» установите «Основное место работы».
4. 4
   Проверьте и при необходимости скорректируйте подразделение, должность и график работы.
5. 5
   На вкладке «Оплата труда» проверьте состав начислений и размер оклада или тарифной ставки.
6. 6
   Проведите документ и сформируйте приказ по кнопке печати.

Ключевое поле в документе — «Вид занятости». Именно переключение его значения с «Совместительство» на «Основное место работы» и есть суть операции. Программа при этом сохраняет всю историю начислений сотрудника, что важно для расчёта среднего заработка.

Обратите внимание на график работы. Совместители обычно работают по сокращённым графикам (например, половина нормы). При переводе на основное место чаще всего нужно назначить полный график — пятидневку или сменный график с полной нормой времени. Если график не поменять, зарплата будет рассчитываться пропорционально старой норме.

Что проверить в начислениях

На вкладке «Оплата труда» убедитесь, что размер оплаты указан корректно. Если совместителю оклад был установлен пропорционально ставке, а теперь сотрудник переходит на полную ставку, сумму нужно изменить вручную — программа не всегда пересчитывает её автоматически.

Сценарий 2: увольнение и новый приём

Если договор о совместительстве расторгается, оформите два документа. Сначала «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения») с датой последнего рабочего дня. При проведении программа предложит рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск — этот расчёт обязателен.

Затем создайте «Приём на работу» со следующего рабочего дня. В документе укажите вид занятости «Основное место работы», новый график, подразделение, должность и условия оплаты. Если сотрудник уже есть в справочнике физических лиц, выбирайте существующую карточку, а не создавайте дубликат — иначе отчётность по физлицу раздвоится.

После проведения обоих документов убедитесь, что уволенная позиция совместителя закрыта и по ней не планируются дальнейшие начисления. Остатки отпуска по старому договору должны быть компенсированы при увольнении — по новому договору отпускной стаж считается заново.

Особенности для внутреннего совместительства

Внутренний совместитель — это сотрудник, у которого уже есть основное место в вашей организации и дополнительная позиция по совместительству. Если вы переводите его с совместительства на основное место, обычно это означает, что прежняя основная позиция закрывается: сотрудник увольняется с основной должности, а совместительство становится основным.

Порядок действий здесь такой: сначала оформите увольнение с прежнего основного места, затем кадровым переводом измените вид занятости по позиции совместителя на «Основное место работы». Даты должны стыковаться — увольнение последним рабочим днём, перевод со следующего дня, чтобы не было разрыва или наложения двух основных мест одновременно.

Проверьте, что в системе не осталось периода, когда у физлица числятся два основных места работы. Это не запрещено программой технически, но создаёт проблемы в расчёте НДФЛ-вычетов и в кадровом учёте.

Проверка результата после перевода

После проведения документов обязательно проверьте, как изменения отразились в учёте. Откройте карточку сотрудника и посмотрите текущие кадровые данные: вид занятости, график, подразделение, оклад. Затем сформируйте расчётный листок за первый месяц после перевода и сверьте начисления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид занятости в карточке сотрудника

Норма

Указано «Основное место работы»

Тревожный признак

Осталось «Совместительство» — перевод не проведён или выбрана не та позиция

Начисление зарплаты за месяц перевода

Норма

Сумма соответствует новому окладу и полному графику

Тревожный признак

Сумма рассчитана пропорционально старому графику совместителя

График работы сотрудника

Норма

Назначен график с полной нормой времени

Тревожный признак

Остался сокращённый график — норма времени занижена

Отчёт ЕФС-1

Норма

Сформировано событие о переводе или приёме с корректными датами

Тревожный признак

Событие отсутствует или дублируется

Отдельно проверьте отчётность. По событию перевода или приёма в ЕФС-1 подаются сведения, поэтому после изменения кадрового статуса сформируйте соответствующий отчёт и убедитесь, что данные попали в него корректно. В 6-НДФЛ и персонифицированных сведениях сотрудник должен проходить как одно физическое лицо без дублей.

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство ошибок связано не с самой операцией, а с невнимательностью к сопутствующим данным: графику, окладу, карточке физлица. Поэтому правило простое — после любого кадрового изменения формируйте расчётный листок и кадровую справку, чтобы увидеть результат глазами программы.

Если перевод нужно оформить задним числом, а зарплата за период уже рассчитана, действуйте осторожно: программа предложит перерасчёт. Убедитесь, что перерасчёт не затронет уже сданную отчётность, иначе потребуется подача корректировок.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли в 1С:ЗУП просто поменять вид занятости в карточке сотрудника без документа?

Нет. Вид занятости меняется только кадровым документом — переводом или новым приёмом. Ручная правка карточки не создаёт кадрового события, не формирует приказ и не попадает в отчётность ЕФС-1.

Сохранится ли средний заработок при кадровом переводе?

Да, при переводе трудовой договор продолжает действовать, поэтому история начислений для расчёта среднего сохраняется. При увольнении и новом приёме расчётный период начинается заново по новому договору.

Как перевести внешнего совместителя другой организации на основное место к нам?

Только через приём на работу: сотрудник увольняется у прежнего работодателя, вы оформляете «Приём на работу» с видом занятости «Основное место работы». Перевод между разными работодателями в одном документе невозможен.

Что делать, если после перевода зарплата считается неправильно?

Проверьте три вещи: график работы сотрудника, размер оклада в документе перевода и дату перевода внутри месяца. Чаще всего причина в сокращённом графике, оставшемся от совместительства.

Нужно ли подавать ЕФС-1 при смене совместительства на основное место?

Да. Изменение условий трудового договора (перевод) и новый приём являются кадровыми событиями, по которым подаются сведения. Сформируйте отчёт сразу после проведения документов, чтобы не пропустить срок.

Можно ли отменить проведённый перевод?

Можно, распроведя документ, если по нему ещё не рассчитана зарплата и не сдана отчётность. Иначе потребуется сторнирующий документ и корректировка отчётов, поэтому перед отменой сделайте копию базы.