Другое · 8 мин
Как изменить способ ведения трудовой книжки в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция, как изменить способ ведения трудовой книжки в 1С:ЗУП: перевод сотрудников на ЭТК, документы, отчеты СЗВ-ТД, проверка результатов.
С 2021 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР (ныне СФР) по форме СЗВ-ТД, а сотрудник вправе выбрать: продолжить ведение бумажной трудовой книжки или перейти на электронную (ЭТК). В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) выбор фиксируется в карточке сотрудника и влияет на кадровые документы, отчётность и печатные формы.
Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, кадровику нужно не только выдать бумажную книжку на руки, но и корректно отразить это в программе. Ошибка в настройке приводит к тому, что программа продолжает требовать запись в бумажную книжку либо неверно формирует данные для отчётности.
Ниже разобрано, где в 1С:ЗУП хранится способ ведения трудовой книжки, как изменить его для одного сотрудника и массово, какие документы и отчёты при этом затрагиваются и как проверить результат.
Где в 1С:ЗУП хранится способ ведения трудовой книжки
Информация о выборе сотрудника хранится в карточке физического лица и сотрудника. Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры»), выберите нужного человека и перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» или на вкладку с трудовой книжкой — в зависимости от релиза ЗУП 3.1 расположение может немного отличаться.
Там отображается текущий статус: ведётся бумажная трудовая книжка или сотрудник перешёл на электронные сведения. Также указывается дата, с которой применяется выбранный способ — она должна соответствовать дате заявления сотрудника.
Обратите внимание: выбор фиксируется на уровне физического лица, а не конкретного места работы. Это важно для совместителей и сотрудников, переведённых между организациями внутри одной информационной базы.
Как изменить способ для одного сотрудника
Для точечного изменения откройте карточку сотрудника, перейдите к сведениям о трудовой деятельности и установите нужный вариант: «Ведется бумажная трудовая книжка» или «Сведения ведутся в электронном виде». Укажите дату перехода и сохраните изменения.
Если сотрудник переходит на ЭТК, убедитесь, что у него оформлено заявление и бумажная книжка выдана на руки с соответствующей записью. В программе это отражается документом кадрового учёта — в типовой ЗУП для регистрации заявлений предусмотрен механизм групповой регистрации, о котором ниже.
- 1Откройте справочник «Сотрудники» и найдите нужного человека
- 2Перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» в карточке
- 3Установите способ ведения: бумажная книжка или электронные сведения
- 4Укажите дату, с которой применяется выбор (дата заявления)
- 5Запишите изменения и проверьте отображение статуса в карточке
Массовая регистрация заявлений о переходе на ЭТК
Когда заявления подают сразу несколько сотрудников, удобнее использовать специальный документ. В ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Кадры» → «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (в некоторых релизах — через «Все кадровые документы»).
Создайте новый документ, укажите дату и подберите список сотрудников. Для каждого выберите тип заявления: о переходе на электронные сведения или о сохранении бумажной книжки. После проведения документа программа автоматически обновит статусы в карточках сотрудников.
Этот же документ служит основанием для внутреннего учёта: по нему можно сформировать список сотрудников, которым нужно выдать бумажные книжки на руки, и проконтролировать, что ни один работник не остался без зарегистрированного выбора.
Перед массовым проведением заявлений выгрузите или запомните текущие статусы сотрудников. Если документ провести с ошибочной датой, проще отменить его и создать заново, чем исправлять статусы вручную по каждой карточке.
Что меняется в кадровых документах и отчётах
Способ ведения трудовой книжки влияет на работу кадровых приказов. Для сотрудников на ЭТК программа не предлагает формировать записи в бумажную книжку при приёме, переводе и увольнении — вместо этого кадровые события попадают в сведения о трудовой деятельности.
Все кадровые мероприятия (приём, перевод, увольнение, переименование должности) для таких сотрудников должны попадать в отчёт СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности), который сдаётся в СФР. В ЗУП отчёт формируется в разделе «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или через документы «Сведения о трудовой деятельности».
Проверьте настройки учётной политики организации: в карточке организации (раздел «Настройка» → «Организации», закладка учётной политики) должны быть корректно заполнены параметры, связанные с электронными трудовыми книжками, чтобы отчётность формировалась без ручных доработок.
Как проверить результат
Отображается выбранный способ и корректная дата перехода
Статус пустой или дата не совпадает с заявлением
Для сотрудника на ЭТК не предлагается запись в бумажную книжку
Программа по-прежнему требует номер и дату записи в книжку
Кадровые события сотрудника попадают в сведения
Сотрудник отсутствует в отчёте или события дублируются
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — изменение статуса без документального основания. Если в базе нет проведённого заявления, а статус изменён вручную, при аудите кадрового учёта возникнут вопросы, и восстановить хронологию будет сложно.
Вторая ошибка — неверная дата перехода. СЗВ-ТД подаётся по кадровым событиям, произошедшим после перехода на ЭТК; если дата в программе сдвинута, часть событий попадёт в отчёт не за тот период или не попадёт вовсе.
Третья типичная ситуация — забывают про сотрудников в отпуске по уходу за ребёнком или длительно отсутствующих. Их заявления тоже должны быть зарегистрированы, иначе статус останется неопределённым.
Проверка результата и сопутствующие действия
После изменения способа ведения выполните контрольный круг действий: создайте тестовый кадровый перевод для сотрудника на ЭТК и убедитесь, что программа корректно формирует мероприятие для сведений о трудовой деятельности. Затем отмените тестовый документ.
Сформируйте отчёт по сотрудникам с разбивкой по способу ведения трудовой книжки — в ЗУП есть штатные отчёты по кадровому учёту, позволяющие увидеть, у кого какой статус. Это удобно для сверки с журналом регистрации заявлений.
Не забудьте про организационную часть: сотрудникам, перешедшим на ЭТК, бумажные книжки выдаются на руки под подпись, а тем, кто сохранил бумажный вариант, записи продолжают вноситься в обычном порядке наряду с передачей электронных сведений.
Что важно запомнить
Способ ведения трудовой книжки в ЗУП меняется в карточке сотрудника или документом регистрации заявлений, обязательно с датой заявления. После изменения проверьте кадровые документы и попадание событий в СЗВ-ТД, а изменения задним числом после сдачи отчётности делайте только с анализом последствий.
Частые вопросы
Можно ли изменить способ ведения трудовой книжки задним числом?
Технически программа позволяет указать прошлую дату, но делать это стоит только если за затронутый период ещё не сдана отчётность СЗВ-ТД. Иначе потребуется корректировка или отмена ранее сданных сведений, что создаёт риск расхождений с данными фонда.
Что делать, если сотрудник не подал ни одно заявление?
Если работник не определился с выбором, по умолчанию считается, что бумажная трудовая книжка продолжает вестись. В программе для такого сотрудника оставляют статус ведения бумажной книжки, а заявление регистрируют, когда оно будет подано.
Нужно ли заново регистрировать выбор при переводе сотрудника в другую организацию?
Нет, выбор сотрудника действует независимо от смены работодателя. В одной базе ЗУП статус хранится на уровне физического лица и сохраняется при переводе между организациями. Новый работодатель в другой базе получает информацию из заявления работника.
Почему после перехода на ЭТК программа всё равно просит данные бумажной книжки?
Чаще всего причина в том, что дата кадрового документа раньше даты перехода на ЭТК, либо статус изменён без сохранения. Проверьте дату перехода в карточке сотрудника и убедитесь, что изменения записаны, а заявление проведено.
Как увидеть список всех сотрудников с их способом ведения трудовой книжки?
Используйте кадровые отчёты ЗУП (раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты») с группировкой или отбором по способу ведения трудовой книжки, либо универсальный отчёт по справочнику сотрудников с выводом соответствующего поля.
Влияет ли способ ведения книжки на расчёт зарплаты?
Нет, это чисто кадровая настройка. На начисления, налоги, взносы и расчётные листки она не влияет — меняются только кадровые печатные формы и состав сведений, передаваемых в СФР.