Другое · 9 мин
Как изменить штатное расписание в 1С ЗУП
Как изменить штатное расписание в 1С ЗУП 3.1: документ «Изменение штатного расписания», изменение ставок, окладов, добавление позиций. Проверка и типичные ошибки.
Штатное расписание в 1С ЗУП 3.1 — это не просто печатная форма, а основа кадрового учёта: от него зависят приёмы на работу, переводы, начисления и отчётность. Поэтому любые изменения — новые должности, изменение окладов, сокращение ставок — нужно оформлять специальными документами, а не править напрямую в справочнике.
Программа поддерживает два подхода: ведение штатного расписания с историей изменений и без неё. Если история включена, все корректировки выполняются документом «Изменение штатного расписания», и в любой момент можно посмотреть, какая структура действовала на конкретную дату. Это критично для проверок трудовой инспекции и для корректного расчёта среднего заработка.
Ниже разобраны практические сценарии: как проверить текущие настройки, изменить оклад или количество ставок, добавить и закрыть позицию, а также как проверить, что изменения корректно отразились на сотрудниках.
Проверка настроек: ведётся ли история штатного расписания
Перед любыми изменениями убедитесь, как настроен учёт. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки» (или «Администрирование» → «Настройки» в зависимости от релиза) → «Кадровый учёт» → «Штатное расписание». Здесь определяется, ведётся ли штатное расписание в программе и хранится ли история его изменений.
Если флаг «Ведется штатное расписание» снят, позиции редактируются прямо в справочнике «Штатное расписание», и документ изменений недоступен. Такой режим подходит только для очень маленьких организаций без проверок — восстановить, что было раньше, в нём невозможно.
Если история включена, попытка открыть позицию из справочника и исправить оклад вручную приведёт к расхождению данных: документы-основания не появятся, а отчёты по периодам станут недостоверными. Поэтому дальше рассматривается работа именно через документы.
Изменение окладов и надбавок по позициям
Самый частый сценарий — индексация или пересмотр окладов. Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание» или «Зарплата» → «Изменения штатного расписания» (точный путь зависит от настроек интерфейса) и создайте документ «Изменение штатного расписания».
В шапке документа укажите организацию, подразделение (если изменения касаются только его) и дату, с которой действуют новые условия. Дата вступления в силу может отличаться от даты самого документа — это удобно, когда приказ издан заранее.
На вкладке со списком позиций нажмите «Добавить» и выберите нужную позицию. Программа подтянет текущие условия. Отредактируйте размер оклада, состав или размер надбавок. Чтобы изменения применились к уже работающим сотрудникам, используйте кнопку «Изменить начисления сотрудников» или создайте на основании документ «Изменение плановых начислений» — иначе зарплата продолжит считаться по старым условиям.
Массовые изменения и индексация зарплаты
Когда меняется оклад у десятков позиций, редактировать каждую вручную нерационально. Для коэффициентной индексации используйте документ «Изменение штатного расписания» с функцией «Заполнить» → «По подразделению» и механизм увеличения на коэффициент, если он доступен в вашем релизе, либо типовую обработку индексации заработка.
Для сотрудников параллельно создаётся документ «Изменение плановых начислений» с тем же коэффициентом. Это важно не только для текущих расчётов: индексация влияет на расчёт среднего заработка для отпускных и командировок, и программа учитывает коэффициент индексации автоматически, если документы оформлены корректно.
Способы изменения условий
Подходит для изменений по позициям: оклады, ставки, надбавки, закрытие. Создаёт историю и основание для кадровых приказов.
Меняет начисления конкретных сотрудников без изменения штатного расписания. Используется для индивидуальных повышений.
Допустимо только при отключённой истории. Не оставляет истории изменений и не рекомендуется для регулярного учёта.
Проверка результата после изменений
После проведения документа сформируйте отчёт «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») на дату вступления изменений в силу. Сверьте оклады, количество ставок и ФОТ с приказом руководителя.
Затем проверьте отчёт «Занятость штатных единиц» или «Остатки отпусков и занятые ставки»: число занятых ставок не должно превышать утверждённое. Расхождение — признак того, что кадровые документы не синхронизированы со штатным расписанием.
Финальный контроль — расчёт зарплаты за первый месяц после изменений. Убедитесь, что у сотрудников с новыми окладами начисления рассчитаны по обновлённым значениям, а при изменении в середине месяца программа корректно разделила расчёт по периодам.
Как проверить результат
Новые оклады и ставки отображаются, ФОТ совпадает с приказом
Видны старые условия — проверьте дату вступления в силу в документе
Занятых ставок не больше утверждённых
Превышение — не оформлены переводы или увольнения
Оклад сотрудника соответствует новому значению
Считается по-старому — не создано «Изменение плановых начислений»
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего проблемы возникают из-за рассинхронизации штатного расписания и плановых начислений сотрудников: позиция изменена, а зарплата считается по-старому. Вторая частая ошибка — неправильная дата вступления в силу, из-за чего отчёты на нужную дату показывают старые данные.
Также учитывайте ограничение: документы изменения штатного расписания нельзя свободно перепроводить задним числом, если на их основе уже созданы кадровые приказы и рассчитана зарплата. Исправления в закрытых периодах лучше выполнять новым документом с корректной датой, а не редактированием старого.
Что важно запомнить
Все изменения штатного расписания в 1С ЗУП выполняются документом «Изменение штатного расписания» с указанием даты вступления в силу. После изменения окладов не забудьте оформить изменение плановых начислений сотрудников и проверить результат отчётами и расчётом зарплаты.
Частые вопросы
Можно ли изменить штатное расписание задним числом?
Технически документ можно создать с прошлой датой, но если период уже закрыт расчётом зарплаты, это вызовет необходимость перерасчёта. Безопаснее оформить изменение текущей датой с нужной датой вступления в силу и оценить последствия на копии базы.
Почему после изменения оклада зарплата считается по-старому?
Документ «Изменение штатного расписания» меняет условия позиции, но не начисления конкретных сотрудников. Создайте на его основании документ «Изменение плановых начислений» и проверьте, что он проведён с той же даты.
Как посмотреть штатное расписание на прошлую дату?
Если включено ведение истории, сформируйте отчёт «Штатное расписание» и установите в настройках нужную дату — отчёт покажет структуру, действовавшую на тот момент. Без истории восстановить прошлое состояние невозможно.
Можно ли указать дробное количество ставок, например 1,5?
Да, если в настройках штатного расписания разрешено использование дробных ставок. Проверьте соответствующий флаг в настройках кадрового учёта, иначе поле примет только целое значение.
Что делать, если изменения касаются только части подразделений?
Создайте отдельные документы «Изменение штатного расписания» по каждому подразделению или добавьте в один документ только нужные позиции через подбор. Дата вступления в силу может быть разной для разных документов.
Нужно ли менять штатное расписание при индивидуальном повышении оклада одному сотруднику?
Если повышение касается только конкретного сотрудника, а не позиции в целом, достаточно документа «Изменение плановых начислений». Штатное расписание меняют, когда пересматриваются условия самой позиции.