Как изменить рабочие дни в 1С

Рабочие дни в программах 1С задаются не одной настройкой, а цепочкой объектов: производственный календарь определяет общие праздники и переносы, графики работы сотрудников описывают конкретные режимы (пятидневка, сменный график, неполное время), а документы по сотруднику привязывают его к нужному графику. Чтобы изменить рабочие дни корректно, нужно понимать, на каком уровне вносится правка.

Ошибка на любом из уровней приводит к типичным последствиям: неверно считается зарплата, отпускные, больничные, нормы времени и даты в документах. Поэтому перед изменением стоит определить, что именно требуется: скорректировать общероссийский календарь, создать новый график для подразделения или перевести одного сотрудника на другой режим.

Ниже разобраны основные сценарии для конфигураций «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия» с учётом того, что названия пунктов меню могут незначительно отличаться между версиями.

Где в 1С хранятся рабочие дни: календарь и графики

Производственный календарь — это справочник, в котором отмечены рабочие, выходные, праздничные и предпраздничные дни. В типовых конфигурациях он обновляется автоматически через сервис обновления или загружается из файла. От календаря зависят сроки в документах, расчёт дней для отчётности и заполнение графиков по умолчанию.

График работы сотрудника — отдельный объект, который строится на основе календаря, но описывает конкретный режим: пятидневка с субботой и воскресеньем выходными, шестидневка, сменный график «два через два», неполная рабочая неделя. Один календарь может лежать в основе десятков разных графиков.

Привязка сотрудника к графику выполняется кадровыми документами: приёмом на работу, кадровым переводом или изменением условий труда. Если изменить сам график, новые настройки применятся ко всем сотрудникам, которым он назначен, — это удобно для массовых правок, но требует осторожности.

Как изменить производственный календарь

Откройте раздел «Настройка» и найдите пункт «Производственные календари» (в ЗУП он также доступен через «Настройка» — «Реквизиты организации»). Выберите нужный календарь — обычно это «Российская Федерация» или региональный календарь, если он создан для вашего региона с дополнительными праздниками.

В форме календаря дни раскрашены по типам. Чтобы изменить статус дня, выделите его и используйте кнопки или контекстное меню: «Выходной день», «Рабочий день», «Праздничный день», «Предпраздничный». Для переноса выходного (например, когда праздник выпадает на субботу) выделите праздничный день, выберите команду переноса и укажите день, на который переносится выходной.

После правок нажмите «Записать» или «Записать и закрыть». Программа предложит обновить данные зависимых объектов — соглашайтесь, иначе графики, построенные на этом календаре, продолжат использовать старые данные.

1. 1
   Откройте «Настройка» — «Производственные календари»
2. 2
   Выберите нужный календарь и год
3. 3
   Выделите день и задайте его тип: рабочий, выходной, праздничный, предпраздничный
4. 4
   При необходимости выполните перенос выходного дня
5. 5
   Запишите изменения и согласитесь на обновление зависимых данных

Как создать или изменить график работы сотрудника

Перейдите в «Настройка» — «Графики работы сотрудников» (в некоторых версиях — «Графики работы»). Откройте существующий график или создайте новый кнопкой «Создать». Для нового графика задайте наименование, которое будет понятно кадровику, например «Пятидневка 8 часов» или «Сменный 2/2 по 12 часов».

В настройках графика укажите способ заполнения: по дням недели (для пятидневки и шестидневки), по циклам произвольной длины (для сменных режимов) или по графику другого сотрудника. Для пятидневки отметьте рабочие дни с понедельника по пятницу и задайте длительность рабочего дня. Если день сокращённый — укажите меньшее количество часов.

Обратите внимание на флажок «Учитывать праздники» и настройку сокращения предпраздничных дней: при включённой опции программа автоматически уменьшит рабочее время на час в предпраздничные дни, как требует Трудовой кодекс. После заполнения нажмите «Записать и закрыть» — расписание на год сформируется автоматически.

Как назначить график конкретному сотруднику

Для нового сотрудника график указывается в документе «Приём на работу» на вкладке с условиями труда. Для действующего сотрудника смена режима оформляется документом «Кадровый перевод» или «Изменение условий оплаты» (название зависит от конфигурации): в документе выберите сотрудника, дату начала действия нового режима и новый график работы.

Если меняется только график без изменения оклада и должности, достаточно кадрового перевода с отметкой об изменении графика. Дата документа определяет, с какого дня программа начнёт считать отработанное время по новому расписанию — до этой даты расчёт пойдёт по старому графику.

Для временного изменения режима (например, перевод на неполную неделю на несколько месяцев) используйте тот же кадровый перевод, а по окончании периода оформите обратный перевод на прежний график. Не редактируйте график «задним числом», если по нему уже рассчитана зарплата, — это приведёт к расхождениям в учёте.

Особые ситуации: сменные графики и неполное время

Сменный график по циклу

Для режимов вида «сутки через трое» или «два через два» в настройках графика выберите заполнение по циклу. Задайте длину цикла в днях и распределите по дням цикла рабочие смены с указанием часов, включая ночные часы отдельной строкой — от них зависит доплата за ночную работу.

Проверьте дату отсчёта цикла: именно от неё программа начнёт раскладывать смены по календарю. Если дата отсчёта задана неверно, весь сменный ритм сместится, и табель не совпадёт с фактическими выходами сотрудников.

Неполное рабочее время

Для сотрудника на неполной ставке создайте отдельный график с сокращённым числом рабочих дней или часов и в кадровом документе укажите долю ставки. Программа будет считать норму времени по этому графику, а оплату — пропорционально отработанному времени. Использовать для этого общий график с ручными правками табеля не стоит: при перерасчётах правки потеряются.

Сравнение вариантов

Правка производственного календаря

Подходит для общих праздников и переносов выходных. Ограничение: влияет на все графики, построенные по этому календарю.

Изменение графика работы

Подходит для смены режима целой группы сотрудников. Ограничение: затрагивает всех, кому график назначен.

Кадровый перевод сотрудника

Подходит для индивидуального изменения режима. Ограничение: требует оформления документа на каждого сотрудника.

Проверка результата после изменений

После правок откройте график работы и проверьте итоговую норму времени по месяцам: она должна совпадать с официальной нормой рабочего времени для соответствующего режима. Расхождение на один день или час — признак того, что какой-то день в календаре или цикле настроен неверно.

Затем сформируйте табель учёта рабочего времени (отчёт «Табель» в разделе «Зарплата» — «Отчёты по зарплате») за ближайший месяц и сверьте рабочие и выходные дни с ожидаемым расписанием. Если зарплата за период уже рассчитана, после смены графика выполните перерасчёт и убедитесь, что суммы изменились осознанно, а не из-за ошибки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Норма часов в графике за месяц

Норма

Совпадает с официальной нормой для режима

Тревожный признак

Отличается на целые дни или часы без причины

Табель за новый период

Норма

Выходные и рабочие дни соответствуют ожиданиям

Тревожный признак

Сотрудник «работает» в выходные или наоборот

Расчёт зарплаты

Норма

Суммы соответствуют новому режиму

Тревожный признак

Начисления обнулились или удвоились

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — правка производственного календаря «Российская Федерация» вместо создания отдельного графика. Из-за этого праздничный или рабочий день меняется для всей базы, включая сотрудников, которых изменение не касалось. Вторая распространённая проблема — изменение графика задним числом после расчёта зарплаты: программа при следующем перерасчёте изменит уже выплаченные суммы.

Ещё одна ошибка — ручное редактирование табеля вместо настройки графика. Такие правки не сохраняются при автоматическом перезаполнении и создают иллюзию корректного учёта. Если конфигурация доработана или сильно устарела, названия пунктов меню могут отличаться, а часть функций — работать иначе; в этом случае сверяйтесь с документацией именно вашей версии.

Частые вопросы

Можно ли изменить рабочие дни только для одного сотрудника, не трогая остальных?

Да. Создайте отдельный график работы с нужным расписанием и назначьте его сотруднику документом «Кадровый перевод» с указанием даты начала действия. Общие графики и календарь при этом не меняются.

Почему после изменения календаря график сотрудника не обновился?

При записи календаря программа предлагает обновить зависимые данные. Если вы отказались, откройте график работы и перезаполните его вручную кнопкой заполнения — расписание перестроится по актуальному календарю.

Как учесть региональный праздник, которого нет в федеральном календаре?

Создайте копию федерального календаря с другим наименованием, добавьте в неё региональный праздничный день и укажите этот календарь в настройках организации или в графиках работы соответствующих сотрудников.

Что делать, если зарплата после смены графика посчиталась неправильно?

Проверьте дату начала действия нового графика в кадровом документе, норму времени в самом графике и отсутствие пересечения со старым графиком. Затем пересчитайте документ начисления зарплаты за проблемный месяц.

Нужно ли заново настраивать графики на новый год?

Графики, построенные по дням недели или циклам, обычно продлеваются автоматически после обновления производственного календаря на новый год. Достаточно обновить календарь и проверить, что расписание графика заполнено на весь следующий год.

Можно ли задать разное время обеда для разных дней недели?

В типовом графике перерывы задаются в настройках расписания. Если типовые возможности не покрывают сложный режим, время обеда учитывают через уменьшение длительности рабочего дня в часах — программа считает оплачиваемое время, а не расписание перерывов.