Как изменить количество ставок в 1С

Количество ставок в 1С:ЗУП хранится в штатном расписании, а фактическое занятие ставок — в кадровых документах: приёмах, переводах и увольнениях. Поэтому «изменить количество ставок» может означать три разные задачи: добавить или сократить ставки в штатке, изменить размер ставки конкретного сотрудника (например, с полной на полставки) или скорректировать ошибочно введённые данные. Порядок действий в каждом случае свой.

Ниже разобраны все три сценария для типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. В 1С:Бухгалтерии 8 механика похожая, но штатное расписание там упрощённое. Перед любыми изменениями, затрагивающих начисления, сделайте резервную копию информационной базы — это займёт несколько минут и убережёт от потери данных при ошибке.

Где в 1С хранится информация о ставках

В ЗУП 3.1 есть два уровня данных о ставках. Первый — штатное расписание: справочная структура, где для каждой позиции (подразделение + должность) указано количество штатных единиц и условия оплаты. Второй — фактическое занятие ставок: оно формируется кадровыми документами и показывает, кто и на какую долю ставки принят.

Различие принципиально. Если в штатном расписании по позиции «менеджер» стоит 5 ставок, а занято 4, программа покажет одну вакантную. Если изменить количество ставок в штатке, занятость сотрудников от этого не изменится — и наоборот, увольнение сотрудника не изменит штатное расписание.

Проверить текущее состояние можно отчётом «Штатное расписание» или «Остатки отпусков и занятые ставки» (Кадры → Кадровые отчёты). Полезный отчёт — «Штатная расстановка»: он показывает по каждой позиции количество ставок, занятое количество и вакансии.

Как изменить количество ставок в штатном расписании

Если ведение штатного расписания включено (Настройка → Кадровый учёт → Штатное расписание), изменять количество ставок нужно только документом, чтобы сохранялась история изменений. Прямое редактирование позиции в справочнике «Штатное расписание» возможно, но история при этом не сохранится — так делать не рекомендуется.

1. 1
   Откройте Кадры → Штатное расписание → Изменения штатного расписания и создайте новый документ.
2. 2
   Укажите дату, с которой действует изменение, и организацию.
3. 3
   Найдите нужную позицию в табличной части и измените значение в колонке «Кол-во ставок».
4. 4
   При сокращении ставок до нуля используйте команду закрытия позиции, чтобы она не предлагалась при приёме.
5. 5
   Проведите документ и проверьте результат отчётом «Штатное расписание».

Если штатное расписание в программе не ведётся (настройка отключена), количество ставок нигде не контролируется: сотрудников принимают на должность с указанием доли ставки, и понятия «вакантная ставка» не существует. В этом случае задача сводится к изменению ставки конкретного сотрудника.

Как изменить размер ставки конкретного сотрудника

Перевод сотрудника с полной ставки на 0,5 или наоборот оформляется документом «Кадровый перевод» (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения). В документе установите флаг изменения условий труда и укажите новое количество ставок в поле «Количество ставок». Программа автоматически пересчитает плановые начисления пропорционально доле ставки, если начисление зависит от оклада.

Важно проверить график работы: при переходе на неполное рабочее время сотруднику обычно назначают соответствующий график (например, «20-часовая неделя»). Если оставить полный график при ставке 0,5, норма времени будет считаться неверно, и зарплата исказится.

Изменение ставки без кадрового перевода

Если нужно изменить только оплату без изменения доли ставки, используется документ «Изменение плановых начислений». Сама доля ставки при этом не трогается. Не путайте эти документы: «Кадровый перевод» меняет место и условия работы, «Изменение плановых начислений» — только состав и размер начислений.

Как исправить ошибочно введённое количество ставок

Если ошибка обнаружена до расчёта зарплаты за период, допустимо исправить сам документ: отмените проведение, измените количество ставок и проведите снова. Это безопасный путь, пока по сотруднику не выполнен расчёт.

Если зарплата уже рассчитана, действуйте через исправительные документы. В ЗУП 3.1 у многих кадровых документов есть механизм «Исправить» (кнопка в форме документа): программа создаст документ-исправление, который сторнирует неверные данные и введёт правильные. Ручное перепроведение «закрытых» периодов — крайняя мера, требующая пересчёта зарплаты, взносов и, возможно, уточнённой отчётности.

Проверка результата после изменения

После любого изменения ставок сверьте данные тремя способами. Во-первых, отчёт «Штатное расписание» должен показывать новое количество ставок с даты изменения. Во-вторых, отчёт «Штатная расстановка» должен сойтись: занятые ставки не должны превышать утверждённые. В-третьих, у сотрудника, чья ставка менялась, проверьте плановые начисления (карточка сотрудника → Начисления и удержания) и рассчитайте зарплату за текущий месяц пробным расчётом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расписание» на дату изменения

Норма

По позиции указано новое количество ставок, история изменений доступна

Тревожный признак

Количество не изменилось или изменилось без документа

Отчёт «Штатная расстановка»

Норма

Занятые ставки не превышают утверждённые, вакансии корректны

Тревожный признак

Занято больше ставок, чем утверждено

Расчёт зарплаты сотрудника после перевода

Норма

Начисление пропорционально новой доле ставки, норма времени по новому графику

Тревожный признак

Сумма не изменилась или норма времени не соответствует графику

Особенности в 1С:Бухгалтерии и старых версиях

В 1С:Бухгалтерии 8 полноценного штатного расписания нет: доля ставки указывается непосредственно в документе «Приём на работу» или «Кадровый перевод» в поле «Количество ставок». Изменение оформляется кадровым переводом с нужной даты. Отчёта по вакантным ставкам там нет.

В ЗУП 2.5 штатное расписание — это регистр, изменяемый документом «Изменение штатного расписания», механика концептуально та же, но интерфейс и названия отчётов отличаются. Если база давно не обновлялась, сначала проверьте в настройках параметров учёта, включено ли ведение штатного расписания и контроль занятости ставок.

Перед массовым изменением ставок (например, при реорганизации отдела) сформируйте отчёт «Штатная расстановка» и сохраните его. После ввода изменений сформируйте отчёт повторно и сравните — так проще всего найти позиции, которые забыли скорректировать.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить количество ставок задним числом?

Технически документ изменения штатного расписания можно датировать прошлым периодом, но если по этому периоду уже рассчитана зарплата и сдана отчётность, это вызовет расхождения. Безопаснее вводить изменение текущей или будущей датой, а ошибки прошлых периодов исправлять через механизм исправительных документов.

Почему после изменения ставки зарплата не пересчиталась?

Чаще всего начисление сотрудника не зависит от доли ставки (например, назначена фиксированная сумма) или не изменён график работы. Проверьте формулу начисления в карточке сотрудника и назначенный график, затем выполните перерасчёт зарплаты за период.

Как закрыть ставку, если сотрудник уволен?

Увольнение сотрудника не закрывает ставку в штатном расписании — она становится вакантной. Чтобы убрать позицию из штатки, создайте «Изменение штатного расписания» и уменьшите количество ставок или закройте позицию целиком с нужной даты.

Где посмотреть, сколько ставок занято, а сколько вакантно?

Используйте отчёт «Штатная расстановка» (Кадры → Кадровые отчёты). Он показывает по каждой позиции утверждённое количество ставок, занятые доли с расшифровкой по сотрудникам и количество вакансий на выбранную дату.

Что делать, если поле «Количество ставок» недоступно для редактирования?

Проверьте, включено ли ведение штатного расписания в настройках кадрового учёта и есть ли у пользователя права на изменение кадровых документов. В файловой базе также убедитесь, что документ не открыт другим пользователем в монопольном режиме.