Другое · 12 мин
Как изменить график работы сотрудника в 1С 8
Как изменить график работы в 1С 8 ЗУП: создание нового графика, перевод сотрудника кадровым документом, настройка сменного расписания, проверка расчёта зарплаты и типичные ошибки.
График работы в 1С 8 (в первую очередь в «1С:Зарплата и управление персоналом») — это не просто справочник, а основа расчёта: по нему программа определяет норму часов, плановое время сотрудника и, как следствие, сумму оклада при неполном месяце. Ошибка в графике почти всегда приводит к неверной зарплате, поэтому менять его нужно по правильному сценарию, а не «быстро поправить цифру».
Существует три разные задачи, которые часто путают: отредактировать сам шаблон графика (расписание по дням), назначить сотруднику другой график и оформить разовое отклонение от обычного расписания. Каждая задача решается своим инструментом, и ниже разобраны все три сценария.
Инструкция применима к типовой «1С:ЗУП 8.3», но логика та же и в «1С:КАМИН», и в других конфигурациях на базе БСП: сначала создаётся или корректируется график, затем он назначается сотруднику кадровым документом, после чего результат проверяется в расчёте зарплаты.
Где в 1С 8 хранятся графики работы
Шаблоны графиков находятся в разделе «Настройка» (в ряде релизов — «Зарплата») → «Графики работы сотрудников». Это справочник, где каждый элемент описывает цикличное расписание: пятидневка, сменный график «два через два», сутки через трое и т.д. Сам по себе график ни на что не влияет, пока он не назначен сотруднику.
Привязка графика к сотруднику выполняется кадровыми документами: «Приём на работу», «Кадровый перевод», а для массовых изменений — «Изменение графика работы списком сотрудников» (раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» или «Изменения графиков работы»). Именно дата кадрового документа определяет, с какого момента начинает действовать новое расписание.
Важно понимать разницу: редактирование шаблона меняет расчёт для всех сотрудников, которым этот график назначен, а кадровый перевод меняет расписание только у конкретных людей. Перед правкой шаблона проверьте, сколько сотрудников на него ссылается — иначе вы нечаянно пересчитаете зарплату всему подразделению.
Как создать новый график или изменить существующий
Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать» либо откройте существующий элемент. В форме графика задайте способ заполнения: «По дням недели» (для пятидневки и шестидневки) или «По циклам произвольной длины» (для сменных графиков). Для циклического графика укажите длину цикла в днях и расписание каждого дня.
Для каждого рабочего дня укажите время работы: начало, окончание и перерывы. Программа сама посчитает количество часов. Обязательно проверьте ссылку на производственный календарь — от него зависят праздничные дни и переносы. Поле «Дата отсчёта» у циклических графиков определяет, с какого дня начинается цикл; ошибка в нём сдвинет всё расписание.
После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Программа автоматически рассчитает расписание на текущий и следующий год. Если нужно проверить результат, откройте график повторно и посмотрите таблицу расписания по месяцам — там видно, какие дни рабочие, сколько часов в каждом и какая месячная норма получилась.
- 1Откройте Настройка → Графики работы сотрудников → Создать
- 2Выберите способ заполнения: по дням недели или по циклам
- 3Укажите производственный календарь и, для цикла, дату отсчёта
- 4Заполните расписание рабочих дней: время начала, окончания и перерывы
- 5Запишите график и проверьте таблицу расписания по месяцам
- 6Назначьте график сотрудникам кадровым документом
Как перевести сотрудника на другой график
Перевод одного сотрудника
Для одного человека используйте документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). В документе установите флажок изменения графика работы, укажите новый график и дату, с которой он действует. Проведите документ — с этой даты расчёт пойдёт по новому расписанию.
Обратите внимание на переходный месяц: если перевод оформлен с середины месяца, программа рассчитает норму времени пропорционально — до даты перевода по старому графику, после — по новому. Это корректное поведение, но бухгалтеру стоит проверить расчётный листок такого сотрудника в первый месяц после перевода.
Массовый перевод подразделения
Когда график меняется у группы сотрудников, удобнее документ «Изменение графика работы списком сотрудников». Он позволяет одной операцией перевести всё подразделение или произвольный список людей на новый график с указанной даты. Документ доступен в разделе «Кадры» → «Изменения графиков работы» (в некоторых релизах — через «Все кадровые документы»).
Перед массовым переводом убедитесь, что новый график создан и заполнен, иначе сотрудники окажутся «привязаны» к пустому расписанию, и расчёт зарплаты за период даст нулевую норму или ошибку.
Разовое отклонение: индивидуальный график и документы отсутствия
Если сотруднику нужно изменить расписание только на один месяц (например, временный перевод на другую смену), не трогайте основной график. Используйте документ «Индивидуальный график» (раздел «Зарплата» или «Кадры», доступность зависит от настроек функциональности). Документ переопределяет плановое время сотрудника на конкретный месяц, не меняя постоянного назначения.
Разовые отсутствия — отпуск, больничный, командировка, работа в выходной — оформляются соответствующими документами отклонений, а не правкой графика. Программа сама исключит эти периоды из планового времени при расчёте.
Признак того, что вы выбрали верный инструмент: постоянные изменения оформляются кадровыми документами и действуют бессрочно, временные — документами на конкретный период и автоматически «снимаются» по его окончании.
Как выбрать действие
Настройка сменных графиков: особенности
Сменные графики («два через два», «сутки через трое») создаются способом «По циклам произвольной длины». Ключевые параметры — длина цикла и дата отсчёта. Например, для графика «два через два» цикл равен 4 дням: 2 рабочих, 2 выходных. Дата отсчёта должна совпадать с реальным первым рабочим днем цикла, иначе смены «поедут».
Если в подразделении несколько бригад работают во встречных сменах, для каждой бригады создаётся отдельный график со своей датой отсчёта. Не пытайтесь описать все бригады одним графиком — программа этого не поддерживает, а ручные «поправки» приведут к ошибкам в норме времени.
Для смен, переходящих через полночь (например, с 20:00 до 8:00), указывайте время начала и окончания с учётом перехода на следующие сутки — программа корректно распределит часы между днями, если в графике включён учёт ночных часов (виды времени «Ночные часы» должны быть настроены в расписании).
Проверка результата после изменения графика
Первый контроль — таблица расписания в самом графике: откройте элемент справочника и сверьте рабочие дни и часы с реальным расписанием хотя бы за два-три месяца вперёд. Второй контроль — расчётный листок сотрудника за первый месяц после перевода: плановое время (норма дней и часов) должно соответствовать новому графику.
Третий контроль — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» (раздел «Отчёты, справки»). Сформируйте его по подразделению: рабочие и выходные дни в табеле должны совпадать с новым расписанием. Если табель показывает старый график — проверьте дату кадрового документа и то, что он проведён.
Если зарплата за месяц перевода рассчитана до оформления кадрового документа, пересчитайте её документом «Начисление зарплаты и взносов» после проведения перевода — программа перезаполнит норму времени.
Как проверить результат
Рабочие дни, часы и норма за месяц совпадают с реальным расписанием
Дни сдвинуты или норма нулевая — проверьте дату отсчёта и заполнение цикла
Норма дней и часов соответствует новому графику с даты перевода
Норма старая — кадровый документ не проведён или дата неверна
Выходные и рабочие дни совпадают с новым расписанием
Табель по старому графику — перевод оформлен более поздней датой
Оклад начислен пропорционально отработанному времени по новой норме
Сумма заметно отличается без причины — пересчитайте документ начисления
Типичные ошибки при изменении графиков
Самая частая ошибка — правка шаблона графика вместо назначения нового. Бухгалтер меняет расписание в справочнике «для одного сотрудника», а пересчитывается весь отдел. Вторая ошибка — неверная дата отсчёта в циклическом графике: расписание выглядит правильным в настройках, но в календаре сдвинуто на день-два.
Третья группа ошибок связана с датами: кадровый перевод оформлен «завтрашним» числом вместо фактической даты начала работы по новому графику, либо документ создан, но не проведён. В обоих случаях расчёт идёт по старому расписанию. Наконец, нельзя удалять график, на который ссылаются сотрудники или кадровые документы, — сначала переведите всех на другой график.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить график сотрудника без кадрового документа?
Нет. Назначение графика — это кадровое событие, и в 1С:ЗУП оно фиксируется только документами: «Приём на работу», «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы списком сотрудников». Ручная правка в карточке сотрудника не предусмотрена — программа берёт график из кадровой истории на дату расчёта.
С какой даты начинает действовать новый график?
С даты, указанной в кадровом документе. Если перевод оформлен с 15-го числа, то до этой даты норма считается по старому графику, после — по новому, и месячная норма будет суммой двух частей. Проверьте расчётный листок за переходный месяц.
Как оформить временное изменение расписания на один месяц?
Документом «Индивидуальный график» — он переопределяет плановое время на конкретный месяц, не меняя постоянного назначения. Если документ недоступен, включите соответствующую опцию в настройках функциональности (Настройка → Расчёт зарплаты или Кадровый учёт, в зависимости от релиза).
Что делать, если после смены графика зарплата рассчитана неверно?
Проверьте три вещи: проведён ли кадровый документ и его дату, заполнен ли новый график на нужный период, пересчитан ли документ «Начисление зарплаты и взносов» после перевода. Чаще всего достаточно перезаполнить и пересчитать начисление зарплаты за месяц.
Как настроить график «сутки через трое»?
Создайте график со способом заполнения «По циклам произвольной длины», длиной цикла 4 дня: один рабочий день (укажите время смены, включая ночные часы) и три выходных. Установите дату отсчёта, совпадающую с реальным рабочим днём цикла. Для каждой бригады создайте отдельный график со своей датой отсчёта.
Можно ли удалить ненужный график из справочника?
Только если на него не ссылаются сотрудники и документы. Сначала переведите всех сотрудников на другие графики, затем пометьте элемент на удаление и выполните удаление помеченных объектов (Администрирование → Обслуживание). Если ссылки есть, программа покажет их список и не даст удалить график.
Что важно запомнить
График в 1С 8 меняется в два шага: правится или создаётся шаблон в справочнике «Графики работы сотрудников», затем назначается сотруднику кадровым документом с нужной даты. Разовые отклонения оформляются индивидуальным графиком и документами отсутствий. После любого изменения проверяйте расписание, расчётный листок и табель Т-13.